Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Luật Dương Trí tư vấn và đại diện thực hiện hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, từ lựa chọn mô hình hiện diện, kiểm tra điều kiện, chuẩn hóa tài liệu nước ngoài đến bàn giao giấy phép và hướng dẫn vận hành tại Việt Nam.

Nhận tư vấn và báo phí → Gọi 0961 353 606
Nghiên cứu thị trường Xúc tiến thương mại Hồ sơ nước ngoài

Phạm vi và kết quả

Phạm vi dịch vụ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Dịch vụ được xác định theo tình trạng của thương nhân, quốc gia cấp tài liệu, hoạt động dự kiến, người đứng đầu và địa điểm đặt Văn phòng đại diện.

01 · Phương án hiện diện

Xác định đúng mô hình trước khi triển khai

Đối chiếu nhu cầu nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và giới hạn không trực tiếp kinh doanh tại Việt Nam.

02 · Hồ sơ nước ngoài

Kiểm tra và chuẩn hóa tài liệu

Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chứng thực, văn bản bổ nhiệm và tài liệu tài chính.

03 · Thực hiện thủ tục

Soạn, nộp và theo dõi hồ sơ

Hoàn thiện hồ sơ cấp phép, đại diện nộp và phối hợp xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung theo phạm vi ủy quyền.

04 · Bàn giao kết quả

Kiểm tra giấy phép và hướng dẫn vận hành

Rà soát nội dung giấy phép, bàn giao hồ sơ và xác định nghĩa vụ về lao động, thuế, báo cáo, điều chỉnh hoặc gia hạn.

Kết quả bàn giao

  • Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
  • Bản lưu hồ sơ và tài liệu đã thực hiện.
  • Danh mục nghĩa vụ sau cấp phép.
  • Lưu ý về phạm vi hoạt động và thời hạn giấy phép.

Khoản xác định riêng

  • VAT, lệ phí nhà nước và chuyển phát.
  • Hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực.
  • Chi phí địa điểm và công việc ngoài địa bàn.
  • Thủ tục thuế, lao động hoặc chuyên ngành phát sinh.

Kinh nghiệm triển khai

Kinh nghiệm được thể hiện trong cách kiểm soát hồ sơ

Hồ sơ được xem xét đồng thời theo tư cách thương nhân, phạm vi hoạt động, thời hạn đăng ký, tài liệu tài chính, người đứng đầu và địa điểm tại Việt Nam thay vì chỉ kiểm tra biểu mẫu.

Thương nhân có tài liệu từ nhiều quốc gia

Kiểm tra cơ quan cấp, thẩm quyền ký, hợp pháp hóa và tính thống nhất giữa tài liệu pháp lý với báo cáo tài chính.

Hoạt động dự kiến cần làm rõ phạm vi

Phân biệt hoạt động liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến với hoạt động kinh doanh trực tiếp tạo doanh thu.

Địa điểm và người đứng đầu cần đồng bộ

Rà soát quyền sử dụng địa điểm, công năng, hồ sơ bổ nhiệm và giới hạn kiêm nhiệm trước khi nộp.

Kế hoạch sau cấp phép được xác định trước

Các công việc về báo cáo, lao động, thuế, điều chỉnh và gia hạn được nhận diện từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ.

Quy trình dịch vụ

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Luật Dương Trí

Mỗi giai đoạn có đầu ra cụ thể để trụ sở chính biết rõ tài liệu cần phê duyệt, công việc đang xử lý và bước tiếp theo.

Bước 01

Tiếp nhận và phân loại nhu cầu

Làm rõ mục tiêu hiện diện, lĩnh vực hoạt động, quốc gia thành lập, người đứng đầu và địa điểm dự kiến.

Bước 02

Rà soát điều kiện và báo phí

Xác định điều kiện áp dụng, danh mục tài liệu, mốc xử lý, phạm vi dịch vụ và khoản tách riêng.

Bước 03

Chuẩn hóa và soạn hồ sơ

Kiểm tra tài liệu nước ngoài, soạn biểu mẫu, quyết định, ủy quyền và tài liệu liên quan đến địa điểm.

Bước 04

Nộp, theo dõi và bàn giao

Đại diện thực hiện thủ tục, phối hợp bổ sung và bàn giao giấy phép cùng hướng dẫn sau cấp phép.

Tiến độ và ngân sách

Thời gian và chi phí thành lập văn phòng đại diện

Cần phân biệt thời gian chuẩn bị tài liệu nước ngoài với thời hạn giải quyết của cơ quan cấp phép sau khi hồ sơ đã hợp lệ.

Kiểm tra tính đầy đủ

Khoảng 03 ngày làm việc

Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ và thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung khi cần.

Cấp giấy phép thông thường

Khoảng 07 ngày làm việc

Tính từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ và không phải lấy ý kiến chuyên ngành.

Lệ phí cấp mới

3.000.000 đồng / giấy phép

Mức lệ phí nhà nước theo thủ tục hành chính đang được công bố.

Hồ sơ thông thường

Phí dịch vụ từ 18.000.000 đồng

Áp dụng khi tài liệu thương nhân rõ ràng, hoạt động dự kiến phù hợp và không cần xin ý kiến bộ quản lý chuyên ngành.

Chưa gồm VAT, lệ phí nhà nước và chi phí bên thứ ba.

Hồ sơ cần đánh giá riêng

Phí dịch vụ từ 30.000.000 đồng

Áp dụng khi cần làm rõ phạm vi hoạt động, xin ý kiến chuyên ngành, xử lý tài liệu nhiều quốc gia hoặc tình huống pháp lý phức tạp.

Phạm vi và chi phí được xác nhận bằng báo giá trước khi triển khai.

So sánh văn phòng đại diện, chi nhánh và công ty FDI tại Việt Nam

Lựa chọn mô hình

Văn phòng đại diện có phù hợp với kế hoạch tại Việt Nam?

Văn phòng đại diện phù hợp khi thương nhân cần hiện diện để liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến cơ hội kinh doanh, nhưng chưa trực tiếp cung ứng hàng hóa, dịch vụ hoặc ghi nhận doanh thu tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện

Liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến hoạt động của thương nhân nước ngoài.

Điều kiện cấp phép

6 điều kiện cần xác định trước khi nộp hồ sơ

Các điều kiện cần được kiểm tra đồng thời để tránh chuẩn bị hồ sơ khi mô hình, thương nhân, người đứng đầu hoặc địa điểm chưa phù hợp.

01

Thương nhân được công nhận hợp pháp

Được thành lập hoặc đăng ký theo pháp luật nơi thành lập và thuộc trường hợp được Việt Nam công nhận.

02

Đã hoạt động ít nhất 01 năm

Tính từ ngày thành lập hoặc đăng ký trên giấy tờ pháp lý của thương nhân nước ngoài.

03

Thời hạn còn lại ít nhất 01 năm

Áp dụng khi giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương có quy định thời hạn hoạt động.

04

Nội dung hoạt động phù hợp

Phù hợp với cam kết của Việt Nam; trường hợp khác có thể cần chấp thuận của cơ quan quản lý chuyên ngành.

05

Địa điểm và tên gọi hợp lệ

Có căn cứ sử dụng địa điểm, phù hợp công năng và thể hiện tên theo yêu cầu đối với Văn phòng đại diện.

06

Người đứng đầu đáp ứng yêu cầu

Cần kiểm tra tư cách, hồ sơ bổ nhiệm, phạm vi ủy quyền và các trường hợp kiêm nhiệm bị hạn chế.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Hồ sơ cần chuẩn bị

Danh mục tài liệu thành lập văn phòng đại diện

Danh mục chính thức được xác nhận theo tình trạng của thương nhân, quốc gia cấp giấy tờ, người đứng đầu và địa điểm dự kiến tại Việt Nam.

Tài liệu của thương nhân

  • Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương.
  • Báo cáo tài chính hoặc tài liệu chứng minh hoạt động.
  • Quyết định thành lập Văn phòng đại diện.

Người đứng đầu và địa điểm

  • Văn bản bổ nhiệm và giấy tờ định danh.
  • Thỏa thuận thuê hoặc căn cứ sử dụng địa điểm.
  • Thông tin tên, địa chỉ và phạm vi hoạt động.

Tài liệu nước ngoài: cần được kiểm tra về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực trước khi sử dụng trong hồ sơ tại Việt Nam.

Cơ quan tiếp nhận

Nộp hồ sơ tại cơ quan cấp tỉnh

Thủ tục được thực hiện ở cấp tỉnh. Cơ quan chuyên môn tiếp nhận cụ thể được xác định theo phân công của địa phương và thủ tục hành chính đang công bố.

Hình thức nộp

Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính theo phương thức địa phương công bố.

Cách theo dõi

Theo mã hồ sơ, thông báo điện tử và yêu cầu đối chiếu hoặc bổ sung của cơ quan tiếp nhận.

Sau khi được cấp phép

Vận hành văn phòng đại diện đúng phạm vi

  • Treo tên và sử dụng đúng thông tin trên giấy phép.
  • Thực hiện nghĩa vụ về lao động, thuế và hồ sơ nội bộ phù hợp.
  • Nộp báo cáo hoạt động hằng năm trước thời hạn áp dụng.
  • Điều chỉnh, cấp lại hoặc gia hạn khi có thay đổi hoặc hết thời hạn.

Câu hỏi thường gặp

Giải đáp về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Các câu trả lời dưới đây hỗ trợ xác định phương án ban đầu; kết luận cụ thể cần dựa trên hồ sơ thực tế.

Văn phòng đại diện có được trực tiếp bán hàng hoặc xuất hóa đơn không?

Mô hình này phù hợp với liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến cơ hội kinh doanh, không phải mô hình để trực tiếp ghi nhận doanh thu tại Việt Nam.

Thương nhân phải hoạt động bao lâu mới được thành lập Văn phòng đại diện?

Thông thường thương nhân phải hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký.

Tài liệu nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Tùy loại tài liệu và trường hợp miễn trừ, giấy tờ có thể phải hợp pháp hóa, dịch sang tiếng Việt và chứng thực trước khi sử dụng.

Có thể sử dụng văn phòng chia sẻ làm địa điểm không?

Cần kiểm tra quyền cho thuê, giấy tờ địa điểm, công năng và khả năng sử dụng thực tế; không nên kết luận chỉ dựa trên tên gọi của mô hình cho thuê.

Giấy phép có thời hạn bao lâu?

Thời hạn được xác định theo quy định và không vượt quá thời hạn còn lại của giấy tờ đăng ký kinh doanh của thương nhân trong trường hợp giấy tờ đó có thời hạn.

Người đứng đầu có thể là người nước ngoài không?

Có thể, nhưng cần kiểm tra hồ sơ bổ nhiệm, tư cách nhập cảnh và làm việc, giấy phép lao động hoặc trường hợp miễn phù hợp.

Phí dịch vụ từ 18 triệu đồng gồm những gì?

Phạm vi thông thường gồm rà soát điều kiện, hướng dẫn tài liệu, soạn hồ sơ, nộp, theo dõi và bàn giao kết quả. VAT, lệ phí và chi phí bên thứ ba được tách riêng.

Sau khi có giấy phép cần thực hiện những công việc nào?

Cần tổ chức hoạt động đúng phạm vi, thực hiện nghĩa vụ về lao động, thuế, báo cáo hằng năm và điều chỉnh hoặc gia hạn khi phát sinh sự kiện pháp lý.