Hồ sơ viên chức gồm những gì 2026? Mẫu 01 & hồ sơ trúng tuyển

Nếu bạn đang đăng ký thi tuyển hoặc xét tuyển viên chức sau ngày 01/07/2026, “hồ sơ dự tuyển” ban đầu không phải một bộ gồm sơ yếu lý lịch, hộ khẩu, CCCD chứng thực, giấy khám sức khỏe và toàn bộ văn bằng. Theo Nghị định 259/2026/NĐ-CP, thành phần ở bước đăng ký dự tuyển là Phiếu đăng ký dự tuyển theo Mẫu số 01 và thực hiện theo thông báo tuyển dụng.

Chỉ sau khi có kết quả trúng tuyển, người trúng tuyển mới phải hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn quy định. Còn hồ sơ viên chức đang công tác và hồ sơ bổ nhiệm viên chức quản lý là các bộ hồ sơ khác, không nên trộn vào checklist cho người mới nộp đơn dự tuyển.

Cập nhật đến ngày 17/08/2026. Luật Viên chức 129/2025/QH15 và Nghị định 259/2026/NĐ-CP cùng có hiệu lực từ 01/07/2026; Nghị định 115/2020/NĐ-CP và Nghị định 85/2023/NĐ-CP đã hết hiệu lực.

Trước tiên phải phân biệt 3 loại “hồ sơ viên chức”

Việc trộn ba nhóm làm người dự tuyển chuẩn bị dư hàng loạt tài liệu và dễ áp nhầm thủ tục. Một “sơ yếu lý lịch viên chức” dùng trong quản lý/bổ nhiệm không đương nhiên là thành phần phải nộp ngay ở bước đăng ký thi tuyển.

Bước đăng ký dự tuyển ban đầu: thành phần chính là Phiếu đăng ký dự tuyển

Nghị định 259/2026/NĐ-CP và thủ tục hành chính được Bộ Nội vụ công bố xác định thành phần hồ sơ thi tuyển viên chức là:

Như vậy, không nên mặc định ngay từ bước này phải nộp thêm:

• sơ yếu lý lịch có xác nhận;
• sổ hộ khẩu;
• bản sao CCCD chứng thực;
• giấy khám sức khỏe trong 06 tháng;
• toàn bộ bằng cấp/chứng chỉ đã công chứng;
• Phiếu lý lịch tư pháp do ứng viên tự xin.

Nếu thông báo tuyển dụng của vị trí có yêu cầu chuyên ngành hợp pháp khác, người dự tuyển cần đọc riêng phần đó; nhưng không nên biến yêu cầu đặc thù thành một checklist chung cho mọi kỳ tuyển viên chức.

Phiếu đăng ký dự tuyển phải bám đúng Mẫu số 01 và thông báo tuyển dụng

Phiếu là căn cứ để cơ quan tuyển dụng kiểm tra điều kiện đăng ký của ứng viên. Trước khi khai, cần đối chiếu:

Nộp Phiếu đăng ký dự tuyển bằng cách nào?

Thủ tục thi tuyển viên chức hiện cho phép nộp Phiếu theo phương thức được nêu trong thông báo tuyển dụng, gồm:

• tại địa điểm tiếp nhận Phiếu;
• qua thư điện tử;
• qua cổng/trang thông tin điện tử;
• phương thức điện tử phù hợp khác mà cơ quan tuyển dụng công bố.

Do đó, không còn nên viết chung rằng ứng viên chỉ được “nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện”. Cách thức chính xác của từng đợt phải đọc tại thông báo tuyển dụng.

Sau khi trúng tuyển, hồ sơ phải hoàn thiện trong 15 ngày

Điều 20 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định: chậm nhất 15 ngày kể từ ngày danh sách trúng tuyển được công khai, người trúng tuyển phải hoàn thiện hồ sơ tại cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng.

Thành phần gồm:

Nếu không hoàn thiện đủ hồ sơ, có gian lận trong Phiếu đăng ký hoặc dùng văn bằng/chứng chỉ không đúng quy định, kết quả trúng tuyển có thể bị hủy theo cơ chế tại Nghị định.

Người trúng tuyển có phải tự đi xin Phiếu lý lịch tư pháp để nộp?

Theo cơ chế mới, trách nhiệm yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thuộc cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng. Nghị định 259 quy định cơ quan tuyển dụng yêu cầu cơ quan có thẩm quyền về lý lịch tư pháp cấp Phiếu của người trúng tuyển.

Đây là thay đổi đáng chú ý so với cơ chế trước đây từng yêu cầu người trúng tuyển tự nộp Phiếu lý lịch tư pháp trong hồ sơ.

Sổ hộ khẩu, CCCD chứng thực và giấy khám sức khỏe có phải thành phần bắt buộc chung?

Sổ hộ khẩu

Không nằm trong danh mục hồ sơ dự tuyển hoặc hồ sơ hoàn thiện sau trúng tuyển chung tại Nghị định 259. Vì vậy, không nên tiếp tục liệt kê “bản sao sổ hộ khẩu” là giấy tờ bắt buộc của mọi ứng viên.

CCCD/chứng thực

Thông tin nhân thân được khai trong Phiếu và có thể được đối chiếu theo quy trình của cơ quan. Nghị định 259 không đặt một thành phần chung là “bản sao CCCD có chứng thực” trong danh mục hoàn thiện hồ sơ trúng tuyển nêu trên.

Giấy khám sức khỏe

Luật Viên chức vẫn đặt điều kiện người đăng ký phải đủ sức khỏe để thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ. Tuy nhiên, danh mục hồ sơ tuyển dụng chung theo Nghị định 259 không liệt kê giấy chứng nhận sức khỏe 06 tháng như một thành phần bắt buộc cho tất cả ứng viên. Vị trí chuyên ngành có thể có yêu cầu sức khỏe riêng theo pháp luật/ngành nghề và thông báo tuyển dụng.

Văn bằng, chứng chỉ nên chuẩn bị ở giai đoạn nào?

Người dự tuyển nên chuẩn bị dữ liệu chính xác về văn bằng để khai Phiếu, nhưng bản sao văn bằng/chứng chỉ theo yêu cầu chính thức được nộp ở giai đoạn hoàn thiện hồ sơ sau trúng tuyển.

• chỉ nộp những văn bằng/chứng chỉ phù hợp yêu cầu tại thông báo tuyển dụng;
• hồ sơ hoàn thiện theo Điều 20 không bao gồm chứng chỉ tin học, ngoại ngữ;
• nếu vị trí có yêu cầu trình độ ngoại ngữ, kế hoạch/thông báo tuyển dụng phải nêu cách xác định đáp ứng điều kiện;
• không tự mặc định mọi bản sao đều phải chứng thực nếu văn bản/thông báo không yêu cầu hình thức đó.

Hồ sơ bổ nhiệm viên chức quản lý là một thủ tục khác

Nếu người đọc đang hỏi về bổ nhiệm viên chức quản lý, danh mục hoàn toàn khác. Điều 34 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định một bộ hồ sơ phục vụ công tác cán bộ như tờ trình, biên bản hội nghị, kết quả kiểm phiếu, sơ yếu lý lịch được cơ quan quản lý xác nhận, nhận xét/đánh giá và các tài liệu khác.

Đây là lý do không nên lấy “sơ yếu lý lịch viên chức có xác nhận” của hồ sơ bổ nhiệm rồi đưa vào checklist đăng ký dự tuyển cho người chưa trúng tuyển.

Các mốc thời gian người dự tuyển cần nhớ

Checklist trước khi gửi Phiếu đăng ký dự tuyển

Căn cứ pháp lý mới áp dụng từ 01/07/2026

• Luật Viên chức 129/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2026.
• Nghị định 259/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.
• Quyết định 862/QĐ-BNV năm 2026 công bố thủ tục hành chính liên quan đến tuyển dụng viên chức theo Nghị định 259.
• Nghị định 115/2020/NĐ-CP và Nghị định 85/2023/NĐ-CP hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Toàn văn Nghị định hiện hành có thể xem tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ dự tuyển viên chức năm 2026