Cập nhật mới nhất về Luật văn thư Lưu trữ 2025

2. Nội dung chính của Luật văn thư lưu trữ 2025

Ở phần này, có thể thấy Luật mới không chỉ sửa đổi các quy định mang tính kỹ thuật mà còn mở rộng đáng kể phạm vi điều chỉnh và phương thức quản lý. Điều đó cho thấy Nhà nước hướng đến việc xây dựng một hệ sinh thái lưu trữ thống nhất, hiện đại, minh bạch và có tính ứng dụng cao trong thực tiễn hành chính – doanh nghiệp.

2.1. Mở rộng phạm vi thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Luật văn thư Lưu trữ 2025 đã bổ sung tài liệu lưu trữ tư vào thành phần Phông lưu trữ Việt Nam. Quy định mới này giúp bảo đảm Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam đồng thời cho thấy giá trị và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ tư.

Theo đánh giá của Luật sư Nguyễn Văn Trung (Đoàn Luật sư TP. Hà Nội), việc bổ sung tài liệu lưu trữ tư thể hiện tư duy pháp lý tiến bộ, phù hợp với thông lệ quốc tế, giúp bảo đảm tính toàn diện của Phông lưu trữ quốc gia – bao gồm cả tài liệu của tổ chức, cá nhân, dòng họ, cộng đồng.

Doanh nghiệp cần rà soát, phân loại và xác định các tài liệu có giá trị lưu trữ tư để chủ động hợp tác, đăng ký hoặc ký gửi vào hệ thống lưu trữ lịch sử khi cần thiết.

>>> Xem thêm: Luật Sư Tư Vấn Pháp Luật Doanh Nghiệp Chuyên Sâu

2.2. Quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Phần quy định này được đánh giá là điểm tiến bộ nổi bật của Luật. Theo quan điểm của Luật sư Nguyễn Văn Trung, việc phân định rõ thẩm quyền quản lý giữa các cơ quan, bộ ngành giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và tính thống nhất trong hệ thống lưu trữ quốc gia.

Luật  quy định về văn thư Lưu trữ 2025 đã bổ sung và phân định rõ về thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, phân chia rõ ràng và minh bạch thẩm quyền quản lý, đồng thời tăng cường khả năng bảo quản và tiếp cận tài liệu lưu trữ theo từng ngành, cấp độ. Theo Điều 10 Luật văn thư Lưu trữ 2025 quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ cụ thể như sau:

– Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng Cộng sản Việt Nam và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

– Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bao gồm: Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an, ngoại giao; tài liệu lưu trữ dự phòng Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm tài liệu lưu trữ dự phòng của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao.

– Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao.

– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và tài liệu lưu trữ của hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

– Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của luật có liên quan.

– Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có).

Chuyên viên pháp lý Đỗ Kiều Anh cho biết thêm: “Việc phân định này sẽ tạo điều kiện để tăng cường chia sẻ dữ liệu lưu trữ giữa các cấp, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin và tránh trùng lặp trong quản lý hồ sơ tài liệu”.

2.3. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử trong cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư

Ở khía cạnh chuyển đổi số, quy định pháp luật về lưu trữ 2025 đã thể chế hóa định hướng bằng việc bổ sung quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử nhằm thể chế hoá nội dung của Nghị quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Cụ thể:

– Luật văn thư Lưu trữ 2025 khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số, khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (Theo khoản 3, Điều 7).

– Luật  quy định về văn thư Lưu trữ 2025 quy định rõ thành phần của tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và những tài liệu lưu trữ điện tử khác. Trong đó, tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm: Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số và bản số hóa tài liệu lưu trữ.

– Luật văn thư Lưu trữ 2025 cũng quy định về hoạt động thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị và lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác.

Tôi cho rằng việc khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số là bước tiến quan trọng, giúp các cơ quan, doanh nghiệp an tâm sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử mà không phải lo ngại về hiệu lực chứng cứ hoặc giá trị pháp lý. Bạn nên chuẩn hóa hệ thống lưu trữ điện tử nội bộ, bảo đảm đồng bộ định dạng, sao lưu định kỳ và sử dụng nền tảng được cơ quan quản lý nhà nước khuyến nghị để tránh rủi ro mất dữ liệu.

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Luật Sư Tư Vấn Chuyên Sâu Nhanh Chóng Tiết Kiệm

2.4. Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và điều kiện công nhận

Luật văn thư Lưu trữ 2025 có quy định về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt với cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 về tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Cụ thể như sau:

– Luật  quy định về văn thư Lưu trữ 2025 đã thay đổi tên từ “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” thành “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”. Theo đó một tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải đáp ứng được một trong các điều kiện về nội dung bào gồm: (i) Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của quốc gia, dân tộc, của ngành, lĩnh vực; (ii) Quá trình hình thành, xác lập và thực thi chủ quyền lãnh thổ Việt Nam, biên giới quốc gia; (iii) Công trình khoa học, sản phẩm tiêu biểu của ngành, lĩnh vực; (iv) Thân thế, sự nghiệp và đóng góp của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu; (v) Tài liệu lưu trữ khác có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hoặc thế giới và một trong số các điều kiện về hình thức xuất xứ sau đây: (i) Phương pháp, kỹ thuật trình bày đặc sắc, có tính thẩm mỹ và nghệ thuật; (ii) Đặc trưng, điển hình của thời kỳ lịch sử; (iii) Hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, địa điểm hoặc tác giả.

– Luật văn thư Lưu trữ 2025 cũng quy định về trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và giao Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nhằm khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Theo Luật sư Nguyễn Văn Bảo – Đoàn Luật sư tỉnh Quảng Ninh, thay đổi này là hợp lý vì không chỉ những tài liệu cổ xưa mà cả những hồ sơ khoa học, công trình nghiên cứu hoặc tài liệu về chủ quyền quốc gia đều có thể được xem là tài liệu có giá trị đặc biệt.

Ngoài ra, Bộ Nội vụ sẽ ban hành quy trình cụ thể về công nhận, hủy bỏ công nhận nhằm đảm bảo tính thống nhất khi áp dụng. Doanh nghiệp có thể đề xuất cơ quan lưu trữ xem xét công nhận tài liệu đặc biệt khi có hồ sơ, nghiên cứu, sản phẩm hoặc báo cáo có giá trị quốc gia – đây là cách để bảo vệ quyền tác giả và nâng cao uy tín tổ chức.

2.5. Quy định về phạm vi và trách nhiệm quản lý Lưu trữ tư

Ở khía cạnh xã hội hóa, Luật văn thư Lưu trữ 2025 đã xác định rõ phạm vi của lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ (khoản 14 Điều 2). Bên cạnh đó, Luật cũng quy định về trách nhiệm quản lý lưu trữ tư; chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư; quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử; tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.

Đối với quan điểm của tôi, quy định này giúp hình thành khung pháp lý cho việc ký gửi, tặng cho hoặc chuyển giao tài liệu tư vào lưu trữ lịch sử, bảo đảm quyền sở hữu hợp pháp của chủ thể và quyền tiếp cận của xã hội.

Điều này đồng nghĩa với việc, các tài liệu tư có giá trị đặc biệt sẽ được Nhà nước khuyến khích đăng ký, ký gửi hoặc tặng cho, góp phần hoàn thiện Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

>>> Xem thêm: Tư vấn luật sư miễn phí – Dịch vụ tư vấn luật sư trực tuyến uy tín

2.6. Ngày Lưu trữ Việt Nam – Khẳng định vai trò công tác lưu trữ

Luật văn thư Lưu trữ 2025 đã chính thức công nhận ngày 3 tháng 1 hằng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam” để khẳng định vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ghi nhận công lao, đóng góp của người làm lưu trữ.

Có thể nhận định rằng đây là bước đi có ý nghĩa biểu trưng nhằm nâng cao nhận thức xã hội về vai trò của ngành lưu trữ và tôn vinh đóng góp của đội ngũ làm công tác này – một nghề âm thầm nhưng có giá trị đặc biệt trong bảo tồn lịch sử, pháp lý và văn hóa quốc gia.

3. Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ theo quy định pháp luật về lưu trữ 

Tiếp nối phần trên, phần này tập trung vào quy trình thực thi – đặc biệt là thời hạn, tiêu chuẩn và hình thức nộp hồ sơ tài liệu. Đây là nội dung mà nhiều cơ quan, tổ chức cần đặc biệt lưu ý nhằm bảo đảm tuân thủ và tránh vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ.

3.1. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

Theo điều 17 của Luật văn thư Lưu trữ 2025 có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cụ thể như sau:

– Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật về văn thư Lưu trữ 2025.

– Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.

– Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều 17 Luật văn thư Lưu trữ 2025.

Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.

Luật sư Trung cho biết, ông đánh giá quy định này giúp các cơ quan chủ động kiểm soát vòng đời tài liệu, giảm tình trạng tồn đọng và thất lạc hồ sơ.

3.2. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ

Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:

+ Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

+ Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

+ Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

+ Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 Luật văn thư Lưu trữ 2025; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 36 Luật về văn thư Lưu trữ 2025.

Theo Chuyên viên Nguyễn Thị Huệ tại Luật Dương Trí, cô cũng lưu ý: “Đối với hồ sơ điện tử, yêu cầu về định dạng, bảo mật và lưu trữ đồng bộ cần được tuân thủ nghiêm để đảm bảo khả năng truy xuất và xác thực khi cần thiết.”

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rà soát hồ sơ định kỳ, kiểm tra giá trị pháp lý của tài liệu trước khi nộp lưu để tránh trường hợp bị trả lại do thiếu tính xác thực hoặc không đủ căn cứ pháp lý.

>>> Xem thêm: Luật Sư Tư Vấn Pháp Luật – Giải Pháp Hỗ Trợ Pháp Lý Toàn Diện

3.3. Quy định về nộp hồ sơ tài liệu có độ mật

– Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

– Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

– Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử. 

– Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.

Tóm lại, Luật văn thư Lưu trữ 2025 không chỉ tạo ra một khung pháp lý vững chắc cho công tác quản lý và bảo vệ tài liệu lưu trữ tại Việt Nam mà còn thể hiện tầm quan trọng của việc bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử quốc gia. Bạn có thể xem đây là cơ hội để tái cấu trúc quy trình quản lý tài liệu của đơn vị mình, đảm bảo vừa tuân thủ pháp luật, vừa nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ giá trị thông tin trong dài hạn.

Trên đây là những cập nhật mới nhất có liên quan về Luật văn thư Lưu trữ 2025 mà bất kỳ cơ quan, tổ chức nào đang thực hiện các hoạt động lưu trữ văn bản tài liệu cũng cần phải nắm được. Hy vọng những thông tin Luật Dương Trí cung cấp trong bài giúp công tác lưu trữ của các tổ chức được thực hiện tốt nhất.

? Bạn có đang vướng mắc về các quy định pháp luật và cần lời khuyên chính xác?
? Liên hệ ngay Luật Dương Trí – 0961.353.606 hoặc gửi “Yêu cầu tư vấn + SĐT” đến legal@luatduongtri.vn để được hỗ trợ tận tình.

>>> Xem thêm: Tư Vấn Luật Thành Lập Doanh Nghiệp Thường Xuyên