Chủ tịch công ty
Chức danh quản lý trong công ty TNHH một thành viên khi được xác lập đúng điều lệ và hồ sơ doanh nghiệp.
Xin giấy phép lao động cho nhà quản lý là thủ tục để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam với chức danh quản lý doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định đúng chức danh, hình thức làm việc và trường hợp miễn giấy phép.
Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay thế cơ chế lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Hồ sơ Mẫu số 03 hiện tích hợp cả báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.
Thủ tục xin giấy phép lao động cho nhà quản lý năm 2026
Điều kiện chức danh: người lao động phải là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Không bắt buộc bằng đại học hoặc 03 năm kinh nghiệm chỉ vì xin theo vị trí nhà quản lý. Hồ sơ trọng tâm là điều lệ, giấy tờ quản trị, quyết định bổ nhiệm hoặc điều động chứng minh đúng chức danh.
Hồ sơ chính: Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, lý lịch tư pháp, 02 ảnh 4 x 6 cm, giấy tờ về hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh chức danh nhà quản lý.
Thời điểm nộp: trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc từ hồ sơ đầy đủ; trường hợp không chấp thuận hoặc không cấp phải trả lời trong 03 ngày làm việc.
Thời hạn giấy phép: theo căn cứ làm việc nhưng tối đa 02 năm.
Nhà quản lý nước ngoài được xác định như thế nào?
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhà quản lý gồm người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo pháp luật.
Chủ tịch, thành viên Hội đồng thành viên
Áp dụng đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên theo cơ cấu quản trị đã đăng ký.
Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị
Áp dụng đối với công ty cổ phần theo nghị quyết, quyết định và hồ sơ quản trị.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
Phải là chức danh quản lý doanh nghiệp theo điều lệ, quyết định bổ nhiệm và cơ cấu pháp lý.
Chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh
Thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.
Người đứng đầu hoặc cấp phó cơ quan, tổ chức
Phải có giấy phép thành lập hoặc tài liệu pháp lý và quyết định bổ nhiệm, điều động phù hợp.
Nhà quản lý khác với giám đốc điều hành. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh có thể thuộc vị trí giám đốc điều hành; hồ sơ và điều kiện chứng minh phải được phân loại đúng.
Những chức danh không tự động được coi là nhà quản lý
Tên gọi trong hợp đồng hoặc danh thiếp không đủ để xác định vị trí. Cơ quan cấp phép xem xét cơ cấu doanh nghiệp, điều lệ, thẩm quyền, quyết định bổ nhiệm và công việc thực tế.
Phó giám đốc
Chỉ phù hợp nếu là chức danh quản lý theo điều lệ hoặc là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trưởng phòng
Thường không phải nhà quản lý doanh nghiệp chỉ vì phụ trách một phòng ban; có thể phải phân loại sang giám đốc điều hành hoặc chuyên gia.
Country Manager
Tên tiếng Anh phải được đối chiếu với chức danh pháp lý và quyền quản trị tại Việt Nam.
Project Manager
Cần đánh giá phạm vi quyền hạn; nhiều trường hợp phù hợp vị trí chuyên gia hoặc giám đốc điều hành hơn.
Chief Representative
Người đứng đầu văn phòng đại diện thường được phân loại là giám đốc điều hành theo Nghị định 219.
Legal Representative
Người đại diện theo pháp luật không mặc nhiên đủ hồ sơ nhà quản lý nếu giấy tờ quản trị và bổ nhiệm không thống nhất.
Nhà quản lý nào không thuộc diện cấp giấy phép lao động?
Doanh nghiệp phải kiểm tra diện miễn trước khi chuẩn bị hồ sơ work permit. Không thuộc diện cấp giấy phép không có nghĩa được làm việc mà không thực hiện thủ tục xác nhận hoặc thông báo tương ứng.
| Trường hợp | Điều kiện chính | Thủ tục cần lưu ý |
|---|---|---|
| Chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH | Giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên. | Thực hiện hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép theo trường hợp áp dụng. |
| Chủ tịch hoặc thành viên HĐQT | Giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên. | Chuẩn bị tài liệu góp vốn và hồ sơ quản trị. |
| Làm việc dưới 90 ngày trong một năm | Tổng thời gian dưới 90 ngày tính từ 01/01 đến ngày cuối cùng của năm. | Theo dõi tổng số ngày và thực hiện thủ tục miễn, thông báo phù hợp. |
| Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp | Thuộc 11 ngành dịch vụ WTO và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng. | Cần văn bản phái cử và chứng minh hiện diện thương mại. |
| Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại | Đáp ứng đúng hình thức và tài liệu chứng minh. | Thực hiện thủ tục xác nhận theo Nghị định 219. |
| Lĩnh vực được cơ quan có thẩm quyền xác nhận | Tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số hoặc lĩnh vực ưu tiên. | Phải có văn bản xác nhận của bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh. |
Người góp vốn dưới 03 tỷ đồng không thuộc diện miễn chỉ vì là chủ sở hữu, thành viên hoặc thành viên Hội đồng quản trị. Trường hợp này vẫn phải đánh giá hồ sơ giấy phép lao động với vị trí nhà quản lý.
Điều kiện xin giấy phép lao động cho nhà quản lý
Người lao động là công dân nước ngoài.
Đủ 18 tuổi và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc.
Không đang chấp hành hình phạt.
Không chưa được xóa án tích.
Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Được xác định đúng vị trí nhà quản lý.
Có giấy tờ chứng minh chức danh hợp lệ.
Có hình thức làm việc phù hợp.
Nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài được giải trình.
Hộ chiếu còn thời hạn.
Thời gian làm việc phù hợp giấy phép doanh nghiệp và tài liệu cử sang.
Nhà quản lý không phải chứng minh bằng đại học hoặc 03 năm kinh nghiệm theo một điều kiện chung. Yêu cầu về kinh nghiệm 03 năm trong Nghị định 219 áp dụng cho một số trường hợp giám đốc điều hành, không phải mọi nhà quản lý.
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho nhà quản lý
| STT | Tài liệu | Yêu cầu chính |
|---|---|---|
| 1 | Mẫu số 03 báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động. | Khai đúng vị trí, lĩnh vực, mã nghề, hình thức, nơi và thời gian làm việc. |
| 2 | Giấy khám sức khỏe. | Cấp bởi cơ sở đủ điều kiện; giấy nước ngoài chỉ dùng khi có cơ chế thừa nhận và không quá 12 tháng. |
| 3 | Hộ chiếu còn thời hạn. | Thông tin phải thống nhất với ảnh, lý lịch tư pháp và các giấy tờ khác. |
| 4 | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương. | Được cấp không quá 06 tháng trước ngày nộp, trừ trường hợp thực hiện liên thông. |
| 5 | 02 ảnh màu 4 x 6 cm. | Nền trắng, nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính. |
| 6 | Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc. | Tùy hợp đồng lao động, phái cử, điều chuyển, hợp đồng dịch vụ, dự án hoặc tư cách góp vốn. |
| 7 | Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý. | Điều lệ, hồ sơ quản trị, quyết định bổ nhiệm, điều động hoặc giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức. |
| 8 | Văn bản ủy quyền. | Khi doanh nghiệp giao tổ chức hoặc cá nhân thực hiện thủ tục. |
Giấy tờ chứng minh người nước ngoài là nhà quản lý
Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP chia hồ sơ chứng minh thành hai nhóm.
| Nhóm chủ thể | Tài liệu chứng minh | Điểm cần thống nhất |
|---|---|---|
| Nhà quản lý doanh nghiệp | Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý; hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động. | Chức danh, thẩm quyền, ngày hiệu lực, người ký và cơ cấu doanh nghiệp. |
| Người đứng đầu, cấp phó cơ quan hoặc tổ chức | Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức; hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động. | Tư cách pháp lý của tổ chức và chức danh theo pháp luật. |
| Chủ sở hữu, thành viên góp vốn dưới 03 tỷ đồng | Giấy tờ góp vốn và tài liệu chứng minh là nhà quản lý. | Không dùng riêng ERC hoặc danh sách thành viên để thay hồ sơ chức danh. |
| Chức danh bằng tiếng nước ngoài | Bản dịch và tài liệu đối chiếu với chức danh pháp lý tại Việt Nam. | Không dịch theo cách làm thay đổi bản chất vị trí. |
| Chức danh theo điều lệ | Điều lệ còn hiệu lực, nghị quyết và quyết định quản trị. | Nội dung phải phù hợp ERC và hồ sơ nội bộ. |
| Điều động trong tập đoàn | Quyết định điều động, bổ nhiệm và tài liệu chứng minh hình thức làm việc. | Phân biệt điều chuyển thông thường với di chuyển nội bộ được miễn. |
Phó giám đốc cần chứng minh gì?
Phó giám đốc không được chấp nhận tự động chỉ dựa trên quyết định bổ nhiệm. Doanh nghiệp cần chứng minh đây là chức danh quản lý theo điều lệ hoặc người đó là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định.
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc
Thực hiện hợp đồng lao động
Hồ sơ ban đầu không cần nộp hợp đồng đã ký; sau khi được cấp giấy phép, hai bên ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày bắt đầu làm việc.
Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
Văn bản phái cử và xác nhận người lao động đã được tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng trước khi vào Việt Nam.
Thực hiện hợp đồng hoặc dự án
Văn bản cử người lao động kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên.
Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
Hợp đồng dịch vụ và tài liệu chứng minh đã làm cho doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 24 tháng.
Được điều chuyển từ nước ngoài
Văn bản của người sử dụng lao động nước ngoài cử sang Việt Nam phù hợp vị trí dự kiến.
Thành viên, chủ sở hữu góp vốn dưới 03 tỷ đồng
Tài liệu góp vốn và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý.
Giấy khám sức khỏe dùng trong hồ sơ
Khám tại Việt Nam
Thực hiện tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp giấy khám sức khỏe cho người lao động.
Khám tại nước ngoài
Chỉ sử dụng khi Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau.
Thời hạn sử dụng
Giấy khám sức khỏe nước ngoài được sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
Dữ liệu điện tử
Có thể không phải nộp lại nếu kết quả đã được kết nối, chia sẻ trên cơ sở dữ liệu y tế.
Thông tin cá nhân
Họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu phải thống nhất.
Kết luận sức khỏe
Phải thể hiện đủ sức khỏe hoặc kết luận phù hợp công việc.
Không nên mặc định mọi giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài đều được chấp nhận. Doanh nghiệp cần kiểm tra cơ chế thừa nhận trước khi sử dụng.
Phiếu lý lịch tư pháp của nhà quản lý
Hồ sơ sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản của nước ngoài, Việt Nam xác nhận người lao động không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Được cấp không quá 06 tháng.
Họ tên trùng hộ chiếu.
Quốc tịch và ngày sinh thống nhất.
Có nội dung đáp ứng yêu cầu của Nghị định 219.
Hợp pháp hóa nếu là giấy tờ nước ngoài.
Dịch và chứng thực đúng quy định.
Có thể thực hiện liên thông tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Dự trù thêm thời gian nếu xin Phiếu tại Việt Nam.
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật
Giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật. Sau đó, tài liệu được dịch sang tiếng Việt và chứng thực.
Quyết định bổ nhiệm nước ngoài
Kiểm tra người ký, thẩm quyền và dấu của tổ chức.
Văn bản phái cử
Phải phù hợp hình thức làm việc và thời gian dự kiến.
Lý lịch tư pháp nước ngoài
Kiểm tra thời hạn 06 tháng trước khi hoàn tất chuỗi hợp pháp hóa.
Tài liệu doanh nghiệp nước ngoài
Tên, địa chỉ và số đăng ký phải thống nhất.
Bản sao trước khi dịch
Bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch theo trường hợp.
Miễn hợp pháp hóa
Phải có căn cứ điều ước hoặc quy định cụ thể, không suy đoán theo quốc tịch.
Nộp hồ sơ tại cơ quan nào?
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn. Tại nhiều địa phương, hồ sơ ngoài khu được giải quyết bởi Sở Nội vụ; hồ sơ trong khu công nghiệp hoặc khu công nghệ cao có thể thuộc Ban Quản lý nếu có quyết định phân cấp.
| Tình huống | Nơi xác định thẩm quyền | Lưu ý |
|---|---|---|
| Làm việc tại một địa phương. | Theo nơi doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh nơi dự kiến làm việc. | Kiểm tra quyết định phân cấp của địa phương. |
| Làm việc tại nhiều tỉnh cho cùng một người sử dụng lao động. | UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính. | Sau cấp còn phát sinh nghĩa vụ thông báo nơi làm việc khác. |
| Làm việc trong khu công nghiệp hoặc khu công nghệ cao. | Ban Quản lý nếu địa phương đã phân cấp. | Không mặc định mọi Ban Quản lý đều có thẩm quyền. |
| Nộp trực tuyến. | Cổng Dịch vụ công quốc gia. | Hồ sơ điện tử phải rõ, đúng định dạng và ký số theo yêu cầu. |
| Nộp trực tiếp hoặc bưu chính. | Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương. | Cơ quan một cửa chuyển hồ sơ đến đơn vị có thẩm quyền. |
Quy trình xin giấy phép lao động cho nhà quản lý
Xác định đúng vị trí
Phân biệt nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.
Kiểm tra diện miễn
Rà soát vốn góp, thời gian làm việc, di chuyển nội bộ và trường hợp đặc thù.
Chốt hình thức làm việc
Hợp đồng lao động, phái cử, điều chuyển, thực hiện dự án hoặc tư cách góp vốn.
Rà soát cơ cấu doanh nghiệp
Kiểm tra điều lệ, ERC, giấy phép hoạt động và thẩm quyền bổ nhiệm.
Chuẩn bị tài liệu cá nhân
Hộ chiếu, sức khỏe, lý lịch tư pháp và ảnh.
Xử lý tài liệu nước ngoài
Hợp pháp hóa, dịch và chứng thực.
Lập Mẫu số 03
Giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép trong cùng hồ sơ.
Nộp hồ sơ đúng thời điểm
Nộp trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
Theo dõi và giải trình
Xử lý yêu cầu làm rõ chức danh, hình thức làm việc và địa điểm.
Nhận giấy phép
Kiểm tra tên, hộ chiếu, chức danh, hình thức, nơi làm việc và thời hạn.
Ký hợp đồng lao động
Thực hiện trước ngày bắt đầu làm việc nếu thuộc hình thức hợp đồng lao động.
Hoàn tất cư trú và quản lý
Xử lý thị thực, thẻ tạm trú, thuế, bảo hiểm và thông báo nhiều địa phương nếu có.
Thời gian giải quyết và lệ phí
| Nội dung | Thời gian hoặc mức thu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thời điểm nộp hồ sơ | Trong 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc. | Nộp quá sớm hoặc quá sát ngày đều không phù hợp. |
| Chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép | 10 ngày làm việc từ ngày nhận đủ hồ sơ. | Hai nội dung được xử lý trong một thủ tục. |
| Trường hợp từ chối | 03 ngày làm việc từ ngày nhận đủ hồ sơ. | Cơ quan trả lời bằng văn bản và nêu lý do. |
| Lệ phí | Theo nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. | Mức thu và ưu đãi nộp trực tuyến có thể khác nhau. |
| Phiếu lý lịch tư pháp liên thông | Tổng thời gian gồm thời gian cấp Phiếu và thời gian cấp giấy phép. | Cần lập kế hoạch sớm nếu chưa có Phiếu hợp lệ. |
Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Thời hạn được xác định theo hợp đồng lao động dự kiến, văn bản phái cử, hợp đồng hoặc thỏa thuận, giấy phép hoạt động và căn cứ làm việc tương ứng, nhưng không quá 02 năm.
Hợp đồng lao động
Không dài hơn thời hạn hợp đồng dự kiến.
Phái cử từ nước ngoài
Không dài hơn thời hạn trong văn bản cử sang.
Hợp đồng hoặc dự án
Không dài hơn thời hạn của hợp đồng, thỏa thuận hoặc dự án.
Giấy phép doanh nghiệp
Không vượt quá thời hạn hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Hộ chiếu
Thực tế cần còn hiệu lực phù hợp toàn bộ quá trình.
Gia hạn
Chỉ được gia hạn một lần, tối đa 02 năm; sau đó tiếp tục làm việc phải làm hồ sơ cấp mới theo trường hợp.
Những việc phải làm sau khi được cấp work permit
Kiểm tra toàn bộ thông tin trên giấy phép.
Ký hợp đồng lao động trước ngày bắt đầu làm việc nếu áp dụng.
Gửi bản sao hợp đồng khi cơ quan cấp phép yêu cầu.
Đăng ký thuế thu nhập cá nhân.
Rà soát bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Xin thị thực hoặc thẻ tạm trú đúng ký hiệu.
Theo dõi địa điểm làm việc ghi trên giấy phép.
Thông báo khi làm việc tại tỉnh khác.
Điều chỉnh nhân sự nội bộ phù hợp chức danh.
Theo dõi mốc gia hạn trước khi hết hạn.
Thu hồi, nộp lại giấy phép khi hết hiệu lực.
Lưu hồ sơ phục vụ thanh tra lao động.
Nhà quản lý làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố
Nếu người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thẩm quyền cấp thuộc địa phương nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính. Trước ít nhất 03 ngày dự kiến làm việc tại tỉnh khác, người sử dụng lao động phải thực hiện thông báo với cơ quan có thẩm quyền tại nơi người lao động sẽ làm việc.
Địa điểm làm việc phải được khai rõ trong Mẫu số 03. Việc đi công tác, làm việc thường xuyên hoặc điều hành tại nhiều cơ sở cần được phân loại và thông báo đúng.
Khi nào phải xin cấp giấy phép mới?
Thay đổi vị trí công việc
Chuyển từ nhà quản lý sang giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc vị trí khác phải làm thủ tục cấp mới.
Thay đổi hình thức làm việc
Chuyển từ phái cử sang hợp đồng lao động hoặc ngược lại phải cấp mới.
Thay đổi người sử dụng lao động
Dù cùng vị trí và lĩnh vực, vẫn phải thực hiện thủ tục cho người sử dụng lao động mới.
Giấy phép đã gia hạn một lần
Nếu tiếp tục cùng vị trí và lĩnh vực sau thời hạn gia hạn, thực hiện thủ tục cấp giấy phép.
Thay đổi họ tên, quốc tịch, hộ chiếu hoặc địa điểm
Có thể thuộc trường hợp cấp lại nếu đáp ứng điều kiện.
Giấy phép mất hoặc hư hỏng
Thực hiện cấp lại; thời hạn còn lại không được kéo dài.
Gia hạn giấy phép lao động cho nhà quản lý
Hồ sơ gia hạn được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép hết hạn. Thủ tục gia hạn sử dụng Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, ảnh, giấy phép còn thời hạn, hộ chiếu và giấy tờ hình thức làm việc theo trường hợp.
Chỉ gia hạn một lần
Thời hạn gia hạn tối đa 02 năm.
Chức danh phải giữ nguyên
Nếu thay đổi vị trí phải xin cấp mới, không dùng thủ tục gia hạn.
Hình thức làm việc phải phù hợp
Thay đổi hình thức làm việc dẫn tới hồ sơ cấp mới.
Giấy phép còn thời hạn
Không chờ giấy phép hết hạn mới nộp hồ sơ.
Sức khỏe còn giá trị
Chuẩn bị giấy khám sức khỏe theo quy định hiện hành.
Hợp đồng sau gia hạn
Ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày tiếp tục làm việc nếu thuộc hình thức hợp đồng lao động.
Những lỗi khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải làm lại
Dùng Mẫu số 11 theo Nghị định 152
Nghị định 219 hiện sử dụng Mẫu số 03 cho hồ sơ cấp và gia hạn.
Xin công văn chấp thuận riêng
Không cập nhật thủ tục tích hợp giải trình nhu cầu và cấp giấy phép.
Yêu cầu nhà quản lý phải có 03 năm kinh nghiệm
Trộn điều kiện của giám đốc điều hành hoặc vị trí khác vào hồ sơ nhà quản lý.
Ghi mọi Phó giám đốc là nhà quản lý
Không chứng minh bằng điều lệ, cơ cấu và thẩm quyền.
Nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Không cập nhật thẩm quyền UBND cấp tỉnh và cơ quan được phân cấp.
Giấy khám sức khỏe nước ngoài không được thừa nhận
Không kiểm tra điều ước hoặc thỏa thuận công nhận lẫn nhau.
Lý lịch tư pháp quá 06 tháng
Tài liệu hết giá trị khi nộp.
Quyết định bổ nhiệm không thống nhất
Chức danh, công ty, ngày hiệu lực hoặc người ký mâu thuẫn.
Nhầm di chuyển nội bộ với điều chuyển
Áp dụng sai điều kiện 12 tháng tuyển dụng và diện miễn.
Nộp sai khung thời gian
Nộp ngoài khoảng 60 ngày đến 10 ngày trước ngày làm việc.
Địa điểm làm việc khai thiếu
Giấy phép không phản ánh nơi làm việc thực tế.
Không xin cấp mới khi thay đổi vị trí
Tiếp tục sử dụng giấy phép không đúng nội dung.
Checklist trước khi nộp hồ sơ
Đã phân biệt nhà quản lý và giám đốc điều hành.
Đã kiểm tra trường hợp miễn giấy phép.
Đã xác định hình thức làm việc.
Đã rà soát điều lệ công ty.
Đã có quyết định bổ nhiệm đúng thẩm quyền.
Đã xác định đúng cơ quan tiếp nhận.
Đã lập Mẫu số 03.
Đã khai đúng mã nghề và lĩnh vực.
Hộ chiếu còn thời hạn.
Lý lịch tư pháp chưa quá 06 tháng.
Giấy khám sức khỏe hợp lệ.
Đã chuẩn bị 02 ảnh 4 x 6 cm.
Tài liệu nước ngoài đã hợp pháp hóa.
Bản dịch đã được chứng thực.
Địa điểm làm việc được khai đầy đủ.
Ngày dự kiến làm việc phù hợp thời điểm nộp.
Thời hạn đề nghị không vượt căn cứ làm việc.
Đã có kế hoạch cư trú, thuế và bảo hiểm.
Luật Dương Trí hỗ trợ hồ sơ nhà quản lý như thế nào?
Phân loại chức danh
Đối chiếu nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và diện miễn.
Rà soát cơ cấu doanh nghiệp
Kiểm tra điều lệ, ERC, giấy phép hoạt động, nghị quyết và thẩm quyền bổ nhiệm.
Chuẩn hóa tài liệu nước ngoài
Lập danh mục hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực.
Lập Mẫu số 03
Giải trình nhu cầu, mã nghề, lĩnh vực, hình thức và địa điểm làm việc.
Đại diện thực hiện
Nộp hồ sơ, theo dõi, giải trình và nhận kết quả.
Hỗ trợ sau cấp
Hợp đồng lao động, thẻ tạm trú, thuế, bảo hiểm, gia hạn và thay đổi giấy phép.
Với tinh thần “Luôn luôn lắng nghe – Luôn luôn có giải pháp”, Luật Dương Trí rà soát chức danh và cấu trúc hồ sơ trước khi hợp pháp hóa tài liệu, giúp doanh nghiệp tránh chuẩn bị sai giấy tờ hoặc phải thay đổi vị trí sau khi đã nộp.
Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Thủ tục cấp giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14.
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
- Quyết định 34/2020/QĐ-TTg về Danh mục nghề nghiệp Việt Nam.
- Quyết định phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.
- Quy định về nhập cảnh, xuất cảnh, cư trú, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội áp dụng với người lao động nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
1. Nhà quản lý nước ngoài có bắt buộc xin work permit không?
Có, trừ khi thuộc một trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép theo Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
2. Nhà quản lý có bắt buộc có bằng đại học không?
Không có yêu cầu chung bắt buộc bằng đại học đối với vị trí nhà quản lý. Hồ sơ trọng tâm là giấy tờ chứng minh chức danh.
3. Nhà quản lý có cần 03 năm kinh nghiệm không?
Không phải mọi nhà quản lý. Điều kiện 03 năm áp dụng cho một số trường hợp giám đốc điều hành.
4. Phó giám đốc có được xin theo vị trí nhà quản lý không?
Có thể, nếu chứng minh đây là chức danh quản lý theo điều lệ hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
5. Trưởng văn phòng đại diện là nhà quản lý hay giám đốc điều hành?
Nghị định 219 xác định người đứng đầu văn phòng đại diện thuộc nhóm giám đốc điều hành.
6. Chủ sở hữu công ty có được miễn giấy phép không?
Được miễn nếu là chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên và đáp ứng thủ tục tương ứng.
7. Thành viên Hội đồng quản trị có được miễn không?
Được miễn nếu có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên.
8. Hồ sơ còn phải xin công văn chấp thuận nhu cầu riêng không?
Không theo trình tự thông thường của Nghị định 219. Mẫu số 03 tích hợp giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép.
9. Mẫu đơn hiện hành là Mẫu số mấy?
Mẫu số 03 của Phụ lục ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
10. Nộp hồ sơ trước bao lâu?
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
11. Thời gian giải quyết là bao lâu?
10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; trường hợp từ chối phải trả lời trong 03 ngày làm việc.
12. Giấy phép có thời hạn bao lâu?
Theo căn cứ làm việc nhưng tối đa 02 năm.
13. Giấy khám sức khỏe nước ngoài có dùng được không?
Chỉ dùng khi có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và đáp ứng thời hạn không quá 12 tháng.
14. Lý lịch tư pháp có thời hạn bao lâu?
Phải được cấp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ.
15. Nhà quản lý làm việc ở nhiều tỉnh phải làm gì?
Hồ sơ do địa phương nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính giải quyết và phải thông báo trước khi làm việc tại tỉnh khác.
16. Thay đổi từ nhà quản lý sang giám đốc điều hành có cần giấy phép mới không?
Có. Thay đổi vị trí công việc ghi trên giấy phép thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục cấp mới.
Nội dung pháp lý liên quan
Rà soát chức danh trước khi hợp pháp hóa hồ sơ
Doanh nghiệp có thể gửi điều lệ, ERC, quyết định bổ nhiệm, hộ chiếu, hình thức làm việc và thời gian dự kiến của nhà quản lý. Luật Dương Trí sẽ xác định diện cấp hoặc miễn giấy phép, danh mục tài liệu và cơ quan tiếp nhận phù hợp.
