24/04/2025 | Chia sẻ

Mẫu Thay Đổi Trụ Sở Công Ty Theo Quy Định Mới Nhất

Ngày đăng: 24/04/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Việc thay đổi trụ sở công ty là một trong những nội dung thay đổi quan trọng, bắt buộc doanh nghiệp phải thông báo kịp thời với Sở Kế hoạch và Đầu tư cũng như Cục Thuế quản lý. Để quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng biểu mẫu theo quy định pháp luật hiện hành. Hãy cùng Luật Dương Trí tìm hiểu rõ ràng hơn ở bài viết dưới đây.

1. MẪU THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY – VĂN BẢN BẮT BUỘC PHẢI CÓ

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính – dù là trong cùng tỉnh, liên tỉnh hay do các yếu tố hành chính như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, hoặc gộp tỉnh – việc sử dụng đúng mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty là điều kiện bắt buộc để đảm bảo thủ tục đăng ký thay đổi được pháp luật công nhận. Cụ thể, theo Khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi trụ sở.

Mẫu biểu sử dụng trong trường hợp này là Mẫu II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Đây là mẫu thay đổi trụ sở công ty được chuẩn hóa, áp dụng thống nhất trên toàn quốc và bắt buộc phải có trong mọi bộ hồ sơ nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trong mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty này, doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ các thông tin như:

Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, loại hình công ty (TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…)
Địa chỉ trụ sở cũ và địa chỉ trụ sở mới (trong nội tỉnh hoặc khác tỉnh)
Thời điểm chính thức thực hiện việc chuyển trụ sở
Cam kết và chữ ký của người đại diện theo pháp luật

Đặc biệt, đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở liên quan đến gộp tỉnh, xác nhập tỉnh – khi địa danh hành chính bị điều chỉnh – doanh nghiệp cần cập nhật đúng địa danh mới trên mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty, nhằm tránh việc hồ sơ bị từ chối hoặc phải sửa đổi bổ sung nhiều lần.

Ngoài ra, nếu việc thay đổi trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng thêm mẫu thay đổi trụ sở công ty với Cục Thuế, cụ thể là Mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính, để thông báo việc thay đổi địa điểm nộp thuế đến Chi cục Thuế cũ và mới.

Tóm lại, mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty không chỉ là căn cứ pháp lý mà còn là tài liệu quan trọng giúp đồng bộ thông tin doanh nghiệp trên hệ thống quản lý của cả Sở Kế hoạch và Đầu tư lẫn Cơ quan Thuế. Việc chuẩn bị chính xác mẫu thay đổi trụ sở công ty, mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty, mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty, cũng như mẫu thay đổi trụ sở công ty với cục thuế, sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thủ tục và xử phạt hành chính trong quá trình hoạt động.

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Thay Đổi Địa Chỉ Trụ Sở Công Ty Nhanh Chóng Tiết Kiệm

Mẫu thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế

2. MẪU THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY VỚI CỤC THUẾ – BƯỚC KHÔNG THỂ BỎ QUA

Khi doanh nghiệp thực hiện việc thay đổi trụ sở sang một tỉnh, thành phố khác – đặc biệt trong các trường hợp sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh hoặc gộp tỉnh theo chủ trương của Nhà nước – thì ngoài việc cập nhật với Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo với Cơ quan thuế quản lý. Đây là bước rất quan trọng nhằm tránh tình trạng bị xử phạt do không cập nhật kịp thời thông tin nộp thuế theo đúng địa bàn mới.

Theo Điều 36, Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có trách nhiệm thông báo kịp thời các thay đổi liên quan đến thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế, trong đó bao gồm việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Để thực hiện đúng quy định này, doanh nghiệp cần lập đầy đủ mẫu thay đổi trụ sở công ty với Cục Thuế, cụ thể là Mẫu 08-MST theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Hồ sơ nộp cho cơ quan thuế bao gồm:

Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty (Mẫu 08-MST – thông báo thay đổi thông tin người nộp thuế)
Văn bản ủy quyền (nếu hồ sơ được nộp qua người đại diện)
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã ghi nhận địa chỉ trụ sở mới

Lưu ý rằng mẫu thay đổi trụ sở công ty với Cục Thuế không thể thay thế cho mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, mà phải được thực hiện đồng thời, đặc biệt khi địa bàn quản lý thuế thay đổi. Trường hợp doanh nghiệp chỉ thực hiện thay đổi với Sở mà bỏ qua bước cập nhật thông tin với Chi cục Thuế sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy pháp lý như:

Bị xử phạt hành chính do vi phạm quy định về kê khai không trung thực, không đúng hạn theo Điều 12, Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
Gặp khó khăn trong việc lập hóa đơn, kê khai thuế tại địa phương mới;
Có thể bị từ chối hoàn thuế hoặc chậm cấp mã số thuế mới nếu có yêu cầu bổ sung.

Bên cạnh đó, trong bối cảnh các tỉnh/thành đang triển khai đề án sáp nhập tỉnh, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm cập nhật mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty với địa danh hành chính mới. Việc này giúp đảm bảo sự đồng nhất thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp và hệ thống quản lý thuế quốc gia.

Do vậy, nếu doanh nghiệp đang trong quá trình điều chỉnh trụ sở – nhất là khi liên quan đến địa bàn khác tỉnh hoặc các trường hợp hành chính đặc biệt như sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh – hãy đảm bảo bạn đã nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty, mẫu thay đổi trụ sở công ty với Cục Thuế, cũng như cập nhật chính xác mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty để tránh mọi rủi ro pháp lý và gián đoạn trong hoạt động.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Thay Đổi Trụ Sở Công Ty Đơn Giản Nhanh Chóng

3. MẪU THÔNG BÁO THAY ĐỔI TRỤ SỞ CHÍNH CÔNG TY – CẦN KÈM THEO NHỮNG GÌ?

Trong quá trình hoàn thiện thủ tục thay đổi trụ sở, ngoài việc sử dụng đúng mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý đi kèm theo yêu cầu tại Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Việc thiếu sót bất kỳ tài liệu nào có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc phải sửa đổi bổ sung nhiều lần, gây chậm trễ trong việc cập nhật thông tin pháp lý của doanh nghiệp.

3.1 Cụ thể, ngoài mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty, hồ sơ cần bao gồm:

? Quyết định và Biên bản họp:

Đối với công ty TNHH một thành viên, cần có quyết định của Chủ sở hữu.
Nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên, bắt buộc phải có biên bản họp Hội đồng thành viên.
Với công ty cổ phần, hồ sơ phải đính kèm biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (nếu được ủy quyền).
Tất cả văn bản trên cần thể hiện rõ nội dung phê duyệt việc thay đổi địa chỉ và thống nhất sử dụng mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty đúng quy định.

? Điều lệ doanh nghiệp đã sửa đổi (nếu có):
Trường hợp việc thay đổi trụ sở kéo theo thay đổi nội dung điều lệ (ví dụ: địa chỉ ghi trong điều lệ), thì doanh nghiệp bắt buộc phải nộp bản điều lệ đã sửa đổi. Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất thông tin giữa hồ sơ pháp lý nội bộ và hồ sơ công bố với cơ quan nhà nước.

? Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở mới:
Có thể là hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc các loại giấy tờ tương đương khác. Nội dung này sẽ được kiểm tra chặt chẽ khi nộp mẫu thay đổi trụ sở công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.

3.2 Lưu ý trong bối cảnh sáp nhập tỉnh

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt với tình huống phải thay đổi trụ sở do thay đổi địa giới hành chính. Trong trường hợp này, bạn không thể giữ nguyên địa chỉ cũ, mà bắt buộc phải cập nhật lại toàn bộ hồ sơ pháp lý – bao gồm cả mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty, mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty, và nếu thay đổi địa bàn thuế, cả mẫu thay đổi trụ sở công ty với Cục Thuế theo hướng dẫn tại Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Với tình huống phức tạp như trên, việc doanh nghiệp sử dụng mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty chuẩn xác, đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới, và đồng thời cập nhật đồng bộ thông tin cho cả Sở và Cục Thuế là yếu tố then chốt để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, tránh các rủi ro xử phạt hành chính hoặc gián đoạn trong giao dịch thương mại.

4. Dịch vụ soạn mẫu thay đổi trụ sở công ty

Khi doanh nghiệp thực hiện việc chuyển địa điểm trụ sở, cần chuẩn bị đúng và đầy đủ mẫu thay đổi trụ sở công ty theo quy định pháp luật. Đặc biệt, việc nộp mẫu thay đổi trụ sở công ty với cục thuế và mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty là bắt buộc để tránh bị xử phạt và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Tại Luật Dương Tri, chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ soạn mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

Soạn thảo mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty và mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty đầy đủ nội dung: Bao gồm thông tin pháp lý, địa chỉ mới, thời gian thay đổi, người đại diện pháp luật ký xác nhận và các nội dung cần thiết khác.

Chuẩn bị mẫu thay đổi trụ sở công ty với cục thuế chính xác: Đảm bảo doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế tại địa chỉ cũ, tránh phát sinh rủi ro về quản lý thuế hoặc bị phạt chậm khai báo.

Soạn mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty đầy đủ, rõ ràng: Phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, đúng quy định pháp luật, tránh phải chỉnh sửa nhiều lần khi nộp hồ sơ.

Hỗ trợ trọn gói: Thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và các cơ quan liên quan, giúp quá trình thay đổi diễn ra thuận lợi, không gián đoạn hoạt động.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến mẫu thay đổi trụ sở công ty, mẫu thay đổi trụ sở công ty với cục thuế, mẫu thông báo thay đổi trụ sở chính công ty, mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty, hoặc mẫu đăng ký thay đổi trụ sở công ty, hãy liên hệ ngay để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết, tận tâm và kịp thời.