18/04/2025 | Chia sẻ

Mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty mới nhất 2025

Ngày đăng: 18/04/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty là tài liệu pháp lý quan trọng, bắt buộc phải có khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục chuyển địa điểm trụ sở chính. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật mới nhất năm 2025.

1. Biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty là gì?

Mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty là văn bản pháp lý quan trọng, ghi nhận chi tiết toàn bộ nội dung cuộc họp, các ý kiến phát biểu, và quyết định cuối cùng của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Đây là văn bản bắt buộc trong hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp, được quy định cụ thể tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Khi lập mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thể hiện rõ các nội dung như lý do thay đổi địa chỉ, địa chỉ cũ và địa chỉ mới chính xác. Văn bản này không chỉ là cơ sở pháp lý xác thực quyết định nội bộ của công ty, mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình pháp lý khi làm thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh, đặc biệt là trong trường hợp công ty phải thay đổi địa chỉ do các yếu tố khách quan như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, hoặc gộp tỉnh.

Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, như hồ sơ bị trả lại để sửa chữa bổ sung hoặc bị xử phạt do vi phạm thời gian thông báo theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 (doanh nghiệp phải thông báo thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi). Đồng thời, việc sử dụng mẫu biên bản rõ ràng, chuẩn mực còn giúp thể hiện tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quá trình điều hành nội bộ doanh nghiệp và nâng cao uy tín đối với các đối tác, cơ quan quản lý.

Đặc biệt, trong các tình huống thay đổi địa chỉ công ty phát sinh từ thay đổi địa giới hành chính, chẳng hạn như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh, thì việc chuẩn bị mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty càng phải được lưu ý kỹ lưỡng hơn để đảm bảo thông tin trong biên bản phù hợp với các thay đổi hành chính mới nhất của địa phương và hoàn thiện thủ tục nhanh chóng, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

> Xem thêm: Dịch Vụ Tư Vấn Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty Sau Sáp Nhập Tỉnh

2. Nội dung cần có trong mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty

Khi soạn thảo mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần chú ý đầy đủ các nội dung theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý cao, giúp hồ sơ được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận nhanh chóng, thuận lợi. Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, mẫu biên bản này phải phản ánh một cách đầy đủ, rõ ràng các nội dung sau đây:

Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp

Mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty cần nêu rõ ngày, tháng, năm diễn ra cuộc họp cùng với địa điểm tổ chức cụ thể. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng, thể hiện rõ thời điểm doanh nghiệp ra quyết định thay đổi địa chỉ, phù hợp với Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 về việc thông báo thay đổi trong vòng 10 ngày.

Thành phần tham dự cuộc họp

Thành phần tham dự cần ghi rõ trong mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty, bao gồm đầy đủ thông tin họ tên, chức vụ, tỷ lệ vốn góp hoặc tỷ lệ cổ phần của từng thành viên tham dự. Điều này giúp cơ quan chức năng dễ dàng kiểm tra tính hợp pháp và xác thực của cuộc họp, đảm bảo đúng quy định tại Điều 59 và Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020.

Người chủ trì cuộc họp và thư ký cuộc họp

Biên bản cần ghi rõ ai là người chủ trì và thư ký ghi biên bản, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng về vai trò, trách nhiệm của từng người. Nội dung này cần được thể hiện đầy đủ và rõ ràng trong mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty, tạo cơ sở vững chắc cho quyết định thay đổi địa chỉ công ty có hiệu lực pháp lý.

Nội dung chính cuộc họp

Nội dung cuộc họp cần trình bày cụ thể trong mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty, đặc biệt là nêu rõ lý do vì sao doanh nghiệp quyết định thay đổi địa chỉ công ty, và ghi cụ thể địa chỉ cũ, địa chỉ mới. Đặc biệt, trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty do yếu tố khách quan như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh, lý do này cần được ghi rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn hoặc sai sót trong quá trình xét duyệt hồ sơ của doanh nghiệp.

Kết quả biểu quyết thông qua việc thay đổi địa chỉ công ty

Phần kết quả biểu quyết là nội dung không thể thiếu trong mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty, cần nêu rõ tỷ lệ phiếu biểu quyết đồng thuận của các thành viên dự họp. Nội dung này sẽ là căn cứ pháp lý thể hiện rõ sự nhất trí của toàn bộ hoặc đa số thành viên về việc thay đổi địa chỉ, đáp ứng yêu cầu tại Điều 59, Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020.

Các ý kiến phát biểu của thành viên tham dự họp (nếu có)

Nếu trong cuộc họp các thành viên có ý kiến phát biểu bổ sung hay phản biện, những ý kiến này cũng cần được ghi nhận rõ trong biên bản. Điều này không bắt buộc nhưng rất quan trọng trong mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty, thể hiện tính dân chủ, minh bạch và đầy đủ của quá trình ra quyết định.

Chữ ký xác nhận của các thành viên tham dự hoặc chủ tọa và thư ký

Cuối cùng, chữ ký của tất cả thành viên tham dự hoặc ít nhất là chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp là bắt buộc trong mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty. Việc ký xác nhận giúp đảm bảo tính xác thực, pháp lý của văn bản, đồng thời là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp sử dụng trong các giao dịch hành chính và pháp lý sau này.

Việc chuẩn bị kỹ càng và đầy đủ theo đúng quy định khi lập mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các vướng mắc, đặc biệt trong những tình huống thay đổi địa chỉ do việc điều chỉnh địa giới hành chính như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh, đảm bảo mọi thủ tục diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng luật.

>>>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty Đơn Giản 2025

3. Mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty cập nhật mới nhất 2025

Dưới đây là mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty chi tiết và chính xác, phù hợp với quy định hiện hành mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

CÔNG TY… ………
Số: …/BB-HĐTV (hoặc HĐQT)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN (HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ)
(Về việc thay đổi địa chỉ công ty)

Hôm nay, ngày… tháng… năm 2025, tại trụ sở chính Công ty ………………… địa chỉ số ………………………………đã tổ chức cuộc họp Hội đồng thành viên (hoặc Hội đồng quản trị) để quyết định việc thay đổi địa chỉ công ty.

Thành phần tham dự cuộc họp:

Ông/bà:…………………Chức vụ:………………… tỷ lệ vốn góp (hoặc cổ phần):……%
Ông/bà:…………………Chức vụ:………………… tỷ lệ vốn góp (hoặc cổ phần):……%
(Liệt kê đầy đủ các thành viên tham dự)

Chủ trì cuộc họp: Ông/bà……………, Chức vụ:……………
Thư ký cuộc họp: Ông/bà……………, Chức vụ:……………
Nội dung cuộc họp:
Hội đồng thảo luận về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty từ địa chỉ cũ là: …………………………… sang địa chỉ mới là: …………………………… để thuận tiện hơn trong hoạt động kinh doanh, phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
Kết quả biểu quyết:
Các thành viên Hội đồng đã nhất trí 100% thông qua việc thay đổi địa chỉ công ty đến địa chỉ mới.
Ý kiến phát biểu (nếu có):
(ghi nhận các ý kiến đóng góp, nếu không có thì ghi rõ “Không có ý kiến khác”)

Cuộc họp kết thúc vào hồi… giờ… cùng ngày.

Chữ ký các thành viên tham dự họp:

Chủ tọa (Ký, ghi rõ họ tên)
Thư ký (Ký, ghi rõ họ tên)
Các thành viên khác (Ký, ghi rõ họ tên)

(Lưu ý: Đóng dấu công ty lên biên bản họp nếu có con dấu pháp nhân.)

4. Dịch vụ soạn biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty

Khi thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở, doanh nghiệp cần chuẩn bị biên bản thay đổi địa chỉ công ty, đặc biệt là mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty trong trường hợp công ty TNHH nhiều thành viên hoặc công ty cổ phần. Đây là tài liệu quan trọng, thể hiện ý chí của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, đồng thời làm căn cứ pháp lý cho việc thay đổi.

Tại Luật Dương Tri, chúng tôi cung cấp dịch vụ soạn biên bản thay đổi địa chỉ công ty, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty chi tiết, chính xác, đầy đủ thông tin pháp lý, đúng quy định.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

Soạn mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty đầy đủ nội dung: Gồm thông tin doanh nghiệp, thành phần tham dự, nội dung cuộc họp, biểu quyết thông qua thay đổi, xác nhận chữ ký, tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.

Tư vấn quy trình pháp lý liên quan: Hướng dẫn cách sử dụng biên bản thay đổi địa chỉ công ty trong hồ sơ đăng ký, thời hạn nộp và các lưu ý pháp luật để tránh bị từ chối hoặc xử phạt.

Đại diện hỗ trợ nộp hồ sơ: Nếu cần, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước, đảm bảo thủ tục thay đổi được thực hiện nhanh chóng, chính xác, giúp doanh nghiệp yên tâm tiếp tục hoạt động.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến mẫu biên bản họp thay đổi địa chỉ công ty hoặc biên bản thay đổi địa chỉ công ty, hãy liên hệ ngay để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết, tận tâm và kịp thời.