Mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh, thủ tục và mức phí

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên có nhu cầu cập nhật thông tin đăng ký như thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh hay người đại diện pháp luật. Để những thay đổi này có hiệu lực pháp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thường được gọi là giấy phép kinh doanh). Vậy mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh gồm những gì? Phí thay đổi giấy phép kinh doanh là bao nhiêu? Cần lưu ý gì trong quá trình thực hiện? Bài viết dưới đây Luật Dương Trí  sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và căn cứ pháp lý liên quan.

I. Khi nào cần thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh?

Trong quá trình hoạt động, mọi doanh nghiệp đều có thể phát sinh những điều chỉnh liên quan đến thông tin pháp lý đã đăng ký ban đầu. Những thay đổi này dù là nhỏ nhất vẫn cần được cập nhật kịp thời trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thường được gọi là giấy phép kinh doanh) để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.

Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi một trong các nội dung sau:

• Tên doanh nghiệp;
  
• Địa chỉ trụ sở chính;
  
• Ngành, nghề kinh doanh;
  
• Người đại diện theo pháp luật;
  
• Vốn điều lệ hoặc tỷ lệ góp vốn giữa các thành viên;
  
• Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên và doanh nghiệp tư nhân).
  

Đối với mỗi trường hợp trên, doanh nghiệp phải sử dụng mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh tương ứng – cụ thể là mẫu II-1 hoặc II-4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, để khai báo thông tin cần điều chỉnh. Đây là những mẫu thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh bắt buộc mà cơ quan quản lý sẽ căn cứ để cấp lại giấy chứng nhận mới cho doanh nghiệp.

Việc không sử dụng đúng mẫu biểu hoặc không thực hiện thủ tục trong thời hạn quy định sẽ bị xử phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Cụ thể, theo Điểm b, Khoản 1, Điều 45, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Đặc biệt, trong bối cảnh sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, hoặc gộp tỉnh như hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh dù không di chuyển trụ sở, chỉ vì đơn vị hành chính cũ không còn tồn tại. Trong trường hợp này, việc sử dụng đúng mẫu thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh và hoàn tất thủ tục cập nhật địa chỉ mới không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ cơ quan quản lý nhà nước, mà còn giúp doanh nghiệp tránh gặp rắc rối trong các hoạt động như khai thuế, ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng hoặc phát hành hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, khi thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần lưu ý về phí thay đổi giấy phép kinh doanh theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC. Hiện nay, phí nộp hồ sơ trực tiếp là 100.000 đồng/lần, trong khi nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì được miễn phí.

Tóm lại, bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thông tin pháp lý của doanh nghiệp đều cần được thực hiện đúng mẫu, đúng thời hạn và đúng quy trình để đảm bảo tính pháp lý. Việc chuẩn bị sẵn mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh, hiểu rõ phí thay đổi giấy phép kinh doanh và tuân thủ các bước cập nhật thông tin theo luật là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp hoạt động ổn định, hợp pháp và bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng chặt chẽ về mặt quản lý.

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Thay Đổi Giấy Phép Kinh Doanh Nhanh Chóng Tiết Kiệm

II. Mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh theo Thông tư mới nhất

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin đã đăng ký như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành nghề kinh doanh hay người đại diện pháp luật, việc cập nhật kịp thời trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020. Để thực hiện việc cập nhật này đúng quy định, doanh nghiệp cần sử dụng đúng mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh được ban hành bởi Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Hiện nay, hệ thống biểu mẫu được áp dụng thống nhất theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, trong đó có một số mẫu thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh phổ biến sau:

• Mẫu II-1: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp);
• Mẫu II-2: Dành riêng cho doanh nghiệp tư nhân khi thay đổi thông tin đăng ký;
• Mẫu II-3: Sử dụng khi công ty cổ phần có sự thay đổi về tên, địa chỉ, ngành nghề hoặc vốn điều lệ;
• Mẫu II-4: Áp dụng trong trường hợp thay đổi chủ sở hữu đối với công ty TNHH một thành viên.

Mỗi mẫu thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh đều có mục tiêu sử dụng rõ ràng và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến tính chính xác của thông tin, vì sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc bị từ chối xử lý hoặc phải nộp lại hồ sơ. Đặc biệt trong các trường hợp nhạy cảm như thay đổi địa chỉ trụ sở do sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh, thì phần kê khai địa danh hành chính mới cần được cập nhật theo đúng tên gọi đã được Chính phủ công bố.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp trước đây đặt tại tỉnh A, nhưng nay tỉnh A và tỉnh B đã gộp lại thành một đơn vị hành chính mới, thì địa chỉ trong mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh bắt buộc phải ghi theo tên mới của tỉnh, tránh ghi sai gây chậm trễ trong quy trình xử lý hồ sơ.

Ngoài việc chuẩn bị mẫu biểu đúng quy định, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về phí thay đổi giấy phép kinh doanh khi nộp hồ sơ. Theo hướng dẫn tại Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí hiện hành là:

• 100.000 đồng/lần khi nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Miễn phí đối với hồ sơ nộp qua mạng thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
• Việc lựa chọn hình thức nộp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm phí thay đổi giấy phép kinh doanh, vừa rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, đặc biệt hữu ích trong các trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi thông tin khẩn cấp để đáp ứng yêu cầu của đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan thuế.
• Ngoài ra, khi kê khai thông tin trong các mẫu thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần đính kèm các tài liệu chứng minh liên quan, ví dụ:
• Hợp đồng thuê địa điểm mới (khi thay đổi địa chỉ);
• Quyết định và biên bản họp của công ty (khi thay đổi người đại diện, ngành nghề, vốn);
• Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người nhận chuyển nhượng (khi thay đổi chủ sở hữu);
• Văn bản xác nhận về địa giới hành chính mới (trường hợp sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh, gộp tỉnh).

Tóm lại, việc sử dụng đúng mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh, kê khai thông tin chính xác và nắm rõ phí thay đổi giấy phép kinh doanh là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp, hạn chế rủi ro và chủ động trong mọi hoạt động sản xuất – kinh doanh.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Thay Đổi Chủ Sở Hữu Trên Giấy Phép Kinh Doanh

III. Quy trình nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh

Việc nộp hồ sơ thay đổi thông tin doanh nghiệp là bước quan trọng để đảm bảo mọi điều chỉnh về pháp lý được ghi nhận hợp lệ trong hệ thống quản lý nhà nước. Theo quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ trực tuyến khi thực hiện thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh.

Trong cả hai hình thức này, việc sử dụng đúng mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh là yêu cầu bắt buộc. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ do sáp nhập tỉnh, xác nhập tỉnh hoặc gộp tỉnh, thì cần sử dụng mẫu thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh có điều chỉnh địa danh hành chính mới để được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

1. Nộp hồ sơ trực tiếp:

Đây là hình thức truyền thống, phù hợp với doanh nghiệp lần đầu thay đổi hoặc muốn được hỗ trợ xử lý hồ sơ tại chỗ.

• Doanh nghiệp chuẩn bị mẫu thay đổi giấy phép kinh doanh phù hợp, kèm theo các tài liệu chứng minh như biên bản họp, quyết định thay đổi, hợp đồng thuê trụ sở (nếu có thay đổi địa chỉ).
  
• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  
• Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
  

2. Nộp hồ sơ online:

Đây là phương án được khuyến khích hiện nay do tính tiện lợi, nhanh chóng và hạn chế tiếp xúc trực tiếp – đặc biệt hữu ích trong các đợt cập nhật thông tin hàng loạt như khi có quyết định gộp tỉnh hoặc xác nhập tỉnh từ Chính phủ.

• Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp hoặc chữ ký số điện tử;
  
• Tải và điền thông tin trong mẫu thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh (tùy theo loại hình doanh nghiệp);
  
• Đính kèm các tài liệu cần thiết, ký xác thực và nộp hồ sơ điện tử;
  
• Theo dõi tiến độ xử lý qua tài khoản đăng ký hoặc email thông báo từ hệ thống.
  

Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm phí thay đổi giấy phép kinh doanh, vì theo quy định hiện hành, hồ sơ nộp online được miễn lệ phí.

IV. Phí thay đổi giấy phép kinh doanh bao nhiêu?

Chi phí là một trong những yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh. Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, phí thay đổi giấy phép kinh doanh được áp dụng như sau:

• 100.000 đồng/lần nếu nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
  
• Miễn phí nếu nộp hồ sơ qua mạng điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
  
• Tuy nhiên, cần lưu ý rằng phí thay đổi giấy phép kinh doanh nêu trên chỉ áp dụng đối với thủ tục thay đổi thông tin đăng ký đơn lẻ. Trong trường hợp doanh nghiệp đồng thời thực hiện các thủ tục khác như:
• Chuyển địa chỉ trụ sở sang tỉnh/thành phố khác (phải chốt thuế và đăng ký mã số thuế mới);
  
• Đăng ký lại thông tin con dấu hoặc chữ ký số;
  
• Thay đổi cơ quan quản lý thuế do gộp địa giới hành chính;
  

thì tổng chi phí thực tế có thể phát sinh thêm, bao gồm cả phí dịch vụ (nếu sử dụng đơn vị tư vấn), lệ phí thuế, hoặc chi phí pháp lý khác.

Đặc biệt, trong bối cảnh nhiều địa phương đang trong quá trình sáp nhập tỉnh hoặc xác nhập tỉnh, việc chủ động thực hiện thay đổi thông tin đăng ký là cách để doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo quyền lợi trong các giao dịch dân sự, thương mại sau này.

>>>>> Xem thêm: Trang Fanpage Chính Thức Luật Dương Trí