Những khoản Phụ cấp không tính Thuế TNCN bạn cần biết

Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc xác định các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN là rất quan trọng để người lao động và doanh nghiệp không bị tính thuế sai, dẫn đến truy thu hoặc xử phạt. Vậy theo quy định hiện hành, những khoản phụ cấp nào được miễn thuế? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật mới nhất và cách kê khai chính xác để tối ưu quyền lợi hợp pháp.

1. Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN theo Thông tư 111 và cập nhật mới

Theo Thông tư 111/2013/TT‑BTC hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân, các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN là những khoản chi phí mang tính phúc lợi phục vụ nhu cầu của người lao động và nằm trong giới hạn quy định. Kể từ ngày 15/6/2025, mức trần 730.000 đồng/người/tháng tiền ăn giữa ca áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước theo Thông tư 26/2016/TT‑BLĐTBXH đã chính thức bị bãi bỏ, nên doanh nghiệp có thể tự quyết định mức chi phù hợp mà không bị giới hạn như trước.

Theo Thông tư 111/2013/TT‑BTC, các khoản phụ cấp phục vụ công tác và đời sống người lao động có thể được miễn thuế nếu đáp ứng điều kiện: không vượt mức hợp lý, không mang tính tăng thu nhập và có tính chất phúc lợi. Các khoản này bao gồm:

• Phụ cấp ăn giữa ca: trước đây bị giới hạn theo trần, nhưng từ 15/6/2025 được miễn giới hạn và nếu hợp lý vẫn thuộc các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN. 
• Trợ cấp thai sản, ốm đau 
• Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 
• Phụ cấp điện thoại trong mức hợp lý phục vụ công việc 
• Trợ cấp hiếu, hỷ, ma chay, phục vụ mục đích xã hội, phúc lợi nhân đạo 

Để được miễn thuế, các khoản trên phải được chứng minh qua hợp đồng lao động, quy chế nội bộ, bảng lương chi tiết và không vượt các mức định mức hợp lý theo hướng dẫn nội bộ – nếu có. Trường hợp vượt mức định mức hợp lý, phần vượt sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT‑BTC.

Do sự điều chỉnh kể trên, lao động và bộ phận kế toán cần cập nhật chính sách mới để phân biệt đúng giữa các khoản phụ cấp được miễn thuế và những khoản phải khấu trừ phục vụ kê khai thuế TNCN, tránh sai sót trong tính thu nhập chịu thuế cho người lao động.

>>> Xem thêm: Tư Vấn Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân – Giải Pháp Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

2. Phụ cấp nhà ở có tính thuế TNCN không?

Như đã thấy, các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN chỉ áp dụng khi không vượt quy định. Riêng với phụ cấp nhà ở, có quy định cụ thể tại Thông tư 111/2013/TT‑BTC như sau:

• Phụ cấp nhà ở chỉ được miễn thuế trong mức không quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị trong năm. Nếu vượt mức 15%, phần vượt sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, và người lao động cần nộp thuế tương ứng. 

Ví dụ: nếu tổng thu nhập chịu thuế cả năm là 200 triệu đồng, thì mức miễn thuế với phụ cấp nhà ở tối đa là 30 triệu đồng. Nếu phụ cấp thực tế là 40 triệu đồng, 10 triệu phần vượt sẽ bị tính thu nhập chịu thuế.

Phân biệt hai trường hợp thực tế: nếu người lao động được công ty thuê nhà và không nhận phụ cấp tiền thuê nhà bằng tiền thì không tính thu nhập. Nhưng nếu nhận phụ cấp bằng tiền mặt thì phải đảm bảo mức không vượt 15% thu nhập chịu thuế để được miễn thuế.

Để chứng minh mức miễn thuế hợp lệ, doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ gồm: quyết định phụ cấp, hợp đồng lao động có ghi rõ mức phụ cấp, bảng lương chi tiết, biên bản quyết toán thuế… Hồ sơ này giúp khi thanh tra thuế hoặc kiểm tra, có đủ chứng cứ để xác định đúng các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN.

Nếu phụ cấp vượt mức, phần vượt không xác đáng hoặc không có chứng từ, doanh nghiệp phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động, khấu trừ và nộp thuế theo quy định. Kế toán cần lưu giữ biên bản phê duyệt nội bộ để chứng minh mức chính thức được miễn.

Tóm lại, phụ cấp nhà ở có thể được miễn thuế nhưng chỉ trong giới hạn 15% thu nhập chịu thuế. Đi vượt mức sẽ khiến một phần bị xem là thu nhập chịu thuế, từ đó không còn là các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN nữa.

>>> Xem thêm: Công Ty Tư Vấn Luật Thuế – Giải Pháp Pháp Lý Toàn Diện Cho Doanh Nghiệp

3. Phân biệt các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN và BHXH

Trong thực tế tổ chức tiền lương, việc phân biệt các khoản phụ cấp không tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các khoản không tính vào lương để đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH) là rất quan trọng cho cả kế toán doanh nghiệp và người lao động. Các quy định pháp lý hiện hành như Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH (sửa đổi bởi Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH) đã làm rõ danh mục từng khoản:

a. Không tính thuế TNCN

Theo Khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT‑BTC được sửa đổi bởi Thông tư 92/2015:

• Tiền ăn giữa ca, ăn trưa nếu doanh nghiệp tổ chức (nấu ăn, cấp suất ăn hoặc phiếu ăn). 
• Các khoản hỗ trợ phục vụ công việc hoặc phúc lợi, như trợ cấp xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở (trong mức quy định), trợ cấp giữ trẻ, nuôi con nhỏ, trợ cấp hiếu, hỷ, ma chay… 

b. Không tính vào lương đóng BHXH

Theo Khoản 3 Điều 30 Thông tư 59/2015/TT‑BLĐTBXH (sửa đổi bởi Thông tư 06/2021):

• Tiền ăn giữa ca, phụ cấp xăng xe, điện thoại, đi lại, nhà ở, trợ cấp giữ con nhỏ, hiếu, hỷ… đều bị loại trừ khỏi cơ sở đóng BHXH bắt buộc.

>>> Xem thêm: Công Ty Luật Tư Vấn Thuế Sẽ Đảm Nhiệm Những Gì?

c. Danh sách các khoản được miễn cả thuế TNCN và BHXH

Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN và không tính đóng BHXH bao gồm:

• Tiền ăn giữa ca, ăn trưa; 
• Phụ cấp xăng xe, điện thoại, đi lại; 
• Trợ cấp nhà ở hỗ trợ người lao động; 
• Trợ cấp giữ trẻ, nuôi con nhỏ; 
• Hỗ trợ hiếu hỷ, sinh nhật, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp… 

d. Các khoản miễn thuế TNCN nhưng vẫn tính vào BHXH

Một số khoản phúc lợi tuy không tính thuế TNCN nhưng lại phải tính vào lương để đóng BHXH nếu có quy định rõ ràng trong hợp đồng hoặc thỏa thuận: ví dụ phụ cấp chức vụ, chức danh, phụ cấp trách nhiệm, khu vực, nặng nhọc độc hại… theo hướng dẫn Thông tư 47/2015 về phụ cấp lương đóng BHXH.

e. Nguyên tắc lập bảng lương và kê khai

• Các khoản phụ cấp không tính thuế TNCN và không đóng BHXH phải được lập mục riêng trong hợp đồng hoặc quy chế nội bộ để tránh bị hiểu là thu nhập chịu thuế/hợp đồng BHXH. 
• Khi lập bảng lương, cần rõ ràng phân loại khoản nào thuộc diện miễn thuế, miễn đóng BHXH, để cơ quan thuế – bảo hiểm dễ đối chiếu. 
• Việc kê khai phụ cấp trên tờ khai thuế TNCN tháng/quý và báo cáo BHXH phải tuân thủ mã và nhóm phụ cấp đúng hướng dẫn. 

>>> Xem thêm: 20 Câu Hỏi Về Hỏi Đáp Tư Vấn Luật Thuế 2025

4. Lưu ý khi kê khai phụ cấp để được miễn thuế và tránh sai sót

Khi áp dụng các khoản phụ cấp không tính thuế tncn, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh bị xử phạt hoặc truy thu thuế:

Các lỗi phổ biến

• Không tính đủ mức miễn thuế/phí, hoặc kê khai sai mã phụ cấp trong bảng lương. 
• Không lưu đủ hồ sơ chứng minh hợp lý như quy chế nội bộ, hợp đồng lao động, quyết định cấp phụ cấp. 
• Gộp khoản không hợp lệ vào nhóm được miễn, dẫn đến sai sót kê khai thuế hoặc BHXH. 

Hồ sơ chứng minh cần lưu trữ

• Quy chế tiền lương, phụ cấp do doanh nghiệp ban hành. 
• Hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng với nội dung chi tiết các khoản phụ cấp. 
• Bảng lương chi tiết, biên bản phê duyệt hoặc quyết định chi. Đây là chứng cứ để cơ quan thuế đối chiếu khi kiểm tra. 

>>> Xem thêm: Tư vấn Luật Thuế Online – Hỗ Trợ Pháp Lý Chính Xác, Kịp Thời

Điều chỉnh sai sót

• Nếu đã ghi thiếu phụ cấp không tính thuế, kế toán cần bổ sung tờ khai hoặc thay đổi lần kê khai sau, thông báo cơ quan thuế khi cần. 
• Nếu kê khai sai (nhầm nhóm), cần gửi giải trình bổ sung kèm hồ sơ chứng minh để tránh bị truy thu hoặc phạt hành chính. 

Hậu quả khi kê khai sai phụ cấp

• Người lao động có thể bị thiệt thòi quyền lợi (đóng nhầm BHXH, mất lợi ích tính hưởng trợ cấp). 
• Doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Luật Quản lý thuế (nộp thiếu thuế, khai sai). 
• Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị truy thu thuế hoặc truy thu BHXH bị khấu trừ sai. 

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tư Vấn Luật Thuế – Hỗ Trợ Pháp Lý Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp