Nhà quản lý
Người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu/cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026 được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Điểm thay đổi quan trọng là doanh nghiệp không còn đi theo quy trình cũ tách riêng bước giải trình nhu cầu rồi mới xin Work Permit: nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép đã được tích hợp trong Mẫu số 03.
Xin Work Permit 2026: doanh nghiệp cần nhớ 6 mốc
Đúng thủ tục: trước tiên xác định cấp mới hay thuộc diện miễn/cấp lại/gia hạn.
Mẫu chính: Mẫu số 03 theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Thời điểm nộp: trong 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đối với trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép.
Thời hạn giấy phép: theo căn cứ của hình thức làm việc nhưng thông thường không quá 02 năm.
Điểm dễ sai: chức danh, hình thức làm việc, bằng cấp/kinh nghiệm và tài liệu nước ngoài phải kể cùng một “câu chuyện hồ sơ”.
Ai phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam?
Người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam theo một trong các hình thức được Nghị định 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh phải có Work Permit nếu không thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Trong thực tế, nhóm cấp mới phổ biến nhất là người làm việc tại các vị trí:
Giám đốc điều hành
Người đứng đầu đơn vị phụ thuộc hoặc người đứng đầu, trực tiếp điều hành một lĩnh vực và đáp ứng điều kiện kinh nghiệm.
Chuyên gia
Người có trình độ đại học/tương đương và kinh nghiệm phù hợp theo route áp dụng.
Lao động kỹ thuật
Người đáp ứng điều kiện đào tạo/kinh nghiệm hoặc số năm kinh nghiệm tương ứng.
Điểm mới quan trọng năm 2026: Mẫu số 03 thay cho quy trình 2 bước cũ
Doanh nghiệp không nên tiếp tục dùng hướng dẫn cũ theo Nghị định 152/2020 và Nghị định 70/2023 với flow:
- nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài;
- chờ chấp thuận;
- sau đó mới nộp hồ sơ cấp Work Permit.
Theo Nghị định 219/2025, Mẫu số 03 tích hợp cả báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động. Cơ quan có thẩm quyền đồng thời xem xét nhu cầu và hồ sơ cấp phép trong cùng thủ tục.
Ý nghĩa thực tế: doanh nghiệp phải chốt chính xác chức danh, nhiệm vụ, hình thức làm việc, địa điểm và thời hạn ngay từ Mẫu 03. Nếu các dữ liệu này không khớp với quyết định bổ nhiệm, hợp đồng, bằng cấp hoặc xác nhận kinh nghiệm, hồ sơ dễ phải giải trình.
Trước khi chuẩn bị hồ sơ: cấp mới, miễn, cấp lại hay gia hạn?
| Nhánh | Khi nào áp dụng? | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Cấp mới | Chưa có giấy phép phù hợp và không thuộc diện miễn. | Tiếp tục theo hướng dẫn trong bài này. |
| Không thuộc diện cấp | Thuộc một trường hợp tại Điều 7 Nghị định 219. | Có trường hợp xin Giấy xác nhận Mẫu 01, có trường hợp chỉ cần thông báo. Xem thủ tục miễn Work Permit. |
| Cấp lại | Giấy phép còn hạn bị mất/hỏng hoặc thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động mà không đổi mã định danh. | Thủ tục cấp lại; thời gian xử lý theo Nghị định 219 là 03 ngày làm việc. |
| Gia hạn | Tiếp tục làm việc đúng vị trí/hình thức theo giấy phép sắp hết hạn. | Nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày; chỉ gia hạn một lần theo regime chung. |
| Cấp mới do thay đổi | Thay đổi vị trí, hình thức làm việc, người sử dụng lao động hoặc trường hợp không còn đủ điều kiện gia hạn/cấp lại. | Rà lại route cấp mới. |
Điều kiện theo nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật
| Vị trí | Điều kiện trọng tâm | Điểm dễ vướng |
|---|---|---|
| Nhà quản lý | Là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu/cấp phó người đứng đầu cơ quan, tổ chức. | Chức danh trên giấy tờ nội bộ không thể hiện đúng thẩm quyền quản lý. |
| Giám đốc điều hành | Người đứng đầu chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực, có ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp. | Không chứng minh được phạm vi “trực tiếp điều hành” hoặc kinh nghiệm không cùng lĩnh vực. |
| Chuyên gia | Thông thường: đại học trở lên/tương đương + ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp. Một số lĩnh vực ưu tiên có route đại học đúng chuyên ngành + ít nhất 01 năm kinh nghiệm phù hợp. | Bằng học một lĩnh vực nhưng vị trí dự kiến quá xa chuyên môn/kinh nghiệm. |
| Lao động kỹ thuật | Đào tạo ít nhất 01 năm + ít nhất 02 năm kinh nghiệm; hoặc ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp. | Xác nhận kinh nghiệm không mô tả công việc đủ cụ thể. |
Ngoài vị trí công việc, người lao động phải đáp ứng các điều kiện chung về tuổi/năng lực hành vi, sức khỏe và không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc nước ngoài.
Hồ sơ phải nộp trước ngày làm việc bao lâu?
Gọi ngày dự kiến bắt đầu làm việc là D.
Ngày sớm nhất trong cửa sổ nộp hồ sơ: D – 60 ngày.
Ngày muộn nhất: D – 10 ngày.
Đây là cửa sổ nộp hồ sơ theo Điều 22 Nghị định 219/2025. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sớm hơn nếu phải xin police clearance, xác nhận kinh nghiệm, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc dịch thuật ở nước ngoài.
Hồ sơ cấp mới Work Permit gồm những gì?
Cách dễ kiểm soát nhất là chia hồ sơ thành 3 lớp.
Lớp 1 – Tài liệu chung
- Mẫu số 03 của người sử dụng lao động.
- Giấy khám sức khỏe đáp ứng điều kiện.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương theo quy định.
- 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
Lớp 2 – Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc
Tùy trường hợp có thể là:
- hợp đồng lao động;
- văn bản di chuyển nội bộ doanh nghiệp;
- hợp đồng/thỏa thuận kinh tế, xã hội;
- hợp đồng cung cấp dịch vụ;
- văn bản điều chuyển/cử sang Việt Nam;
- tài liệu gói thầu/dự án;
- giấy tờ tương ứng với hình thức làm việc khác theo Nghị định 219.
Lớp 3 – Giấy tờ chứng minh vị trí
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật sử dụng bộ chứng cứ khác nhau. Hồ sơ cần chứng minh được mối liên hệ giữa:
Vị trí dự kiến tại Việt Nam.
Nhiệm vụ thực tế.
Bằng cấp/chuyên môn.
Kinh nghiệm.
Cơ cấu tổ chức.
Hình thức làm việc.
Giấy tờ do nước ngoài cấp cần hợp pháp hóa và dịch thế nào?
Giấy tờ do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp thường phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật; sau đó dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định áp dụng.
Riêng giấy khám sức khỏe: giấy do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng theo điều kiện thừa nhận lẫn nhau quy định tại Nghị định 219 và không quá 12 tháng. Nếu kết quả khám sức khỏe đã được kết nối/chia sẻ qua hệ thống dữ liệu y tế theo quy định thì cần kiểm tra khả năng khai thác dữ liệu thay cho việc nộp lại giấy.
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu?
UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi Work Permit; UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan phù hợp thực hiện.
Hồ sơ được tiếp nhận qua Trung tâm Phục vụ hành chính công của địa phương và có thể thực hiện bằng các phương thức được thủ tục hành chính cho phép, bao gồm trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Làm việc tại nhiều tỉnh: nếu người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh/thành, cần xác định thẩm quyền theo trụ sở chính của người sử dụng lao động và thực hiện nghĩa vụ thông báo tại các địa phương người lao động đến làm việc theo Nghị định 219.
Bao lâu có kết quả Work Permit?
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và thực hiện cấp Work Permit theo Mẫu số 04.
Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do theo thời hạn tại Nghị định 219.
Có thể đối chiếu toàn văn tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
Work Permit có thời hạn bao lâu?
Thời hạn được xác định theo căn cứ của hình thức làm việc tại Điều 21 Nghị định 219 nhưng theo chế độ chung không quá 02 năm. Giấy phép được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa 02 năm nếu đáp ứng điều kiện.
Ngoại lệ cần biết: người lao động thuộc cơ chế đặc thù của Trung tâm tài chính quốc tế tại TP.HCM hoặc Đà Nẵng có thể áp dụng quy định riêng của Nghị định 325/2025/NĐ-CP, trong đó thời hạn giấy phép có thể dài hơn regime chung. Doanh nghiệp thuộc nhóm này cần rà riêng trước khi áp dụng mốc 02 năm.
Sau khi được cấp Work Permit, doanh nghiệp còn phải làm gì?
- Kiểm tra nội dung giấy phép: họ tên, hộ chiếu, người sử dụng lao động, chức danh, hình thức, địa điểm, thời hạn.
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc nếu người lao động thuộc hình thức phải ký hợp đồng lao động theo Nghị định 219.
- Chuẩn bị cư trú: visa/thẻ tạm trú theo căn cứ và thời hạn phù hợp. Xem thủ tục xin thẻ tạm trú.
- Thông báo khi làm việc tại địa phương khác nếu phát sinh trường hợp làm việc nhiều tỉnh.
- Theo dõi thay đổi: đổi hộ chiếu, đổi vị trí, đổi người sử dụng lao động hoặc thay hình thức làm việc có thể làm phát sinh cấp lại/cấp mới.
Chi phí xin giấy phép lao động gồm những khoản nào?
Không có một “tổng chi phí Work Permit toàn quốc” áp dụng cho mọi hồ sơ. Doanh nghiệp nên dự trù theo 3 nhóm:
| Nhóm chi phí | Nội dung | Lưu ý |
|---|---|---|
| Lệ phí hành chính | Lệ phí cấp/cấp lại/gia hạn. | Do Hội đồng nhân dân địa phương quy định; cần kiểm tra nơi nộp hồ sơ. |
| Chi phí chuẩn bị giấy tờ | Khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chứng thực, chuyển phát. | Phụ thuộc quốc gia phát hành và số lượng tài liệu. |
| Phí dịch vụ pháp lý | Rà vị trí, hồ sơ, Mẫu 03, đại diện/phối hợp nộp và xử lý bổ sung. | Báo giá theo tình trạng hồ sơ thực tế, không phải khoản lệ phí nhà nước. |
Không có Work Permit bị phạt thế nào trong năm 2026?
Năm 2026 cần đọc theo hai mốc thời gian:
| Thời điểm | Văn bản áp dụng | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Đến hết 09/09/2026 | Nghị định 12/2022/NĐ-CP | Người lao động không có giấy phép/giấy xác nhận hợp lệ có thể bị phạt 15–25 triệu đồng và bị trục xuất; người sử dụng lao động bị phạt theo số người vi phạm. |
| Từ 10/09/2026 | Nghị định 283/2026/NĐ-CP | Thay Nghị định 12/2022 và quy định chi tiết thêm các hành vi như làm việc không đúng nội dung giấy phép, nghĩa vụ thu hồi/nộp lại, thông báo và hồ sơ sai lệch. |
Với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt tiền được xác định theo nguyên tắc áp dụng cho tổ chức tại nghị định xử phạt tương ứng. Khi bài được dùng sau ngày 10/09/2026, nên ưu tiên cập nhật section này theo Nghị định 283 để tránh giữ hai regime quá lâu.
Những lỗi thường làm hồ sơ Work Permit phải giải trình
Chức danh “đẹp” nhưng không đúng cơ cấu
Ghi Manager/Director nhưng điều lệ, sơ đồ hoặc quyết định bổ nhiệm không chứng minh được vị trí.
Bằng cấp và kinh nghiệm không liên kết
Không giải thích được năng lực của người lao động phù hợp với công việc tại Việt Nam.
Nhầm hình thức làm việc
Intra-company transfer, hợp đồng lao động và service provider dùng bộ chứng cứ khác nhau.
Xác nhận kinh nghiệm quá chung
Chỉ ghi chức danh và số năm nhưng không mô tả lĩnh vực/công việc.
Giấy tờ nước ngoài xử lý sai
Thiếu hợp pháp hóa, dịch/chứng thực hoặc dùng medical document không đáp ứng điều kiện.
Nộp sai cửa sổ 60–10 ngày
Chốt ngày onboard trước rồi mới kiểm tra deadline Work Permit.
Câu hỏi thường gặp
1. Năm 2026 còn phải xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng không?
Không theo flow cũ. Mẫu số 03 đã tích hợp nội dung giải trình nhu cầu và đề nghị cấp Work Permit; cơ quan có thẩm quyền xem xét đồng thời trong thủ tục.
2. Work Permit phải nộp trước bao nhiêu ngày?
Hồ sơ cấp mới được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến làm việc.
3. Thủ tục cấp mới mất bao lâu?
10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trong trường hợp chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép.
4. Chuyên gia cần bao nhiêu năm kinh nghiệm?
Route thông thường là bằng đại học trở lên/tương đương và ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp. Một số lĩnh vực ưu tiên có thể áp dụng route đại học đúng chuyên ngành và ít nhất 01 năm kinh nghiệm.
5. Lao động kỹ thuật không có bằng đại học có xin được không?
Có thể. Nghị định 219 cho phép route đào tạo ít nhất 01 năm + 02 năm kinh nghiệm hoặc có ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp.
6. Làm việc dưới 90 ngày có phải xin Work Permit không?
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong năm thuộc trường hợp không phải cấp Work Permit; trường hợp này vẫn phải thực hiện thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc theo Nghị định 219.
7. Đổi số hộ chiếu thì cấp lại hay cấp mới?
Nếu Work Permit còn hiệu lực và chỉ thay đổi số hộ chiếu thì thuộc trường hợp cấp lại. Nếu đồng thời thay đổi vị trí, người sử dụng lao động hoặc hình thức làm việc thì cần đánh giá route cấp mới.
8. Work Permit có luôn tối đa 02 năm không?
Đây là giới hạn theo chế độ chung của Nghị định 219. Một số cơ chế đặc thù, chẳng hạn lao động thuộc Trung tâm tài chính quốc tế theo Nghị định 325/2025, có quy định riêng.
Nội dung liên quan
Cần kiểm tra hồ sơ trước khi chốt ngày người nước ngoài sang làm việc?
Bạn có thể gửi quốc tịch, vị trí dự kiến, hình thức làm việc, ngày dự kiến bắt đầu và các giấy tờ đang có. Luật Dương Trí sẽ hỗ trợ xác định đúng route, kiểm tra Mẫu 03, tài liệu chuyên môn và các giấy tờ nước ngoài cần hoàn thiện trước khi nộp.
