08/08/2025 | Chia sẻ

Chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu: Quy định, phạm vi và lưu ý quan trọng

Ngày đăng: 08/08/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu là một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức đấu thầu, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và tính minh bạch của hoạt động mua sắm công. Bài viết này Luật Dương Trí sẽ phân tích toàn diện từ khái niệm, cơ sở pháp lý đến các yếu tố chi phí cụ thể và lưu ý thực tiễn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp FDI, hay các công ty công nghệ tham gia đấu thầu tại Việt Nam.

1. Thẩm định hồ sơ mời thầu là gì?

Thẩm định hồ sơ mời thầu là bước kiểm tra bắt buộc trong quy trình đấu thầu nhằm đánh giá tính hợp pháp, hợp lý và đầy đủ của bộ hồ sơ mời thầu trước khi được chính thức phát hành tới các nhà thầu. Việc này thường do cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị tư vấn được ủy quyền thực hiện, đóng vai trò “gác cổng” để bảo đảm rằng quá trình lựa chọn nhà thầu tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.

1.1. Mục tiêu của việc thẩm định

Việc thẩm định không đơn thuần là thủ tục hành chính, mà còn là một phần quan trọng giúp đảm bảo:

Tuân thủ nghiêm ngặt Luật Đấu thầu mới và các văn bản hướng dẫn thi hành;
Ngăn chặn các điều kiện không công bằng hoặc sai phạm trong tiêu chí đánh giá;
Hạn chế các khiếu nại, tố cáo, tranh chấp sau đấu thầu do sai sót từ hồ sơ.

1.2. Vai trò đặc biệt với doanh nghiệp FDI, công nghệ

Với các doanh nghiệp công nghệ, đặc biệt là công ty có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) đang cung cấp sản phẩm phần mềm, bản quyền công nghệ, hệ thống tự động hóa, việc hiểu rõ và chuẩn hóa hồ sơ mời thầu là yếu tố sống còn. Bởi lẽ:

Các gói thầu công nghệ cao thường có yêu cầu kỹ thuật đặc thù, dễ bị đánh giá sai lệch nếu hồ sơ không trình bày rõ ràng;
Việc bảo hộ công nghệ, định giá phần mềm, hay chính sách ưu đãi thuế nhập khẩu phần mềm cũng cần thể hiện minh bạch trong hồ sơ để tránh tranh chấp pháp lý hoặc bị loại từ vòng thẩm định;
Những nội dung như thuế GTGT không dùng tiền mặt, chi phí trích lập dự phòng, hoặc cam kết chuyển giao công nghệ có thể cần tư vấn pháp lý riêng để đảm bảo tính hợp lệ.

1.3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty lập trình, hay đơn vị trong lĩnh vực xuất nhập khẩu phần mềm khi tham gia thầu cần chú ý:

Hồ sơ mời thầu phải được xây dựng minh bạch, phù hợp với cả quy định doanh nghiệp vừa và nhỏ lẫn điều kiện của nhà đầu tư nước ngoài nếu có yếu tố FDI;
Nên nhờ đến dịch vụ luật sư tư vấn doanh nghiệp để rà soát trước khi nộp hồ sơ, đặc biệt trong trường hợp đấu thầu quốc tế hoặc sử dụng ngân sách nhà nước;
Với những đơn vị thực hiện đấu thầu định kỳ, việc sử dụng tư vấn pháp lý thường xuyên có thể giúp tiết kiệm chi phí kiểm tra, giảm thiểu rủi ro khi bị cơ quan kiểm toán, thanh tra kiểm tra lại.

2. Căn cứ pháp lý và quy định chi tiết

Chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu là một trong những khoản chi hợp lệ trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu, đặc biệt với các dự án có sử dụng vốn nhà nước, vốn vay ODA, hoặc vốn đầu tư hỗn hợp. Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong đấu thầu, chi phí này phải tuân thủ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật sau:

2.1. Luật Đấu thầu và các nghị định hướng dẫn

Luật Đấu thầu 2013 (và Luật Đấu thầu sửa đổi 2023) là nền tảng pháp lý điều chỉnh toàn bộ hoạt động đấu thầu tại Việt Nam. Luật quy định rõ về trình tự tổ chức đấu thầu, trách nhiệm thẩm định hồ sơ mời thầu cũng như việc phân bổ chi phí.
Nghị định 63/2014/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Đấu thầu, trong đó đề cập đến các bước thẩm định, thẩm tra và phê duyệt hồ sơ mời thầu, kèm theo chi phí tương ứng.

2.2. Thông tư và hướng dẫn của các cơ quan chuyên ngành

Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT ban hành mẫu hồ sơ mời thầu và có quy định về cấu phần chi phí cần dự trù trong quá trình thẩm định.
Hướng dẫn của Bộ Tài chính về quản lý, sử dụng, quyết toán chi phí đấu thầu – đặc biệt quan trọng trong trường hợp sử dụng ngân sách nhà nước hoặc vốn vay ODA, vốn hỗn hợp có yếu tố nước ngoài.

2.3. Đặc thù với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)

Với các doanh nghiệp FDI hoặc các đơn vị liên quan đến đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu không chỉ tuân theo quy định trong nước mà còn cần xem xét thêm:

Cam kết của nhà tài trợ quốc tế, đặc biệt trong các dự án sử dụng vốn từ WB, ADB, JICA…;
Cơ chế chi ngân sách riêng, định mức chi phí đấu thầu, chi phí lập và thẩm định được điều chỉnh theo Luật Đầu tư, Luật Doanh nghiệp 2020, cũng như các hướng dẫn liên quan đến ưu đãi thuế, tư vấn pháp lý thường xuyên, v.v.

2.4. Trường hợp đặc biệt với doanh nghiệp công nghệ

Với các doanh nghiệp công nghệ, công ty lập trình, hoặc công ty phần mềm cung cấp sản phẩm bản quyền, nền tảng điện toán, phần mềm quản trị… thì việc thẩm định hồ sơ mời thầu đòi hỏi:

Có tư vấn chuyên sâu về thuế GTGT không dùng tiền mặt, ưu đãi thuế nhập khẩu phần mềm, hay chính sách bảo hộ công nghệ;
Gắn kết giữa yêu cầu kỹ thuật với quy trình tài chính – điều kiện tiên quyết để hồ sơ được thông qua.

2.5. Ghi nhận và thanh toán chi phí thẩm định

Chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu phải được lập thành khoản mục riêng trong dự toán mua sắm và được hạch toán đúng quy trình kế toán theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC (với doanh nghiệp lớn) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (với doanh nghiệp vừa và nhỏ). Đây cũng là cơ sở để cơ quan kiểm toán chấp thuận khi thực hiện kiểm tra chi ngân sách.

Các quy định về chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu

3. Chi tiết các khoản chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu

Chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu không phải là con số cố định, mà được xác định căn cứ vào tính chất gói thầu (mua sắm hàng hóa, xây lắp, tư vấn, phần mềm bản quyền, công nghệ thông tin…) và hình thức lựa chọn nhà thầu (đấu thầu rộng rãi, hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh). Dưới đây là các khoản chi thường thấy trong thực tế:

3.1. Chi phí thuê chuyên gia thẩm định

Đối với các doanh nghiệp công nghệ, công ty phần mềm hay các gói thầu liên quan đến sản phẩm công nghệ cao, việc thuê chuyên gia kỹ thuật để rà soát cấu trúc hồ sơ là bắt buộc. Đặc biệt, nếu gói thầu liên quan đến bản quyền phần mềm, tích hợp hệ thống, hay dịch vụ SaaS, cần thẩm định cả yếu tố bảo mật và tính tương thích công nghệ, thường được đánh giá bởi đơn vị tư vấn độc lập.

Đối với các doanh nghiệp FDI tham gia gói thầu, việc thuê chuyên gia nước ngoài để đánh giá theo tiêu chuẩn quốc tế là khá phổ biến, dẫn đến chi phí có thể tăng cao và cần lập kế hoạch trích lập dự phòng từ sớm.

3.2. Chi phí hành chính và vận hành

Bao gồm các khoản như:

In ấn tài liệu, lập biên bản thẩm định, lập danh sách nhà thầu sơ tuyển;
Di chuyển, khảo sát hiện trường hoặc cơ sở cung cấp dịch vụ – thường phát sinh trong các gói thầu công nghệ có tính ứng dụng cao hoặc triển khai diện rộng tại các tỉnh thành.

Đây là những chi phí cố định, thường được hạch toán vào dự toán đấu thầu theo hướng dẫn của Bộ Tài chính hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp.

3.3. Chi phí pháp lý và tư vấn doanh nghiệp

Nhiều cơ quan tổ chức đấu thầu, đặc biệt là khối doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, lựa chọn thuê luật sư tư vấn đấu thầu, luật sư tư vấn hợp đồng để rà soát:

Tính hợp pháp của các điều kiện mời thầu;
Khả năng xảy ra tranh chấp hợp đồng;
Điều kiện ràng buộc đối với quyền sở hữu trí tuệ, nghĩa vụ thuế, xử lý tài sản…

Đây là khoản chi không thể thiếu nhằm đảm bảo tuân thủ Luật Đấu thầu mới, Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định có yếu tố nước ngoài.

3.4. Chi phí dự phòng điều chỉnh

Trong quá trình thẩm định, nhiều gói thầu phải chỉnh sửa hồ sơ, loại bỏ điều kiện trái quy định hoặc bổ sung nội dung còn thiếu. Do đó, bên mời thầu cần trích lập dự phòng khoản ngân sách nhất định để:

Điều chỉnh kỹ thuật, thay đổi yêu cầu hồ sơ theo thực tế;
Bổ sung phụ lục đấu thầu, hợp đồng nguyên tắc hoặc mẫu hợp đồng mua bán tài sản…

Điều này đặc biệt quan trọng với các dự án lớn có sử dụng vốn đầu tư công, hoặc có cơ chế ưu đãi thuế nhập khẩu, thuế TNDN với công nghệ cao – cần điều chỉnh phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

3.5. Thuế GTGT và các khoản thuế liên quan

Nếu doanh nghiệp thuê đơn vị ngoài thực hiện dịch vụ thẩm định, chi phí này phải chịu thuế GTGT, được kê khai theo quy định của Luật Thuế GTGT. Đối với dịch vụ liên quan đến phần mềm bản quyền, có thể áp dụng ưu đãi thuế theo từng trường hợp, tùy chính sách của địa phương và Bộ Tài chính.

Do đó, các luật sư tư vấn thuế hoặc dịch vụ luật sư chuyên doanh nghiệp FDI thường được mời để xử lý các tình huống thuế phức tạp, đặc biệt nếu doanh nghiệp có giao dịch xuyên biên giới.

Các chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu mới nhất

4. Ai chịu trách nhiệm chi trả chi phí thẩm định?

Việc chi trả chi phí thẩm định hồ sơ mời thầu là vấn đề được quy định rõ trong Luật Đấu thầu mới, đồng thời là yếu tố cần thiết để đảm bảo tính minh bạch, tránh lạm chi trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu. Chủ thể chịu trách nhiệm chi trả thường là bên mời thầu, tức:

Chủ đầu tư của dự án sử dụng vốn nhà nước hoặc vốn ODA;
Đơn vị mua sắm công, tổ chức đấu thầu được giao quyền đại diện;
Hoặc trong một số trường hợp, là đơn vị tư nhân tổ chức đấu thầu xã hội hóa.

4.1. Nguồn chi cụ thể được lấy từ đâu?

Chi phí thẩm định có thể được lấy từ các nguồn sau:

Nguồn vốn đầu tư công hoặc nguồn vốn ODA, nếu dự án thuộc quản lý nhà nước;
Vốn vay nước ngoài có quy định riêng theo thỏa thuận với nhà tài trợ (ví dụ: ADB, WB);
Nguồn thu hợp pháp của đơn vị (nếu tổ chức đấu thầu là doanh nghiệp nhà nước hoặc đơn vị tự chủ tài chính);
Dự toán chi phí được phê duyệt kèm theo kế hoạch lựa chọn nhà thầu theo Thông tư 11/2019/TT-BKHĐT.

4.2. Trường hợp đặc biệt: Doanh nghiệp FDI tham gia đấu thầu

Khi doanh nghiệp FDI, đặc biệt là các công ty công nghệ, công ty lập trình hoặc doanh nghiệp sản xuất phần mềm bản quyền tham gia đấu thầu tại Việt Nam, cần chú ý đến một số điểm:

Trách nhiệm tài chính phải được làm rõ trong giấy chứng nhận đầu tư hoặc hợp đồng hợp tác đầu tư nếu doanh nghiệp là chủ đầu tư dự án;
Nếu tham gia với tư cách nhà thầu nước ngoài, chi phí thẩm định không thuộc nghĩa vụ chi trả, nhưng cần được tính đến trong kế hoạch tài chính;
Với những doanh nghiệp có ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi liên quan đến thẩm định hồ sơ mời thầu cũng có thể được hạch toán hợp lệ, góp phần tối ưu nghĩa vụ thuế.

4.3. Lưu ý với đơn vị tư vấn luật, kế toán

Trong các trường hợp chi phí được thanh toán từ ngân sách hoặc vốn vay, doanh nghiệp nên:

Tham khảo ý kiến luật sư tư vấn doanh nghiệp hoặc luật sư tư vấn thuế để đảm bảo hợp lệ về thủ tục;
Ghi nhận chi phí đúng chuẩn mực kế toán, nhất là khi liên quan đến trích lập dự phòng, hoặc khi dự án có yếu tố chuyển nhượng vốn, sở hữu trí tuệ, hợp đồng mua bán tài sản…