24/04/2025 | Chia sẻ

Hướng Dẫn Thủ Tục Thay Đổi Trụ Sở Công Ty TNHH Theo Quy Định Mới Nhất

Ngày đăng: 24/04/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động hoặc thay đổi định hướng phát triển, việc thay đổi trụ sở công ty TNHH là nhu cầu thường gặp. Tuy nhiên, để việc thay đổi này được pháp luật công nhận, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH và sử dụng đúng mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH theo quy định của pháp luật hiện hành. Hãy cùng Luật Dương Trí tìm hiểu rõ ràng hơn ở bài viết dưới đây.

1. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ VIỆC THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY TNHH

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở là quyền và đồng thời là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của doanh nghiệp khi có sự dịch chuyển về nơi đặt trụ sở chính. Để thực hiện đúng và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH theo đúng quy định của pháp luật.

Theo Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi về địa chỉ trụ sở chính. Việc không thực hiện thông báo đúng hạn có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Để hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH – là Mẫu II-1 được ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đây là biểu mẫu bắt buộc, dùng để kê khai thông tin địa chỉ cũ, địa chỉ mới và lý do thay đổi, đồng thời thể hiện cam kết của người đại diện pháp luật.

Đặc biệt, trong bối cảnh hiện nay khi các tỉnh thành đang thực hiện sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải điều chỉnh địa chỉ để phù hợp với hệ thống địa giới hành chính mới. Trường hợp này, dù địa chỉ thực tế không thay đổi, nhưng doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH, đồng thời cập nhật lại thông tin trên mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH với tên địa phương mới.

Hệ thống pháp luật hiện hành – bao gồm Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, và Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT – không chỉ quy định rõ về trình tự, biểu mẫu mà còn đặt ra những chế tài xử phạt nghiêm khắc nếu doanh nghiệp chậm trễ hoặc kê khai sai lệch thông tin trong quá trình thực hiện thủ tục.

Do đó, hiểu và tuân thủ đúng cơ sở pháp lý của thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH là yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, tránh những rắc rối không đáng có trong tương lai, đặc biệt là trong giai đoạn các thay đổi hành chính như gộp tỉnh, xác nhập tỉnh đang diễn ra mạnh mẽ trên cả nước.

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Công Ty Nhanh Chóng Tiết Kiệm

2. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY TNHH

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở là một trong những nội dung quan trọng mà doanh nghiệp phải thông báo và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký, trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

Tùy theo trường hợp thay đổi trụ sở trong cùng tỉnh/thành phố hoặc sang tỉnh/thành phố khác, trình tự và thủ tục thực hiện sẽ có một số điểm khác biệt.

2.1 Thay đổi trụ sở công ty TNHH trong cùng tỉnh/thành phố

Khi công ty TNHH thay đổi địa chỉ trụ sở nhưng vẫn thuộc phạm vi cùng một tỉnh hoặc thành phố, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đang quản lý doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH theo Mẫu II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
Quyết định của Chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên hoặc biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên nếu là công ty TNHH hai thành viên
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của trụ sở mới như: hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ

Hồ sơ được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh/thành phố. Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận địa chỉ trụ sở đã điều chỉnh.

2.2 Thay đổi trụ sở công ty TNHH sang tỉnh/thành phố khác

Đây là trường hợp phức tạp hơn và cần thực hiện đồng thời thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và Cục Thuế.

Ngoài hồ sơ tương tự như khi thay đổi trong cùng tỉnh, doanh nghiệp cần:

Nộp mẫu 08-MST (theo Thông tư 105/2020/TT-BTC) để thông báo với Cục Thuế nơi đang quản lý mã số thuế
Chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại tỉnh cũ và đăng ký mã số thuế mới tại địa bàn trụ sở mới
Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi trụ sở tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới

Điều quan trọng là tất cả các bước này cần được thực hiện đúng quy trình và thời gian để tránh việc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

2.3Lưu ý trong trường hợp sáp nhập tỉnh

Hiện nay, theo chủ trương của Nhà nước, một số địa phương đang tiến hành sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh hoặc gộp tỉnh. Trong các trường hợp này, dù địa chỉ trụ sở thực tế không di dời, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải điều chỉnh địa chỉ trong hồ sơ đăng ký kinh doanh cho phù hợp với đơn vị hành chính mới. Khi đó, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH và thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH để đảm bảo tính pháp lý.

Việc chủ động cập nhật thông tin là cần thiết không chỉ để tránh xử phạt mà còn giúp doanh nghiệp thuận tiện trong quá trình giao dịch, xuất hóa đơn, ký kết hợp đồng cũng như quản lý thuế tại địa phương mới.

>> Xem thêm: Mẫu Thông Báo Thay Đổi Trụ Sở Công Ty Chi Tiết Nhất

3. MẪU ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY TNHH – CÁCH ĐIỀN ĐÚNG CHUẨN

Một trong những bước quan trọng trong thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH là sử dụng và hoàn thiện chính xác mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH – được quy định tại Mẫu II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đây là mẫu biểu pháp lý bắt buộc và cũng là căn cứ để Sở Kế hoạch và Đầu tư xét duyệt và cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

3.1 Những nội dung cần khai báo chính xác trong mẫu đăng ký

Trong mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH, doanh nghiệp bắt buộc phải điền đầy đủ các thông tin sau:

Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp: Phải chính xác tuyệt đối theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cấp.
Địa chỉ trụ sở hiện tại và địa chỉ trụ sở mới: Cần ghi rõ số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Trường hợp thay đổi do sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh hoặc gộp tỉnh, phải sử dụng đúng tên đơn vị hành chính mới theo quyết định của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
Thông tin người đại diện theo pháp luật: Ghi đầy đủ họ tên, chức danh, và phải có chữ ký xác nhận của người này ở cuối mẫu đơn.

Việc khai báo sai, thiếu, hoặc không thống nhất giữa các thông tin trên mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH và các giấy tờ khác (quyết định, biên bản họp, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở mới) là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại. Do đó, việc rà soát kỹ trước khi nộp là rất cần thiết.

3.2 Căn cứ pháp lý và trách nhiệm doanh nghiệp

Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính phải được thực hiện trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Nếu không thực hiện đúng thời hạn hoặc khai báo sai thông tin, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Trong bối cảnh nhiều địa phương đang triển khai sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh, các doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật lại địa chỉ theo đúng địa danh hành chính mới, kể cả khi không có sự thay đổi thực tế về vị trí đặt trụ sở. Khi đó, việc điền chính xác mẫu II-1 sẽ là điều kiện bắt buộc trong thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH.

3.2 Mẹo để điền mẫu chính xác và hiệu quả

Tra cứu thông tin doanh nghiệp hiện tại trên Cổng thông tin quốc gia để đảm bảo tính nhất quán về mã số, tên công ty
Kiểm tra lại giấy tờ địa chỉ mới để đối chiếu trước khi ghi vào mẫu
Sử dụng địa danh hành chính mới nhất nếu thay đổi thuộc nhóm địa phương đang bị sáp nhập hoặc điều chỉnh

Hoàn thiện đúng và đủ mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và xử lý nhanh gọn tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Đây là yếu tố then chốt trong cả quá trình thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

4. LƯU Ý KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY TNHH

Việc hoàn tất thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH không chỉ dừng lại ở việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, mà còn kéo theo hàng loạt nghĩa vụ cập nhật thông tin tại các cơ quan chức năng và trên các tài liệu pháp lý, vận hành của doanh nghiệp. Nếu không thực hiện đồng bộ, doanh nghiệp có thể gặp rắc rối về pháp lý, bị xử phạt hành chính hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh.

4.1 Cập nhật thông tin sau khi hoàn tất thủ tục

Ngay sau khi nhận được kết quả từ Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp cần:

Cập nhật địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử, hợp đồng kinh tế, biển hiệu công ty và tất cả giấy phép con đang sử dụng.
Đảm bảo địa chỉ ghi trên các tài liệu này phù hợp với thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, được cấp theo Điều 29 và 30 của Luật Doanh nghiệp 2020.

Nếu doanh nghiệp sử dụng mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH không đầy đủ hoặc khai báo thiếu thông tin, có thể dẫn đến việc hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia không đồng bộ, ảnh hưởng đến các thủ tục hành chính khác.

4.2 Trường hợp thay đổi địa chỉ làm thay đổi địa giới hành chính

Một điểm doanh nghiệp cần lưu ý là: nếu việc thay đổi trụ sở liên quan đến chuyển quận/huyện, phường/xã hoặc thuộc diện điều chỉnh hành chính như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh, doanh nghiệp bắt buộc phải:

Làm lại con dấu doanh nghiệp nếu địa chỉ mới khác hoàn toàn địa danh hành chính trên con dấu cũ. Đây là yêu cầu theo quy định tại Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020 về nội dung con dấu.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới đến Phòng Đăng ký kinh doanh để cập nhật vào hồ sơ điện tử.

4.3 Điều chỉnh giấy phép con và chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có điều kiện như: giáo dục, y tế, vận tải, môi trường, thực phẩm…, việc thay đổi địa chỉ trụ sở bắt buộc phải thông báo và điều chỉnh giấy phép tại các cơ quan chuyên ngành tương ứng. Đây là bước không thể thiếu trong quy trình hậu kiểm của thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH, đảm bảo doanh nghiệp không bị coi là hoạt động sai phép.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ y tế đã được cấp Giấy phép hoạt động khám, chữa bệnh, khi đổi địa chỉ phải nộp hồ sơ điều chỉnh tại Sở Y tế theo quy định của Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2009 (sửa đổi 2023).

4.4 Tránh vi phạm khi thay đổi do gộp tỉnh, xác nhập tỉnh

Nhiều doanh nghiệp chủ quan cho rằng việc sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh hoặc gộp tỉnh là việc của Nhà nước và không cần điều chỉnh hồ sơ. Đây là quan điểm sai lầm. Nếu địa danh nơi đặt trụ sở đã thay đổi theo quyết định hành chính, doanh nghiệp phải thực hiện lại thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH, cập nhật địa danh mới trên mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH, để tránh bị xử lý vi phạm theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

5. Dịch vụ thay đổi trụ sở công ty TNHH

Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi trụ sở công ty TNHH, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ đúng quy trình pháp luật và thực hiện thủ tục khai báo kịp thời với cơ quan quản lý. Việc nắm rõ thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh bị xử phạt và đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.

Tại Luật Dương Tri, chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, chính xác, đúng quy định.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

Tư vấn chi tiết quy trình: Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ gồm giấy đề nghị, quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên (nếu có), điều lệ sửa đổi, hợp đồng thuê địa điểm mới và các tài liệu liên quan.

Soạn thảo mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH chuẩn chỉnh: Đầy đủ thông tin pháp lý, trình bày rõ ràng, đúng quy định pháp luật, tránh phải chỉnh sửa hoặc bổ sung nhiều lần.

Hỗ trợ nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước: Chúng tôi thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ, công bố thông tin thay đổi, hoàn tất các nghĩa vụ với cơ quan thuế, giúp quá trình thay đổi trụ sở công ty TNHH diễn ra thuận lợi, không gián đoạn hoạt động.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH hoặc mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty TNHH, hãy liên hệ ngay để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết, tận tâm và kịp thời.