Mẫu công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty thường được doanh nghiệp dùng để thông báo địa chỉ mới cho khách hàng, đối tác, ngân hàng và các bên liên quan. Văn bản này khác với hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh. Khi doanh nghiệp thực sự chuyển trụ sở, biểu mẫu pháp lý đang áp dụng năm 2026 là Mẫu số 12 – Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Công văn thay đổi địa chỉ công ty khác hồ sơ đăng ký thế nào?
Trong thực tế, cụm từ “thông báo thay đổi địa chỉ công ty” được dùng cho nhiều loại văn bản. Doanh nghiệp cần xác định đúng nơi nhận và mục đích sử dụng trước khi chọn mẫu.
| Loại văn bản | Nơi nhận | Tính chất | Mẫu áp dụng |
|---|---|---|---|
| Giấy đề nghị đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới | Bắt buộc khi doanh nghiệp thực sự chuyển trụ sở | Mẫu số 12, Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC |
| Thông báo cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính | Cơ quan đăng ký kinh doanh | Thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu cập nhật hoặc kết hợp với một thủ tục đăng ký khác | Mẫu số 12 với nội dung cập nhật, bổ sung thông tin |
| Công văn gửi khách hàng, đối tác | Khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, đơn vị vận chuyển và các bên giao dịch | Không có mẫu pháp luật bắt buộc; nên thực hiện để đồng bộ giao dịch | Do doanh nghiệp tự xây dựng |
| Thông báo thay đổi địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh | Cơ quan đăng ký kinh doanh | Thủ tục riêng, không dùng hồ sơ thay đổi trụ sở chính | Mẫu số 19, Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC |
Điểm quan trọng nhất là không gọi công văn gửi khách hàng là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ pháp lý phải sử dụng đúng tên và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
Mẫu công văn thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng, đối tác
Pháp luật không ấn định một mẫu bắt buộc cho văn bản gửi khách hàng và đối tác. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu dưới đây, điều chỉnh theo việc chuyển trụ sở thực tế hoặc cập nhật tên địa chỉ hành chính.
CÔNG TY [TÊN DOANH NGHIỆP]
Số: [Số công văn]/TB-[Tên viết tắt]
THÔNG BÁO
Về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
Kính gửi: Quý Khách hàng, Quý Đối tác và các đơn vị liên quan
Công ty [Tên doanh nghiệp], mã số doanh nghiệp [Mã số doanh nghiệp], trân trọng thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở như sau:
Địa chỉ cũ: [Ghi đầy đủ địa chỉ cũ]
Địa chỉ mới: [Ghi đầy đủ địa chỉ mới]
Thời điểm áp dụng: kể từ ngày [ngày/tháng/năm].
Kể từ thời điểm nêu trên, đề nghị Quý Khách hàng, Quý Đối tác cập nhật địa chỉ mới khi lập hợp đồng, đơn hàng, chứng từ, hóa đơn và thực hiện các giao dịch với Công ty.
Việc thay đổi địa chỉ không làm thay đổi mã số doanh nghiệp, quyền, nghĩa vụ và các cam kết đã được xác lập của Công ty, trừ nội dung được các bên thống nhất sửa đổi bằng văn bản.
Thông tin liên hệ: [Điện thoại – email – người phụ trách].
Công ty trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý Khách hàng và Quý Đối tác.
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
[Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu doanh nghiệp sử dụng dấu]
Nội dung nên có trong công văn
- Tên và mã số doanh nghiệp.
- Địa chỉ cũ và địa chỉ mới, ghi đúng dữ liệu đã được đăng ký hoặc địa danh hành chính mới.
- Ngày bắt đầu sử dụng địa chỉ mới.
- Phạm vi thông tin cần đối tác cập nhật: hợp đồng, giao hàng, hóa đơn, thanh toán và thư từ.
- Thông tin liên hệ của người phụ trách.
- Xác nhận việc đổi địa chỉ không làm mất hiệu lực các quyền, nghĩa vụ đã phát sinh.
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính
Trường hợp trụ sở vẫn ở nguyên vị trí nhưng tên phường, xã, tỉnh, thành phố, số nhà, tổ, ấp hoặc thôn thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính, nội dung thông báo nên thể hiện rõ đây là việc cập nhật tên địa chỉ, không phải di chuyển trụ sở.
THÔNG BÁO
Cập nhật địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính
Kính gửi: Quý Khách hàng, Quý Đối tác và các đơn vị liên quan
Công ty [Tên doanh nghiệp], mã số doanh nghiệp [Mã số doanh nghiệp], trân trọng thông báo cập nhật tên địa chỉ trụ sở do thay đổi địa giới hành chính như sau:
Địa chỉ theo thông tin trước khi sắp xếp: [Địa chỉ cũ]
Địa chỉ theo đơn vị hành chính hiện hành: [Địa chỉ mới]
Vị trí thực tế của trụ sở, mã số doanh nghiệp, thông tin liên hệ và hoạt động của Công ty không thay đổi.
Đề nghị Quý Khách hàng, Quý Đối tác sử dụng địa chỉ mới trên hóa đơn, hợp đồng, chứng từ và giao dịch phát sinh kể từ ngày [ngày/tháng/năm].
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
[Ký, ghi rõ họ tên]
Doanh nghiệp có thể xem thêm nội dung cập nhật địa chỉ công ty sau sắp xếp đơn vị hành chính để phân biệt trường hợp chỉ đổi tên địa chỉ với trường hợp thực sự chuyển trụ sở.
Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở?
Trường hợp thực sự chuyển đến một địa điểm khác
Địa chỉ trụ sở chính là một nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở sang số nhà, tòa nhà, đường, phường, xã hoặc tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Trường hợp chỉ đổi tên địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính
Nếu vị trí trụ sở không thay đổi mà địa danh được Nhà nước điều chỉnh, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng giấy chứng nhận đã được cấp. Việc cập nhật được thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu hoặc khi thực hiện một thủ tục đăng ký, thông báo thay đổi khác. Trường hợp này được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp mở thêm chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh
Việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh mới không phải là thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Đơn vị phụ thuộc được đăng ký bằng thủ tục và biểu mẫu riêng.
Trường hợp đổi địa chỉ giao dịch nhưng trụ sở pháp lý không đổi
Nếu doanh nghiệp chỉ thay đổi địa chỉ nhận thư, kho giao hàng hoặc văn phòng làm việc không phải trụ sở đã đăng ký, cần xác định địa điểm đó có phải đăng ký thành chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh hay không. Không nên dùng công văn gửi đối tác để thay thế nghĩa vụ đăng ký đơn vị phụ thuộc.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty năm 2026 gồm những gì?
Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định bộ hồ sơ tiêu chuẩn gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và quyết định hoặc nghị quyết của cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
| Loại hình | Giấy tờ chính |
|---|---|
| Doanh nghiệp tư nhân | Mẫu số 12 do chủ doanh nghiệp ký. |
| Công ty TNHH một thành viên | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu. |
| Công ty TNHH hai thành viên trở lên | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên. |
| Công ty cổ phần | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông. |
| Công ty hợp danh | Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên. |
Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi
Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025 cần rà soát nghĩa vụ bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi khi thực hiện lần đăng ký hoặc thông báo thay đổi gần nhất. Tùy cơ cấu sở hữu, hồ sơ có thể phát sinh danh sách theo Mẫu số 10 hoặc Mẫu số 11.
Nội dung chính của quyết định thay đổi địa chỉ
- Thông tin doanh nghiệp và căn cứ thông qua quyết định.
- Địa chỉ trụ sở cũ và địa chỉ trụ sở mới.
- Ngày có hiệu lực của việc thay đổi.
- Nội dung sửa đổi tương ứng trong Điều lệ.
- Người được giao thực hiện thủ tục và cập nhật các giấy tờ liên quan.
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty: thuế, nơi nộp, thời gian và chi phí
- Kiểm tra địa chỉ mới: xác định rõ cấu trúc địa chỉ hành chính, quyền sử dụng địa điểm, ngành nghề có được hoạt động tại địa chỉ đó và yêu cầu của tòa nhà hoặc khu vực.
- Kiểm tra cơ quan thuế quản lý: nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp thực hiện thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước.
- Thông qua quyết định nội bộ: chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ban hành nghị quyết hoặc quyết định theo loại hình doanh nghiệp.
- Lập Mẫu số 12 và tài liệu kèm theo: thông tin địa chỉ phải thống nhất giữa giấy đề nghị, quyết định, Điều lệ và dữ liệu thuế.
- Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới: hồ sơ có thể nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.
- Nhận kết quả và công bố thông tin: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
| Khoản phải nộp | Mức đang được công bố |
|---|---|
| Lệ phí đăng ký thay đổi | 25.000 đồng/lần khi nộp trực tiếp; được miễn khi đăng ký qua mạng điện tử. |
| Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp | 100.000 đồng/lần. |
| Cập nhật do thay đổi địa giới hành chính | Được miễn lệ phí đăng ký và phí công bố khi thực hiện đúng chức năng cập nhật do thay đổi địa giới. |
Doanh nghiệp cần xử lý đồng thời nhiều nội dung thay đổi có thể tham khảo thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp để rà soát việc gộp hồ sơ và các nghĩa vụ phát sinh.
Sau khi đổi địa chỉ công ty cần cập nhật những thông tin nào?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ hoàn tất phần đăng ký doanh nghiệp. Để tránh chứng từ và giao dịch tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ, công ty cần rà soát các đầu việc sau:
Thuế và hóa đơn điện tử
- Kiểm tra dữ liệu địa chỉ trên hệ thống thuế và phần mềm hóa đơn.
- Cập nhật mẫu hiển thị hóa đơn, thông tin người bán và dữ liệu tích hợp.
- Thông báo cho khách hàng về địa chỉ dùng khi xuất hóa đơn.
Ngân hàng, chữ ký số và thanh toán
- Cập nhật hồ sơ tài khoản ngân hàng, thiết bị thanh toán và hồ sơ tín dụng.
- Kiểm tra thông tin trong chứng thư chữ ký số, cổng thanh toán và hợp đồng với trung gian thanh toán.
Hợp đồng và giao dịch
- Gửi công văn đến khách hàng, nhà cung cấp, bên cho vay và đơn vị vận chuyển.
- Ký phụ lục khi hợp đồng yêu cầu mọi thay đổi thông tin phải được lập thành văn bản.
- Cập nhật địa chỉ nhận thông báo, địa chỉ giao hàng và địa chỉ xuất hóa đơn.
Lao động, bảo hiểm và quản trị nội bộ
- Rà soát địa điểm làm việc trong hợp đồng lao động, nội quy và hồ sơ bảo hiểm.
- Cập nhật biển hiệu, văn phòng phẩm, hồ sơ nhân sự và thông tin người sử dụng lao động.
Giấy phép chuyên ngành và hồ sơ đầu tư
Doanh nghiệp có giấy phép con, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đủ điều kiện hoặc hồ sơ môi trường, phòng cháy chữa cháy cần kiểm tra thủ tục điều chỉnh riêng. Việc thay đổi đăng ký doanh nghiệp không tự động sửa thông tin trên các giấy tờ chuyên ngành.
Kênh thông tin công khai
- Website, trang mạng xã hội, hồ sơ Google Business và sàn thương mại điện tử.
- Chữ ký email, báo giá, catalogue, bao bì và tài liệu bán hàng.
- Địa chỉ nhận thư của cơ quan nhà nước và đối tác.
Chậm thay đổi địa chỉ công ty hoặc kê khai sai bị phạt bao nhiêu?
Nghị định 288/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 21/07/2026 đã điều chỉnh mạnh mức xử phạt liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
| Hành vi | Mức xử lý đối với tổ chức |
|---|---|
| Đăng ký thay đổi quá hạn từ 01–10 ngày | Cảnh cáo |
| Quá hạn từ 11–30 ngày | 10–20 triệu đồng |
| Quá hạn từ 31–90 ngày | 30–40 triệu đồng |
| Quá hạn từ 91 ngày trở lên | 50–60 triệu đồng |
| Không đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở | 30–70 triệu đồng |
| Kê khai không trung thực hoặc không chính xác trong hồ sơ thay đổi | 30–70 triệu đồng |
| Không bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi khi thực hiện thủ tục gần nhất đối với doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2025 | 70–100 triệu đồng |
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp có thể bị buộc thực hiện đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin hoặc khắc phục nội dung đã kê khai. Các mức phạt trên áp dụng cho hành vi đăng ký doanh nghiệp; sai phạm về thuế, hóa đơn hoặc hoạt động tại địa chỉ không hợp pháp có thể bị xử lý theo quy định riêng.
Câu hỏi thường gặp về công văn thay đổi địa chỉ công ty
1. Công văn thay đổi địa chỉ công ty có phải nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Không dùng công văn tự soạn để thay hồ sơ đăng ký. Khi thực sự chuyển trụ sở, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 12 và các tài liệu theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
2. Có mẫu bắt buộc khi thông báo địa chỉ mới cho khách hàng không?
Không. Doanh nghiệp tự xây dựng văn bản nhưng nên có tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ cũ, địa chỉ mới, ngày áp dụng, thông tin liên hệ và đề nghị cập nhật chứng từ giao dịch.
3. Chuyển trụ sở trong cùng phường có phải thay đổi đăng ký doanh nghiệp không?
Có, nếu doanh nghiệp thực sự chuyển sang số nhà, tòa nhà hoặc địa điểm khác. Việc vẫn ở cùng phường không loại trừ nghĩa vụ đăng ký thay đổi địa chỉ.
4. Đổi tên phường do sắp xếp hành chính có phải làm ngay không?
Không bắt buộc phải cập nhật ngay nếu vị trí trụ sở không thay đổi. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng giấy chứng nhận đã cấp và cập nhật khi có nhu cầu hoặc cùng một thủ tục đăng ký khác.
5. Hồ sơ thay đổi địa chỉ có bắt buộc phải có biên bản họp không?
Danh mục hồ sơ tiêu chuẩn tại Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP chỉ yêu cầu Mẫu số 12 và nghị quyết hoặc quyết định tương ứng với loại hình công ty. Doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ trình tự họp, thông qua và lưu trữ hồ sơ nội bộ theo Điều lệ và Luật Doanh nghiệp.
6. Có cần nộp hợp đồng thuê địa chỉ mới không?
Hợp đồng thuê không nằm trong danh mục hồ sơ tiêu chuẩn nộp Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi trụ sở. Tuy vậy, doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp và chịu trách nhiệm về địa chỉ đã kê khai.
7. Thay đổi địa chỉ có làm thay đổi mã số doanh nghiệp không?
Không. Mã số doanh nghiệp được giữ nguyên và quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi chỉ vì chuyển trụ sở.
8. Thông báo cho đối tác trước hay sau khi nhận Giấy chứng nhận mới?
Doanh nghiệp có thể thông báo kế hoạch chuyển trước, nhưng địa chỉ mới nên được xác nhận là địa chỉ giao dịch chính thức kể từ thời điểm phù hợp với quyết định nội bộ và kết quả đăng ký doanh nghiệp. Điều này giúp hạn chế hóa đơn, hợp đồng và thư từ sử dụng địa chỉ chưa có hiệu lực pháp lý.
Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp.
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
- Thông tư 68/2025/TT-BTC ban hành biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp.
- Nghị định 288/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định xử phạt trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
