Chi tiết bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Bạn đang tìm hiểu chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì để tránh thiếu sót khi khai báo hải quan? Dưới đây, Luật Dương Trí sẽ cung cấp danh sách đầy đủ, giúp bạn nắm chắc từng loại chứng từ nhập khẩu hàng hóa cần thiết theo quy định pháp luật. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, tránh bị ách tắc và tiết kiệm chi phí. Cùng khám phá chi tiết ngay để tự tin thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hiệu quả hơn!

I. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là toàn bộ hồ sơ, giấy tờ và tài liệu quan trọng được lập ra trong quá trình mua bán, vận chuyển và thông quan hàng hóa giữa các quốc gia. Đây là phần không thể thiếu để quản lý, kiểm tra và xác nhận thông tin hàng hóa nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế.

Trong hoạt động thương mại quốc tế, chứng từ nhập khẩu và chứng từ nhập khẩu hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng, bởi chúng thể hiện thông tin chi tiết về loại hàng, số lượng, xuất xứ, giá trị cũng như các nghĩa vụ thuế quan liên quan. 

Để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và hạn chế rủi ro, các doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, chính xác và hợp lệ. Khi thực hiện đúng quy trình, bộ hồ sơ này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí phát sinh và tránh được những vướng mắc không đáng có trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Ngay dưới đây, Luật Dương Trí sẽ hướng dẫn chi tiết bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị hồ sơ, đáp ứng quy định pháp luật và tối ưu hóa hoạt động thương mại quốc tế.

II. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp và cá nhân hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu quan tâm. Theo quy định tại Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC và thực tiễn thương mại quốc tế, bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết bao gồm:

1. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc và quan trọng nhất trong chứng từ xuất nhập khẩu. Đây là tài liệu do người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu lập, kê khai chi tiết về hàng hóa như tên hàng, số lượng, trị giá, mã HS, nước xuất xứ và các thông tin khác. 

Theo Điều 16 Thông tư 39/2018/TT-BTC, tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định và được coi là “chìa khóa” mở đầu cho các bước làm thủ tục hải quan. Trong tiếng Anh, tờ khai hải quan thường được gọi là Customs Declaration Form hoặc Customs Declaration Sheet (CDS).

2. Vận đơn (chứng từ vận tải)

Trong bộ chứng từ nhập khẩu, vận đơn là chứng từ quan trọng ghi nhận việc hàng hóa đã được giao lên phương tiện vận tải. Vận đơn có nhiều loại: vận đơn đường biển (Bill of Lading), vận đơn hàng không (Airway Bill), vận đơn đường bộ. 

Vận đơn không chỉ là bằng chứng nhận hàng mà còn là căn cứ để người nhận hàng lấy hàng tại cảng đích. Với hàng nhập khẩu dầu khí hoặc vận tải trên tàu dịch vụ, có thể sử dụng cargo manifest thay thế vận đơn.

3. Hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại là tài liệu pháp lý quan trọng nằm trong bộ chứng từ nhập khẩu hàng hóa và chứng từ xuất nhập khẩu. Đây là thỏa thuận bằng văn bản giữa bên mua và bên bán, quy định các điều khoản: mô tả hàng hóa, giá trị, phương thức giao hàng, điều khoản thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên. 

4. Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người bán lập, xác định số tiền người mua phải thanh toán, phương thức thanh toán và tài khoản nhận tiền. Đây là tài liệu quan trọng để xác định trị giá tính thuế và thủ tục hải quan. 

Trong trường hợp nhập khẩu theo hợp đồng gia công hoặc hàng hóa không phải thanh toán, có thể sử dụng Proforma Invoice thay thế.

5. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói hàng hóa, còn gọi là Packing List, là chứng từ liệt kê chi tiết danh mục hàng hóa trong từng kiện hàng, trọng lượng tịnh, tổng trọng lượng, thể tích, kích thước kiện hàng… Phiếu đóng gói giúp cơ quan hải quan và người mua kiểm tra thực tế hàng hóa, thuận tiện cho việc xếp dỡ và lưu kho.

6. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo thông lệ

Ngoài các chứng từ bắt buộc, bộ chứng từ xuất nhập khẩu còn có thể bao gồm các chứng từ theo thông lệ:

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là bản dự kiến hóa đơn thanh toán, dùng để khai báo hải quan hoặc xin cấp giấy phép.
• Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C): Là cam kết thanh toán của ngân hàng cho người xuất khẩu nếu bộ chứng từ hợp lệ, đảm bảo an toàn trong giao dịch.
• Chứng từ bảo hiểm vận chuyển (Insurance Certificate): Xác nhận hàng hóa được bảo hiểm trong quá trình vận chuyển theo điều kiện giao hàng (ví dụ: CIF).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, có thể giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.

7. Bộ chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Một số mặt hàng đặc biệt cần bổ sung chứng từ nhập khẩu gồm những gì như:

• Giấy phép nhập khẩu, xuất khẩu: Đối với các mặt hàng quản lý đặc biệt.
• Giấy chứng nhận chất lượng, hợp quy: Áp dụng với hàng hóa nhóm 2 hoặc hàng đặc thù.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch: Đối với hàng hóa nông lâm sản hoặc sản phẩm động vật.
• Chứng thư hun trùng: Khi đóng gói bằng gỗ hoặc pallet gỗ.
• MSDS (Material Safety Data Sheet): Cho hàng hóa chứa hóa chất nguy hiểm.

8. Chứng từ xuất nhập khẩu bổ sung

Tùy vào lô hàng cụ thể và quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:

• Bảng kê lâm sản: Đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu.
• Chứng từ hải quan miễn thuế, giảm thuế: Theo Thông tư 39/2018/TT-BTC.
• Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: Để đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước.

9. Chứng từ xuất nhập khẩu ủy thác

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ủy thác, bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần bổ sung:

• Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu: Thỏa thuận giữa chủ hàng và công ty dịch vụ.
• Proforma Invoice: Thay thế hóa đơn thương mại, ghi rõ tên công ty nhận ủy thác.
• Tờ khai hải quan: Thể hiện công ty nhận ủy thác là người nhập khẩu, chủ hàng là người ủy thác.
• Giấy phép kiểm tra chuyên ngành: Thường cấp cho công ty nhận ủy thác theo quy định pháp luật.

Tóm lại, bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì phụ thuộc vào loại hàng hóa, phương thức giao dịch, quy định pháp luật và các yêu cầu đặc biệt từ phía cơ quan chức năng. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo an toàn pháp lý trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết hơn hoặc muốn được tư vấn đầy đủ về chứng từ nhập khẩu hàng hóa, chứng từ hàng nhập khẩu gồm những gì, hay các thủ tục liên quan, vui lòng liên hệ để được hướng dẫn chuyên nghiệp và kịp thời!

⏩️ Xem thêm: Giấy chứng nhận lưu hành sản phẩm: Hồ sơ, quy trình chi tiết 2025

III. Những lưu ý quan trọng khi làm chứng từ xuất nhập khẩu

Thực tế cho thấy, việc chuẩn bị và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu là một bước quan trọng giúp hàng hóa lưu thông thuận lợi qua hải quan và hạn chế rủi ro pháp lý. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ để đảm bảo bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì luôn đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy định:

1. Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của chứng từ

Đảm bảo mọi thông tin trên bộ chứng từ xuất nhập khẩu (như tên hàng, số lượng, giá trị, mã HS, xuất xứ) khớp nhau giữa các chứng từ như tờ khai hải quan, vận đơn, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa. Sai lệch thông tin có thể dẫn đến ách tắc hàng hóa hoặc xử phạt.

2. Hiểu rõ quy định về chứng từ bắt buộc và bổ sung

Không chỉ cần biết chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì, doanh nghiệp còn cần hiểu rõ quy định pháp lý về chứng từ bắt buộc (tờ khai hải quan, vận đơn, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, packing list) và các chứng từ bổ sung (thư tín dụng, chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch…).

3. Lưu ý điều kiện giao hàng và trách nhiệm chứng từ

Điều kiện giao hàng (Incoterms) quyết định bên nào chịu trách nhiệm chuẩn bị các chứng từ xuất nhập khẩu hoặc chứng từ nhập khẩu. Ví dụ: với điều kiện CIF, người bán chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và cung cấp chứng từ bảo hiểm. Vì vậy, cần thỏa thuận rõ trách nhiệm lập chứng từ để tránh nhầm lẫn.

4. Tuân thủ các quy định kiểm tra chuyên ngành

Một số hàng hóa bắt buộc phải có các chứng từ kiểm tra chuyên ngành (ví dụ: giấy chứng nhận chất lượng, giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm dịch, MSDS). Đây là những chứng từ hàng nhập khẩu không thể thiếu nếu thuộc nhóm hàng quản lý đặc biệt. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn để tránh bị ách tắc tại cửa khẩu.

5. Kiểm tra chữ ký, con dấu và hợp lệ hóa chứng từ

Hầu hết các chứng từ xuất nhập khẩu yêu cầu có chữ ký, dấu xác nhận của các bên liên quan. Riêng với chứng từ dùng để thanh toán quốc tế (L/C), cần đảm bảo chữ ký và nội dung đúng theo quy định của ngân hàng phát hành. Đây là điểm đặc biệt quan trọng đối với chứng từ nhập khẩu hàng hóa khi thanh toán qua ngân hàng.

6. Chuẩn bị bản gốc và bản sao hợp lệ

Khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp thường phải nộp bản chính (tờ khai hải quan) và nộp bản sao có công chứng hoặc đóng dấu treo của doanh nghiệp (vận đơn, hợp đồng, packing list). Chuẩn bị bản gốc và bản sao đầy đủ giúp quá trình làm thủ tục nhanh chóng và hạn chế rủi ro thiếu chứng từ.

7. Bảo quản và lưu trữ chứng từ cẩn thận

Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ xuất nhập khẩu để phục vụ kiểm tra, đối chiếu hoặc giải trình khi có yêu cầu của cơ quan quản lý. Thời gian lưu giữ tối thiểu thường là 5 năm theo quy định pháp luật về kế toán và thuế. Vì vậy, cần sắp xếp hồ sơ khoa học, dễ dàng truy xuất khi cần.

Nắm vững chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì và lưu ý các vấn đề nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý, tránh bị ách tắc hàng hóa và tối ưu quy trình xuất nhập khẩu. 

⏩️ Xem thêm: Làm giấy phép Công bố Lưu hành Mỹ phẩm hợp pháp, đúng quy định

IV. Đơn vị tư vấn và hỗ trợ làm chứng từ xuất nhập khẩu hợp pháp, hiệu quả – Luật Dương Trí

Việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ, chính xác chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì chính là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được thông quan nhanh chóng và tránh các rủi ro pháp lý. 

Với nhiều năm kinh nghiệm thực tiễn, Luật Dương Trí tự hào là đơn vị chuyên nghiệp, đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình lập và hoàn thiện hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu. Chúng tôi luôn đặt lợi ích và sự an toàn pháp lý của khách hàng lên hàng đầu, đảm bảo bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tiết kiệm chi phí nhất.

Khi lựa chọn Luật Dương Trí, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích nổi bật:

• Tư vấn và rà soát toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu chính xác, đầy đủ và đúng pháp luật.
• Soát xét tờ khai hải quan, tránh sai sót dẫn đến ách tắc hàng hóa hoặc xử phạt.
• Hỗ trợ lập và kiểm tra vận đơn, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa đảm bảo đồng nhất thông tin.
• Tư vấn chuyên sâu về chứng từ nhập khẩu hàng hóa và các chứng từ nhập khẩu gồm những gì theo quy định pháp luật Việt Nam và quốc tế.
• Hỗ trợ xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành, giấy chứng nhận chất lượng, kiểm dịch, MSDS để đảm bảo thông quan nhanh chóng.
• Đồng hành pháp lý toàn diện và bảo mật thông tin tuyệt đối.

Với Luật Dương Trí, việc chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu và các chứng từ nhập khẩu hàng hóa sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả và an toàn hơn bao giờ hết. Đừng để những thủ tục hành chính phức tạp ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng!

? Hotline: 0961 353 606

? Email: contact@luatduongtri.vn

⏩️ Xem thêm: Giải pháp xin Giấy phép Lưu hành sản phẩm tiết kiệm thời gian, chi phí