Cấp mới giấy phép lao động
Áp dụng khi người nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam, không thuộc diện miễn và chưa có giấy phép phù hợp với vị trí, hình thức làm việc hoặc người sử dụng lao động.
Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Luật Dương Trí hỗ trợ doanh nghiệp và nhà đầu tư xác định đúng thủ tục cấp mới, miễn, gia hạn hoặc cấp lại; đồng thời rà soát vị trí công việc, hồ sơ chuyên môn, tài liệu nước ngoài và lịch nộp phù hợp tại Việt Nam.
Từ ngày 07/08/2025, thủ tục được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép được tích hợp trong cùng hồ sơ, vì vậy chức danh, hình thức làm việc và tài liệu chứng minh cần được chuẩn hóa ngay từ đầu.
Cấp mới Gia hạn Cấp lại Miễn giấy phép lao động
Phân loại đúng thủ tục
Cần xin Work Permit, miễn giấy phép hay cấp lại?
Không phải mọi trường hợp có người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều đi cùng một bộ thủ tục. Việc chọn đúng phương án trước khi chuẩn bị giấy tờ giúp tránh lặp lại khâu hợp pháp hóa, dịch thuật và điều chỉnh tiến độ làm việc.
Xác nhận hoặc thông báo diện miễn
Một số trường hợp thuộc diện miễn vẫn cần giấy xác nhận; một số khác chỉ cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.
Cấp lại giấy phép lao động
Phù hợp khi giấy phép còn thời hạn bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin ghi trên giấy phép như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc hoặc tên người sử dụng lao động trong phạm vi quy định.
Gia hạn hoặc cấp mới theo thay đổi thực tế
Giấy phép có thể gia hạn một lần khi còn đáp ứng điều kiện. Trường hợp thay đổi vị trí công việc, hình thức làm việc hoặc quan hệ sử dụng lao động cần được đánh giá lại để xác định có phải cấp mới hay không.
Điểm cần xác định sớm: vị trí ghi trong hồ sơ cần phản ánh đúng công việc thực tế; cùng một người lao động có thể cần thủ tục khác nhau khi chuyển doanh nghiệp, thay đổi chức danh, địa điểm hoặc cách thức làm việc tại Việt Nam.
Điều kiện theo vị trí công việc
Điều kiện xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Hồ sơ không chỉ chứng minh người lao động có kinh nghiệm. Các tài liệu phải cho thấy sự phù hợp giữa năng lực của người nước ngoài, chức danh dự kiến, nhiệm vụ thực tế và nhu cầu sử dụng nhân sự tại doanh nghiệp.
Điều kiện chung
Người lao động cần đáp ứng yêu cầu về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự, sức khỏe và tình trạng lý lịch theo quy định áp dụng.
Đúng nhóm vị trí
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật có cách chứng minh khác nhau theo tính chất công việc.
Năng lực có căn cứ
Bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm hoặc xác nhận của đơn vị liên quan phải hỗ trợ đúng vị trí đề nghị.
Nhu cầu sử dụng thực tế
Chức danh, địa điểm, thời hạn và nhiệm vụ cần phù hợp với ngành nghề, cơ cấu và kế hoạch triển khai của doanh nghiệp.
Rà soát tính nhất quán: chức danh ở Mẫu số 03, hợp đồng hoặc văn bản cử sang Việt Nam, bảng mô tả công việc và tài liệu chứng minh chuyên môn nên được thống nhất trước khi nộp.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm những gì?
Hồ sơ cấp mới cần được xác định theo vị trí và hình thức làm việc. Danh mục dưới đây giúp doanh nghiệp kiểm tra các nhóm tài liệu chính trước khi xử lý giấy tờ nước ngoài.
Mẫu số 03 của doanh nghiệp
Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo biểu mẫu hiện hành.
Nhân thân và sức khỏe
Hộ chiếu còn thời hạn, ảnh theo quy cách, giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận liên quan.
Chuyên môn và kinh nghiệm
Bằng cấp, chứng chỉ, văn bản xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm hoặc giấy tờ chứng minh theo nhóm vị trí công việc.
Hình thức làm việc
Hợp đồng lao động dự kiến, văn bản điều động, hợp đồng dịch vụ hoặc chứng cứ quan hệ phù hợp với mô hình làm việc tại Việt Nam.
Tài liệu nước ngoài
Kiểm tra cơ quan hoặc người ký, thời hạn, hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch tiếng Việt và trường hợp được miễn hợp pháp hóa.
Tài liệu theo tình huống
Tùy trường hợp có thể cần thêm tài liệu về địa điểm, khách hàng, dự án, hiện diện thương mại hoặc việc người lao động đã có giấy phép còn hiệu lực.
Lưu ý về giấy tờ cấp ở nước ngoài: việc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch cần được xác định theo quốc gia cấp, loại giấy tờ và trường hợp miễn trừ áp dụng.
Thẩm quyền và hình thức nộp
Nộp hồ sơ giấy phép lao động ở đâu?
Địa điểm làm việc dự kiến quyết định nơi tiếp nhận hồ sơ. Doanh nghiệp cần thống nhất thông tin này trong Mẫu số 03, tài liệu liên quan và kế hoạch sử dụng lao động trước khi lựa chọn hình thức nộp.
Nơi tiếp nhận
Theo địa phương nơi dự kiến làm việc
Hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công của địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc hoặc qua Cổng Dịch vụ công quốc gia theo thủ tục áp dụng.
Cách thức thực hiện
Trực tuyến, trực tiếp hoặc ủy quyền
Tùy phương án của doanh nghiệp và hướng dẫn tại địa phương, hồ sơ có thể được nộp trực tuyến, trực tiếp, qua bưu chính công ích, thuê dịch vụ hoặc ủy quyền theo quy định.
Hồ sơ nhiều địa bàn
Làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố
Khi người lao động đã có giấy phép và dự kiến làm việc tại nhiều địa phương, doanh nghiệp cần lưu ý nghĩa vụ thông báo theo thời hạn và nội dung quy định cho nơi người lao động đến làm việc.
Kiểm tra trước khi nộp
Đúng cơ quan, đúng địa điểm, đúng lịch làm việc
Sai khác giữa địa điểm thực tế, nơi tiếp nhận và thông tin trên hồ sơ có thể tạo ra yêu cầu điều chỉnh hoặc ảnh hưởng đến cách xác định thủ tục sau cấp phép.
Quy trình dịch vụ
Quy trình dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Mỗi hồ sơ được triển khai theo tình trạng giấy tờ và lịch làm việc thực tế. Các tài liệu cần cấp ở nước ngoài, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xác nhận kinh nghiệm được ưu tiên xử lý trước để tránh ảnh hưởng đến ngày bắt đầu làm việc.
Xác định phương án
Rà soát cấp mới, miễn, gia hạn, cấp lại hoặc trường hợp cần cấp mới do thay đổi thông tin thực tế.
Lập danh mục hồ sơ
Xác định tài liệu của doanh nghiệp, người lao động, vị trí công việc, hình thức và thời hạn làm việc.
Chuẩn hóa tài liệu
Kiểm tra nội dung, thẩm quyền ký, thời hạn, hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch và tính nhất quán thông tin.
Hoàn thiện và nộp hồ sơ
Phối hợp hoàn thiện Mẫu số 03, hồ sơ kèm theo và nộp theo nơi tiếp nhận có thẩm quyền.
Bàn giao và theo dõi
Rà soát giấy phép được cấp, lịch ký hợp đồng, thủ tục cư trú, gia hạn hoặc nghĩa vụ thông báo phát sinh.
Thời gian và chi phí
Thời gian và chi phí làm giấy phép lao động
Người sử dụng lao động cần nhìn đồng thời hai lớp thời gian: thời gian chuẩn bị hồ sơ và thời hạn giải quyết của cơ quan có thẩm quyền. Tổng chi phí cũng nên được tách rõ để biết khoản nào là phí dịch vụ, khoản nào là lệ phí hoặc chi phí xử lý giấy tờ.
Tổng thời gian nên dự trù
Ít nhất 2–3 tuần khi hồ sơ đã sẵn sàng
Khoảng thời gian này phù hợp khi hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, tài liệu chuyên môn và chứng cứ hình thức làm việc đã đầy đủ. Hồ sơ có giấy tờ cấp ở nước ngoài nên chuẩn bị sớm hơn để xử lý hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật.
Tổng chi phí trước khi triển khai
Tham khảo từ 3.000.000–8.000.000 VNĐ
Khoảng phí dịch vụ thường phụ thuộc vào loại thủ tục, mức độ hoàn thiện hồ sơ và số lượng tài liệu cần rà soát. Mức này chưa bao gồm lệ phí nhà nước, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự, khám sức khỏe, lý lịch tư pháp và chi phí phát sinh ngoài phạm vi.
Mốc thời gian theo từng thủ tục
| Thủ tục | Khoảng thời gian nộp | Mốc cơ quan xử lý | Người sử dụng lao động cần chủ động |
|---|---|---|---|
| Cấp mới Work Permit | Trong 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc. | 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. | Hoàn tất tài liệu nước ngoài, kiểm tra chức danh và chốt ngày bắt đầu làm việc trước khi nộp. |
| Gia hạn Work Permit | Từ 45 ngày đến ít nhất 10 ngày trước khi giấy phép hiện tại hết hạn. | 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. | Nên rà soát trước ngày hết hạn khoảng 3–4 tuần để cập nhật giấy khám sức khỏe và tài liệu còn hiệu lực. |
| Cấp lại Work Permit | Áp dụng khi giấy phép còn hiệu lực bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin thuộc diện cấp lại. | 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. | Chuẩn bị giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi; thời hạn giấy phép cấp lại là phần thời hạn còn lại của giấy phép cũ. |
| Giấy xác nhận diện miễn | Trong 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc. | 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; một số trường hợp chỉ cần thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. | Xác định đúng trường hợp miễn để tránh chuẩn bị nhầm hồ sơ xin Work Permit hoặc hồ sơ xác nhận miễn. |
01 · Phí dịch vụ pháp lý
Khoảng 3.000.000–8.000.000 VNĐ
Cấp lại hoặc hồ sơ đơn giản thường ở khoảng 3.000.000–4.000.000 VNĐ; gia hạn khoảng 4.000.000–6.000.000 VNĐ; cấp mới hoặc hồ sơ cần rà soát nhiều tài liệu khoảng 5.000.000–8.000.000 VNĐ.
02 · Lệ phí hành chính
Thường khoảng 400.000–1.000.000 VNĐ
Mức lệ phí do từng địa phương quy định và có thể khác nhau giữa cấp mới, gia hạn, cấp lại. Khoản này được kiểm tra theo nơi nộp hồ sơ và tách riêng khỏi phí dịch vụ.
03 · Chi phí giấy tờ
Thường khoảng 1.000.000–5.000.000+ VNĐ
Bao gồm khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chứng thực, chuyển phát hoặc tài liệu chuyên môn cần bổ sung. Hồ sơ có nhiều giấy tờ cấp ở nước ngoài có thể cao hơn.
Cách báo giá rõ ràng: trước khi triển khai, khách hàng nhận bảng tổng chi phí dự kiến gồm: phí dịch vụ, lệ phí hành chính và chi phí giấy tờ. Với hồ sơ phổ biến, ngân sách thường bắt đầu từ khoảng 4.000.000–9.000.000 VNĐ nếu giấy tờ đã tương đối sẵn; hồ sơ có nhiều tài liệu nước ngoài, dịch thuật hoặc hợp pháp hóa có thể cao hơn.
Rủi ro thường gặp
Những điểm dễ làm hồ sơ giấy phép lao động bị kéo dài
Nội dung thiếu nhất quán thường tạo ra nhiều rủi ro hơn việc thiếu một biểu mẫu đơn lẻ. Rà soát sớm giúp doanh nghiệp xử lý đúng tài liệu tại đúng thời điểm.
Chức danh chưa khớp chứng cứ
Bằng cấp, kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm hoặc sơ đồ tổ chức chưa giải thích rõ liên hệ với vị trí đề nghị tại Việt Nam.
Tài liệu nước ngoài chưa đúng hình thức
Sai thẩm quyền ký, hết thời hạn, thiếu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc bản dịch chưa phản ánh đầy đủ thông tin cần chứng minh.
Nhầm lẫn hình thức làm việc
Điều động nội bộ, cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng và hợp đồng lao động cần những tài liệu chứng minh khác nhau.
Lịch nộp quá sát ngày làm việc
Khoảng thời gian xử lý hồ sơ không bao gồm toàn bộ thời gian chuẩn bị giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm hoặc hợp pháp hóa tài liệu.
Căn cứ pháp lý
Khung pháp lý về giấy phép lao động
Hồ sơ cần được rà soát theo Bộ luật Lao động, Nghị định về người lao động nước ngoài đang áp dụng và các yêu cầu liên quan đến cư trú, ngành nghề hoặc địa điểm làm việc tùy từng trường hợp.
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 Quy định điều kiện chung, thời hạn, diện không thuộc diện cấp giấy phép lao động và các trường hợp giấy phép hết hiệu lực. Nghị định số 219/2025/NĐ-CP Quy định về hồ sơ, thẩm quyền, trình tự cấp mới, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và thủ tục đối với người lao động thuộc diện miễn.
Quy định về cư trú và yêu cầu chuyên ngành Áp dụng theo mục đích nhập cảnh, ngành nghề kinh doanh, địa điểm làm việc và các yêu cầu phát sinh của doanh nghiệp hoặc dự án.
Thủ tục liên quan
Các dịch vụ thường đi cùng kế hoạch sử dụng nhân sự nước ngoài
Miễn giấy phép lao động Rà soát diện miễn, giấy xác nhận hoặc nghĩa vụ thông báo phù hợp. Thẻ tạm trú cho người nước ngoài Rà soát lộ trình cư trú theo mục đích nhập cảnh và thời hạn làm việc tại Việt Nam. Thành lập công ty FDI Thiết lập pháp nhân và nền tảng vận hành trước khi bố trí nhân sự nước ngoài. Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư Rà soát thủ tục IRC và kế hoạch triển khai nhân sự của dự án đầu tư tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp về giấy phép lao động cho người nước ngoài
Mỗi hồ sơ cần được đánh giá theo vị trí thực tế, mô hình doanh nghiệp, thời gian làm việc và tài liệu hiện có của người lao động.
1. Người nước ngoài nào cần xin giấy phép lao động?
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các hình thức như hợp đồng lao động, điều động nội bộ, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện hợp đồng thường cần được xác định nghĩa vụ Work Permit, trừ trường hợp thuộc diện miễn theo quy định.
2. Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Thời hạn được xác định theo căn cứ của hồ sơ như hợp đồng lao động, văn bản điều động, hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan nhưng không quá 02 năm. Giấy phép có thể được gia hạn một lần, với thời hạn gia hạn tối đa 02 năm.
3. Có còn thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng không?
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nội dung báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép được tích hợp trong Mẫu số 03 của hồ sơ cấp giấy phép lao động.
4. Tài liệu cấp ở nước ngoài có luôn phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Nguyên tắc chung là có, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật có liên quan. Cần kiểm tra theo quốc gia cấp và loại tài liệu cụ thể.
5. Khi nào cần cấp lại giấy phép lao động?
Cấp lại thường áp dụng khi giấy phép còn thời hạn bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi các nội dung thuộc trường hợp được cấp lại. Trường hợp thay đổi lớn về vị trí công việc, hình thức làm việc hoặc quan hệ sử dụng lao động cần được đánh giá để xác định thủ tục cấp mới.
6. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến không?
Tùy thủ tục và địa phương, doanh nghiệp có thể nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc thực hiện tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Hình thức nộp cụ thể cần đối chiếu với hướng dẫn đang áp dụng nơi người lao động dự kiến làm việc.
7. Sau khi có giấy phép lao động cần làm gì?
Tùy hình thức làm việc, doanh nghiệp và người lao động có thể cần ký hợp đồng lao động, hoàn thiện thủ tục cư trú, theo dõi thời hạn giấy phép và thực hiện nghĩa vụ thông báo hoặc điều chỉnh khi có thay đổi.
Bắt đầu từ hồ sơ hiện có
Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài bắt đầu từ hồ sơ hiện có
Gửi thông tin về vị trí, thời điểm bắt đầu, quốc tịch, hồ sơ chuyên môn và hình thức làm việc để xác định lộ trình phù hợp.
