Doanh nghiệp chuyển sang địa chỉ khác
Đây là trường hợp điển hình phải thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính và cần nghị quyết hoặc quyết định theo Điều 40.
Khi công ty thực sự chuyển trụ sở sang một địa chỉ khác, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ phải có nghị quyết hoặc quyết định của đúng chủ thể có thẩm quyền theo loại hình doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên sử dụng quyết định của chủ sở hữu; công ty TNHH hai thành viên trở lên sử dụng nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên; công ty cổ phần sử dụng nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Điểm cần phân biệt ngay từ đầu là chuyển trụ sở thực tế và địa chỉ chỉ đổi tên do sắp xếp đơn vị hành chính. Hai trường hợp này không đi theo cùng một hồ sơ. Nếu doanh nghiệp không di chuyển mà địa chỉ chỉ thay đổi vì địa giới hành chính, Nghị định 168/2025/NĐ-CP không bắt buộc doanh nghiệp đăng ký thay đổi; doanh nghiệp có thể đề nghị cập nhật khi có nhu cầu hoặc thực hiện cùng một thủ tục đăng ký doanh nghiệp khác.
Nếu vị trí trụ sở không thay đổi mà tên tỉnh, xã/phường hoặc đơn vị hành chính trong địa chỉ được điều chỉnh, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký thay đổi địa chỉ. Khi có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ đã cập nhật, doanh nghiệp có thể gửi đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin hoặc thực hiện cùng một thủ tục đăng ký doanh nghiệp khác. Trường hợp cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Quyết định hoặc nghị quyết thay đổi địa chỉ là tài liệu nội bộ ghi nhận ý chí của chủ thể có thẩm quyền về việc chuyển trụ sở chính. Khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ, Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu nộp Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp kèm nghị quyết hoặc quyết định tương ứng.
Không nên coi quyết định này là “mẫu nhà nước ban hành”. Thông tư về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp quy định mẫu Giấy đề nghị/Thông báo sử dụng trong thủ tục hành chính; còn nghị quyết hoặc quyết định nội bộ do doanh nghiệp tự soạn phù hợp với loại hình, Điều lệ và nội dung thay đổi.
Đây là trường hợp điển hình phải thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính và cần nghị quyết hoặc quyết định theo Điều 40.
Không mặc định phải ban hành quyết định và nộp hồ sơ thay đổi. Nếu doanh nghiệp chỉ cập nhật dữ liệu do địa giới hành chính, áp dụng cơ chế cập nhật riêng tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Phải xử lý thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.
Thực hiện hồ sơ đăng ký thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh; dữ liệu đăng ký doanh nghiệp được trao đổi với hệ thống thuế theo cơ chế liên thông.
| Loại hình | Chủ thể ban hành | Tài liệu nộp theo Điều 40 | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|---|
| Công ty TNHH một thành viên | Chủ sở hữu công ty. | Bản chính hoặc bản sao nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu về thay đổi địa chỉ trụ sở chính. | Để người đại diện theo pháp luật tự ký quyết định dù người này không đồng thời là chủ sở hữu hoặc không có thẩm quyền theo cơ cấu công ty. |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên. | Bản chính hoặc bản sao nghị quyết/quyết định của Hội đồng thành viên. | Chỉ lấy chữ ký từng thành viên rời rạc mà không thể hiện quyết định của Hội đồng thành viên theo Điều lệ và Luật Doanh nghiệp. |
| Công ty cổ phần | Đại hội đồng cổ đông. | Bản chính hoặc bản sao nghị quyết/quyết định của Đại hội đồng cổ đông. | Dùng cụm “Hội đồng cổ đông” hoặc mặc định Hội đồng quản trị là chủ thể quyết định trong hồ sơ Điều 40. |
| Công ty hợp danh | Hội đồng thành viên. | Bản chính hoặc bản sao nghị quyết/quyết định của Hội đồng thành viên. | Bỏ qua loại hình này khi doanh nghiệp thực tế là công ty hợp danh. |
Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP chỉ liệt kê Giấy đề nghị đăng ký thay đổi và nghị quyết hoặc quyết định tương ứng. Biên bản họp có thể vẫn cần được lập và lưu trong hồ sơ quản trị nội bộ nếu Luật Doanh nghiệp, Điều lệ hoặc cách thức thông qua nghị quyết yêu cầu, nhưng không nên mô tả biên bản họp là thành phần bắt buộc của bộ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ theo Điều 40.
Pháp luật đăng ký doanh nghiệp không ban hành một mẫu quyết định nội bộ cố định. Để văn bản rõ và có thể sử dụng trong hồ sơ, doanh nghiệp nên thể hiện tối thiểu các nội dung sau:
Lý do thay đổi địa chỉ không phải lúc nào cũng cần viết dài. Nếu Điều lệ hoặc doanh nghiệp muốn ghi nhận nguyên nhân thì có thể nêu ngắn gọn, nhưng hồ sơ đăng ký thay đổi theo Điều 40 không đặt “lý do chuyển trụ sở” như một điều kiện riêng để cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận.
CÔNG TY TNHH [TÊN CÔNG TY]
Số: […]/QĐ-CSH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày […] tháng […] năm […]
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính
CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY TNHH [TÊN CÔNG TY]
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực;
– Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH [Tên công ty];
– Căn cứ nhu cầu hoạt động của Công ty.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty như sau:
Địa chỉ cũ: [Ghi đầy đủ địa chỉ cũ].
Địa chỉ mới: [Ghi đầy đủ địa chỉ mới].
Điều 2. Giao [Người đại diện theo pháp luật/người được ủy quyền] thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính và các công việc liên quan theo quy định.
Điều 3. Các nội dung Điều lệ liên quan đến địa chỉ trụ sở chính được cập nhật tương ứng kể từ thời điểm thay đổi có hiệu lực.
Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày […].
CHỦ SỞ HỮU CÔNG TY
(Ký, ghi rõ họ tên/chức danh theo trường hợp)

CÔNG TY TNHH [TÊN CÔNG TY]
Số: […]/NQ-HĐTV
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày […] tháng […] năm […]
NGHỊ QUYẾT/QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
Về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY TNHH [TÊN CÔNG TY]
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực;
– Căn cứ Điều lệ Công ty;
– Căn cứ kết quả biểu quyết của Hội đồng thành viên ngày […].
QUYẾT NGHỊ/QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thông qua việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính:
Địa chỉ cũ: [Ghi đầy đủ địa chỉ cũ].
Địa chỉ mới: [Ghi đầy đủ địa chỉ mới].
Điều 2. Thông qua việc cập nhật nội dung Điều lệ liên quan đến địa chỉ trụ sở chính.
Điều 3. Giao [Người đại diện theo pháp luật/người được ủy quyền] thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi và các công việc liên quan.
Điều 4. Nghị quyết/Quyết định có hiệu lực kể từ ngày […].
TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
(Ký, ghi rõ họ tên)

CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY]
Số: […]/NQ-ĐHĐCĐ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
[Địa danh], ngày […] tháng […] năm […]
NGHỊ QUYẾT/QUYẾT ĐỊNH CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY]
– Căn cứ Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực;
– Căn cứ Điều lệ Công ty;
– Căn cứ kết quả họp/lấy ý kiến Đại hội đồng cổ đông ngày […].
QUYẾT NGHỊ/QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thông qua việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính:
Địa chỉ cũ: [Ghi đầy đủ địa chỉ cũ].
Địa chỉ mới: [Ghi đầy đủ địa chỉ mới].
Điều 2. Thông qua việc cập nhật Điều lệ tại nội dung về trụ sở chính.
Điều 3. Giao Hội đồng quản trị/người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo nghị quyết này.
Điều 4. Nghị quyết/Quyết định có hiệu lực kể từ ngày […].
TM. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
CHỦ TỌA/CHỦ TỊCH THEO HỒ SƠ NỘI BỘ
(Ký, ghi rõ họ tên theo phương thức thông qua nghị quyết)

Doanh nghiệp cần điều chỉnh số văn bản, căn cứ Điều lệ, cách thức thông qua, chức danh người ký, hiệu lực và câu chữ giao thực hiện theo cơ cấu quản trị thực tế. Nếu Điều lệ quy định thêm thủ tục nội bộ hoặc công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, văn bản cần được sửa tương ứng.
Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định bộ hồ sơ tương đối gọn. Đối với việc thực sự chuyển trụ sở, doanh nghiệp chuẩn bị:
| Thành phần | Yêu cầu | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp | Sử dụng biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành. | Địa chỉ mới phải được ghi thống nhất và đúng đơn vị hành chính tại ngày nộp. |
| Nghị quyết hoặc quyết định về thay đổi địa chỉ | Đúng chủ thể theo loại hình doanh nghiệp. | TNHH MTV: chủ sở hữu; TNHH 2TV+: Hội đồng thành viên; cổ phần: Đại hội đồng cổ đông. |
| Tài liệu ủy quyền | Phát sinh nếu hồ sơ do người được ủy quyền thực hiện. | Chuẩn bị theo hình thức ủy quyền và phương thức nộp hồ sơ đang áp dụng. |
Điều 40 không liệt kê bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới như thành phần bắt buộc của hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ. Doanh nghiệp vẫn cần tự kiểm tra tính hợp pháp của địa chỉ và lưu hợp đồng/tài liệu sử dụng trụ sở để phục vụ quản trị, thuế hoặc giấy phép chuyên ngành khi cần.
Trước khi ra nghị quyết hoặc quyết định, doanh nghiệp nên xác định địa chỉ mới có thể sử dụng làm trụ sở, có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không và chủ thể nào có thẩm quyền quyết định theo loại hình công ty.
Đây là bước phải làm trước hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi việc chuyển trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý người nộp thuế. Không nên viết chung rằng mọi doanh nghiệp thay địa chỉ đều phải tự nộp một thông báo riêng cho cơ quan thuế.
Doanh nghiệp sử dụng đúng chủ thể, đúng địa chỉ cũ – mới và giao người thực hiện thủ tục. Hồ sơ đăng ký thay đổi được chuẩn bị theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
Năm 2026 không nên tiếp tục ghi cứng “nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư”. Cơ quan tiếp nhận theo quy định hiện hành là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Hồ sơ có thể thực hiện theo các phương thức đăng ký doanh nghiệp được pháp luật cho phép, gồm trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Sau khi địa chỉ mới được cập nhật, doanh nghiệp nên rà soát hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, chữ ký số, biển hiệu, website, bảo hiểm, giấy phép con, chi nhánh và hồ sơ đầu tư nếu các tài liệu đó đang ghi địa chỉ cũ. Không phải mọi cơ quan/đối tác đều có cùng một thủ tục thông báo, nên cần xử lý theo từng hệ thống và nghĩa vụ thực tế.
Nếu cần xử lý toàn bộ thủ tục thay đổi thay vì chỉ dùng mẫu quyết định, doanh nghiệp có thể xem dịch vụ thay đổi đăng ký doanh nghiệp của Luật Dương Trí.
Địa chỉ trụ sở chính là một nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Đây là thời hạn doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ đăng ký, khác với thời hạn xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh có 03 ngày làm việc để xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Khi địa chỉ chỉ đổi vì điều chỉnh địa giới hành chính và doanh nghiệp không di chuyển trụ sở, Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ. Vì vậy, không nên lấy mốc 10 ngày của trường hợp thay đổi thực tế để áp cho tình huống chỉ đổi tên đơn vị hành chính.
Điều 44 không phải căn cứ chính cho nghĩa vụ đăng ký thay đổi địa chỉ. Mốc 10 ngày xuất phát từ Điều 30 Luật Doanh nghiệp; hồ sơ chi tiết nằm tại Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Thuật ngữ đúng là Đại hội đồng cổ đông. Đối với hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cổ phần, Điều 40 yêu cầu nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
Điều 40 không liệt kê biên bản họp trong thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ. Biên bản là vấn đề quản trị nội bộ cần xác định theo loại hình và cách thông qua nghị quyết.
Hợp đồng thuê có thể cần lưu để chứng minh quyền sử dụng trụ sở hoặc phục vụ hồ sơ khác, nhưng không được Điều 40 liệt kê là giấy tờ bắt buộc của hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ.
Nếu doanh nghiệp không di chuyển, thay đổi địa giới hành chính không làm phát sinh nghĩa vụ bắt buộc phải đăng ký đổi địa chỉ theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Hồ sơ năm 2026 được nộp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới; không nên tiếp tục ghi cố định cơ quan tiếp nhận là “Sở Kế hoạch và Đầu tư” trong một hướng dẫn áp dụng toàn quốc năm 2026.
Trường hợp này cần xử lý khác hoàn toàn với việc chuyển văn phòng sang địa điểm mới.
| Tình huống | Có phải đăng ký thay đổi bắt buộc? | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Vẫn ở nguyên vị trí, chỉ đổi tên tỉnh/xã/phường do địa giới hành chính | Không bắt buộc. | Có thể đề nghị cập nhật khi cần Giấy chứng nhận mới hoặc cập nhật cùng lần đăng ký/thông báo thay đổi khác; được miễn lệ phí đăng ký và phí công bố cho nội dung cập nhật này. |
| Doanh nghiệp thực sự chuyển sang một địa điểm khác sau sắp xếp | Có. | Thực hiện Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP như một lần thay đổi trụ sở thực tế. |
| Đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý | Có thủ tục thuế trước hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. | Hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế rồi nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới. |
Luật Dương Trí đã có bài riêng về tình huống này tại thay đổi địa chỉ công ty sau khi sáp nhập, sắp xếp đơn vị hành chính.
Doanh nghiệp có thể gửi loại hình công ty, địa chỉ cũ, địa chỉ mới, lý do thay đổi và tình trạng cơ quan thuế quản lý. Luật Dương Trí có thể rà soát ba điểm trước khi nộp: ai có thẩm quyền ban hành nghị quyết/quyết định, doanh nghiệp có thực sự phải đăng ký thay đổi hay chỉ cần cập nhật địa giới hành chính, và hồ sơ nào cần nộp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Các mẫu trong bài là khung tham khảo để doanh nghiệp điều chỉnh theo Điều lệ, cơ cấu quản trị, cách thức thông qua nghị quyết và tình trạng thực tế. Nội dung được cập nhật theo quy định và nguồn chính thức có thể kiểm chứng đến ngày 12/08/2026.