Mất sổ BHXH bản giấy không làm mất dữ liệu về thời gian đã đóng trong hệ thống của cơ quan BHXH. Với trường hợp chỉ mất hoặc hỏng sổ, hồ sơ cốt lõi là 01 Tờ khai TK1-TS; bạn có thể nộp trên VssID, trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua đơn vị đang làm việc.
Câu trả lời nhanh
- Hồ sơ: 01 Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT — Mẫu TK1-TS.
- Không phải hồ sơ mặc định: đơn đề nghị riêng, bản sao CCCD hoặc giấy xác nhận mất sổ.
- Thời gian: không quá 10 ngày khi hồ sơ đầy đủ; tối đa 45 ngày nếu cần xác minh.
- Phí: không thu phí giải quyết thủ tục; người nhận qua bưu chính thanh toán cước theo dịch vụ.
- Kết quả: sổ BHXH được cấp lại; hãy đối chiếu thông tin và quá trình đóng khi nhận.
Chọn đúng thủ tục trước khi nộp
| Tình trạng bạn gặp | Thủ tục phù hợp | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Mất hoặc hỏng sổ, thông tin cá nhân vẫn đúng | Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin | Trường hợp bài này hướng dẫn; hồ sơ cốt lõi là TK1-TS. |
| Họ tên, ngày sinh, giới tính hoặc thông tin nhân thân sai | Cấp lại/điều chỉnh thông tin | Cần giấy tờ chứng minh tương ứng, không dùng hồ sơ mất sổ đơn giản. |
| Có từ hai sổ BHXH trở lên | Gộp sổ BHXH | Xem thủ tục gộp sổ BHXH online. |
| Thiếu thời gian đóng hoặc mức đóng trên dữ liệu | Rà soát, điều chỉnh quá trình tham gia | Thu thập chứng cứ lao động, tiền lương và đóng BHXH; không chỉ xin cấp lại bìa sổ. |
Nếu không nhớ mã số BHXH để đăng nhập hoặc điền tờ khai, bạn có thể thực hiện tra cứu mã số BHXH trước.
Hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng
Đối với trường hợp mất hoặc hỏng mà không thay đổi thông tin, thành phần hồ sơ là Tờ khai TK1-TS, 01 bản chính. Đây là tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
Quan trọng: CCCD hoặc hộ chiếu là tài liệu phát sinh khi cần điều chỉnh nhân thân; không nên tự biến chúng thành thành phần bắt buộc của mọi hồ sơ mất sổ. Khi nộp trực tiếp, bạn vẫn nên mang giấy tờ định danh để thuận tiện xác minh người giao dịch.
Ba cách nộp hồ sơ
Người đang bảo lưu thời gian đóng, đã hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH có nhu cầu cấp lại có thể nộp tại cơ quan BHXH trên toàn quốc theo hướng dẫn nghiệp vụ hiện hành.
Cách cấp lại sổ BHXH trên VssID
- Đăng nhập VssID bằng mã số BHXH và mật khẩu.
- Tại khu vực quản lý cá nhân, chọn Dịch vụ công.
- Chọn dịch vụ Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin hoặc tên tương đương đang hiển thị.
- Kiểm tra thông tin, chọn nhận kết quả qua bưu chính nếu cần, nhập địa chỉ nhận đầy đủ và gửi hồ sơ.
Sau khi gửi, lưu mã hồ sơ và theo dõi trạng thái trong ứng dụng. Hướng dẫn chính thức của cơ quan BHXH về hồ sơ, kênh nộp và mốc giải quyết được tổng hợp tại phần trả lời thủ tục cấp lại sổ do mất.
Mẹo nhỏ: nếu ứng dụng báo thông tin không khớp, đừng gửi lặp lại nhiều hồ sơ. Hãy kiểm tra mã số BHXH, họ tên và ngày sinh; nếu dữ liệu nhân thân sai, bạn đang cần thủ tục điều chỉnh chứ không còn là cấp lại không thay đổi thông tin.
Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính
- Điền đầy đủ TK1-TS; ghi chính xác mã số BHXH và thông tin liên hệ.
- Nộp tại bộ phận một cửa cơ quan BHXH, qua đơn vị đang làm việc hoặc gửi bưu chính.
- Nhận giấy tiếp nhận/mã hồ sơ và kiểm tra ngày hẹn.
- Nhận kết quả theo hình thức đã đăng ký.
Làm lại sổ BHXH mất bao lâu và có tốn phí không?
| Tình huống | Thời gian | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hồ sơ đầy đủ, dữ liệu rõ ràng | Không quá 10 ngày | Tính từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định. |
| Cần xác minh quá trình hoặc dữ liệu | Không quá 45 ngày | Cơ quan giải quyết phải thông báo cho người tham gia. |
| Phí giải quyết | Không thu | Cước bưu chính là chi phí dịch vụ nhận/trả kết quả nếu bạn lựa chọn. |
Kiểm tra gì khi nhận sổ cấp lại?
- Họ tên, ngày sinh, giới tính và mã số BHXH.
- Quá trình tham gia BHXH, BHTN và thông tin đơn vị sử dụng lao động.
- Khoảng thời gian đóng có bị thiếu hoặc trùng hay không.
- Hình thức và địa chỉ trả kết quả có đúng đăng ký.
Bạn nên đối chiếu với dữ liệu tại bài hướng dẫn tra cứu quá trình đóng BHXH. Nếu chuẩn bị hồ sơ hưởng chế độ, xem thêm điều kiện riêng tại bài quy định hưởng BHXH một lần; cấp lại sổ không đồng nghĩa hồ sơ hưởng chế độ đã đầy đủ.
Khi nào nên nhờ tư vấn?
Thủ tục mất sổ đơn giản thường có thể tự thực hiện. Hỗ trợ pháp lý phù hợp hơn khi dữ liệu thiếu thời gian đóng, đơn vị cũ giải thể, có nhiều sổ với thông tin khác nhau, đơn vị nợ/chậm đóng hoặc cơ quan BHXH yêu cầu tài liệu mà người lao động không còn lưu giữ.
Câu hỏi thường gặp
Mất cả sổ và tờ rời có làm lại được không?
Có. Bạn thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin. Khi nhận kết quả, cần kiểm tra đầy đủ quá trình đã đóng.
Mất sổ có phải xin công ty cũ xác nhận không?
Không phải điều kiện chung của hồ sơ mất/hỏng. Nếu dữ liệu đóng bị thiếu hoặc cần xác minh, cơ quan BHXH có thể hướng dẫn bổ sung tài liệu liên quan.
Có thể làm lại sổ khi đã nghỉ việc không?
Có. Người đang bảo lưu thời gian đóng có thể nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH; không bắt buộc quay lại đơn vị cũ chỉ để xin cấp lại bản sổ.
Sổ cấp lại vẫn thiếu thời gian đóng?
Nếu vấn đề không còn là “mất sổ” mà là sai dữ liệu, nhiều mã số, đơn vị nợ đóng hoặc thiếu chứng cứ, Luật Dương Trí có thể rà soát hồ sơ và xác định hướng xử lý phù hợp. Xem phạm vi tư vấn pháp luật bảo hiểm xã hội trước khi gửi tài liệu.
