23/04/2025 | Chia sẻ

Giấy phép tổ chức hội chợ: Hồ sơ, thủ tục và lưu ý quan trọng

Ngày đăng: 23/04/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Giấy phép tổ chức hội chợ là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với các tổ chức, doanh nghiệp khi muốn triển khai hoạt động hội chợ thương mại, triển lãm sản phẩm trên phạm vi công cộng. Thực hiện đúng quy định khi xin giấy phép tổ chức hội chợ không chỉ đảm bảo tính pháp lý cho sự kiện mà còn giúp quá trình tổ chức diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp.

I. Điều kiện tổ chức hội chợ

Theo quy định tại Điều 129 và Điều 132 Luật Thương mại 2005, hội chợ, triển lãm thương mại là một hình thức xúc tiến thương mại nhằm trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ để tìm kiếm cơ hội giao kết hợp đồng. Tuy nhiên, để được cấp giấy phép tổ chức hội chợ, tổ chức hoặc doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật.

Cụ thể, để được cấp giấy phép tổ chức hội chợ, cần thỏa mãn các điều kiện sau:

Phải đăng ký và được xác nhận bằng văn bản từ cơ quan quản lý nhà nước về thương mại cấp tỉnh hoặc thành phố nơi dự kiến tổ chức hội chợ. Đây là thủ tục pháp lý bắt buộc, không được phép tổ chức nếu chưa có văn bản xác nhận.
Hàng hóa trưng bày tại hội chợ phải được bố trí trong các gian hàng tiêu chuẩn (diện tích mỗi gian 3m x 3m) hoặc khu vực tương đương nhiều gian hàng tiêu chuẩn để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng bộ.
Phải có đầy đủ dịch vụ hạ tầng kỹ thuật hỗ trợ, bao gồm: điện, nước, an ninh, vệ sinh nhằm đảm bảo an toàn, thuận tiện và môi trường tổ chức phù hợp.

Việc tuân thủ các điều kiện trên không chỉ là yêu cầu bắt buộc khi xin giấy phép tổ chức hội chợ, mà còn góp phần nâng cao uy tín và hiệu quả cho sự kiện thương mại mà doanh nghiệp triển khai.

Giấy phép tổ chức hội chợ: Hồ sơ, thủ tục và lưu ý quan trọng — Điều kiện tổ chức hội chợ

II. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội chợ

Để được cấp giấy phép tổ chức hội chợ, các doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký đầy đủ theo quy định tại khoản 5 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 17/2020/NĐ-CP.

Thành phần hồ sơ bao gồm:

01 Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại theo Mẫu số 10 ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
➤ Tải mẫu đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại tại đây!
01 bản sao không cần chứng thực một trong các loại giấy tờ sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp,
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư,
- Quyết định thành lập,
- Hoặc văn bản pháp lý tương đương theo quy định pháp luật.

Nội dung đăng ký phải thể hiện rõ các thông tin sau:

Tên và địa chỉ của doanh nghiệp tổ chức hội chợ.
Tên và chủ đề của hội chợ (nếu có).
Thời gian, địa điểm dự kiến tổ chức hội chợ.
Quy mô tổ chức: số lượng gian hàng, diện tích trưng bày, số lượng doanh nghiệp tham gia…
Các hoạt động đi kèm (nếu có)

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định là bước không thể thiếu trong quy trình xin giấy phép tổ chức hội chợ, giúp doanh nghiệp chủ động thời gian và tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung không cần thiết.

⏩️ Xem thêm: Sự kiện nào cần xin giấy phép? Danh sách chi tiết mới nhất 2025

III. Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội chợ

Để được cấp giấy phép tổ chức hội chợ, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP, đảm bảo đúng cơ quan tiếp nhận, thời hạn và hình thức nộp hồ sơ. Việc nắm rõ quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót không đáng có.

1. Hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba cách để nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội chợ:

Nộp trực tiếp tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Gửi qua đường bưu điện, đảm bảo có vận đơn xác nhận thời gian gửi.
Nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến (nếu địa phương có hỗ trợ).

2. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Sở Công Thương nơi tổ chức hội chợ, triển lãm (áp dụng với hội chợ tại Việt Nam).
Bộ Công Thương (áp dụng với hội chợ tổ chức tại nước ngoài).

3. Thời hạn đăng ký

Đối với hội chợ tổ chức trong nước: Đăng ký tối thiểu 30 ngày, tối đa 365 ngày trước ngày khai mạc.
Đối với hội chợ tổ chức nước ngoài: Đăng ký tối thiểu 45 ngày, tối đa 365 ngày trước ngày khai mạc.

Lưu ý:
Thời hạn đăng ký được tính theo:

Ngày ghi trên vận đơn bưu điện nếu gửi qua bưu điện.
Ngày tiếp nhận hồ sơ nếu nộp trực tiếp.
Ngày xác nhận trên hệ thống nếu nộp trực tuyến.

4. Thời hạn xác nhận

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan quản lý nhà nước sẽ trả lời bằng văn bản về việc xác nhận hoặc không xác nhận đăng ký tổ chức hội chợ.

Thực hiện đúng quy trình và thời hạn trên là điều kiện bắt buộc để được cấp giấy phép tổ chức hội chợ, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và thuận lợi trong công tác tổ chức sự kiện thương mại.

⏩️ Xem thêm: Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện mới nhất 2025 từ A đến Z

IV. Dịch vụ làm giấy phép tổ chức sự kiện, hội chợ, triển lãm – Luật Dương Trí

Việc xin giấy phép tổ chức hội chợ là thủ tục hành chính đòi hỏi sự am hiểu pháp luật và kinh nghiệm thực tế trong việc soạn thảo hồ sơ, nắm bắt quy trình xử lý của cơ quan nhà nước.

Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và đại diện pháp lý, Luật Dương Trí cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói cho các doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu tổ chức sự kiện, hội chợ và triển lãm thương mại trên toàn quốc.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tại Luật Dương Trí:

Tư vấn cụ thể các điều kiện cần có để xin giấy phép tổ chức hội chợ theo đúng quy định.
Soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo mẫu mới nhất, bao gồm cả nội dung đăng ký, đơn và giấy tờ pháp lý.
Đại diện nộp hồ sơ, làm việc trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền để rút ngắn thời gian xử lý.
Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tình huống bị từ chối hồ sơ hoặc cần bổ sung, chỉnh sửa thông tin.
Cam kết bảo mật thông tin, chi phí minh bạch, thủ tục rõ ràng.