Quy định về Hộ Kinh doanh xuất Hóa đơn Điện tử từ 1/6/2025

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, áp dụng quy định mới về hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử. Đây là bước chuyển quan trọng giúp hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế minh bạch và thuận tiện hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các quy định về hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử, đối tượng áp dụng, các bước triển khai và những lưu ý cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

1. Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử: Quy định mới 2025

Từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Quy định này đánh dấu bước chuyển quan trọng trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ đối với hộ kinh doanh cá thể, nhằm tăng cường tính minh bạch, chống thất thu thuế và tạo môi trường kinh doanh công bằng, hiện đại.

Theo quy định mới, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp chuẩn hóa dữ liệu, nâng cao năng lực quản lý và từng bước tiếp cận quản trị hiện đại cho các hộ kinh doanh.

Đối với các hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cần có một số các đặc điểm như:

• Không bắt buộc có chữ ký số.
• Cho phép sử dụng bản in, bản sao chụp hoặc tra cứu thông tin hóa đơn từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Được xác định là chứng từ hợp pháp để kê khai thuế khi đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định.

Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua nhiều hình thức như tin nhắn, thư điện tử, mã QR, đường dẫn điện tử, giúp việc lưu trữ và tra cứu trở nên thuận tiện và linh hoạt hơn.

2. Đối tượng hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử bắt buộc trong các trường hợp sau:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên.
• Hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Sử dụng máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đối với các hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo cụ thể các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu).
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

Các trường hợp không bắt buộc áp dụng hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.
• Không hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như đã nêu trên.

3. Nguyên tắc và nội dung hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ các nguyên tắc và đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định.

Nguyên tắc sử dụng:

• Không bắt buộc có chữ ký số: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không yêu cầu bắt buộc phải có chữ ký số, tạo điều kiện thuận lợi cho hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử trong việc triển khai và sử dụng.
• Sử dụng bản in, bản sao chụp hoặc tra cứu thông tin hóa đơn: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử có thể sử dụng bản in, bản sao chụp hoặc tra cứu thông tin hóa đơn từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để phục vụ cho việc kê khai thuế và lưu trữ chứng từ.
• Được xác định là chứng từ hợp pháp: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là chứng từ hợp pháp để kê khai thuế khi đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định, giúp hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử thực hiện nghĩa vụ thuế một cách đúng đắn.

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin này phải khớp với thông tin đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn giá; số lượng; giá thanh toán: Phải ghi rõ ràng, chính xác để đảm bảo minh bạch trong giao dịch.
• Thời điểm lập hóa đơn: Ghi rõ ngày, giờ lập hóa đơn để xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu: Đảm bảo người mua có thể tra cứu và xác minh hóa đơn một cách dễ dàng.
• Thông tin người mua (nếu yêu cầu): Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại, được ghi khi người mua yêu cầu.

Tuân thủ đúng các nguyên tắc và đảm bảo đầy đủ nội dung trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ giúp hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử thực hiện đúng quy định pháp luật, nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh.

4. Hướng dẫn đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Để triển khai hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, các bước sau cần được thực hiện đúng trình tự:

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện cần thiết

• Thiết bị kết nối internet: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử cần có máy tính, điện thoại thông minh hoặc thiết bị tương tự có kết nối internet để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền tích hợp phần mềm.
• Phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền có tích hợp phần mềm: Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền được cơ quan thuế chấp thuận để đảm bảo việc khởi tạo và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đúng quy định.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử cần truy cập vào hệ thống để thực hiện đăng ký.
• Điền thông tin và gửi mẫu đăng ký theo quy định: Điền đầy đủ thông tin theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó gửi đến cơ quan thuế quản lý để được phê duyệt.

Bước 3: Sử dụng hóa đơn điện tử

• Lập, phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng: Sau khi được phê duyệt, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử tiến hành lập hóa đơn điện tử, phát hành và gửi cho khách hàng thông qua các hình thức điện tử như email, tin nhắn hoặc mã QR.
• Lưu trữ và quản lý hóa đơn theo quy định pháp luật: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

5. Chế tài xử phạt khi không tuân thủ quy định

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn điện tử. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính như sau:

Các hình thức xử phạt:

• Phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật.
• Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.
• Phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa đầy đủ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hậu quả khác:

• Có thể bị tạm dừng hoạt động kinh doanh có thời hạn nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc tái phạm nhiều lần.
• Không được khấu trừ chi phí thuế nếu không có hóa đơn hợp lệ, ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử.

Do đó, hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử cần nghiêm túc thực hiện đúng các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.