Doanh nghiệp phải rà soát thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép mật mã dân sự khi thay đổi tên, thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thay đổi, bổ sung sản phẩm, dịch vụ ngoài phạm vi đã được cấp. Với sản phẩm mới, điểm khó không nằm ở việc điền đơn mà ở việc chứng minh chức năng mật mã, nhóm sản phẩm và năng lực triển khai tương ứng.
Luật Dương Trí hướng dẫn cách xác định trường hợp phải điều chỉnh, thành phần hồ sơ hiện hành, thời hạn 09 ngày làm việc, mức phí năm 2026 và những dữ liệu kỹ thuật nên chuẩn bị trước khi nộp. Bài viết tập trung vào cách doanh nghiệp tự kiểm tra phạm vi giấy phép hiện có, chuẩn bị dữ liệu model và hoàn thiện hồ sơ trước khi thực hiện thủ tục.
Trường hợp áp dụng: Đổi tên, đổi người đại diện hoặc thay đổi, bổ sung sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự.
Hồ sơ chính: 01 bộ gồm Đơn Mẫu số 02 và Phương án kỹ thuật Mẫu số 03 theo phạm vi áp dụng.
Cơ quan giải quyết: Ban Cơ yếu Chính phủ; hồ sơ có thể nộp trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến có ký số.
Thời hạn thẩm định: 09 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thủ tục hiện hành áp dụng trực tiếp cho ba nhóm thay đổi: tên doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật và phạm vi sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự. Doanh nghiệp nên kiểm tra ngay khi thay đổi được thông qua, thay vì chờ đến lúc ký hợp đồng hoặc đưa sản phẩm mới ra thị trường.
Trường hợp 01
Tên mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không còn trùng với tên trên Giấy phép mật mã dân sự. Sự không thống nhất này có thể ảnh hưởng đến hợp đồng, hồ sơ thầu, chứng từ giao dịch và việc chứng minh tư cách của doanh nghiệp được cấp phép.
Trường hợp 02
Doanh nghiệp cần cập nhật người đại diện mới để dữ liệu trên giấy phép chuyên ngành phù hợp với đăng ký doanh nghiệp và thẩm quyền ký hồ sơ, giao dịch liên quan đến hoạt động mật mã dân sự.
Trường hợp 03
Áp dụng khi doanh nghiệp dự kiến kinh doanh thêm nhóm sản phẩm, dòng sản phẩm hoặc chức năng mật mã chưa được phạm vi giấy phép hiện tại bao phủ. Việc đánh giá phải dựa trên chức năng chính, model, phiên bản và license thực tế.
Trường hợp 04
Cần rà soát khi doanh nghiệp mở rộng từ bán sản phẩm sang cung cấp dịch vụ bảo vệ thông tin, kiểm định, đánh giá hoặc tư vấn bảo mật có sử dụng sản phẩm mật mã dân sự.
Một model mới chưa chắc luôn phải sửa giấy phép, nhưng cũng không nên mặc nhiên coi là đã được bao phủ. Luật Dương Trí thường đối chiếu bốn lớp dữ liệu: nhóm sản phẩm trên giấy phép, chức năng mật mã của model, license được kích hoạt và cách doanh nghiệp bán hoặc cung cấp cho khách hàng.
Doanh nghiệp chưa chắc sản phẩm mới thuộc nhóm nào có thể xem trước danh mục sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự năm 2026. Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp tránh xin phạm vi quá rộng hoặc bổ sung một nhóm không liên quan đến hoạt động thực tế.
Cùng sử dụng thủ tục sửa đổi, bổ sung nhưng khối lượng chứng minh khác nhau đáng kể. Hồ sơ đổi tên hoặc người đại diện chủ yếu xử lý tính thống nhất pháp lý; hồ sơ bổ sung phạm vi phải chứng minh thêm dữ liệu kỹ thuật và khả năng triển khai.
| Tiêu chí | Đổi tên hoặc người đại diện | Bổ sung sản phẩm, dịch vụ |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Cập nhật thông tin pháp lý của doanh nghiệp trên giấy phép. | Mở rộng hoặc điều chỉnh phạm vi doanh nghiệp được phép kinh doanh. |
| Trọng tâm rà soát | Dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, người ký, số giấy phép và nội dung thay đổi. | Nhóm sản phẩm, dịch vụ; model; chức năng; tiêu chuẩn; cách triển khai và hỗ trợ khách hàng. |
| Mức độ tài liệu kỹ thuật | Thường không phát sinh việc xây dựng lại toàn bộ nội dung kỹ thuật nếu phạm vi hoạt động không thay đổi. | Cần cập nhật Phương án kỹ thuật theo phạm vi mới và bảo đảm thống nhất với catalogue, datasheet. |
| Rủi ro thường gặp | Thông tin trên giấy phép chuyên ngành không khớp đăng ký doanh nghiệp. | Kinh doanh ngoài nội dung giấy phép hoặc xin phạm vi không đủ dữ liệu để chứng minh. |
| Phí thẩm định năm 2026 | Dự kiến 500.000 đồng/lần thẩm định theo mức giảm 50%. | Dự kiến 1.500.000 đồng cho nhóm đầu tiên và 500.000 đồng cho mỗi nhóm bổ sung. |
Lưu ý về thay đổi địa chỉ, cơ cấu sở hữu hoặc thông tin liên hệ: thủ tục đang công bố nêu trực tiếp ba trường hợp bắt buộc nói trên. Các thay đổi khác vẫn nên được đối chiếu với nội dung cụ thể trên giấy phép và dữ liệu quản lý để xác định có cần cập nhật, giải trình hoặc thực hiện thủ tục liên quan hay không.
Thủ tục hành chính đang công bố yêu cầu 01 bộ hồ sơ với hai tài liệu chính. Việc hồ sơ được rút gọn không có nghĩa doanh nghiệp có thể bỏ qua dữ liệu nền; các tài liệu doanh nghiệp, giấy phép cũ và catalogue vẫn cần sẵn sàng để đối chiếu khi xây dựng và giải trình hồ sơ.
Thành phần 01
Đơn phải xác định đúng doanh nghiệp, giấy phép đã được cấp, nội dung hiện tại, nội dung đề nghị thay đổi và lý do điều chỉnh. Phần phạm vi đề nghị cần thống nhất với Phương án kỹ thuật.
Thành phần 02
Tài liệu thể hiện đặc tính, tham số kỹ thuật, tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn áp dụng, chất lượng dịch vụ, giải pháp kỹ thuật, phương án bảo hành và bảo trì đối với phạm vi sản phẩm, dịch vụ liên quan.
Không nên dùng hồ sơ cấp mới cũ rồi chỉ thay tên sản phẩm. Phương án kỹ thuật bổ sung phải phản ánh đúng model, chức năng, cách doanh nghiệp triển khai và nguồn lực đang có tại thời điểm đề nghị điều chỉnh.
Mẫu số 02 xác lập doanh nghiệp muốn thay đổi điều gì; Mẫu số 03 chứng minh phạm vi sản phẩm, dịch vụ mới có thể được triển khai trên thực tế. Hai tài liệu phải cùng nói về một phạm vi và sử dụng cùng hệ thống tên gọi.
Mẫu số 02
Mẫu số 03
| Trường dữ liệu | Nội dung cần làm rõ | Lý do quan trọng |
|---|---|---|
| Tên và model | Hãng, dòng, model đầy đủ, hậu tố, phiên bản phần mềm hoặc phần cứng. | Hậu tố và phiên bản có thể làm thay đổi chức năng mật mã. |
| Chức năng chính | Mã hóa dữ liệu lưu trữ, luồng truyền, quản lý khóa, xác thực hoặc chức năng khác. | Giúp phân loại đúng nhóm sản phẩm và trường hợp loại trừ. |
| License | Tính năng mặc định và tính năng chỉ được kích hoạt bằng giấy phép phần mềm. | Cùng một thiết bị nhưng phạm vi sử dụng thực tế có thể khác nhau. |
| Vai trò doanh nghiệp | Nhập khẩu, phân phối, tích hợp, cài đặt, vận hành hay cung cấp dịch vụ. | Xác định phạm vi kinh doanh và nghĩa vụ pháp lý phát sinh. |
| Hỗ trợ sau bán | Bảo hành, cập nhật, quản trị khóa, xử lý sự cố và hỗ trợ khách hàng. | Thể hiện khả năng duy trì chất lượng và điều kiện hoạt động. |
Khi phạm vi bổ sung liên quan sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cần rà soát đồng thời Giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự. Giấy phép kinh doanh được điều chỉnh không tự động thay thế giấy phép nhập khẩu cho model hoặc giao dịch cụ thể.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến. Hồ sơ trực tuyến phải được ký số theo quy định.
Đối chiếu thông tin doanh nghiệp, phạm vi sản phẩm, dịch vụ và kế hoạch kinh doanh mới để xác định thủ tục điều chỉnh cần thực hiện.
Đọc catalogue, datasheet, model, chức năng mật mã và trường hợp loại trừ; tránh lựa chọn nhóm chỉ dựa trên tên thương mại.
Hoàn thiện Mẫu số 02 và Mẫu số 03; kiểm tra sự thống nhất giữa phạm vi đề nghị, tài liệu kỹ thuật và năng lực doanh nghiệp.
Nộp trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua hệ thống giải quyết thủ tục hành chính. Bản điện tử cần có chữ ký số hợp lệ.
Ban Cơ yếu Chính phủ kiểm tra tính hợp lệ trong 01 ngày làm việc. Nếu có yêu cầu, doanh nghiệp có 03 ngày làm việc để hoàn thiện hồ sơ.
Trong 09 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thẩm định và cấp lại giấy phép theo nội dung đã được sửa đổi, bổ sung hoặc thông báo từ chối bằng văn bản, nêu rõ lý do.
Doanh nghiệp có thể đối chiếu trực tiếp thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép do Ban Cơ yếu Chính phủ công bố.
Mốc 09 ngày làm việc chỉ bắt đầu khi hồ sơ đã hợp lệ. Tổng tiến độ thực tế còn phụ thuộc vào việc phân loại model, mức độ hoàn thiện của datasheet và khả năng xây dựng Phương án kỹ thuật.
| Giai đoạn | Thời gian hiện hành | Điểm doanh nghiệp cần lưu ý |
|---|---|---|
| Kiểm tra tính hợp lệ | 01 ngày làm việc | Kiểm tra biểu mẫu, chữ ký, phạm vi và thành phần hồ sơ. |
| Doanh nghiệp hoàn thiện theo thông báo | 03 ngày làm việc | Khoảng thời gian ngắn; dữ liệu kỹ thuật nên được chuẩn bị trước khi nộp. |
| Thẩm định hồ sơ hợp lệ | 09 ngày làm việc | Cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép hoặc thông báo từ chối bằng văn bản. |
| Nội dung sửa đổi, bổ sung | Mức gốc tại Thông tư 249/2016/TT-BTC | Mức thu 50% trong năm 2026 |
|---|---|---|
| Thay đổi tên hoặc người đại diện theo pháp luật | 1.000.000 đồng/lần thẩm định | 500.000 đồng/lần thẩm định |
| Thay đổi, bổ sung nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ đầu tiên | 3.000.000 đồng/lần thẩm định | 1.500.000 đồng/lần thẩm định |
| Mỗi nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung tiếp theo | 1.000.000 đồng/nhóm/lần thẩm định | 500.000 đồng/nhóm/lần thẩm định |
Mức phí trên là phí nhà nước, không bao gồm phí dịch vụ, dịch thuật, thử nghiệm hoặc đánh giá sự phù hợp nếu phát sinh. Trường hợp hồ sơ đồng thời thay đổi thông tin doanh nghiệp và bổ sung nhiều nhóm sản phẩm, mức thu thực tế cần được xác nhận theo nội dung cơ quan tiếp nhận thẩm định.
Phần lớn vướng mắc không đến từ thiếu một bản sao, mà từ việc dữ liệu pháp lý, kỹ thuật và thương mại không mô tả cùng một sản phẩm hoặc cùng một phạm vi.
Doanh nghiệp đổi tên hoặc người đại diện nhưng quên cập nhật giấy phép chuyên ngành, khiến hồ sơ pháp lý không thống nhất.
Model, hậu tố hoặc license mới có thể làm thay đổi chức năng và nhóm sản phẩm cần quản lý.
Số nhóm đề nghị không tương xứng với nhân sự, tài liệu kỹ thuật và kế hoạch kinh doanh thực tế.
Đơn, catalogue, datasheet, quotation và hợp đồng sử dụng tên hoặc model khác nhau.
Tài liệu chỉ nêu tính năng hãng nhưng không cho thấy doanh nghiệp triển khai, bảo hành và xử lý sự cố thế nào.
Doanh nghiệp chỉ bắt đầu tìm tài liệu sau khi nhận thông báo, trong khi thời hạn hoàn thiện là 03 ngày làm việc.
Đối với firewall, SIEM, SOC hoặc sản phẩm đa chức năng: doanh nghiệp nên rà soát thêm phạm vi Giấy phép an toàn thông tin mạng. Một sản phẩm có thể đồng thời phát sinh nhiều lớp nghĩa vụ; giấy phép mật mã dân sự không tự động thay thế giấy phép chuyên ngành khác.
Nghị định 174/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 quy định riêng chế tài đối với việc không thực hiện thủ tục và kinh doanh ngoài nội dung giấy phép.
30–40 triệu đồng
Mức phạt áp dụng đối với doanh nghiệp không thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung giấy phép khi thay đổi tên hoặc người đại diện theo pháp luật.
50–60 triệu đồng
Áp dụng khi doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự không đúng với nội dung ghi trên giấy phép. Doanh nghiệp còn có thể bị buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp.
Rủi ro thương mại thường xuất hiện trước quyết định xử phạt: khách hàng yêu cầu chứng minh phạm vi giấy phép, hồ sơ thầu bị treo, hợp đồng không thể nghiệm thu hoặc lô hàng không đồng bộ với giấy phép kinh doanh và giấy phép nhập khẩu.
Chúng tôi bắt đầu từ giấy phép hiện tại, model và kế hoạch kinh doanh mới để xác định đúng phạm vi phải điều chỉnh. Mỗi hồ sơ được xây dựng theo dữ liệu thực tế thay vì sử dụng một phương án chung cho mọi sản phẩm bảo mật.
01
Kiểm tra tên, người đại diện, nhóm sản phẩm, dịch vụ và phạm vi doanh nghiệp đang được phép kinh doanh.
02
Phân tích chức năng mật mã, phiên bản, license và trường hợp loại trừ theo từng sản phẩm.
03
Chọn nhóm sản phẩm, dịch vụ phù hợp với kế hoạch gần nhất và năng lực doanh nghiệp có thể chứng minh.
04
Chuẩn hóa thông tin pháp lý, dữ liệu kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy trình triển khai, bảo hành và bảo trì.
05
Theo dõi hồ sơ, xử lý thông báo bổ sung và phối hợp làm rõ nội dung thẩm định theo ủy quyền.
06
Đối chiếu hợp quy, giấy phép nhập khẩu và nghĩa vụ quản lý sau khi giấy phép được điều chỉnh.
“Luôn luôn lắng nghe – Luôn luôn có giải pháp”. Luật Dương Trí ưu tiên làm rõ điểm doanh nghiệp thực sự cần thay đổi, tránh mở rộng hồ sơ không cần thiết và giúp phạm vi giấy phép sau điều chỉnh có thể sử dụng trong hoạt động kinh doanh thực tế.
Doanh nghiệp cần rà soát tổng thể trước khi lựa chọn thủ tục có thể xem dịch vụ Giấy phép mật mã dân sự của Luật Dương Trí. Trường hợp chưa có giấy phép hoặc cần xây dựng lại phạm vi từ đầu, tham khảo bài Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự.
Doanh nghiệp cần áp dụng đồng thời quy định về hoạt động mật mã dân sự, thủ tục hành chính được đơn giản hóa và chế tài xử phạt mới.
Các câu hỏi dưới đây tập trung vào những quyết định doanh nghiệp thường phải đưa ra trước khi nộp hồ sơ.
Thủ tục hiện hành nêu trực tiếp các trường hợp thay đổi tên, thay đổi người đại diện và thay đổi, bổ sung sản phẩm, dịch vụ. Với địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp nên đối chiếu nội dung thể hiện trên giấy phép và dữ liệu quản lý để xác định phương án cập nhật phù hợp, thay vì mặc nhiên áp dụng như trường hợp đổi tên.
Không thể kết luận chỉ từ việc model mới hay cũ. Cần kiểm tra model đó thuộc nhóm nào, chức năng mật mã có khác phạm vi đã cấp hay không, license nào được kích hoạt và doanh nghiệp sẽ cung cấp theo vai trò nào. Nếu phạm vi mới vượt nội dung giấy phép, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục trước khi kinh doanh.
Doanh nghiệp nên giới hạn hoạt động trong phạm vi giấy phép đang còn hiệu lực. Không nên chào bán hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ mới chưa được phạm vi hiện tại bao phủ chỉ vì hồ sơ sửa đổi đã được nộp.
Danh mục hồ sơ trên thủ tục đang công bố liệt kê Mẫu số 02 và Mẫu số 03. Mức độ nội dung kỹ thuật cần phù hợp với phạm vi thay đổi. Khi chỉ cập nhật thông tin pháp lý và không thay đổi sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu trường dữ liệu trên hệ thống tại thời điểm nộp để chuẩn bị đúng, không lập lại tài liệu kỹ thuật không cần thiết.
Có. Hồ sơ điện tử phải được ký số theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra chứng thư số, thẩm quyền người ký và sự thống nhất giữa tên người đại diện, dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và thông tin trên đơn.
Thời hạn 09 ngày làm việc được tính từ ngày Ban Cơ yếu Chính phủ nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian doanh nghiệp chuẩn bị model, sửa Phương án kỹ thuật hoặc hoàn thiện theo thông báo không được tính trong mốc này.
Nếu chỉ đổi tên hoặc người đại diện, mức phí dự kiến là 500.000 đồng/lần thẩm định. Nếu bổ sung sản phẩm, dịch vụ, mức dự kiến là 1.500.000 đồng cho nhóm đầu tiên và 500.000 đồng cho mỗi nhóm tiếp theo. Đây là mức giảm 50% áp dụng đến hết ngày 31/12/2026.
Không. Giấy phép kinh doanh và giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu là hai thủ tục khác nhau. Khi bổ sung model hoặc nhóm sản phẩm, doanh nghiệp cần rà soát lại mã HS, hợp quy và phạm vi giấy phép nhập khẩu trước khi đưa hàng về Việt Nam.
Doanh nghiệp có thể gửi Giấy phép mật mã dân sự hiện tại, đăng ký doanh nghiệp mới, danh sách model và catalogue. Luật Dương Trí sẽ làm rõ trường hợp áp dụng, phạm vi hồ sơ và các dữ liệu cần hoàn thiện trước khi triển khai.
