Chức danh không khớp tài liệu chuyên môn
Mẫu số 03 ghi một vị trí nhưng bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm hoặc cơ cấu doanh nghiệp không giải thích được vì sao người lao động đáp ứng vị trí đó.
Quy trình làm giấy phép lao động từ ngày 07/08/2025 không còn đi theo hai thủ tục tách rời “giải trình nhu cầu” rồi mới nộp hồ sơ xin Work Permit. Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã tích hợp nội dung báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép vào Mẫu số 03. Hồ sơ cấp mới được nộp trong khoảng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến làm việc.
Vì vậy, doanh nghiệp đang dùng checklist cũ theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP cần thay đổi cách chuẩn bị hồ sơ. Trọng tâm hiện nay là xác định đúng vị trí công việc, hình thức làm việc, tài liệu chứng minh năng lực và thời điểm nộp trước khi xử lý giấy tờ cấp ở nước ngoài.
Các mốc cần nhớ trong hồ sơ cấp mới
- Căn cứ chính: Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 07/08/2025.
- Biểu mẫu: Mẫu số 03 tích hợp giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép.
- Cửa sổ nộp hồ sơ: trong 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
- Thời hạn giải quyết khi hồ sơ đầy đủ: 10 ngày làm việc; trường hợp không chấp thuận phải trả lời bằng văn bản và nêu lý do theo thời hạn luật định.
- Kết quả cấp mới: Giấy phép lao động theo Mẫu số 04.
- Thời hạn giấy phép: xác định theo căn cứ của hồ sơ nhưng tối đa 02 năm.
- Thẩm quyền: thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; địa phương có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện.
Cập nhật tại ngày 12/08/2026
Nghị định 219/2025/NĐ-CP vẫn là khung pháp lý đang áp dụng đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Bộ Nội vụ đã công bố dự thảo sửa đổi Nghị định này trong năm 2026, nhưng dự thảo không được dùng thay cho quy định đang có hiệu lực khi chuẩn bị hồ sơ.
Trước khi làm Work Permit: cấp mới hay một thủ tục khác?
Không phải mọi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều nộp bộ hồ sơ cấp mới. Trước khi chuẩn bị lý lịch tư pháp, bằng cấp hoặc xác nhận kinh nghiệm, doanh nghiệp nên phân loại tình trạng pháp lý của từng người lao động.
| Tình trạng | Hướng xử lý | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Chưa có Work Permit và không thuộc diện miễn | Thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động. | Vị trí công việc, hình thức làm việc, hồ sơ chuyên môn, sức khỏe, lý lịch tư pháp và thời điểm bắt đầu làm việc. |
| Thuộc một trường hợp không phải có Work Permit | Kiểm tra thủ tục xin giấy xác nhận hoặc nghĩa vụ thông báo, tùy căn cứ miễn. | Không nên hiểu “miễn giấy phép” là không phải làm bất kỳ thủ tục nào. |
| Giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, hỏng hoặc thay đổi một số thông tin | Đối chiếu trường hợp cấp lại. | Phạm vi cấp lại hẹp; thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc có thể phải xin giấy phép mới. |
| Giấy phép sắp hết hạn | Đối chiếu điều kiện gia hạn và cửa sổ nộp hồ sơ. | Gia hạn được thực hiện trong thời hạn luật định trước ngày giấy phép hết hiệu lực và chỉ khi còn đáp ứng điều kiện. |
Chi tiết các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép được cập nhật tại thủ tục miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Điều kiện làm giấy phép lao động theo vị trí công việc
Nghị định 219/2025/NĐ-CP tiếp tục quản lý người lao động nước ngoài theo các nhóm vị trí như nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Hồ sơ không chỉ chứng minh số năm kinh nghiệm; tài liệu phải giải thích được mối liên hệ giữa năng lực của người lao động và công việc thực tế tại Việt Nam.
| Vị trí | Điểm pháp lý chính | Tài liệu thường phải đối chiếu |
|---|---|---|
| Nhà quản lý | Xác định theo chức danh quản lý của doanh nghiệp hoặc vị trí người đứng đầu/cấp phó của cơ quan, tổ chức theo quy định. | Điều lệ, giấy tờ đăng ký doanh nghiệp/tổ chức, quyết định bổ nhiệm hoặc điều động và tài liệu về cơ cấu quản trị. |
| Giám đốc điều hành | Có thể là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc người trực tiếp quản lý một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức và đáp ứng điều kiện kinh nghiệm tương ứng. | Giấy đăng ký hoạt động, cơ cấu tổ chức, quyết định bổ nhiệm và xác nhận kinh nghiệm phù hợp. |
| Chuyên gia | Thông thường phải có trình độ đại học hoặc tương đương và kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp; một số lĩnh vực ưu tiên có tiêu chí riêng theo Nghị định 219. | Bằng cấp, tài liệu xác nhận kinh nghiệm, mô tả công việc và giấy tờ chứng minh chuyên môn. |
| Lao động kỹ thuật | Có thể chứng minh bằng đào tạo nghề kết hợp kinh nghiệm hoặc bằng số năm kinh nghiệm phù hợp theo trường hợp luật định. | Chứng chỉ đào tạo nghề, xác nhận kinh nghiệm và tài liệu mô tả nhiệm vụ kỹ thuật. |
Điểm thường quyết định tính thuyết phục của hồ sơ
Tên chức danh trong Mẫu số 03, mô tả công việc, hợp đồng hoặc văn bản cử sang Việt Nam, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nên thống nhất với nhau. Chỉ có bằng cấp đúng chuyên ngành nhưng nhiệm vụ thực tế không tương ứng vẫn có thể phát sinh yêu cầu giải trình.
Hồ sơ cấp mới giấy phép lao động năm 2026 gồm những gì?
Điều 18–20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ theo vị trí, hình thức làm việc và tình trạng của người lao động. Không nên sử dụng một checklist cố định cho mọi hồ sơ. Có thể chia tài liệu thành các nhóm sau:
1. Mẫu số 03 của người sử dụng lao động
Mẫu số 03 tích hợp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động. Đây là thay đổi quan trọng so với quy trình cũ vốn tách bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ra trước hồ sơ Work Permit.
2. Giấy tờ nhân thân, sức khỏe và lý lịch
- hộ chiếu còn thời hạn;
- 02 ảnh màu 4×6 cm theo quy cách hiện hành;
- giấy khám sức khỏe đáp ứng yêu cầu áp dụng;
- phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương theo trường hợp và thời hạn luật định.
3. Tài liệu chứng minh hình thức làm việc
Hồ sơ thay đổi theo cách người lao động vào Việt Nam làm việc: thực hiện hợp đồng lao động, di chuyển nội bộ doanh nghiệp, thực hiện hợp đồng/thỏa thuận, cung cấp dịch vụ, chào bán dịch vụ, thực hiện gói thầu hoặc hình thức khác được Nghị định 219 điều chỉnh.
Ví dụ, người di chuyển nội bộ doanh nghiệp cần tài liệu của người sử dụng lao động ở nước ngoài cử sang Việt Nam và chứng minh quan hệ làm việc trước đó theo điều kiện áp dụng. Trường hợp cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện hợp đồng cần tài liệu chứng minh quan hệ hợp đồng tương ứng.
4. Tài liệu chứng minh vị trí công việc
Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật sử dụng các nhóm tài liệu khác nhau. Bằng cấp hoặc xác nhận kinh nghiệm phải được kiểm tra cùng với chức danh và nhiệm vụ dự kiến tại Việt Nam, thay vì nộp độc lập.
Giấy tờ cấp ở nước ngoài cần xử lý như thế nào?
Đây là nhóm tài liệu dễ làm chậm tiến độ nếu chỉ kiểm tra hình thức sau khi đã hợp pháp hóa hoặc dịch thuật. Trước khi xử lý giấy tờ, doanh nghiệp nên đối chiếu cơ quan cấp, người ký, thời hạn, nội dung và khả năng chứng minh đúng vị trí công việc.
Giấy khám sức khỏe do nước ngoài cấp
Không nên mặc định rằng giấy khám sức khỏe của nước ngoài chỉ cần hợp pháp hóa lãnh sự là sử dụng được. Nghị định 219 quy định giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng khi Việt Nam và quốc gia/vùng lãnh thổ cấp giấy có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau; giấy còn phải đáp ứng giới hạn thời gian sử dụng.
Bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm và tài liệu của bên nước ngoài
Nguyên tắc chung là giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, trường hợp miễn, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Không nên thực hiện hợp pháp hóa trước khi chốt nội dung cần chứng minh, vì một văn bản hợp lệ về hình thức nhưng mô tả kinh nghiệm không khớp vị trí vẫn có thể không giải quyết được yêu cầu của hồ sơ.
Apostille chưa áp dụng tại ngày 12/08/2026
Nghị định 293/2026/NĐ-CP về chứng nhận Apostille đã được ban hành nhưng có hiệu lực từ ngày 11/09/2026. Hồ sơ Work Permit sử dụng tài liệu nước ngoài trước và sau mốc này cần được kiểm tra theo cơ chế chứng nhận có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.
Quy trình làm giấy phép lao động năm 2026
01
Phân loại cấp mới, miễn, cấp lại hoặc gia hạn
Kiểm tra tình trạng giấy phép hiện tại, căn cứ miễn, vị trí công việc, người sử dụng lao động và hình thức làm việc. Việc này tránh chuẩn bị lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe hoặc tài liệu kinh nghiệm không cần thiết.
02
Chốt vị trí và bộ tài liệu chứng minh
Đối chiếu chức danh, nhiệm vụ, bằng cấp, kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm và cơ cấu doanh nghiệp. Nếu tài liệu nước ngoài chưa đủ nội dung, nên điều chỉnh trước khi hợp pháp hóa và dịch thuật.
03
Hoàn thiện Mẫu số 03 và hồ sơ cấp mới
Thông tin về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép được thể hiện trong cùng Mẫu số 03. Hồ sơ kèm theo được xây dựng theo vị trí, hình thức làm việc và tình trạng giấy tờ thực tế.
04
Nộp hồ sơ trong khoảng 60–10 ngày trước ngày dự kiến làm việc
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công ở địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc hoặc thực hiện theo phương thức điện tử được thủ tục hành chính hiện hành hỗ trợ. Không nên dùng mốc “ít nhất 15 ngày” của quy trình cũ.
05
Nhận giấy phép và xử lý công việc sau cấp
Khi hồ sơ đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc. Kết quả cấp mới sử dụng Mẫu số 04. Sau đó doanh nghiệp tiếp tục xử lý hợp đồng lao động, cư trú và nghĩa vụ thông báo nếu có.
Nộp hồ sơ ở đâu, bao lâu có kết quả và lệ phí bao nhiêu?
Thẩm quyền
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, đồng thời có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn theo pháp luật. Vì vậy, một bài áp dụng toàn quốc không nên ghi cố định “Sở Lao động – Thương binh và Xã hội” hoặc “Ban quản lý khu công nghiệp” như cơ quan tiếp nhận cho mọi trường hợp.
Hồ sơ được tiếp nhận qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương và được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền. Hình thức nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc qua bưu chính cần đối chiếu với thủ tục hành chính đang công bố tại địa phương.
Thời hạn giải quyết
Thời hạn cấp mới là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị. Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định.
Mốc 10 ngày chỉ bắt đầu khi cơ quan giải quyết đã nhận đủ hồ sơ. Thời gian chuẩn bị lý lịch tư pháp, khám sức khỏe, tài liệu kinh nghiệm, hợp pháp hóa hoặc dịch thuật không nằm trong thời hạn xử lý hành chính này.
Lệ phí
Lệ phí cấp giấy phép thuộc thẩm quyền quy định của địa phương. Không nên dùng một mức phí cố định áp dụng toàn quốc. Khi lập ngân sách, cần tách lệ phí nhà nước khỏi chi phí dịch thuật, chứng thực, hợp pháp hóa và chi phí phát sinh để hoàn thiện tài liệu.
Sau khi có giấy phép lao động, doanh nghiệp còn phải làm gì?
- Hợp đồng lao động: với trường hợp pháp luật yêu cầu ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc và thực hiện nghĩa vụ cung cấp bản sao khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Làm việc tại nhiều tỉnh: nếu cùng một người sử dụng lao động bố trí người lao động làm việc tại nhiều tỉnh/thành phố, phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo thời hạn và nội dung Nghị định 219 quy định.
- Thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc: trường hợp giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc mà không đổi người sử dụng lao động có thể phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép mới.
- Theo dõi thời hạn: giấy phép có thời hạn theo căn cứ hồ sơ nhưng không quá 02 năm. Hồ sơ gia hạn phải được chuẩn bị trong cửa sổ luật định trước ngày hết hạn.
- Cư trú: Work Permit không thay thế thị thực hoặc thẻ tạm trú; hồ sơ cư trú phải được xử lý theo mục đích nhập cảnh và tình trạng của người lao động.
Những lỗi thường làm hồ sơ Work Permit bị kéo dài
Dùng checklist theo Nghị định 152/2020
Tiếp tục lập Mẫu 01/PLI, Mẫu 11/PLI và chờ một văn bản chấp thuận nhu cầu riêng làm quy trình bị sai ngay từ cấu trúc hồ sơ.
Xử lý giấy tờ nước ngoài quá sớm
Hợp pháp hóa và dịch một tài liệu chưa đủ nội dung chứng minh kinh nghiệm hoặc sai chủ thể cấp có thể làm phát sinh chi phí xử lý lại.
Nộp quá sát ngày bắt đầu làm việc
Khoảng 60–10 ngày là cửa sổ nộp hồ sơ hành chính, không bao gồm toàn bộ thời gian thu thập giấy tờ ở nước ngoài và xử lý lỗi tài liệu.
Luật Dương Trí hỗ trợ hồ sơ giấy phép lao động ở những phần nào?
Phạm vi hỗ trợ được xác định theo hồ sơ hiện có của doanh nghiệp và người lao động. Trọng tâm là làm rõ đúng thủ tục trước khi phát sinh chi phí xử lý tài liệu.
- phân loại cấp mới, miễn, cấp lại hoặc gia hạn;
- đối chiếu vị trí, hình thức làm việc và tài liệu chứng minh;
- kiểm tra giấy tờ nước ngoài trước khi hợp pháp hóa, dịch thuật hoặc chứng thực;
- chuẩn bị Mẫu số 03 và hồ sơ theo tình trạng thực tế;
- theo dõi việc tiếp nhận, bổ sung và kết quả trong phạm vi ủy quyền;
- kiểm tra công việc cần thực hiện sau khi giấy phép được cấp.
Căn cứ pháp lý áp dụng
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hiệu lực từ 07/08/2025.
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, đặc biệt các quy định về điều kiện người lao động nước ngoài, trường hợp không thuộc diện cấp và thời hạn giấy phép.
- Quyết định 526/QĐ-BNV ngày 13/05/2026 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp về quy trình làm giấy phép lao động
Có còn phải xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước không?
Không còn một bước hồ sơ riêng theo cách của Nghị định 152/2020. Nghị định 219 tích hợp báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp Work Permit trong Mẫu số 03. Cơ quan có thẩm quyền xem xét cả nhu cầu và việc cấp giấy phép trong cùng quy trình.
Hồ sơ phải nộp trước bao nhiêu ngày?
Hồ sơ cấp mới được nộp trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến làm việc.
Giấy phép lao động được cấp trong bao lâu?
Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đề nghị. Đây không phải tổng thời gian chuẩn bị hồ sơ từ lúc doanh nghiệp bắt đầu thu thập tài liệu.
Có thể dùng giấy khám sức khỏe do nước ngoài cấp không?
Có thể trong trường hợp đáp ứng điều kiện thừa nhận theo Nghị định 219 và còn trong thời hạn sử dụng. Không nên mặc định mọi giấy khám sức khỏe của nước ngoài sau hợp pháp hóa đều được chấp nhận.
Thay đổi chức danh khi Work Permit còn hạn có cần làm lại không?
Thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc ghi trên giấy phép, dù không thay đổi người sử dụng lao động, là trường hợp cần kiểm tra thủ tục cấp giấy phép mới theo Nghị định 219.
Kiểm tra hồ sơ Work Permit trước khi xử lý giấy tờ nước ngoài
Doanh nghiệp có thể gửi quốc tịch, vị trí dự kiến, ngày bắt đầu làm việc, hình thức làm việc, bằng cấp và tài liệu kinh nghiệm đang có. Luật Dương Trí rà soát căn cứ thủ tục và danh mục giấy tờ cần xử lý trước khi nộp.
Nội dung được cập nhật đến ngày 12/08/2026. Thẩm quyền được phân cấp và mức lệ phí có thể khác theo địa phương; hồ sơ cụ thể phải được đối chiếu với vị trí, hình thức làm việc và thủ tục hành chính đang áp dụng tại nơi người lao động dự kiến làm việc.
