Thiết bị chế bản
Máy chế bản ghi phim, ghi kẽm, tạo khuôn in được sử dụng trong hoạt động in.
Nhiều doanh nghiệp vẫn tìm kiếm “đơn đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu thiết bị in”, nhưng thuật ngữ này không còn phản ánh đúng thủ tục hiện hành. Từ ngày 01/01/2023, doanh nghiệp không xin giấy phép theo mẫu đơn cũ mà thực hiện khai báo nhập khẩu thiết bị in để được cấp Giấy xác nhận khai báo nhập khẩu thiết bị in.
Vì vậy, trước khi tải mẫu hoặc điền hồ sơ, doanh nghiệp cần trả lời ba câu hỏi: thiết bị có thuộc diện phải khai báo không, thiết bị có đáp ứng giới hạn tuổi nhập khẩu không và tài liệu kỹ thuật có đủ để cơ quan quản lý xác định đúng công nghệ, model, chức năng hay chưa.
Câu trả lời nhanh
Mẫu hiện hành: Tờ khai nhập khẩu thiết bị in theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 72/2022/NĐ-CP.
Hồ sơ: 01 tờ khai và tài liệu thể hiện thông số kỹ thuật, công nghệ chế bản, in hoặc gia công sau in của từng loại thiết bị.
Nơi nộp: trực tuyến qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Cơ quan thực hiện hiện nay là Cục Xuất bản, In và Phát hành thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
Thời hạn: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; không quy định phí, lệ phí.
Nội dung chính
- Vì sao không còn dùng “đơn xin giấy phép”?
- Thiết bị nào phải khai báo?
- Những máy nào được loại trừ?
- Tiêu chí tuổi thiết bị nhập khẩu
- Hồ sơ khai báo gồm những gì?
- Mẫu số 04 và cách điền
- Quy trình nộp hồ sơ
- Lỗi khiến hồ sơ bị chậm
- Lưu ý với máy đã qua sử dụng
- Sau khi có giấy xác nhận
- Câu hỏi thường gặp
“Đơn đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu thiết bị in” còn được sử dụng không?
Không. Đây là cách gọi và mẫu biểu thuộc cơ chế cấp giấy phép trước khi Nghị định 72/2022/NĐ-CP có hiệu lực. Cơ chế hiện hành đã thay thủ tục cấp giấy phép bằng thủ tục khai báo.
| Nội dung | Cách gọi cũ | Thủ tục hiện hành năm 2026 |
|---|---|---|
| Tên thủ tục | Cấp giấy phép nhập khẩu thiết bị in. | Khai báo nhập khẩu thiết bị in. |
| Mẫu hồ sơ | Đơn đề nghị cấp giấy phép. | Tờ khai nhập khẩu thiết bị in – Mẫu số 04. |
| Kết quả | Giấy phép nhập khẩu thiết bị in. | Giấy xác nhận khai báo nhập khẩu thiết bị in. |
| Thời hạn | Trước đây là 05 ngày làm việc. | 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ. |
Những thiết bị in nào phải khai báo trước khi nhập khẩu?
Nghĩa vụ khai báo không được xác định chỉ dựa trên tên thương mại “máy in”. Doanh nghiệp cần đối chiếu mã HS, công nghệ, chức năng và tài liệu kỹ thuật của thiết bị.
Máy in theo công nghệ
Máy in kỹ thuật số, offset, flexo, ống đồng, letterpress và máy in lưới hoặc in lụa.
Máy gia công sau in
Máy cắt xén, gấp sách, đóng sách, vào bìa, kỵ mã, dây chuyền hoàn thiện và một số máy làm bao, túi, phong bì, hộp hoặc thùng.
Thiết bị photocopy màu
Máy photocopy đa màu và máy in đơn chức năng hoặc đa chức năng có chức năng photocopy đa màu.
Đối với thiết bị đa chức năng có print, copy, scan hoặc fax, tên sản phẩm trên invoice chưa đủ để kết luận. Catalogue phải được kiểm tra để xác định máy có chức năng photocopy màu hay không.
Những thiết bị nào không phải khai báo theo thủ tục này?
Theo ngoại lệ được công bố trong thủ tục hành chính, các nhóm sau không thuộc diện khai báo nhập khẩu thiết bị in:
- Máy in phun.
- Máy in laser đơn màu hoặc đa màu có tốc độ in từ 60 tờ/phút khổ A4 trở xuống hoặc có khổ in từ A3 trở xuống.
- Máy in kim.
Không nên kết luận chỉ từ tên gọi. “Digital printer”, “label printer”, “barcode printer”, “office printer” hoặc “multifunction printer” có thể được nhà sản xuất dùng cho nhiều cấu hình khác nhau. Cần đọc công nghệ, tốc độ, khổ in, chức năng copy và mã HS dự kiến.
Thiết bị in nhập khẩu phải đáp ứng tiêu chí tuổi như thế nào?
| Nhóm thiết bị | Mã HS tham khảo | Tuổi thiết bị tối đa | Thông tin cần kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Máy chế bản ghi phim, ghi kẽm, tạo khuôn in. | 84.42 | Không quá 10 năm | Năm sản xuất, model, serial, công nghệ chế bản. |
| Máy in kỹ thuật số, offset, flexo, ống đồng, letterpress, in lưới; máy gia công sau in. | 84.43, 84.40, 84.41 | Không quá 20 năm | Công nghệ in, năm sản xuất, chức năng và tình trạng máy. |
| Máy photocopy đa màu; máy in có chức năng photocopy đa màu. | 84.43 | Không quá 03 năm | Khả năng copy màu, model, năm sản xuất và tình trạng thiết bị. |
Tuổi thiết bị chỉ là một lớp kiểm tra. Máy đã qua sử dụng còn có thể phải đối chiếu quy định về nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng và danh mục hàng công nghệ thông tin cũ cấm nhập khẩu nếu thiết bị thuộc phạm vi tương ứng.
Hồ sơ khai báo nhập khẩu thiết bị in gồm những gì?
Thành phần hồ sơ theo thủ tục công bố hiện hành chỉ gồm hai nhóm tài liệu. Tuy nhiên, để hồ sơ được xử lý thuận lợi và dùng được khi thông quan, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm chứng từ lô hàng để kiểm tra tính thống nhất.
Thành phần hồ sơ bắt buộc
- Tờ khai nhập khẩu thiết bị in – Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 72/2022/NĐ-CP.
- Tài liệu thể hiện thông số kỹ thuật và công nghệ chế bản, in hoặc gia công sau in của từng loại thiết bị.
Tài liệu nên chuẩn bị để rà soát trước khi nộp
Catalogue, datasheet hoặc manual chính hãng.
Invoice hoặc draft invoice.
Packing list và hợp đồng mua bán.
Model, serial và xuất xứ thiết bị.
Mã HS dự kiến của từng model.
Thông tin máy mới, đã qua sử dụng hoặc refurbished.
Tốc độ, khổ in và công nghệ in.
Chức năng print, copy, scan và fax.
Hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung khi catalogue không thể hiện rõ công nghệ in, model trên invoice bị rút gọn hoặc tài liệu không xác định được chức năng photocopy màu.
Mẫu số 04 gồm nội dung gì và điền như thế nào?
Mẫu số 04 là tờ khai nhập khẩu thiết bị in, không phải “đơn xin phép”. Khi điền, doanh nghiệp cần sử dụng thông tin đúng theo chứng từ và tài liệu kỹ thuật của lô hàng.
| Nhóm thông tin | Cách khai | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Chủ thể nhập khẩu | Ghi đúng tên pháp lý, mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế, địa chỉ và thông tin liên hệ. | Dùng tên thương mại, địa chỉ cũ hoặc thông tin khác đăng ký doanh nghiệp. |
| Tên thiết bị | Ghi tên tiếng Việt kèm công nghệ và chức năng chính. | Chỉ ghi “máy in”, “printer” hoặc tên chung không đủ nhận diện. |
| Hãng, model, xuất xứ | Ghi thống nhất với catalogue, invoice và packing list. | Model trên invoice khác model trên catalogue hoặc ghi thiếu hậu tố phiên bản. |
| Năm sản xuất | Ghi theo nhãn máy, tài liệu nhà sản xuất hoặc chứng từ có thể kiểm chứng. | Ước đoán năm sản xuất hoặc dùng năm mua bán thay cho năm sản xuất. |
| Số lượng và tình trạng | Ghi số lượng từng model; xác định máy mới hoặc đã qua sử dụng. | Gộp nhiều model khác thông số trong một dòng hoặc khai sai tình trạng refurbished. |
| Tính năng sử dụng | Xác định thiết bị dùng cho chế bản, in, gia công sau in hoặc photocopy. | Mô tả mục đích kinh doanh chung mà không nêu chức năng kỹ thuật. |
Quy trình khai báo nhập khẩu thiết bị in năm 2026
Thu thập catalogue và chứng từ lô hàng
Chuẩn bị model, hãng, xuất xứ, công nghệ, tốc độ, khổ in, chức năng photocopy màu, invoice và tình trạng thiết bị.
Phân loại thiết bị
Đối chiếu thiết bị với nhóm HS 84.42, 84.43, 84.40 hoặc 84.41 và ngoại lệ dành cho một số máy in phun, laser và máy in kim.
Kiểm tra điều kiện nhập khẩu
Xác định tuổi thiết bị, tình trạng mới hoặc đã qua sử dụng và các chính sách chuyên ngành khác có thể áp dụng.
Lập Tờ khai Mẫu số 04
Khai thống nhất tên thiết bị, hãng, model, nước sản xuất, năm sản xuất, số lượng và chức năng kỹ thuật.
Nộp hồ sơ trực tuyến
Gửi hồ sơ qua Cổng thông tin một cửa quốc gia bằng tài khoản và phương thức xác thực phù hợp.
Theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung
Phản hồi kịp thời nếu cơ quan xử lý cần làm rõ catalogue, công nghệ, model hoặc chức năng của máy.
Nhận giấy xác nhận
Thời hạn công bố là 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ đầy đủ, hợp lệ; thủ tục không quy định lệ phí.
Sử dụng kết quả để thông quan
Đối chiếu giấy xác nhận với lô hàng, tờ khai hải quan và các chứng từ thương mại trước khi hoàn tất nhập khẩu.
Những lỗi thường khiến hồ sơ bị chậm hoặc không sử dụng được
Dùng sai mẫu cũ
Doanh nghiệp tải “đơn đề nghị cấp giấy phép” thay vì sử dụng Tờ khai Mẫu số 04 hiện hành.
Phân loại máy chỉ theo tên thương mại
Không đọc catalogue nên bỏ sót công nghệ in, khổ in lớn hoặc chức năng photocopy màu.
Model không thống nhất
Invoice, packing list, catalogue và hồ sơ điện tử ghi model hoặc hậu tố sản phẩm khác nhau.
Tài liệu kỹ thuật thiếu thông tin
Catalogue không thể hiện tốc độ, khổ in, công nghệ hoặc chức năng nên cơ quan xử lý chưa có cơ sở xác nhận.
Không kiểm tra tuổi thiết bị
Máy đã qua sử dụng vượt giới hạn tuổi hoặc không có tài liệu chứng minh năm sản xuất.
Hàng về cảng mới chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp phát sinh lưu kho, lưu bãi và áp lực giải trình trong khi hồ sơ kỹ thuật chưa đầy đủ.
Nhập khẩu máy in đã qua sử dụng cần kiểm tra thêm gì?
- Giới hạn tuổi tương ứng với từng nhóm thiết bị in.
- Năm sản xuất và cách chứng minh trên nhãn máy, catalogue hoặc chứng thư.
- Tình trạng đã qua sử dụng, refurbished hoặc remanufactured.
- Quy định chung về nhập khẩu máy móc, thiết bị và dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng.
- Khả năng thuộc danh mục sản phẩm công nghệ thông tin đã qua sử dụng cấm nhập khẩu.
- Yêu cầu về chứng thư giám định, hiệu suất, an toàn hoặc tiêu chuẩn nếu áp dụng.
Việc thiết bị đáp ứng tuổi theo pháp luật về hoạt động in không đồng nghĩa đương nhiên được nhập khẩu. Cần kiểm tra đồng thời mã HS, chính sách hàng cũ và chức năng thực tế của model.
Sau khi có Giấy xác nhận khai báo nhập khẩu, doanh nghiệp cần làm gì?
- Kiểm tra model, số lượng và mô tả thiết bị trên giấy xác nhận có khớp lô hàng hay không.
- Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan gồm hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, catalogue và chứng từ xuất xứ khi có.
- Thực hiện quy định về nhãn hàng hóa và nhãn phụ trước khi đưa sản phẩm lưu thông hoặc sử dụng.
- Chỉ sử dụng thiết bị cho hoạt động sản xuất, kinh doanh khi cơ sở đáp ứng điều kiện hoạt động in tương ứng.
- Với máy photocopy đa màu và máy in có chức năng photocopy đa màu, tiếp tục rà soát quy định quản lý sử dụng sau nhập khẩu.
Căn cứ pháp lý và thủ tục hành chính
- Nghị định 60/2014/NĐ-CP về hoạt động in.
- Nghị định 25/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 60/2014/NĐ-CP.
- Nghị định 72/2022/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2023.
- Thủ tục “Khai báo nhập khẩu thiết bị in” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Quy định về nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng và pháp luật hải quan có liên quan.
Luật Dương Trí hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Rủi ro của lô máy in thường xuất hiện trước bước điền tờ khai: doanh nghiệp chưa xác định đúng model, mã HS, công nghệ, chức năng hoặc tình trạng máy. Vì vậy, Luật Dương Trí ưu tiên phân loại thiết bị và kiểm tra chứng từ trước khi đề xuất thủ tục.
Kiểm tra phạm vi khai báo
Đối chiếu catalogue, công nghệ in, tốc độ, khổ in, chức năng photocopy màu và ngoại lệ pháp lý.
Rà soát máy mới và máy cũ
Kiểm tra năm sản xuất, tuổi thiết bị, tình trạng refurbished và quy định nhập khẩu máy đã qua sử dụng.
Chuẩn hóa Mẫu số 04
Đồng bộ tên máy, hãng, model, xuất xứ, số lượng và chức năng với catalogue và chứng từ lô hàng.
Theo dõi đến khi có kết quả
Nộp hồ sơ trực tuyến, xử lý yêu cầu bổ sung và hướng dẫn sử dụng giấy xác nhận trong hồ sơ hải quan.
Câu hỏi thường gặp
Nhập khẩu máy in hiện nay có phải xin giấy phép không?
Cách gọi chính xác là khai báo nhập khẩu thiết bị in để được cấp giấy xác nhận. Không phải mọi máy in đều thuộc diện khai báo; cần kiểm tra công nghệ, tốc độ, khổ in, chức năng và mã HS.
Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép cũ có dùng được không?
Không nên sử dụng. Hồ sơ hiện hành dùng Tờ khai nhập khẩu thiết bị in theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 72/2022/NĐ-CP.
Hồ sơ khai báo có cần giấy đăng ký doanh nghiệp không?
Thành phần hồ sơ công bố gồm Tờ khai Mẫu số 04 và tài liệu kỹ thuật. Tuy nhiên, thông tin pháp lý doanh nghiệp, tài khoản Cổng một cửa và giấy ủy quyền có thể cần để thực hiện hồ sơ điện tử hoặc đối chiếu chủ thể.
Máy in laser A4 văn phòng có phải khai báo không?
Nhiều máy laser văn phòng thuộc ngoại lệ, nhưng vẫn phải kiểm tra tốc độ, khổ in và chức năng photocopy màu theo đúng catalogue của model.
Máy photocopy màu cũ 5 năm có nhập khẩu được không?
Nhóm máy photocopy đa màu và máy in có chức năng photocopy đa màu có giới hạn tuổi không quá 03 năm. Thiết bị 5 năm tuổi không đáp ứng tiêu chí tuổi theo quy định chuyên ngành này.
Thời gian cấp giấy xác nhận là bao lâu?
Thời hạn công bố là 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thực hiện nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian bổ sung catalogue hoặc làm rõ model không tính trong mốc này.
Hàng đã về cảng mới phát hiện cần khai báo thì xử lý thế nào?
Cần rà soát ngay catalogue, model, mã HS và chứng từ để xác định đúng nghĩa vụ, đồng thời chuẩn bị hồ sơ điện tử và phối hợp với đơn vị hải quan hoặc forwarder nhằm hạn chế chi phí lưu kho, lưu bãi.
Có giấy xác nhận khai báo là được kinh doanh dịch vụ in ngay không?
Không. Nhập khẩu thiết bị và vận hành cơ sở in là hai nghĩa vụ khác nhau. Doanh nghiệp phải tiếp tục kiểm tra giấy phép hoặc đăng ký hoạt động in theo sản phẩm và mô hình kinh doanh thực tế.
Các nội dung pháp lý cần rà soát cùng lô hàng
Dịch vụ khai báo nhập khẩu máy in, thiết bị in
Điều kiện nhập khẩu máy in đã qua sử dụng
Cách xác định mã HS máy in
Thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp
Rà soát giấy phép và chính sách nhập khẩu
Nhập khẩu thiết bị chuyên ngành
Điều kiện nhập khẩu máy in đã qua sử dụng
Cách xác định mã HS máy in
Thủ tục nhập khẩu máy in công nghiệp
Rà soát giấy phép và chính sách nhập khẩu
Nhập khẩu thiết bị chuyên ngành
Kiểm tra model trước khi hàng về Việt Nam
Bạn có thể gửi catalogue, model, invoice hoặc draft invoice, mã HS dự kiến, tình trạng máy mới hoặc đã qua sử dụng và thời điểm hàng về. Luật Dương Trí sẽ rà soát thiết bị có thuộc diện khai báo không, hồ sơ cần chuẩn bị và những rủi ro cần xử lý trước khi mở tờ khai hải quan.
