21/04/2025 | Chia sẻ

Hướng dẫn làm hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty đúng pháp luật

Ngày đăng: 21/04/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi trụ sở công ty là nhu cầu phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô, thuận tiện giao dịch hoặc điều chỉnh định hướng phát triển. Tuy nhiên, để việc thay đổi được công nhận hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh và làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Vậy hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty cần những gì? Thủ tục cụ thể ra sao? Bài viết dưới đây Luật Dương Trí sẽ cung cấp thông tin chi tiết và chính xác nhất theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

I. Cơ sở pháp lý quy định về hồ sơ thay đổi trụ sở công ty

Trong hoạt động kinh doanh, khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyển địa điểm làm việc đến một nơi khác, dù trong cùng quận hay sang tỉnh, thì việc làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty và thông báo tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền là nghĩa vụ bắt buộc. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là điều kiện pháp lý để đảm bảo các giao dịch, hợp đồng, nghĩa vụ thuế… được thực hiện hợp pháp tại địa chỉ mới.

Căn cứ pháp lý chính điều chỉnh nội dung này bao gồm:

Điều 30 và Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020: quy định doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi trụ sở chính;
Điều 28 và Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết về hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty, trình tự thủ tục, thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ;
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: ban hành hệ thống mẫu biểu, trong đó Mẫu II-1 là biểu mẫu chính thức được sử dụng khi doanh nghiệp thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Theo các quy định trên, mọi doanh nghiệp – không phân biệt loại hình (TNHH, cổ phần, DNTN…) – đều có quyền chủ động thay đổi trụ sở bất kỳ thời điểm nào phù hợp với chiến lược vận hành. Tuy nhiên, để thay đổi đó có giá trị pháp lý, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký quyết định nội bộ hoặc từ ngày bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới. Nếu vi phạm, có thể bị xử phạt hành chính theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, với mức phạt lên đến 20 triệu đồng.

Đặc biệt, trong bối cảnh hiện nay, khi một số tỉnh thành đang thực hiện sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, hoặc gộp tỉnh theo nghị quyết của Quốc hội, doanh nghiệp dù không chuyển vị trí địa lý thực tế nhưng vẫn bắt buộc phải điều chỉnh địa chỉ trụ sở theo đơn vị hành chính mới. Trường hợp không cập nhật kịp thời, thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ bị coi là không hợp lệ, làm ảnh hưởng đến các giao dịch với ngân hàng, thuế, bảo hiểm và khách hàng.

Chính vì vậy, việc làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty không chỉ cần đúng mẫu biểu, đủ giấy tờ mà còn phải theo sát quy định pháp lý hiện hành và địa danh hành chính cập nhật mới nhất. Trong nhiều trường hợp phức tạp, đặc biệt là hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh gọn, đúng luật và không bị trả hồ sơ nhiều lần.

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Thay Đổi Giấy Phép Kinh Doanh Nhanh Chóng Tiết Kiệm

Hồ sơ thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở công ty

II. Hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 và hướng dẫn chi tiết tại Điều 28 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh địa chỉ trụ sở chính, cần tiến hành làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty và nộp tới cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp trong toàn bộ hoạt động thương mại, tài chính và thuế.

Dưới đây là hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp phổ biến như công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1)

Mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, là tài liệu trung tâm của bộ hồ sơ thay đổi trụ sở công ty. Nội dung cần khai rõ:

Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp;
Địa chỉ trụ sở cũ và địa chỉ trụ sở mới (ghi đầy đủ cấp phường/xã – quận/huyện – tỉnh/thành);
Thời điểm áp dụng việc thay đổi;
Ghi chú thay đổi có làm thay đổi cơ quan thuế quản lý hay không.

? Lưu ý: Nếu địa chỉ mới nằm trong khu vực có điều chỉnh hành chính như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh, thì doanh nghiệp phải ghi theo địa danh hành chính mới nhất để tránh bị sai sót trong cơ sở dữ liệu quốc gia và hệ thống thuế.

2. Biên bản họp và quyết định về việc thay đổi trụ sở

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty cần kèm theo:

Với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần:
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông;
- Quyết định thống nhất việc thay đổi trụ sở.
Với công ty TNHH một thành viên: chỉ cần quyết định của chủ sở hữu công ty.
Với doanh nghiệp tư nhân: không cần biên bản họp, nhưng vẫn phải thực hiện thông báo thay đổi theo quy định.

Việc có đầy đủ quyết định và biên bản thể hiện sự minh bạch trong nội bộ công ty và là căn cứ pháp lý để Phòng Đăng ký kinh doanh xét duyệt hồ sơ.

3. Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ mới

Đây là điều kiện cốt lõi để làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty được chấp nhận. Các tài liệu có thể bao gồm:

Hợp đồng thuê trụ sở có hiệu lực;
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) của bên cho thuê;
Giấy xác nhận địa điểm kinh doanh phù hợp quy hoạch (nếu có yêu cầu của địa phương).

? Quan trọng: Không sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở trừ khi được phép chuyển đổi công năng. Nếu địa chỉ mới thuộc tỉnh đang thực hiện gộp tỉnh, xác nhập tỉnh, doanh nghiệp cần yêu cầu chủ cho thuê cập nhật lại địa danh mới trong hợp đồng để phù hợp với hồ sơ pháp lý.

4. Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân

Trường hợp người đi nộp không phải là đại diện theo pháp luật, hồ sơ thay đổi trụ sở công ty cần bổ sung:

Giấy ủy quyền hợp pháp;
Bản sao công chứng CCCD/CMND/hộ chiếu của người được ủy quyền.

Việc có đầy đủ giấy tờ xác nhận người nộp hồ sơ sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi hơn, đặc biệt khi thực hiện thủ tục qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tư Vấn Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Công Ty

III. Hướng dẫn làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty đúng quy trình

Để đảm bảo làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty đúng pháp luật, không bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng trình tự được quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 28 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc tuân thủ quy trình không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa rủi ro pháp lý liên quan đến địa chỉ đăng ký kinh doanh.

Dưới đây là các bước thực hiện đầy đủ và chuẩn xác:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo danh mục quy định

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ toàn bộ hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty gồm:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Mẫu II-1);
Biên bản họp và quyết định thay đổi trụ sở;
Hợp đồng thuê địa điểm, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp;
Giấy ủy quyền và CMND/CCCD người nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện pháp luật).

? Lưu ý:
– Thông tin trong hồ sơ cần thống nhất, rõ ràng, địa chỉ mới phải phù hợp với quy hoạch sử dụng đất tại địa phương, và không được vi phạm điều cấm (ví dụ: sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở).
– Trong trường hợp địa chỉ thuộc khu vực đang sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, hoặc gộp tỉnh, doanh nghiệp cần ghi rõ địa danh hành chính mới theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để tránh bị sai lệch thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và cơ sở dữ liệu quốc gia.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp

Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới, doanh nghiệp cần mang theo hồ sơ giấy (bản gốc hoặc bản sao y hợp lệ).

Nộp trực tuyến

Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Hình thức này yêu cầu:

Doanh nghiệp có tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc tài khoản ký số hợp lệ;
Toàn bộ hồ sơ phải scan và tải lên hệ thống đúng chuẩn định dạng.

? Với hình thức nộp online, doanh nghiệp được miễn lệ phí nhà nước theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC – giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Sau khi nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và xử lý hồ sơ trong 03 – 05 ngày làm việc.

Nếu hồ sơ đầy đủ, chính xác:

Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có cập nhật địa chỉ trụ sở;
Trường hợp cần chuyển cơ quan thuế do chuyển quận/huyện hoặc tỉnh thành, cơ quan đăng ký sẽ đồng thời cập nhật thông tin cho cơ quan thuế mới theo cơ chế liên thông.

? Trường hợp hồ sơ bị sai sót (ví dụ: địa danh hành chính không cập nhật theo gộp tỉnh, xác nhập tỉnh…), hệ thống sẽ trả lại để yêu cầu sửa đổi, làm kéo dài thời gian xử lý

IV. Dịch vụ chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa điểm hoạt động, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty đúng, đầy đủ và chính xác là yêu cầu bắt buộc để được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận. Việc làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị trả lại hồ sơ mà còn đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra nhanh chóng, không ảnh hưởng đến hoạt động.

Tại Luật Dương Tri, chúng tôi cung cấp dịch vụ chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở công ty, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn, soạn thảo đến nộp và nhận kết quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

Tư vấn chi tiết thành phần hồ sơ thay đổi trụ sở công ty: Hướng dẫn chuẩn bị giấy đề nghị thay đổi, quyết định và biên bản họp (nếu có), điều lệ sửa đổi, hợp đồng thuê địa điểm mới và các giấy tờ liên quan khác.

Soạn thảo và kiểm tra toàn bộ hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty: Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật, tránh phải bổ sung hoặc chỉnh sửa nhiều lần.

Hỗ trợ nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước: Chúng tôi thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình, giúp quá trình làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty diễn ra nhanh gọn, hợp pháp, không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở công ty, hồ sơ thay đổi trụ sở công ty, hoặc làm hồ sơ thay đổi trụ sở công ty, hãy liên hệ ngay để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết, tận tâm và kịp thời.