Từ 10 người lao động trở lên
Phải có nội quy bằng văn bản và đăng ký
Doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, ban hành nội quy, nộp hồ sơ đăng ký trong thời hạn luật định và công bố nội quy khi có hiệu lực.
Dịch vụ soạn thảo và đăng ký nội quy lao động
Luật Dương Trí hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế nội quy lao động phù hợp với cách vận hành thực tế, rà soát đủ 09 nhóm nội dung bắt buộc, lấy ý kiến đúng đối tượng, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện đăng ký theo thủ tục hiện hành.
Từ 10 người lao động trở lên Nộp hồ sơ trong 10 ngày 07 ngày làm việc kiểm tra Hiệu lực sau 15 ngày
Xác định đúng nghĩa vụ
Doanh nghiệp có bắt buộc đăng ký nội quy lao động không?
Mọi người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Tuy nhiên, nghĩa vụ về hình thức văn bản và đăng ký được xác định theo số lượng người lao động, không chỉ dựa vào quy mô vốn hoặc loại hình doanh nghiệp.
Dưới 10 người lao động
Không bắt buộc đăng ký, nhưng không nên bỏ trống quy tắc
Pháp luật không bắt buộc nội quy bằng văn bản hoặc đăng ký; tuy vậy, nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất cần được thỏa thuận trong hợp đồng lao động để có căn cứ áp dụng.
Điểm cần hiểu đúng: nội quy lao động không chỉ để “đủ hồ sơ”. Đây là một phần của hệ thống quản trị nhân sự, là nền tảng để doanh nghiệp phổ biến quy tắc, bảo vệ tài sản – dữ liệu, xử lý vi phạm theo đúng trình tự và phòng ngừa tranh chấp.
Nội dung cốt lõi
09 nhóm nội dung nội quy lao động cần có
Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu nội quy không được trái pháp luật và phải bao quát các nội dung chủ yếu dưới đây. Khi soạn thảo, mỗi nhóm cần được điều chỉnh theo ngành nghề, quy mô, địa điểm và cách tổ chức lao động thực tế.
Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi
Ca làm, bắt đầu – kết thúc, tăng ca, nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca, nghỉ tuần, nghỉ phép, nghỉ việc riêng và các mô hình làm việc linh hoạt nếu có.
Trật tự tại nơi làm việc
Phạm vi làm việc, di chuyển, quy tắc ứng xử, trang phục, sử dụng thiết bị, tuân thủ điều động hợp pháp và văn hóa làm việc phù hợp doanh nghiệp.
An toàn, vệ sinh lao động
Trách nhiệm chấp hành quy trình an toàn, phòng cháy chữa cháy, sử dụng bảo hộ, bảo quản thiết bị và vệ sinh/khử độc/khử trùng phù hợp điều kiện làm việc.
Phòng, chống quấy rối tình dục
Xác định hành vi, kênh tiếp nhận thông tin, nguyên tắc bảo mật, bảo vệ người phản ánh và trình tự, thủ tục xử lý phù hợp với pháp luật.
Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và công nghệ
Quy định trách nhiệm đối với tài sản, hồ sơ, dữ liệu khách hàng, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ phù hợp với từng vị trí công việc.
Tạm thời chuyển người lao động làm việc khác
Nêu rõ các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh có thể chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng và cách thức áp dụng đúng quy định.
Hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật
Mô tả hành vi vi phạm theo thực tế, gắn với hình thức xử lý kỷ luật mà pháp luật cho phép; không dùng quy định chung chung hoặc hình thức xử lý trái luật.
Trách nhiệm vật chất
Quy định việc quản lý, bàn giao, làm mất hoặc làm hư hỏng tài sản; bảo đảm cơ chế bồi thường và trình tự xử lý không trái pháp luật lao động.
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật
Chỉ rõ người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động; cơ chế ủy quyền, phân cấp và tài liệu nội bộ liên quan phải được tổ chức nhất quán.
Hồ sơ và cơ quan tiếp nhận
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Hồ sơ hiện hành gồm bốn nhóm tài liệu. Mỗi văn bản nên được rà soát theo cùng một logic: nội quy, quy định liên quan, ý kiến của tổ chức đại diện người lao động và người ký phải không mâu thuẫn nhau.
Văn bản đề nghị đăng ký
Văn bản do người sử dụng lao động lập để đề nghị tiếp nhận đăng ký nội quy lao động theo thủ tục công bố tại địa phương.
Bản nội quy lao động
Bản nội quy được ban hành, bao quát 09 nhóm nội dung chủ yếu và được điều chỉnh theo điều kiện lao động, ngành nghề, địa điểm và cơ cấu quản trị thực tế.
Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động
Áp dụng khi nơi làm việc có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; đây là tài liệu cần được chuẩn bị trước khi nội quy được ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung.
Văn bản liên quan đến kỷ luật và trách nhiệm vật chất
Đính kèm khi doanh nghiệp có quy định nội bộ liên quan đến kỷ luật lao động hoặc trách nhiệm vật chất ngoài nội quy và cần bảo đảm tính thống nhất của hệ thống tài liệu.
Cập nhật thủ tục 2026: Cổng Dịch vụ công hiện hướng dẫn nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính; cơ quan tiếp nhận là cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp xã khi được ủy quyền. Vì cách tổ chức tiếp nhận có thể khác theo địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra cổng dịch vụ công tại nơi đăng ký kinh doanh trước khi nộp.
Quy trình và thời hạn
Quy trình đăng ký nội quy lao động cần theo đúng mốc nào?
Nội quy không có hiệu lực ngay khi doanh nghiệp ký ban hành hoặc nộp hồ sơ. Timeline dưới đây tách rõ phần việc nội bộ, thời điểm nộp và thời điểm nội quy có thể được áp dụng để doanh nghiệp tránh dùng nội quy khi chưa đủ điều kiện hiệu lực.
Rà soát thực trạng và mục tiêu quản trị
Làm rõ cơ cấu nhân sự, ca làm, dữ liệu – tài sản, hành vi cần quản lý, ngành nghề, chi nhánh và các tài liệu nội bộ đang áp dụng.
Soạn nội quy và đồng bộ tài liệu liên quan
Viết nội dung theo 09 nhóm bắt buộc, rà soát điều khoản kỷ luật, bồi thường, bảo mật, quấy rối tình dục và thẩm quyền xử lý.
Tham khảo ý kiến và ban hành đúng thẩm quyền
Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có; hoàn thiện văn bản góp ý, quyết định ban hành và hồ sơ nội bộ trước khi nộp.
Nộp hồ sơ trong 10 ngày từ ngày ban hành
Nộp tại đầu mối có thẩm quyền theo thủ tục địa phương bằng hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc bưu chính; lưu lại căn cứ tiếp nhận hồ sơ.
Theo dõi 07 ngày và công bố sau khi có hiệu lực
Nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn sửa đổi trong 07 ngày làm việc. Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoặc đăng ký lại; sau đó doanh nghiệp phải thông báo, niêm yết các nội dung chính tại nơi làm việc.
Không gọi đây là thủ tục “phê duyệt” nội quy: cơ quan tiếp nhận kiểm tra và thông báo khi phát hiện nội dung trái pháp luật. Doanh nghiệp cần quản lý đúng mốc 15 ngày hiệu lực, thay vì hiểu rằng nội quy áp dụng ngay sau khi có xác nhận tiếp nhận.
Phạm vi hỗ trợ và báo giá
Phạm vi dịch vụ được xác định theo mức độ phức tạp của hệ thống nhân sự
Báo phí không nên được tính theo một mẫu nội quy có sẵn. Số lượng lao động, ngành nghề, số địa điểm, người lao động nước ngoài, dữ liệu – tài sản cần bảo vệ và hệ thống quy chế hiện hữu đều làm thay đổi phạm vi rà soát và mức độ tùy biến của tài liệu.
Rà soát nội quy hiện có và checklist khắc phục
Phù hợp khi doanh nghiệp đã có nội quy nhưng cần đối chiếu hiệu lực, nội dung 09 nhóm bắt buộc, các điều khoản rủi ro và tài liệu kỷ luật/trách nhiệm vật chất liên quan.
Soạn mới, lấy ý kiến và đăng ký thủ tục
Phù hợp với doanh nghiệp từ 10 người lao động trở lên cần thiết kế nội quy theo ngành nghề, chuẩn bị hồ sơ, phối hợp lấy ý kiến, hỗ trợ nộp và theo dõi thủ tục trong phạm vi ủy quyền.
Bộ chính sách nhân sự cho doanh nghiệp nhiều địa điểm hoặc FDI
Phù hợp khi cần chuẩn hóa nội quy cùng quy chế, hợp đồng, bảo mật, dữ liệu, quy trình kỷ luật, ủy quyền và cách triển khai tại nhiều chi nhánh/cơ sở hoặc mô hình có lao động nước ngoài.
Nguyên tắc báo giá: Luật Dương Trí xác định phạm vi sau khi nhận số lượng lao động, ngành nghề, địa điểm, nội quy/quy chế hiện có, chính sách bảo mật – tài sản và nhu cầu đại diện nộp hồ sơ. Báo giá chính thức nên nêu rõ đầu việc, tài liệu khách hàng cần phối hợp và sản phẩm bàn giao.
Rủi ro cần kiểm soát
Nội quy thiếu hiệu lực có thể làm doanh nghiệp mất công cụ quản trị quan trọng
Rủi ro không chỉ nằm ở xử phạt hành chính. Khi điều khoản kỷ luật, trách nhiệm vật chất hoặc thẩm quyền xử lý không được thiết kế và áp dụng đúng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải quyết vụ việc nội bộ hoặc tranh chấp phát sinh.
Không có nội quy bằng văn bản hoặc không đăng ký
Đối với người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên, Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt 5–10 triệu đồng đối với cá nhân cho hành vi không có nội quy bằng văn bản hoặc không đăng ký theo quy định; mức phạt của tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Dùng nội quy chưa có hiệu lực
Không nên xử lý kỷ luật chỉ dựa trên nội quy mới ký ban hành hoặc mới nộp. Doanh nghiệp cần kiểm soát mốc 15 ngày hiệu lực và việc phổ biến nội quy trước khi áp dụng trong thực tế.
Quy định kỷ luật quá chung chung hoặc trái luật
Điều khoản sao chép, không mô tả hành vi hoặc dùng hình thức xử lý không phù hợp có thể làm giảm khả năng áp dụng nội quy và tăng rủi ro tranh chấp khi xử lý vi phạm.
Không cập nhật khi mô hình lao động thay đổi
Khi doanh nghiệp mở thêm chi nhánh, triển khai làm việc từ xa, dùng tài sản/dữ liệu số, thay đổi cơ cấu quản lý hoặc quy trình báo cáo, nội quy cần được đánh giá và điều chỉnh để tiếp tục phù hợp.
Triển khai sau khi nội quy có hiệu lực
Đăng ký xong không phải là điểm kết thúc
Nội quy chỉ có giá trị quản trị khi người lao động được thông báo, nội dung chính được niêm yết tại nơi cần thiết và các quản lý trực tiếp hiểu cách áp dụng. Với doanh nghiệp nhiều địa điểm, cần tổ chức hệ thống phổ biến và lưu vết nhất quán.
Thông báo và niêm yết nội quy
Thông báo cho người lao động; niêm yết những nội dung chính tại nơi cần thiết và lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp cho đội ngũ làm việc tại nhiều địa điểm hoặc từ xa.
Gửi nội quy đến nơi có chi nhánh/cơ sở
Khi doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất – kinh doanh ở nhiều địa phương, cần gửi nội quy đã có hiệu lực đến đầu mối quản lý có thẩm quyền tại địa bàn theo quy định áp dụng.
Đào tạo quản lý và lưu hồ sơ
Người quản lý nhân sự cần hiểu thẩm quyền, hồ sơ cần lập, cách phản ánh vi phạm và các bước cần tham vấn trước khi xử lý tình huống nhạy cảm.
Đánh giá lại khi có thay đổi
Khi sửa đổi, bổ sung nội quy đang có hiệu lực, doanh nghiệp cần lấy ý kiến theo quy định và thực hiện đăng ký lại, thay vì chỉ gửi thông báo nội bộ.
Giá trị dịch vụ
Luật Dương Trí hỗ trợ những phần việc nào?
Dịch vụ không chỉ dừng ở việc cung cấp một mẫu nội quy. Luật Dương Trí tập trung chuẩn hóa nội dung, quy trình ban hành và cách doanh nghiệp đưa nội quy vào hệ thống quản trị nhân sự của mình.
Rà soát hiệu lực và lỗ hổng quản trị
Kiểm tra nghĩa vụ đăng ký, hiệu lực nội quy cũ, mức độ phù hợp với hệ thống hợp đồng, quy chế, phân quyền, dữ liệu và mô hình hoạt động hiện tại.
Soạn nội quy phù hợp từng doanh nghiệp
Tùy chỉnh nhóm điều khoản theo ngành nghề, nơi làm việc, bảo mật, tài sản, kỷ luật, chống quấy rối, mô hình quản lý và các tình huống cần điều chỉnh riêng.
Đồng bộ hồ sơ và hỗ trợ thủ tục đăng ký
Chuẩn bị tài liệu góp ý, văn bản đề nghị, hồ sơ liên quan; hỗ trợ nộp và theo dõi phản hồi trong phạm vi ủy quyền đã thống nhất với khách hàng.
Định hướng triển khai và cập nhật sau cấp
Bàn giao checklist công bố, niêm yết, phổ biến, lưu vết và nhận diện thời điểm cần đăng ký lại khi doanh nghiệp thay đổi mô hình hoặc nội quy.
Căn cứ pháp lý
Văn bản pháp lý cần đối chiếu
Nội quy lao động cần được rà soát cùng các quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ dữ liệu và điều kiện riêng của từng ngành. Các văn bản dưới đây là nền tảng trực tiếp của thủ tục.
NỀN TẢNG VỀ NỘI QUY LAO ĐỘNG Bộ luật Lao động 2019 Điều 118 đến Điều 121 quy định nội quy lao động, đăng ký, hồ sơ, hiệu lực và nghĩa vụ thông báo, niêm yết tại nơi làm việc. NỘI DUNG VÀ THAM KHẢO Ý KIẾN Nghị định 145/2020/NĐ-CP Điều 69 hướng dẫn 09 nội dung chủ yếu của nội quy; quy định liên quan đến tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc. THỦ TỤC CẬP NHẬT 2026 Cổng Dịch vụ công Quốc gia Thủ tục 2.001955: 07 ngày làm việc, không thu phí/lệ phí, tiếp nhận trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính theo đầu mối nội vụ hiện hành tại địa phương. XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH Nghị định 12/2022/NĐ-CP Quy định xử phạt trong lĩnh vực lao động, bao gồm hành vi không có nội quy bằng văn bản, không đăng ký hoặc sử dụng nội quy chưa có hiệu lực khi thuộc trường hợp áp dụng.
Dịch vụ liên quan
Thiết lập hệ thống tài liệu lao động đồng bộ
Tư vấn pháp luật lao động Rà soát tổng thể hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng và các vấn đề nhân sự phát sinh. Xây dựng thỏa ước lao động tập thể Tổ chức cơ chế đồng thuận về quyền lợi và điều kiện lao động theo đặc thù của doanh nghiệp. Soạn thảo quy chế công ty Đồng bộ quy trình, phân quyền, quản trị nội bộ và các quy định chuyên sâu ngoài nội quy lao động. Soạn thảo hợp đồng Rà soát hợp đồng lao động, bảo mật, đào tạo, giao nhận tài sản và các thỏa thuận hỗ trợ hệ thống quản trị nhân sự. Giải quyết tranh chấp lao động Đánh giá hồ sơ, phương án thương lượng, hòa giải và hướng xử lý phù hợp khi tranh chấp đã phát sinh.
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp về đăng ký nội quy lao động
Các câu trả lời dưới đây giúp doanh nghiệp kiểm tra nhanh nghĩa vụ, mốc thời gian và những việc cần chuẩn bị. Với trường hợp có tranh chấp, lao động nước ngoài, nhiều chi nhánh hoặc lĩnh vực đặc thù, cần rà soát hồ sơ thực tế trước khi kết luận.
1. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động có phải đăng ký nội quy không?
Không bắt buộc đăng ký nội quy lao động. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có thể ban hành quy tắc nội bộ phù hợp để quản trị rõ ràng hơn.
2. Khi nào phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động?
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động thuộc diện phải đăng ký cần nộp hồ sơ tại đầu mối có thẩm quyền nơi đăng ký kinh doanh theo thủ tục hiện hành.
3. Nội quy lao động có hiệu lực từ thời điểm nào?
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký hoặc đăng ký lại. Doanh nghiệp không nên coi việc vừa nộp hồ sơ hoặc nhận thông tin tiếp nhận là thời điểm có thể áp dụng nội quy ngay.
4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Hồ sơ gồm văn bản đề nghị đăng ký, bản nội quy lao động, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất nếu có.
5. Có phải lấy ý kiến công đoàn hoặc tổ chức đại diện người lao động không?
Khi nơi làm việc có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức này trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký kèm văn bản góp ý trong trường hợp áp dụng.
6. Doanh nghiệp có chi nhánh ở tỉnh khác phải làm gì?
Sau khi nội quy có hiệu lực, doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất – kinh doanh ở nhiều địa phương cần gửi nội quy đến cơ quan quản lý có thẩm quyền tại nơi đặt các đơn vị đó theo quy định. Đồng thời cần có kế hoạch phổ biến nội quy nhất quán cho toàn bộ người lao động.
7. Không đăng ký nội quy lao động có thể bị xử lý thế nào?
Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt 5–10 triệu đồng đối với cá nhân trong một số hành vi như không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên hoặc không đăng ký nội quy theo quy định; tổ chức bị phạt gấp 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Mức áp dụng thực tế cần đối chiếu chính xác hành vi và hồ sơ cụ thể.
Bắt đầu từ tài liệu hiện có
Xây dựng nội quy lao động có thể áp dụng trong thực tế, không chỉ để hoàn thành thủ tục
Gửi nội quy đang sử dụng (nếu có), số lượng lao động, ngành nghề, số chi nhánh/cơ sở, chính sách bảo mật – tài sản và những vấn đề doanh nghiệp đang muốn quản lý. Luật Dương Trí sẽ hỗ trợ xác định nghĩa vụ, tài liệu cần bổ sung và lộ trình phù hợp.
