1. Không ghi số hợp đồng
Kế toán khách hàng phải tự tra giao dịch và người duyệt, khiến hồ sơ dễ bị treo.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng là văn bản doanh nghiệp dùng để đề nghị khách hàng thanh toán một khoản tiền theo hợp đồng, đơn hàng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn hoặc bảng đối chiếu công nợ. Đây không phải là “giấy đề nghị thanh toán tạm ứng nội bộ” và pháp luật không ấn định một mẫu bắt buộc chung cho mọi doanh nghiệp khi gửi khách hàng.
Một mẫu dễ được xử lý nên cho người nhận nhìn thấy ngay căn cứ thanh toán, số tiền phải trả, hạn thanh toán, thông tin tài khoản và tài liệu đính kèm. Nếu công nợ đã quá hạn, văn bản nên ghi rõ ngày đến hạn và yêu cầu phản hồi thay vì chỉ gửi một bảng số tiền không có căn cứ.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng cần có 7 nội dung
1. Người gửi và người nhận: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, đầu mối phụ trách.
2. Căn cứ thanh toán: hợp đồng, phụ lục, đơn hàng, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận công nợ.
3. Khoản tiền: giá trị phải thanh toán, đã thanh toán và số còn phải trả.
4. Thời hạn: ngày đến hạn hoặc thời hạn đề nghị khách hàng hoàn tất.
5. Tài khoản nhận tiền: chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng và nội dung chuyển khoản.
6. Tài liệu kèm theo: hóa đơn, nghiệm thu, bảng kê, đối chiếu công nợ nếu có.
7. Người ký: người đại diện hoặc người được doanh nghiệp giao thẩm quyền phù hợp; không có yêu cầu chung bắt buộc phải đủ chữ ký người đề nghị – kế toán trưởng – thủ trưởng như mẫu thanh toán nội bộ.
Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng khác gì giấy đề nghị thanh toán nội bộ?
| Tiêu chí | Gửi khách hàng/đối tác | Thanh toán nội bộ |
|---|---|---|
| Mục đích | Yêu cầu bên mua/bên thuê/bên sử dụng dịch vụ thực hiện nghĩa vụ thanh toán. | Nhân sự/bộ phận đề nghị doanh nghiệp hoàn ứng, chi trả hoặc quyết toán khoản chi. |
| Căn cứ chính | Hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn, đơn hàng, xác nhận công nợ. | Quy chế tài chính nội bộ, tạm ứng, chứng từ chi phí. |
| Người nhận | Khách hàng hoặc đối tác có nghĩa vụ trả tiền. | Kế toán, người duyệt chi hoặc bộ phận tài chính của chính đơn vị. |
| Mẫu pháp lý | Không có mẫu bắt buộc chung cho doanh nghiệp. | Doanh nghiệp có thể thiết kế theo hệ thống chứng từ và quy chế kế toán của mình; đơn vị hành chính – sự nghiệp áp dụng chế độ riêng. |
Vì vậy, không nên lấy biểu mẫu quyết toán tạm ứng của cơ quan/đơn vị rồi thay tên người nhận thành khách hàng. Văn bản gửi ra ngoài cần được thiết kế theo nghĩa vụ thanh toán của hợp đồng và cách khách hàng thực tế phê duyệt công nợ.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng
CÔNG TY ……………………………
Số: ……/ĐNTT/20……
ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: …………………………………………………………………
Căn cứ Hợp đồng số …………… ký ngày …………… giữa …………… và ……………;
Căn cứ Biên bản nghiệm thu/xác nhận khối lượng số …………… ngày …………… (nếu có);
Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng thực hiện thanh toán khoản tiền sau:
Nội dung thanh toán: ………………………………………………………
Giá trị đến hạn: ……………………… đồng
Số đã thanh toán: ……………………… đồng
Số còn phải thanh toán: ……………………… đồng
Hạn thanh toán: ngày ………/………/…………
Thông tin chuyển khoản
Chủ tài khoản: …………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………
Nội dung chuyển khoản: ……………………………………………………
Tài liệu kèm theo: Hóa đơn số ………; Biên bản nghiệm thu ………; Bảng đối chiếu công nợ ………
Đề nghị Quý Khách hàng phản hồi nếu có chênh lệch về số liệu hoặc chứng từ để hai bên đối chiếu trước ngày đến hạn.
ĐẠI DIỆN/NGƯỜI ĐƯỢC ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên và chức danh)
Mẫu trên phù hợp với phần lớn giao dịch B2B. Doanh nghiệp có thể đổi tiêu đề thành “Thông báo thanh toán”, “Đề nghị thanh toán công nợ” hoặc “Yêu cầu thanh toán” tùy tình trạng giao dịch và mức độ quá hạn.
Cách điền để khách hàng dễ đối chiếu và duyệt thanh toán
Ghi đúng căn cứ hợp đồng
Ưu tiên số hợp đồng/phụ lục/PO và mốc thanh toán. Nếu hợp đồng yêu cầu đủ nghiệm thu hoặc hóa đơn trước khi trả tiền, cần ghi rõ bộ chứng từ đã hoàn thành.
Tách số đến hạn và số còn nợ
Nếu hợp đồng thanh toán nhiều đợt, không nên chỉ ghi tổng giá trị hợp đồng. Hãy nêu rõ đợt nào đang đến hạn và số còn phải trả của đợt đó.
Ghi ngày đến hạn cụ thể
Thay vì “thanh toán sớm”, nên ghi ngày hoặc số ngày theo hợp đồng để tránh tranh luận về thời điểm chậm trả.
Kiểm tra tài khoản nhận tiền
Tên chủ tài khoản và số tài khoản phải thống nhất với hợp đồng hoặc thông báo thay đổi tài khoản đã được gửi hợp lệ cho khách hàng.
Đính kèm đúng bộ chứng từ
Hóa đơn, biên bản nghiệm thu, bảng kê và đối chiếu công nợ nên đặt tên file rõ ràng, cùng số hợp đồng hoặc kỳ thanh toán.
Tải mẫu Word giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng
Tải mẫu Word giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng.
Mẫu Word là tài liệu tham khảo. Trước khi dùng, nên thay căn cứ, điều kiện thanh toán, thời hạn và người ký theo chính hợp đồng đang có; không nên gửi nguyên mẫu nếu giao dịch yêu cầu nghiệm thu, bảo lãnh, hóa đơn hoặc chứng từ đặc thù.
Nên gửi kèm giấy đề nghị thanh toán những tài liệu nào?
Hợp đồng/phụ lục hoặc số tham chiếu hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành công việc.
Hóa đơn điện tử theo thời điểm và trường hợp phải lập.
Bảng kê khối lượng/hạng mục nếu khoản tiền gồm nhiều nội dung.
Biên bản/xác nhận đối chiếu công nợ nếu đã có.
Thông báo tài khoản nhận tiền nếu tài khoản khác với hợp đồng.
Trường hợp hồ sơ kế toán – công nợ đang thiếu hoặc không khớp giữa hóa đơn, ngân hàng và sổ theo dõi, doanh nghiệp có thể tham khảo kế toán – thuế cho doanh nghiệp.
Giấy đề nghị thanh toán có thay thế hóa đơn không?
Không. Giấy đề nghị thanh toán thể hiện yêu cầu trả tiền và hỗ trợ đối chiếu thương mại; hóa đơn là chứng từ thực hiện theo pháp luật về hóa đơn, thuế. Việc khách hàng đã nhận giấy đề nghị thanh toán không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn khi giao dịch thuộc trường hợp phải lập.
Ngược lại, có hóa đơn cũng không luôn đồng nghĩa công nợ đã đến hạn nếu hợp đồng quy định thêm điều kiện nghiệm thu, hồ sơ chất lượng hoặc lịch thanh toán khác. Khi thu hồi công nợ, cần đọc đồng thời hợp đồng và chứng từ thực hiện.
Nếu công nợ đã quá hạn, nên đổi “đề nghị” thành “yêu cầu thanh toán” khi nào?
Với khoản mới đến hạn, văn bản có thể giữ giọng trung tính. Nếu đã quá hạn và nhiều lần nhắc nhưng chưa được thanh toán, nên bổ sung:
- ngày đến hạn theo hợp đồng;
- số ngày chậm thanh toán;
- các lần đã nhắc/đối chiếu trước đó;
- lãi chậm trả, phạt vi phạm hoặc chế tài nếu có căn cứ hợp đồng/pháp luật;
- thời hạn cuối để phản hồi trước khi chuyển sang bước xử lý tranh chấp.
Nếu khách hàng phủ nhận công nợ hoặc trì hoãn kéo dài, xem giải quyết tranh chấp hợp đồng và yêu cầu thanh toán để kiểm tra hợp đồng, chứng cứ và phương án thương lượng/khởi kiện.
Doanh nghiệp gửi khách hàng có phải dùng Mẫu C43-BB theo Thông tư 107 không?
Không. Mẫu C43-BB theo Thông tư 107/2017/TT-BTC thuộc chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp và phục vụ nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị; không phải biểu mẫu bắt buộc cho doanh nghiệp thương mại gửi yêu cầu thanh toán tới khách hàng.
Thông tư 107 đã được thay thế đối với chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp từ năm tài chính 2025. Đối với doanh nghiệp, Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026 và trao quyền chủ động hơn trong tổ chức chứng từ kế toán, đi kèm trách nhiệm xây dựng quy chế và kiểm soát nội bộ.
Thông tin về chế độ kế toán doanh nghiệp mới có thể đối chiếu tại Bộ Tài chính.
6 lỗi khiến đề nghị thanh toán bị chậm xử lý
2. Chỉ ghi tổng tiền
Không tách số đã trả, số đến hạn và số còn nợ nên khó đối chiếu.
3. Thiếu nghiệm thu/hóa đơn
Đề nghị thanh toán không bù được các điều kiện chứng từ đã thỏa thuận trong hợp đồng.
4. Không có hạn thanh toán
Khách hàng không nhìn thấy mốc cần hoàn tất hoặc cơ sở xác định chậm trả.
5. Tài khoản ngân hàng không khớp
Thay đổi tài khoản nhưng không có thông báo hợp lệ có thể khiến khách hàng dừng lệnh để xác minh.
6. Dùng mẫu nội bộ gửi ra ngoài
Các trường “người đề nghị – kế toán trưởng – thủ trưởng đơn vị” không giúp khách hàng xác định nghĩa vụ phải trả theo hợp đồng.
Căn cứ kế toán cần lưu ý năm 2026
- Luật Kế toán 88/2015/QH13, được sửa đổi bởi Luật 56/2024/QH15.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng theo năm tài chính theo quy định.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng Thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ.
Câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng
1. Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng có mẫu bắt buộc không?
Không có mẫu pháp lý chung bắt buộc cho mọi doanh nghiệp. Nội dung nên bám hợp đồng và quy trình công nợ thực tế.
2. Có bắt buộc kế toán trưởng ký không?
Không có yêu cầu chung rằng văn bản gửi khách hàng luôn phải có chữ ký kế toán trưởng. Người ký cần đúng thẩm quyền nội bộ, thỏa thuận hợp đồng hoặc ủy quyền áp dụng.
3. Có thể gửi bằng email thay bản giấy không?
Có thể nếu phù hợp với cách trao đổi đã thống nhất và doanh nghiệp lưu được bằng chứng gửi/nhận. Giao dịch giá trị lớn nên kiểm tra điều khoản thông báo trong hợp đồng.
4. Chưa xuất hóa đơn có được gửi đề nghị thanh toán không?
Có thể phát sinh đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán theo tiến độ trước thời điểm lập hóa đơn nếu hợp đồng cho phép; nghĩa vụ lập hóa đơn vẫn phải thực hiện đúng thời điểm theo pháp luật thuế.
5. Khách hàng chậm trả thì giấy đề nghị thanh toán có đủ để khởi kiện không?
Không nên dựa vào một văn bản duy nhất. Hồ sơ tranh chấp thường cần hợp đồng, chứng cứ thực hiện/nghiệm thu, hóa đơn, trao đổi, đối chiếu công nợ và tài liệu xác định thời hạn thanh toán.
Nội dung liên quan
Khách hàng đang chậm thanh toán hoặc không xác nhận công nợ?
Hãy gửi hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn, bảng công nợ và các lần trao đổi đã có. Luật Dương Trí có thể hỗ trợ kiểm tra căn cứ yêu cầu thanh toán và nội dung văn bản nên gửi tiếp theo.
