28/08/2025 | Chia sẻ

Hướng dẫn chứng thực chữ ký giấy ủy quyền nhanh, đúng quy định

Ngày đăng: 28/08/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 18/08/2026

Trong nhiều tình huống, cá nhân hoặc tổ chức cần lập giấy ủy quyền để người khác thay mặt mình thực hiện công việc. Để văn bản này có giá trị pháp lý, thủ tục chứng thực chữ ký giấy ủy quyền là bước bắt buộc và không thể bỏ qua. Vậy chứng thực chữ ký là gì, được thực hiện ở đâu và quy trình cụ thể thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết, dễ hiểu, giúp bạn nắm rõ quy định cũng như chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi cần chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền.

I. Chứng thực chữ ký là gì?

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch:

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, xác nhận người đó đã ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản: chứng thực chữ ký là gì – đó là quá trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền (UBND cấp xã, Phòng Tư pháp, Phòng công chứng…) xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là đúng, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và hạn chế tranh chấp.

Trong thực tế, thủ tục chứng thực chữ ký giấy ủy quyền được sử dụng phổ biến khi cá nhân, tổ chức cần ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện công việc. Việc chứng thực này giúp giấy ủy quyền có hiệu lực, tạo cơ sở pháp lý để bên được ủy quyền thực hiện các giao dịch theo đúng quy định pháp luật.

>>> Có thể bạn quan tâm: Chữ ký số công cộng cá nhân là gì? Quy định pháp luật cần biết

Hướng dẫn chứng thực chữ ký giấy ủy quyền nhanh, đúng quy định — Chứng thực chữ ký là gì?

II. Khi nào cần chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền?

Trong quan hệ dân sự, thương mại hoặc hành chính, chứng thực chữ ký giấy ủy quyền là một bước quan trọng để văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý và được cơ quan, tổ chức chấp nhận. Theo Điều 24 và Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký giấy ủy quyền được thực hiện khi cá nhân có nhu cầu xác nhận chữ ký của mình trong các giấy tờ, văn bản, trong đó bao gồm cả giấy ủy quyền.

Một số trường hợp phổ biến cần chứng thực chữ ký giấy ủy quyền quyền gồm:

Khi cá nhân ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ, nhận kết quả tại cơ quan hành chính nhà nước.
Khi thực hiện thủ tục ngân hàng như rút tiền, ký chứng từ, giao dịch thay mặt người ủy quyền.
Khi tham gia các giao dịch dân sự liên quan đến tài sản, hợp đồng nhưng pháp luật không bắt buộc phải công chứng (ví dụ: nhận lương hưu, nhận trợ cấp xã hội, thực hiện thủ tục hành chính đơn giản).
Khi cơ quan, tổ chức nơi tiếp nhận hồ sơ, giấy tờ yêu cầu có chứng thực để đảm bảo tính xác thực của giấy ủy quyền.

Theo quy định, giấy ủy quyền không phải lúc nào cũng bắt buộc phải công chứng, trừ những trường hợp pháp luật quy định (như ủy quyền liên quan đến nhà đất, tài sản có giá trị lớn…). Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều cơ quan, tổ chức vẫn yêu cầu người dân thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký giấy ủy quyền để hạn chế tranh chấp, đồng thời đảm bảo việc ủy quyền được pháp luật thừa nhận.

Có thể thấy, việc chứng thực chữ ký giấy ủy quyền vừa là yêu cầu pháp lý trong một số trường hợp, vừa là biện pháp an toàn pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền.

>>> Có thể bạn quan tâm: Công chứng giấy ủy quyền ở đâu để được chấp nhận hợp pháp?

III. Thủ tục chứng thực chữ ký giấy ủy quyền

Để giấy ủy quyền có giá trị pháp lý và được cơ quan, tổ chức chấp nhận, cá nhân cần thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký giấy ủy quyền theo đúng quy định tại Điều 24, 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Thủ tục được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị:

Giấy tờ tùy thân hợp lệ: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
Giấy ủy quyền: Bản dự thảo nội dung ủy quyền mà cá nhân muốn ký và yêu cầu chứng thực.
Các giấy tờ có liên quan (nếu cơ quan chứng thực yêu cầu để làm rõ mục đích ủy quyền).

Bước 2. Nộp hồ sơ và ký trước mặt người có thẩm quyền

Người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, đồng thời xác định người ký có đủ năng lực hành vi dân sự, minh mẫn và tự nguyện.
Sau khi được yêu cầu, cá nhân tiến hành ký trực tiếp trên giấy ủy quyền trước mặt người thực hiện chứng thực.

Bước 3. Thực hiện chứng thực

Người có thẩm quyền chứng thực sẽ ghi lời chứng theo mẫu quy định, ký tên, đóng dấu và ghi vào sổ chứng thực.
Nếu giấy ủy quyền có từ 02 trang trở lên, lời chứng được ghi ở trang cuối; nếu gồm 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính toàn vẹn.

Bước 4. Trả kết quả

Người yêu cầu nhận lại giấy ủy quyền đã được chứng thực ngay trong ngày, trừ trường hợp hồ sơ phức tạp cần xác minh thêm.
Lệ phí chứng thực chữ ký được thu theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.

Như vậy, thủ tục chứng thực chữ ký giấy ủy quyền khá đơn giản, chủ yếu nhằm xác nhận tính xác thực của chữ ký và ý chí tự nguyện của người ủy quyền. Tuy nhiên, nếu nội dung ủy quyền liên quan đến các giao dịch pháp lý quan trọng (như nhà đất, tài sản lớn) thì bắt buộc phải lập hợp đồng ủy quyền có công chứng thay vì chỉ chứng thực chữ ký.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn xác nhận chữ ký tại phòng công chứng nhanh chóng

IV. Những trường hợp bị từ chối chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền

Không phải mọi yêu cầu chứng thực đều được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận. Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có một số trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ từ chối việc chứng thực chữ ký giấy ủy quyền, cụ thể như sau:

Người yêu cầu không làm chủ được hành vi: Tại thời điểm chứng thực, nếu cá nhân không minh mẫn, không nhận thức hoặc không làm chủ được hành vi của mình thì sẽ không được chứng thực.
Giấy tờ tùy thân không hợp lệ: Trường hợp xuất trình Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, Hộ chiếu đã hết hạn hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo thì yêu cầu chứng thực sẽ bị từ chối.
Nội dung giấy ủy quyền vi phạm pháp luật: Nếu giấy ủy quyền có nội dung thuộc các trường hợp cấm được quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (ví dụ: nội dung tuyên truyền chống phá Nhà nước, vi phạm đạo đức xã hội, trái pháp luật) thì không được chứng thực.
Giấy ủy quyền có nội dung là hợp đồng, giao dịch: Theo quy định, chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người yêu cầu, không chứng nhận nội dung hay tính pháp lý của hợp đồng. Do đó, nếu giấy ủy quyền thực chất là một hợp đồng, giao dịch thì phải lập thành văn bản và công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, trừ một số trường hợp ngoại lệ quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc pháp luật có quy định khác.

Việc nắm rõ các trường hợp bị từ chối chứng thực chữ ký giấy ủy quyền giúp người dân chủ động chuẩn bị hồ sơ, nội dung phù hợp, tránh mất thời gian và chi phí đi lại.

Kết luận

Có thể thấy, thủ tục chứng thực chữ ký giấy ủy quyền giữ vai trò quan trọng trong nhiều giao dịch dân sự, hành chính và thương mại, giúp văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý và được cơ quan, tổ chức chấp nhận.

Nếu bạn đang gặp vướng mắc hoặc cần giải đáp chi tiết về quy định pháp luật liên quan đến chứng thực chữ ký, Luật Dương Trí với đội ngũ tư vấn pháp lý giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời.

? Hãy liên hệ ngay với Luật Dương Trí để được tư vấn và giải đáp thắc mắc, giúp bạn yên tâm khi thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan.