24/07/2025 | Chia sẻ

Quy định đóng bảo hiểm xã hội mới nhất: Doanh nghiệp và người lao động cần biết

Ngày đăng: 24/07/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những chính sách an sinh bắt buộc đối với người lao động, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi lâu dài như hưu trí, thai sản, ốm đau… Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các quy định đóng bảo hiểm xã hội hiện hành. Bài viết dưới đây Luật Dương Trí sẽ giúp bạn hiểu rõ ai phải đóng, đóng bao nhiêu, đóng như thế nào và những điểm mới mà doanh nghiệp cũng như người lao động cần lưu ý.

1. Quy định đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo pháp luật

Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, bảo hiểm xã hội (BHXH) được xem là chính sách an sinh bắt buộc, áp dụng đồng thời cho người lao động và người sử dụng lao động, không phân biệt quy mô hay loại hình doanh nghiệp. Theo quy định đóng bảo hiểm xã hội hiện hành, việc tham gia BHXH là trách nhiệm pháp lý, đồng thời là quyền lợi thiết thực nhằm bảo vệ người lao động trước các rủi ro nghề nghiệp và đảm bảo ổn định xã hội.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty 100% vốn nước ngoài hoặc doanh nghiệp FDI tại Việt Nam, việc tuân thủ đúng quy định đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không chỉ là yêu cầu về lao động mà còn là điều kiện quan trọng để đảm bảo tính minh bạch trong quản trị, được xem xét kỹ khi thực hiện đăng ký đầu tư, chuyển nhượng vốn hoặc mở rộng quy mô dự án.

1.1. Đối tượng bắt buộc phải đóng BHXH

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, những đối tượng sau đây bắt buộc phải tham gia BHXH:

Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên: Bao gồm hợp đồng xác định thời hạn, không xác định thời hạn, kể cả lao động nước ngoài tại Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương: Điều này áp dụng cho cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp nước ngoài đầu tư tại Việt Nam, nhằm đảm bảo sự bình đẳng về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các nhóm lao động.
Cán bộ, công chức, viên chức, người làm trong lực lượng vũ trang: Đây là nhóm đối tượng đặc thù, được quản lý theo hệ thống nhà nước nhưng vẫn phải tuân thủ quy định BHXH như một chế độ an sinh chung.
Đặc biệt, theo quy định dành cho doanh nghiệp FDI, công ty có vốn đầu tư nước ngoài và các doanh nghiệp liên doanh với nhà đầu tư nước ngoài, việc tham gia BHXH cho người lao động là bắt buộc, kể cả lao động Việt Nam hay người nước ngoài có hợp đồng từ 12 tháng trở lên.

Nếu không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định đóng bảo hiểm xã hội có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, gây trở ngại trong các thủ tục như thay đổi giấy chứng nhận đầu tư, đăng ký chi nhánh, hoặc chuyển nhượng vốn đầu tư giữa các bên.

1.2. Các khoản đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Theo hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, tỷ lệ đóng BHXH được tính dựa trên mức tiền lương tháng ghi trên hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Người sử dụng lao động chịu mức đóng: 17,5% tổng quỹ lương, bao gồm:
- 3% vào quỹ ốm đau, thai sản
- 14% vào quỹ hưu trí và tử tuất
- Ngoài ra, có thể phải đóng thêm 0,5% vào quỹ tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN), trừ khi được miễn giảm theo quy định.
Người lao động đóng: 8%, toàn bộ vào quỹ hưu trí và tử tuất.

Tỷ lệ đóng này áp dụng thống nhất đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp, kể cả công ty cổ phần có vốn nước ngoài, doanh nghiệp công nghệ thông tin có yếu tố nước ngoài, hoặc các nhà đầu tư nước ngoài đang góp vốn điều hành công ty tại Việt Nam.

Theo kinh nghiệm của tôi, việc tính sai không đúng quy định mức đóng bảo hiểm xã hội hoặc chậm đóng BHXH có thể dẫn đến hậu quả lớn: không được khấu trừ chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, bị xử phạt hành chính, hoặc thậm chí bị truy thu với lãi phạt chậm nộp. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo cập nhật đúng mức lương đóng bảo hiểm và theo dõi biến động nhân sự để tránh sai sót.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu mã số BHXH nhanh chóng và chính xác

2. Mức đóng và căn cứ đóng BHXH năm 2025

Trong bối cảnh pháp luật về lao động và bảo hiểm xã hội ngày càng siết chặt nhằm tăng cường bảo vệ quyền lợi người lao động, việc xác định đúng căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định mà còn phòng tránh rủi ro pháp lý.

Điều này càng đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, nơi mà hồ sơ lao động thường có yếu tố phức tạp hơn do liên quan đến hợp đồng lao động với người nước ngoài, các chính sách thuế nhà thầu, hoặc quy trình góp vốn, chuyển nhượng vốn đầu tư.

2.1 Căn cứ tiền lương đóng BHXH

Theo quy định đóng bảo hiểm xã hội tại Điều 89 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, từ năm 2021 trở đi (và tiếp tục áp dụng trong năm 2025), căn cứ đóng BHXH bắt buộc là mức tiền lương tháng ghi trên hợp đồng lao động. Mức lương này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố theo từng địa phương.

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH gồm:

Lương cơ bản
Phụ cấp lương: chức vụ, trách nhiệm, độc hại, khu vực…
Các khoản bổ sung khác: nếu được ghi rõ và trả thường xuyên theo hợp đồng lao động

Tuy nhiên, một số khoản không tính vào căn cứ đóng BHXH, gồm: tiền thưởng, tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, nhà ở hoặc phúc lợi tự nguyện khác.

Đối với doanh nghiệp FDI tại Việt Nam hoặc các công ty 100% vốn nước ngoài, việc xác định căn cứ lương rất quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, kế toán tiền lương, và cả khả năng tối ưu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Mức lương tối thiểu vùng năm 2025 vẫn chưa công bố chính thức, nhưng được dự đoán sẽ điều chỉnh tăng khoảng 5–7%, do đó các doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại hệ thống hợp đồng và bảng lương để đảm bảo phù hợp.
Mức lương tối đa để đóng BHXH: bằng 20 lần mức lương cơ sở. Với lương cơ sở hiện hành là 1.800.000 đồng/tháng, mức đóng tối đa là 36.000.000 đồng/tháng. Việc ghi nhận đúng mức lương này còn liên quan tới các thủ tục pháp lý như: gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài, tính toán chi phí nhân sự trong dự án đầu tư, hoặc khi lập báo cáo giám sát đầu tư định kỳ.

2.2 Mức phạt nếu không đóng BHXH đúng quy định

Việc trốn đóng hoặc chậm đóng BHXH là hành vi vi phạm pháp luật, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của người lao động, và đồng thời có thể làm mất điểm trong quá trình thẩm định dự án đầu tư hoặc gia hạn giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

Theo quy định đóng bảo hiểm xã hội tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các mức xử phạt được áp dụng như sau:

Phạt hành chính từ 50 triệu – 75 triệu đồng đối với hành vi không tham gia BHXH bắt buộc cho toàn bộ hoặc một phần người lao động thuộc diện phải tham gia.
Buộc truy nộp toàn bộ số tiền trốn đóng, kèm theo lãi chậm nộp tính theo lãi suất ngân hàng. Đây là phần chi phí không nhỏ, đặc biệt với các công ty có quy mô nhân sự lớn hoặc đang tham gia dự án đầu tư mở rộng.
Truy cứu trách nhiệm hình sự: Nếu hành vi trốn đóng gây thiệt hại từ 300 triệu đồng trở lên, người đứng đầu doanh nghiệp có thể bị xử lý theo Bộ luật Hình sự (Điều 216), với mức phạt tiền hoặc phạt tù tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.

Tình trạng này nếu bị phát hiện sẽ ảnh hưởng lớn đến tính minh bạch pháp lý, làm giảm uy tín khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục chuyển nhượng vốn, góp vốn đầu tư, hoặc chuẩn bị niêm yết công ty trên sàn chứng khoán.

Doanh nghiệp, đặc biệt là nhóm doanh nghiệp FDI, cần thường xuyên phối hợp với luật sư tư vấn doanh nghiệp, tư vấn pháp luật lao động, hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên để rà soát hồ sơ nhân sự, bảng lương, hợp đồng và mức đóng bảo hiểm xã hội. Việc này không chỉ giúp tránh rủi ro mà còn tạo lợi thế lớn trong các hoạt động quản trị nhân sự chiến lược và hợp tác đầu tư dài hạn.

chi tiết các quy định đóng bảo hiểm xã hội — Quy định đóng BHXH bắt buộc

>>>Xem thêm: Thủ tục Gộp sổ BHXH Online năm 2025 chi tiết từng Bước

3. Hướng dẫn thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc thực hiện đúng quy trình đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố cần thiết để duy trì hoạt động ổn định, bền vững. Đặc biệt, với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc đảm bảo thủ tục BHXH càng cần được chú trọng do có liên quan đến các quy trình pháp lý như: cấp giấy chứng nhận đầu tư, đăng ký lao động nước ngoài, và báo cáo giám sát hoạt động đầu tư.

Để tránh rủi ro khi bị cơ quan chức năng thanh tra hoặc trong quá trình kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp nên nắm rõ các bước thực hiện thủ tục tham gia BHXH theo đúng hướng dẫn của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

3.1. Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu

Khi mới thành lập hoặc chưa từng đăng ký BHXH, theo quy định đóng bảo hiểm xã hội doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ như sau:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK1-TS): Áp dụng cho từng người lao động, giúp cơ quan BHXH cập nhật đầy đủ thông tin cá nhân theo mã số định danh.
Danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS): Thể hiện rõ họ tên, mã số BHXH, mức lương đóng, chức danh và thời gian bắt đầu tham gia.
Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng: Là cơ sở pháp lý chứng minh quan hệ lao động, làm căn cứ để đóng BHXH bắt buộc.
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: Đối với công ty 100% vốn nước ngoài, hoặc các doanh nghiệp FDI, giấy phép này là tài liệu bắt buộc để mở mã đơn vị BHXH lần đầu.

Các doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ, doanh nghiệp sản xuất phần mềm, hoặc các công ty tư vấn đầu tư nước ngoài cũng cần thực hiện đúng quy trình này nếu có sử dụng lao động Việt Nam hoặc lao động nước ngoài có thời hạn từ 1 năm trở lên.

3.2. Kênh nộp và hình thức đóng

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức nộp và đóng BHXH như sau:

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Đây là cách truyền thống, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa thành lập.
Nộp qua cổng BHXH điện tử hoặc thông qua đơn vị trung gian được ủy quyền. Hình thức này đang được khuyến khích sử dụng vì giúp doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian
- Dễ dàng tra cứu quá trình tham gia BHXH
- Hạn chế sai sót hồ sơ do có hệ thống tự kiểm tra
Hình thức thanh toán: Doanh nghiệp chuyển khoản định kỳ hàng tháng vào tài khoản do cơ quan BHXH cung cấp. Thông tin tài khoản và thời hạn nộp sẽ được thông báo chính thức sau khi hồ sơ đăng ký được phê duyệt.

Trong trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ chuyên sâu, việc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên, hoặc hợp tác với luật sư tư vấn doanh nghiệp là một giải pháp thông minh để đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động và tránh vi phạm không đáng có.

Việc thực hiện thủ tục BHXH đầy đủ, đúng quy định đóng bảo hiểm xã hội không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà còn tạo lợi thế trong quá trình đàm phán với nhà đầu tư, gọi vốn, hoặc mở rộng dự án đầu tư tại Việt Nam. Đây là một phần quan trọng trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hiện đại.

>>>Xem thêm: Luật Sư Tư Vấn Bảo Hiểm Xã Hội – Giải Pháp Toàn Diện

4. Một số điểm cần lưu ý khi đóng BHXH

Việc đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ dừng lại ở việc nộp tiền đúng hạn, mà còn liên quan đến nhiều yếu tố pháp lý và hành chính mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, nhất là khi có sử dụng lao động nước ngoài, hoặc khi là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam.

Dưới đây là một số điểm quan trọng mà doanh nghiệp nên nắm rõ để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong suốt quá trình làm việc.

4.1. Lao động nước ngoài tại Việt Nam phải đóng BHXH khi nào?

Theo quy định đóng bảo hiểm xã hội tại Nghị định 143/2018/NĐ-CP, từ ngày 1/1/2022, lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH nếu:

Có hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên với doanh nghiệp tại Việt Nam
Có giấy phép lao động, giấy phép hành nghề hoặc chứng chỉ hành nghề hợp pháp

Tuy nhiên, trường hợp lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp hoặc đã tham gia bảo hiểm bắt buộc tại nước ngoài theo quy định của hiệp định song phương thì được miễn tham gia BHXH tại Việt Nam.

Việc xác định đúng các trường hợp miễn/không miễn giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu BHXH trái quy định, đồng thời bảo đảm tính minh bạch trong hồ sơ đầu tư nếu đang là công ty 100% vốn nước ngoài hoặc doanh nghiệp FDI có yếu tố quản lý từ nước ngoài.

4.2. Doanh nghiệp được ký hợp đồng với đơn vị tư vấn pháp luật lao động

Việc tham gia và quản lý BHXH đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật liên tục các văn bản pháp luật, biểu mẫu, và quy định mới. Đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc sử dụng cả lao động trong và ngoài nước, việc tự thực hiện toàn bộ quy trình BHXH dễ dẫn đến sai sót, vi phạm quy định.

Chính vì vậy, pháp luật cho phép doanh nghiệp:

Ký hợp đồng với công ty tư vấn pháp luật lao động, hoặc
Thuê luật sư tư vấn doanh nghiệp chuyên trách về nhân sự – BHXH

Việc này không chỉ giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự mà còn đảm bảo toàn bộ hồ sơ pháp lý về lao động, BHXH, thuế… được kiểm soát chặt chẽ – đây là điểm cộng rất lớn trong quá trình kiểm tra của cơ quan chức năng hoặc khi thực hiện chuyển nhượng vốn đầu tư cho nhà đầu tư nước ngoài.

4.3. Không phải khoản phụ cấp nào cũng tính vào lương đóng BHXH

Một trong những lỗi phổ biến mà doanh nghiệp dễ mắc phải là hiểu sai về các khoản phụ cấp đóng BHXH. Theo Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, chỉ những khoản phụ cấp thường xuyên, được ghi rõ trong hợp đồng lao động, mới được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Ví dụ:

✔ Tính vào lương đóng BHXH:

Phụ cấp chức vụ
Phụ cấp trách nhiệm
Phụ cấp khu vực, độc hại

✖ Không tính vào lương đóng BHXH:

Khoản thưởng, tiền ăn trưa, hỗ trợ đi lại, chi phí điện thoại nếu không ghi cụ thể trong hợp đồng

Tóm lại, hiểu rõ quy định đóng bảo hiểm xã hội sẽ giúp doanh nghiệp công nghệ, doanh nghiệp tư vấn, hoặc các doanh nghiệp khởi nghiệp có vốn nước ngoài tiết kiệm chi phí nhân sự mà vẫn tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Liên hệ hỗ trợ pháp lý: