Địa chỉ pháp lý của doanh nghiệp
Là nơi liên lạc chính, được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và gắn với cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
“Mẫu 08 thay đổi địa chỉ công ty” không phải tên biểu mẫu đang áp dụng cho thủ tục thay đổi trụ sở năm 2026. Theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, Mẫu số 08 là Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sử dụng Mẫu số 12; chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh sử dụng Mẫu số 19.
Việc chọn đúng mẫu mới chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp còn phải xác định thay đổi có làm chuyển cơ quan thuế quản lý hay không, địa chỉ mới có đủ điều kiện làm trụ sở không, cơ quan nội bộ nào phải ban hành quyết định và những thông tin nào cần đồng bộ sau khi nhận kết quả.
Mẫu nào dùng để thay đổi địa chỉ doanh nghiệp năm 2026?
Thay đổi trụ sở chính của công ty: Mẫu số 12, Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Thay đổi địa chỉ chi nhánh hoặc văn phòng đại diện: Mẫu số 19, Phụ lục I.
Thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh: Mẫu số 19, Phụ lục I.
Mẫu số 08 hiện hành: Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, không dùng để đăng ký thay đổi địa chỉ.
Thời hạn đăng ký: trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi; thời hạn giải quyết thông thường là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
Nội dung chính
- Mẫu 08 hiện dùng cho việc gì?
- Bảng chọn đúng biểu mẫu
- Mẫu số 12 thay đổi trụ sở chính
- Cách kê khai Mẫu số 12
- Hồ sơ theo loại hình công ty
- Mẫu số 19 cho đơn vị phụ thuộc
- Phân biệt ba loại địa chỉ
- Điều kiện địa chỉ hợp pháp
- Có phải nộp hợp đồng thuê?
- Thủ tục với cơ quan thuế
- Thay đổi do địa giới hành chính
- Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi
- Nộp hồ sơ trực tuyến năm 2026
- Trường hợp nộp theo ủy quyền
- Quy trình thực hiện
- Thời gian và chi phí nhà nước
- Kết quả doanh nghiệp nhận được
- Việc cần làm sau thay đổi
- Giấy phép chuyên ngành
- Mức phạt năm 2026
- Lỗi hồ sơ thường gặp
- Luật Dương Trí hỗ trợ
- Căn cứ pháp lý
- Câu hỏi thường gặp
Mẫu số 08 hiện hành dùng cho việc gì?
Thông tư 68/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 đã ban hành hệ thống biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp mới. Trong danh mục biểu mẫu:
- Mẫu số 08: Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
- Mẫu số 12: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Mẫu số 19: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
Cụm từ “Mẫu 08 thay đổi địa chỉ công ty” vì vậy không phản ánh biểu mẫu đang có hiệu lực. Khi lập hồ sơ năm 2026, doanh nghiệp phải lựa chọn Mẫu số 12 hoặc Mẫu số 19 theo đúng chủ thể có địa chỉ cần thay đổi.
Không chỉnh sửa một tệp mang tên Mẫu 08 để dùng thay Mẫu số 12 hoặc Mẫu số 19. Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ theo biểu mẫu hiện hành và dữ liệu được kê khai trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bảng chọn biểu mẫu theo từng trường hợp
| Nội dung cần thay đổi | Biểu mẫu áp dụng | Chủ thể ký hoặc xác thực | Kết quả dự kiến |
|---|---|---|---|
| Trụ sở chính của doanh nghiệp | Mẫu số 12 | Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục theo quy định. | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận địa chỉ mới. |
| Địa chỉ chi nhánh | Mẫu số 19 | Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người thực hiện theo ủy quyền. | Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc dữ liệu cập nhật. |
| Địa chỉ văn phòng đại diện | Mẫu số 19 | Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người thực hiện theo ủy quyền. | Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc dữ liệu cập nhật. |
| Địa chỉ địa điểm kinh doanh | Mẫu số 19 | Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người thực hiện theo ủy quyền. | Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc dữ liệu cập nhật. |
| Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài | Mẫu số 08 | Chủ thể kê khai trong hồ sơ có nội dung liên quan đến cổ đông nước ngoài. | Ghi nhận thông tin cổ đông nước ngoài theo thủ tục tương ứng. |
Mẫu số 12 dùng khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Mẫu số 12 là biểu mẫu tích hợp nhiều nội dung thay đổi và cập nhật của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở chính, doanh nghiệp lựa chọn đúng phần đăng ký thay đổi địa chỉ và kê khai địa chỉ mới theo cấu trúc hành chính hiện hành.
Những thông tin chính trên Mẫu số 12
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
- Nội dung đề nghị đăng ký thay đổi.
- Địa chỉ trụ sở chính mới.
- Số điện thoại, thư điện tử, website nếu có.
- Thông tin đăng ký thuế liên quan nếu thuộc phần cần cập nhật.
- Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi khi phát sinh nghĩa vụ kê khai.
- Cam kết về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của hồ sơ.
- Thông tin người ký hoặc người thực hiện thủ tục.
Địa chỉ được kê khai theo đơn vị hành chính nào?
Biểu mẫu hiện hành thể hiện địa chỉ theo các trường thông tin như số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường hoặc phố; xã, phường hoặc đặc khu; tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Doanh nghiệp kê khai đúng tên đơn vị hành chính đang có hiệu lực tại thời điểm nộp.
Cách kê khai Mẫu số 12 khi chuyển trụ sở công ty
Phần thông tin doanh nghiệp
Ghi đúng tên tiếng Việt và mã số doanh nghiệp theo Cơ sở dữ liệu quốc gia. Không sử dụng tên thương mại, tên viết tắt hoặc mã số của chi nhánh thay cho mã số doanh nghiệp.
Phần địa chỉ mới
Địa chỉ cần đủ khả năng xác định và nhận liên lạc. Số tầng, phòng, tòa nhà, số nhà, tên đường và đơn vị hành chính phải thống nhất với địa điểm doanh nghiệp thực tế sử dụng.
Phần thông tin liên hệ
Số điện thoại và thư điện tử nên thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Đây là đầu mối nhận thông báo xử lý hồ sơ và có thể tiếp tục được sử dụng trong quá trình quản lý doanh nghiệp.
Phần nội dung đăng ký thuế
Khi thay đổi địa chỉ kéo theo thay đổi thông tin đăng ký thuế, doanh nghiệp kê khai đầy đủ phần tương ứng. Trường hợp chuyển cơ quan thuế quản lý, cần hoàn tất thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Phần chủ sở hữu hưởng lợi
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025 cần kiểm tra nghĩa vụ bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi tại lần đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi gần nhất.
Phần ký và xác thực
Hình thức ký phụ thuộc người nộp hồ sơ và phương thức nộp. Đối với một số trường hợp do chính người có thẩm quyền ký thực hiện trực tuyến, dữ liệu của giấy đề nghị được kê khai trực tiếp trên hệ thống và không phải tải lên một bản Mẫu số 12 đã ký riêng.
Hồ sơ thay đổi trụ sở chính theo loại hình doanh nghiệp
| Loại hình | Thành phần hồ sơ cốt lõi | Văn bản nội bộ |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp tư nhân | Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12. | Chủ doanh nghiệp quyết định việc chuyển trụ sở trong phạm vi quyền quản lý. |
| Công ty TNHH một thành viên | Mẫu số 12; bản chính hoặc bản sao nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu. | Quyết định phải thể hiện rõ địa chỉ cũ, địa chỉ mới và thời điểm thực hiện. |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Mẫu số 12; bản chính hoặc bản sao nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên. | Thẩm quyền và tỷ lệ thông qua thực hiện theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ. |
| Công ty cổ phần | Mẫu số 12; nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong công ty. | Cần đối chiếu nội dung Điều lệ và thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông hoặc cơ quan quản trị phù hợp. |
| Công ty hợp danh | Mẫu số 12; nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên. | Nội dung phải được thông qua đúng thẩm quyền của thành viên hợp danh. |
Biên bản họp không phải là thành phần cốt lõi được liệt kê chung cho thủ tục thay đổi trụ sở theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp vẫn nên lập và lưu biên bản khi pháp luật, Điều lệ hoặc quy chế quản trị yêu cầu để chứng minh quá trình thông qua quyết định.
Mẫu số 19 dùng cho chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
Mẫu số 19 được dùng khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của đơn vị phụ thuộc. Doanh nghiệp phải xác định chính xác đơn vị cần thay đổi và sử dụng đúng mã số của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
Thông tin cần kê khai
- Tên và mã số doanh nghiệp chủ quản.
- Tên, mã số của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
- Địa chỉ hiện tại và địa chỉ đề nghị thay đổi.
- Thông tin liên hệ của đơn vị phụ thuộc.
- Thông tin đăng ký thuế có liên quan.
- Họ tên, thông tin của người đứng đầu nếu cùng lúc có thay đổi.
- Cam kết và thông tin người ký hồ sơ.
Có cần quyết định và biên bản họp không?
Thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh được Cổng thông tin quốc gia công bố tập trung vào Giấy đề nghị theo Mẫu số 19. Doanh nghiệp vẫn cần có quyết định nội bộ phù hợp để quản trị, ký hợp đồng thuê, bàn giao tài sản và phân công người phụ trách, nhưng không nên tự động đưa mọi tài liệu nội bộ vào thành phần bắt buộc khi thủ tục không yêu cầu.
Nộp hồ sơ tại đâu?
Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đơn vị phụ thuộc dự kiến đặt địa chỉ mới. Nếu thay đổi làm chuyển cơ quan thuế quản lý của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thuế trước.
Phân biệt trụ sở chính, chi nhánh và địa điểm kinh doanh
Đơn vị phụ thuộc thực hiện chức năng kinh doanh
Có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả đại diện theo ủy quyền.
Đơn vị đại diện và bảo vệ lợi ích
Không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp, trừ hoạt động phù hợp phạm vi đại diện.
Nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động cụ thể
Là địa điểm ngoài trụ sở chính, có thể trực thuộc doanh nghiệp hoặc chi nhánh theo đăng ký.
Không sử dụng Mẫu số 12 để thay đổi địa chỉ của đơn vị phụ thuộc và không sử dụng Mẫu số 19 để thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp.
Điều kiện của địa chỉ trụ sở mới
Địa chỉ phải xác định được
Trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Địa chỉ nên ghi đầy đủ số phòng, tầng, tòa nhà, số nhà, đường và đơn vị hành chính nếu các thông tin này có trên thực tế.
Không đặt trụ sở tại căn hộ chỉ có mục đích để ở
Căn hộ chung cư được phê duyệt để ở không được sử dụng làm địa chỉ kinh doanh. Với tòa nhà hỗn hợp, doanh nghiệp cần xác định phần diện tích thuê thuộc khối thương mại, văn phòng hoặc có công năng phù hợp.
Ngành nghề có điều kiện cần kiểm tra thêm địa điểm
Đăng ký được trụ sở không đồng nghĩa địa điểm đáp ứng điều kiện kinh doanh chuyên ngành. Giáo dục, thực phẩm, y tế, du lịch, hóa chất, logistics và nhiều ngành khác có thể yêu cầu diện tích, phòng cháy, khoảng cách, cơ sở vật chất hoặc chấp thuận riêng.
Địa chỉ phải phục vụ việc liên lạc
Doanh nghiệp cần treo biển và tổ chức nhận thư, thông báo của cơ quan nhà nước. Việc đăng ký tại địa chỉ không có hoạt động hoặc không thể liên hệ có thể dẫn đến tình trạng “không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”.
Có phải nộp hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận nhà đất?
Hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc tài liệu sở hữu nhà không nằm trong danh mục hồ sơ cốt lõi chung của thủ tục thay đổi trụ sở chính theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra và lưu:
Quyền cho thuê của bên ký hợp đồng.
Công năng của phần diện tích thuê.
Thời hạn và thời điểm bàn giao.
Địa chỉ chi tiết trong hợp đồng.
Quyền treo biển và nhận thư.
Chi phí thuê, hóa đơn và thuế.
Điều kiện cải tạo, phòng cháy.
Quyền sử dụng địa chỉ khi hợp đồng chấm dứt.
Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể khai thác dữ liệu đã có và không yêu cầu nộp lại các tài liệu mà cơ sở dữ liệu nhà nước có thể cung cấp theo cơ chế số hóa được bổ sung năm 2026.
Khi nào phải làm thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế?
Trước khi đăng ký thay đổi trụ sở chính hoặc địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện mà việc thay đổi làm chuyển cơ quan thuế quản lý trực tiếp, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục liên quan với cơ quan thuế.
Trường hợp thường không chuyển cơ quan thuế
Địa chỉ mới vẫn thuộc phạm vi quản lý của cùng cơ quan thuế và hệ thống không xác định phát sinh thay đổi cơ quan quản lý trực tiếp.
Trường hợp có thể chuyển cơ quan thuế
Chuyển sang tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương khác, hoặc chuyển địa bàn làm thay đổi cơ quan thuế quản lý theo phân công tại địa phương.
Công việc cần kiểm tra trước khi chuyển
- Tình trạng kê khai và nghĩa vụ thuế.
- Hóa đơn điện tử và thông tin người nộp thuế.
- Địa chỉ trên tài khoản giao dịch thuế điện tử.
- Hồ sơ thuế của đơn vị phụ thuộc.
- Nợ thuế, tiền chậm nộp và yêu cầu đối chiếu.
- Thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển địa điểm.
Không mặc định mọi lần chuyển địa chỉ đều phải “đóng mã số thuế”. Mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp được duy trì; thủ tục tập trung vào việc chuyển cơ quan quản lý và cập nhật thông tin.
Địa chỉ thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính
Khi doanh nghiệp vẫn hoạt động tại cùng một địa điểm vật lý nhưng tên tỉnh, thành phố, xã, phường hoặc đặc khu thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính, doanh nghiệp không phải coi đây là một lần chuyển trụ sở thực tế.
Doanh nghiệp có thể đề nghị cập nhật địa chỉ:
- Khi có nhu cầu nhận giấy tờ thể hiện tên hành chính mới.
- Khi thực hiện thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi khác.
- Khi cần đồng bộ với ngân hàng, hợp đồng, giấy phép hoặc đối tác.
Trường hợp chỉ cập nhật do thay đổi địa giới hành chính được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo cơ chế phí hiện hành.
Rà soát thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi thay đổi địa chỉ
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025 phải kiểm tra nghĩa vụ bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi tại lần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi gần nhất.
Thông tin cần rà soát
- Cá nhân thực tế sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp theo tỷ lệ luật định.
- Cá nhân có quyền chi phối việc bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc quyết định quan trọng.
- Chuỗi sở hữu qua tổ chức trung gian.
- Thông tin người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu là tổ chức.
- Dữ liệu đã được kê khai tại lần thành lập hoặc thay đổi trước.
Việc kê khai không trung thực, không chính xác hoặc không bổ sung thông tin đúng thời điểm có mức xử phạt riêng và cao hơn đáng kể so với lỗi nộp chậm thông thường.
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trực tuyến từ ngày 23/07/2026
Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã điều chỉnh quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng. Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Người có thẩm quyền ký trực tiếp nộp hồ sơ
Nếu người nộp là người có thẩm quyền ký và nội dung của giấy đề nghị hoặc thông báo đã được kê khai đầy đủ trên hệ thống, chỉ yêu cầu chữ ký của chính người nộp, người này không phải ký số hoặc ký bản giấy riêng và không phải tải biểu mẫu đó lên hệ thống.
Những tài liệu khác trong hồ sơ
Nghị quyết, quyết định, văn bản ủy quyền và các tài liệu thuộc thành phần hồ sơ vẫn phải được ký số hoặc ký trực tiếp hợp lệ rồi chuyển thành văn bản điện tử để tải lên theo trường hợp áp dụng.
Nhận phản hồi và kết quả
Sau khi gửi hồ sơ, người nộp nhận giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả điện tử. Trạng thái, yêu cầu sửa đổi và kết quả được theo dõi trên hệ thống.
Trường hợp người được ủy quyền nộp hồ sơ
Người được ủy quyền kê khai thông tin, tải các giấy tờ trong thành phần hồ sơ, thanh toán phí và thực hiện xác thực điện tử.
| Chủ thể thực hiện | Tài liệu về ủy quyền | Yêu cầu đối với hồ sơ điện tử |
|---|---|---|
| Cá nhân được ủy quyền | Văn bản ủy quyền theo quy định; giấy tờ định danh được khai thác qua dữ liệu hoặc cung cấp khi cần. | Tài liệu thành phần phải được ký hợp lệ và tải lên dưới dạng văn bản điện tử. |
| Tổ chức cung cấp dịch vụ | Hợp đồng dịch vụ và giấy giới thiệu hoặc phân công cá nhân trực tiếp thực hiện. | Người thực hiện dùng tài khoản định danh điện tử và xác thực hồ sơ. |
| Dịch vụ bưu chính công ích | Thực hiện theo cơ chế của đơn vị bưu chính và yêu cầu hồ sơ tương ứng. | Bảo đảm tài liệu được số hóa và chuyển đúng hệ thống. |
Quy trình thay đổi địa chỉ công ty, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh
Xác định đúng chủ thể có địa chỉ cần thay đổi
Phân biệt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.
Kiểm tra địa chỉ mới
Đối chiếu công năng, quyền sử dụng, cấu trúc địa chỉ, ngành nghề và khả năng nhận liên lạc.
Kiểm tra việc chuyển cơ quan thuế
Hoàn thành thủ tục thuế trước nếu thay đổi làm chuyển cơ quan quản lý trực tiếp.
Thông qua quyết định nội bộ
Ban hành nghị quyết hoặc quyết định theo loại hình doanh nghiệp, Điều lệ và thẩm quyền quản trị.
Chọn Mẫu số 12 hoặc Mẫu số 19
Kê khai đầy đủ địa chỉ mới, thông tin liên hệ, đăng ký thuế và chủ sở hữu hưởng lợi khi áp dụng.
Chuẩn hóa tài liệu điện tử
Ký hợp lệ nghị quyết, quyết định, ủy quyền và các tài liệu phải tải lên.
Nộp hồ sơ và thanh toán
Thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc theo phương thức được cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận.
Theo dõi yêu cầu sửa đổi
Kiểm tra trạng thái, nội dung phản hồi và thời hạn sửa hồ sơ trên hệ thống.
Nhận kết quả và đồng bộ thông tin
Kiểm tra địa chỉ trên giấy chứng nhận, dữ liệu thuế, hóa đơn, ngân hàng, hợp đồng và giấy phép chuyên ngành.
Thời gian giải quyết và chi phí nhà nước
| Nội dung | Mức hoặc thời hạn | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Thời hạn doanh nghiệp phải đăng ký | 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. | Không phải 10 ngày làm việc. |
| Thời gian cơ quan xử lý | 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. | Thời gian doanh nghiệp sửa hồ sơ không nằm trong mốc hồ sơ hợp lệ. |
| Lệ phí đăng ký doanh nghiệp | 50.000 đồng/lần theo biểu phí. | Đăng ký qua mạng được miễn lệ phí đăng ký theo cơ chế phí hiện hành. |
| Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 đồng/lần khi thủ tục phát sinh nghĩa vụ công bố. | Được thanh toán khi nộp hồ sơ theo hướng dẫn hệ thống. |
| Cập nhật do thay đổi địa giới hành chính | Miễn lệ phí đăng ký và phí công bố. | Áp dụng khi địa điểm thực tế không thay đổi. |
Doanh nghiệp nhận được kết quả gì?
Thay đổi trụ sở chính
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi địa chỉ mới và dữ liệu được cập nhật trên hệ thống.
Thay đổi chi nhánh hoặc văn phòng đại diện
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hoặc dữ liệu thay đổi được ghi nhận theo thủ tục.
Thay đổi địa điểm kinh doanh
Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc dữ liệu cập nhật tương ứng.
Hồ sơ chưa hợp lệ
Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung nêu nội dung cần hoàn thiện; doanh nghiệp sửa đúng yêu cầu trên hệ thống.
Doanh nghiệp nên kiểm tra ngay tên, mã số, số phòng, số nhà, tên đường, xã/phường/đặc khu, tỉnh/thành phố và thông tin liên hệ trên kết quả.
Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ
Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử.
Kiểm tra tài khoản thuế điện tử.
Thông báo ngân hàng, tổ chức tín dụng.
Cập nhật chữ ký số nếu nhà cung cấp yêu cầu.
Sửa địa chỉ trên hợp đồng, báo giá, đơn hàng.
Thay biển hiệu tại trụ sở mới.
Cập nhật website, ứng dụng và chính sách.
Thông báo khách hàng, nhà cung cấp.
Cập nhật hồ sơ bảo hiểm xã hội, lao động.
Rà soát giấy phép và chứng nhận chuyên ngành.
Cập nhật thông tin sở hữu trí tuệ khi cần.
Bàn giao, chấm dứt địa chỉ cũ đúng hợp đồng.
Hóa đơn điện tử
Thông tin người bán trên hóa đơn phải phản ánh dữ liệu đăng ký và thuế đang có hiệu lực. Doanh nghiệp cần kiểm tra thời điểm sử dụng địa chỉ mới để tránh phát hành chứng từ không thống nhất.
Hợp đồng đang thực hiện
Thay đổi trụ sở không làm chấm dứt quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nên gửi thông báo chính thức về địa chỉ liên hệ, địa chỉ nhận hóa đơn và địa chỉ nhận văn bản.
Biển hiệu và tiếp nhận thư
Biển hiệu cần thể hiện tên và mã số doanh nghiệp phù hợp. Doanh nghiệp bố trí người nhận văn bản, kiểm tra hòm thư và lưu bằng chứng hoạt động tại địa chỉ mới.
Thay đổi địa chỉ có phải sửa giấy phép chuyên ngành không?
Nhiều giấy phép, giấy chứng nhận và hồ sơ công bố ghi trực tiếp địa chỉ trụ sở hoặc địa chỉ cơ sở. Doanh nghiệp cần rà soát từng giấy tờ, không chờ đến khi gia hạn hoặc bị kiểm tra mới xử lý.
Giấy phép gắn với trụ sở pháp nhân
Có thể thực hiện thủ tục sửa đổi hoặc thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp.
Giấy phép gắn với cơ sở hoạt động
Chuyển địa điểm có thể phải thẩm định lại mặt bằng, thiết bị, nhân sự và điều kiện.
Hồ sơ công bố sản phẩm
Cần kiểm tra địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm và nội dung nhãn hàng hóa.
Giấy phép lao động, cư trú
Rà soát địa chỉ doanh nghiệp bảo lãnh, nơi làm việc và thông tin liên quan.
Website và thương mại điện tử
Cập nhật thông tin thương nhân, điều khoản giao dịch và thông báo với cơ quan quản lý khi cần.
Phòng cháy và môi trường
Địa điểm mới phải có hồ sơ phù hợp quy mô, công năng và hoạt động thực tế.
Mức phạt khi đăng ký thay đổi địa chỉ chậm hoặc không đăng ký
Nghị định 288/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 21/07/2026 đã điều chỉnh mức xử phạt trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. Bảng dưới đây thể hiện mức phạt áp dụng đối với tổ chức theo nhóm hành vi:
| Hành vi | Mức xử lý |
|---|---|
| Đăng ký hoặc thông báo quá hạn từ 01 đến 10 ngày. | Cảnh cáo |
| Quá hạn từ 11 đến 30 ngày. | 10–20 triệu đồng |
| Quá hạn từ 31 đến 90 ngày. | 30–40 triệu đồng |
| Quá hạn từ 91 ngày trở lên. | 50–60 triệu đồng |
| Không đăng ký hoặc không thông báo thay đổi. | 30–70 triệu đồng |
| Kê khai không trung thực, không chính xác trong hồ sơ. | 30–70 triệu đồng |
| Doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2025 không bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi tại lần thay đổi gần nhất. | 70–100 triệu đồng |
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có thể bị buộc thực hiện đăng ký, thông báo hoặc bổ sung thông tin. Mức phạt cụ thể phụ thuộc hành vi, chủ thể và tình tiết của vụ việc.
Những lỗi thường làm hồ sơ thay đổi địa chỉ bị yêu cầu bổ sung
Dùng Mẫu số 08 thay địa chỉ
Mẫu số 08 hiện là danh sách cổ đông nước ngoài, không phải biểu mẫu thay đổi trụ sở.
Dùng Mẫu số 12 cho chi nhánh
Đơn vị phụ thuộc phải dùng Mẫu số 19.
Ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính không còn hiệu lực
Tên xã, phường, đặc khu, tỉnh hoặc thành phố không khớp dữ liệu hiện hành.
Thiếu số phòng hoặc tên tòa nhà
Địa chỉ kê khai không đủ khả năng xác định phần diện tích doanh nghiệp sử dụng.
Chuyển cơ quan thuế nhưng chưa làm thủ tục thuế
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa đủ điều kiện tiếp tục xử lý.
Quyết định sai thẩm quyền
Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc cơ quan quản trị ban hành không đúng Điều lệ.
Tự động nộp biên bản và hợp đồng thuê như tài liệu bắt buộc
Bộ hồ sơ bị dàn trải nhưng vẫn thiếu đúng tài liệu cốt lõi.
Không bổ sung chủ sở hữu hưởng lợi
Bỏ sót nghĩa vụ phát sinh tại lần thay đổi gần nhất của doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2025.
Bắt buộc ký số riêng trên biểu mẫu đã kê khai online
Không phân biệt người có thẩm quyền tự nộp với trường hợp người được ủy quyền.
Không đồng bộ sau khi có kết quả
Hóa đơn, ngân hàng, biển hiệu, hợp đồng và giấy phép vẫn ghi địa chỉ cũ.
Luật Dương Trí hỗ trợ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp
Luật Dương Trí xác định đúng trường hợp trước khi lập hồ sơ, giúp doanh nghiệp tránh dùng sai biểu mẫu, bỏ sót thủ tục thuế hoặc chuyển đến địa điểm không phù hợp hoạt động.
Phân loại thủ tục
Xác định trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc cập nhật địa giới.
Rà soát địa điểm
Kiểm tra công năng, hợp đồng, thông tin hành chính và điều kiện chuyên ngành.
Kiểm tra nghĩa vụ thuế
Xác định việc chuyển cơ quan thuế và các công việc cần hoàn thành trước hồ sơ đăng ký.
Soạn hồ sơ quản trị
Chuẩn hóa nghị quyết, quyết định, Mẫu số 12 hoặc Mẫu số 19 và văn bản ủy quyền.
Thực hiện thủ tục
Nộp hồ sơ, theo dõi, xử lý yêu cầu bổ sung và nhận kết quả theo ủy quyền.
Đồng bộ sau thay đổi
Lập danh sách công việc về thuế, hóa đơn, ngân hàng, hợp đồng và giấy phép chuyên ngành.
Thông tin nên chuẩn bị trước khi trao đổi
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Địa chỉ hiện tại và địa chỉ dự kiến.
Loại hình doanh nghiệp.
Thông tin chi nhánh hoặc địa điểm nếu có.
Hợp đồng hoặc thông tin mặt bằng mới.
Ngành nghề đang hoạt động tại địa điểm.
Tình trạng thuế và hóa đơn.
Các giấy phép chuyên ngành đang có.
Với tinh thần “Luôn luôn lắng nghe – Luôn luôn có giải pháp”, Luật Dương Trí giúp doanh nghiệp xác định đúng hồ sơ cần nộp và những công việc thực tế phải hoàn thành để việc chuyển địa chỉ không làm gián đoạn hoạt động.
Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực.
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 288/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
- Thủ tục đăng ký thay đổi chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.
- Biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Mẫu 08 thay đổi địa chỉ công ty còn sử dụng năm 2026 không?
Không. Mẫu số 08 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC là Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài. Thay đổi trụ sở chính dùng Mẫu số 12.
2. Thay đổi địa chỉ chi nhánh dùng mẫu nào?
Dùng Mẫu số 19, Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.
3. Thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh dùng Mẫu số 12 hay 19?
Dùng Mẫu số 19 vì địa điểm kinh doanh là đơn vị phụ thuộc, không phải trụ sở chính của doanh nghiệp.
4. Thời hạn đăng ký thay đổi địa chỉ là 10 ngày hay 10 ngày làm việc?
Doanh nghiệp thực hiện trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Pháp luật không ghi đây là 10 ngày làm việc.
5. Hồ sơ có bắt buộc nộp hợp đồng thuê trụ sở không?
Hợp đồng thuê không thuộc danh mục hồ sơ cốt lõi chung tại Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nhưng doanh nghiệp phải bảo đảm quyền sử dụng địa điểm hợp pháp và nên lưu hợp đồng để quản trị, thuế và giải trình.
6. Hồ sơ có bắt buộc nộp biên bản họp không?
Biên bản họp không được liệt kê là thành phần cốt lõi chung của thủ tục hiện hành. Công ty vẫn lập và lưu biên bản khi Luật Doanh nghiệp, Điều lệ hoặc quy chế quản trị yêu cầu.
7. Chuyển địa chỉ cùng tỉnh có phải làm thủ tục thuế trước không?
Chỉ phải hoàn thành thủ tục chuyển địa điểm trước khi đăng ký doanh nghiệp nếu việc chuyển làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
8. Sáp nhập phường nhưng công ty không chuyển chỗ có phải đổi giấy phép ngay không?
Doanh nghiệp có thể cập nhật khi có nhu cầu hoặc tại lần thực hiện thủ tục thay đổi tiếp theo. Đây không phải việc chuyển trụ sở thực tế.
9. Nộp online có bắt buộc ký số trên Mẫu số 12 không?
Không trong mọi trường hợp. Nếu chính người có thẩm quyền ký kê khai đầy đủ dữ liệu trên hệ thống và biểu mẫu chỉ yêu cầu chữ ký của người đó, hệ thống không yêu cầu tải bản Mẫu số 12 đã ký riêng.
10. Người được ủy quyền nộp hồ sơ cần làm gì?
Người được ủy quyền kê khai, tải tài liệu đã được ký hợp lệ, cung cấp văn bản ủy quyền, xác thực điện tử và thanh toán phí nếu phát sinh.
11. Thời gian cơ quan xử lý hồ sơ là bao lâu?
Thông thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
12. Đăng ký thay đổi địa chỉ qua mạng có mất lệ phí không?
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng được miễn lệ phí đăng ký; phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp vẫn được thanh toán nếu thủ tục phát sinh nghĩa vụ công bố.
13. Công ty thành lập trước tháng 7/2025 cần lưu ý gì?
Cần rà soát và bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi tại lần thay đổi gần nhất nếu thuộc trường hợp phải kê khai.
14. Đổi địa chỉ có làm thay đổi mã số doanh nghiệp không?
Không. Mã số doanh nghiệp được duy trì trong suốt quá trình hoạt động, kể cả khi chuyển trụ sở sang tỉnh hoặc thành phố khác.
15. Một hồ sơ có thể thay đổi địa chỉ và nội dung khác cùng lúc không?
Có thể nếu các nội dung thuộc cùng thủ tục, được cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp thông qua và được kê khai đầy đủ trên Mẫu số 12 cùng tài liệu tương ứng.
Nội dung pháp lý liên quan
- Dịch vụ thành lập và thay đổi doanh nghiệp
- Thay đổi địa chỉ công ty sau khi sắp xếp đơn vị hành chính
- Thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh
- Thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
- Giấy đề nghị thay đổi địa chỉ công ty
- Tư vấn pháp lý doanh nghiệp
Kiểm tra đúng biểu mẫu trước khi chuyển địa chỉ
Hãy gửi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ hiện tại, địa chỉ dự kiến, loại hình doanh nghiệp và các giấy phép đang sử dụng. Luật Dương Trí sẽ xác định Mẫu số 12 hoặc Mẫu số 19, kiểm tra nghĩa vụ thuế và lập danh sách công việc cần đồng bộ sau khi có kết quả.
