Thủ tục công bố dầu gội trị rụng tóc chỉ thực hiện theo cơ chế công bố mỹ phẩm khi công thức, mục đích sử dụng, tên sản phẩm, nhãn và nội dung truyền thông đều nằm trong phạm vi chăm sóc tóc. Cụm từ “trị rụng tóc”, “kích thích mọc tóc” có thể làm sản phẩm bị hiểu là có tác dụng điều trị hoặc tác động sinh lý; vì vậy, doanh nghiệp không nên lấy tên gọi thương mại làm căn cứ phân loại rồi nộp hồ sơ ngay.
Câu trả lời nhanh: Trước khi bán dầu gội tại Việt Nam, tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải được cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Hồ sơ hợp lệ được giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ và phí. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng, cơ quan tiếp nhận thông báo nội dung cần sửa trong 05 ngày làm việc; doanh nghiệp có tối đa 03 tháng để bổ sung.
Quy trình pháp lý không mặc nhiên gồm bước “kiểm nghiệm để nộp công bố” hoặc “công bố tiêu chuẩn cơ sở”. Kiểm nghiệm, tiêu chuẩn chất lượng và tài liệu chứng minh công dụng có vai trò trong quản trị chất lượng, xây dựng PIF và hậu kiểm, nhưng không phải là hai thành phần bắt buộc được liệt kê trong bộ hồ sơ xin số tiếp nhận.
- Phân loại sản phẩm, chuẩn hóa công dụng và công thức INCI.
- Chọn nhánh trong nước/nhập khẩu và chuẩn bị đúng giấy tờ.
- Lập Phiếu, ký số, nộp trực tuyến và thanh toán phí.
- Xử lý yêu cầu bổ sung, nhận và kiểm tra số tiếp nhận.
- Hoàn thiện PIF, nhãn và kiểm soát hậu mại trước khi bán.
1. Kiểm tra dầu gội có đủ điều kiện công bố dưới dạng mỹ phẩm không
Điểm quyết định nằm ở bản chất, thành phần và công dụng, không nằm ở tên “dầu gội”. Mỹ phẩm tiếp xúc với bộ phận bên ngoài cơ thể, gồm hệ thống lông tóc, chủ yếu để làm sạch, bảo vệ hoặc giữ trong điều kiện tốt.
Sản phẩm làm sạch, dưỡng và bảo vệ tóc có thể được xem xét theo lộ trình mỹ phẩm. Sản phẩm có thành phần hoặc thông điệp điều trị bệnh lý, phục hồi nang tóc, kích thích mọc tóc hay thay đổi chức năng sinh lý không thể chỉ đổi vài câu chữ để trở thành mỹ phẩm.
Có thể xem xét theo lộ trình mỹ phẩm
- Mục đích chính là làm sạch tóc và da đầu.
- Dưỡng, bảo vệ, giữ tóc trong tình trạng tốt.
- Nội dung công dụng phù hợp bản chất mỹ phẩm và có tài liệu chứng minh.
- Công thức tuân thủ các phụ lục thành phần mỹ phẩm ASEAN hiện hành.
Phải dừng để đánh giá lại
- Tên hoặc công dụng sử dụng từ “trị”, “điều trị”, “chữa”.
- Tuyên bố kích thích mọc tóc, tái tạo hoặc phục hồi nang tóc.
- Cam kết ngăn rụng tóc do bệnh lý hoặc tác động đến cơ chế sinh học.
- Thành phần, hàm lượng hoặc cách dùng cho thấy bản chất không còn là mỹ phẩm.
Lưu ý: “Dầu gội trị rụng tóc” là cách người dùng tìm kiếm, không đồng nghĩa doanh nghiệp được in cụm từ này trên tên, nhãn hoặc quảng cáo. Từng công dụng phải được rà soát cùng công thức, cơ chế và bằng chứng; các cách diễn đạt theo hướng chăm sóc cũng không tự động phù hợp cho mọi sản phẩm.
Chỉ nên nộp khi tên, dạng sản phẩm, công thức, mục đích sử dụng, nhãn và nội dung dự kiến quảng cáo đã thống nhất. Xem thêm tại trang dịch vụ công bố mỹ phẩm.
2. Điều kiện cần hoàn tất trước khi làm thủ tục công bố dầu gội trị rụng tóc
Trước khi tạo Phiếu, phải khóa tư cách pháp lý, nguồn tài liệu và dữ liệu sản phẩm.
2.1. Có tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường tại Việt Nam
Chủ thể đứng tên phải có chức năng kinh doanh mỹ phẩm tại Việt Nam và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của hồ sơ cũng như an toàn, hiệu quả, chất lượng sản phẩm. Tùy mô hình, đó có thể là nhà sản xuất, đơn vị đặt gia công, nhà nhập khẩu hoặc bên được ủy quyền.
2.2. Cơ sở sản xuất trong nước đáp ứng điều kiện sản xuất mỹ phẩm
Cơ sở trực tiếp sản xuất/gia công tại Việt Nam phải đáp ứng điều kiện sản xuất mỹ phẩm. Giấy chứng nhận của nhà máy không thay thế số tiếp nhận của từng sản phẩm; hồ sơ gia công phải phản ánh đúng vai trò và địa chỉ các bên.
2.3. Công thức sử dụng tên INCI và đáp ứng giới hạn thành phần
Theo Thông tư 34/2025/TT-BYT, thành phần phải ghi đủ theo thứ tự hàm lượng giảm dần; nhóm dưới 1% được liệt kê sau nhóm trên 1%. Dùng tên INCI và khai tỷ lệ đối với thành phần bị giới hạn.
2.4. Dữ liệu trên toàn bộ chuỗi hồ sơ phải thống nhất
Đối chiếu tên, địa chỉ các bên; nhãn hàng; tên, dạng sản phẩm; nước sản xuất và công thức. Viết tắt, phiên âm, thiếu công đoạn hoặc tên không khớp giấy ủy quyền đều có thể làm chậm hồ sơ.
3. Hồ sơ công bố dầu gội: chuẩn bị theo đúng nguồn gốc sản phẩm
Doanh nghiệp phải tách hồ sơ theo hai nhánh ngay từ đầu. Hồ sơ sản phẩm sản xuất trong nước thường gọn hơn; sản phẩm nhập khẩu cần xử lý thêm giấy ủy quyền, CFS hoặc tài liệu chứng minh thuộc trường hợp được miễn CFS.
| Tài liệu | Dầu gội sản xuất trong nước | Dầu gội nhập khẩu | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|---|
| Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm | Có | Có | 01 bản điện tử khi nộp trực tuyến; 02 bản giấy nếu nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính. |
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh | Của đơn vị đứng tên; thêm tài liệu của nhà sản xuất khi đơn vị đứng tên không phải nhà sản xuất theo trường hợp áp dụng | Của đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường | Ngành nghề và thông tin pháp lý phải phù hợp; chuẩn bị để nộp hoặc đối chiếu theo quy trình điện tử đang áp dụng. |
| Giấy ủy quyền | Cần khi đơn vị đứng tên không phải nhà sản xuất | Cần | Phải thể hiện đúng bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi, nhãn hàng/sản phẩm, thời hạn và cam kết cung cấp PIF. |
| Hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền | Không đặt ra với giấy ủy quyền trong nước | Thông thường có, trừ trường hợp được miễn theo điều ước hoặc quy định liên quan | Kiểm tra chứng thực chữ ký và chuỗi hợp pháp hóa, không chỉ kiểm tra con dấu trên tài liệu. |
| CFS | Không | Có, trừ trường hợp được miễn và có tài liệu thay thế phù hợp | Nếu CFS không ghi thời hạn, tài liệu phải được cấp trong vòng 24 tháng tính đến ngày nộp, trừ quy định đặc thù áp dụng. |
| Công thức đầy đủ theo INCI | Có để lập Phiếu | Có để lập Phiếu | Không tự dịch tên INCI; kiểm tra thành phần hạn chế và tỷ lệ phải khai báo. |
Thông tư 29/2020/TT-BYT có một số trường hợp miễn CFS liên quan đến CPTPP và sản phẩm đã được cấp số tiếp nhận tại nước ASEAN. Doanh nghiệp vẫn phải nộp tài liệu thay thế, xác nhận hoặc kết quả tra cứu đúng trường hợp; không thể chỉ ghi “được miễn CFS”.
Không đưa nhầm vào hồ sơ: Phiếu kiểm nghiệm, tiêu chuẩn cơ sở, mẫu nhãn và PIF không phải tài liệu cốt lõi của bộ hồ sơ xin số tiếp nhận. Doanh nghiệp vẫn phải xây dựng hoặc lưu giữ chúng để chứng minh an toàn, chất lượng, công dụng và phục vụ hậu kiểm.
Doanh nghiệp có thể đối chiếu sâu hơn với bài hồ sơ công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước hoặc thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu để tránh trộn lẫn hai nhánh.
4. Hướng dẫn thủ tục công bố dầu gội trị rụng tóc từng bước
Hãy xử lý rủi ro nội dung trước, hoàn thiện giấy tờ sau và thao tác hệ thống cuối cùng. Nếu chưa khóa công thức, nhãn hàng hoặc giấy ủy quyền, một thay đổi nhỏ có thể kéo theo việc sửa nhiều tài liệu.
Khóa bản mô tả sản phẩm và mục tiêu ra mắt
Tập hợp dữ liệu gốc: tên, dạng, dung tích, công thức, công dụng, cách dùng, nhà sản xuất, chủ sở hữu, nước xuất xứ và ngày dự kiến ra mắt. Chưa in bao bì số lượng lớn; đánh dấu mọi nội dung “trị rụng tóc”, “kích thích mọc tóc” để đánh giá.
Phân loại sản phẩm và chuẩn hóa công dụng
Đối chiếu mục đích, cơ chế, thành phần và cách người dùng hiểu thông điệp. Kết quả phải là một bản “công dụng đã duyệt” dùng chung cho Phiếu, nhãn và truyền thông. Không để hồ sơ ghi “chăm sóc tóc” nhưng quảng cáo lại cam kết điều trị hoặc mọc tóc.
Xác định đơn vị đứng tên và cơ quan tiếp nhận
Hàng nhập khẩu nộp tại Cục Quản lý Dược. Hàng sản xuất trong nước nộp tại cơ quan chuyên môn về y tế thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt nhà máy; đóng gói từ bán thành phẩm nhập khẩu cũng thuộc nhánh này. Nếu nhiều cơ sở tham gia sản xuất, ghi đủ tên, địa chỉ và công đoạn của từng cơ sở.
Rà soát giấy ủy quyền và CFS trước khi lập Phiếu
Giấy ủy quyền phải đúng các bên, phạm vi công bố/phân phối, nhãn hàng hoặc sản phẩm, thời hạn và cam kết cung cấp PIF; xử lý chứng thực, hợp pháp hóa đúng trường hợp. Với CFS, kiểm tra cơ quan cấp, nước xuất khẩu, sản phẩm, nhà sản xuất, tình trạng lưu hành và thời hạn. Nếu miễn CFS, chuẩn bị đúng tài liệu thay thế.
Lập Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm
Nguyên tắc là mỗi sản phẩm một Phiếu, trừ trường hợp được phép gộp. Sản phẩm nhuộm tóc và nước hoa phải công bố riêng theo màu, mùi.
Khi lập Phiếu cho dầu gội, cần chú ý các trường thường gây lỗi:
- Tên, nhãn hàng, dạng sản phẩm khớp giấy ủy quyền, CFS và nhãn.
- Mục đích sử dụng bằng tiếng Việt hoặc song ngữ, không mang tính điều trị.
- Thành phần đủ, đúng thứ tự, tên INCI và tỷ lệ phải khai.
- Địa chỉ không bị rút gọn sai; người ký đúng thẩm quyền.
Tham khảo biểu mẫu và cách điền tại bài Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.
Kiểm tra chéo Phiếu, tài liệu pháp lý và nhãn
Lập ma trận đối chiếu Phiếu–giấy ủy quyền–CFS–công thức–nhãn. Kiểm tra đặc biệt hậu tố tên công ty, địa chỉ, quy cách trong tên sản phẩm, tên thương mại của nguyên liệu và mọi công dụng bổ sung. Có sai lệch thì xác định nguồn chuẩn và sửa đồng bộ.
Ký số và nộp hồ sơ trực tuyến
Nộp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống được điều hướng cho thủ tục tại thời điểm nộp. Phiếu điện tử do người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp lệ ký; chấp nhận chữ ký điện tử/chữ ký số. Kiểm tra khả năng đọc, số trang, dấu, chữ ký và phiên bản từng tệp trước khi gửi.
Thanh toán phí thẩm định và lưu chứng từ
Phí thẩm định là 500.000 đồng/hồ sơ theo Thông tư 41/2023/TT-BTC, không gồm chứng thực, hợp pháp hóa, dịch thuật, kiểm nghiệm, PIF hoặc phí tư vấn. Lưu biên lai, mã giao dịch và trạng thái thanh toán.
Theo dõi kết quả và xử lý yêu cầu bổ sung
Nếu hồ sơ hợp lệ và đã nộp phí, cơ quan có thẩm quyền cấp số tiếp nhận trong 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ chưa đáp ứng, trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận phải thông báo cụ thể nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Khi nhận yêu cầu bổ sung:
- Tách từng ý kiến; xác định tài liệu nguồn và tài liệu liên quan.
- Giải trình rõ nội dung trước/sau sửa và tài liệu kèm theo.
- Nộp đúng phiên bản; kiểm tra chữ ký số và tệp sau khi tải lên.
Hồ sơ bổ sung đạt yêu cầu được cấp số trong 05 ngày làm việc; nếu không đạt, cơ quan tiếp nhận thông báo không cấp. Quá 03 tháng từ ngày thông báo mà không bổ sung, hồ sơ hết giá trị và phải nộp lại cùng phí mới.
Nhận và kiểm tra số tiếp nhận Phiếu công bố
Kiểm tra tên sản phẩm, đơn vị đứng tên, nhà sản xuất, nước sản xuất và ngày cấp. Số có giá trị 05 năm; muốn tiếp tục lưu hành phải công bố lại trước khi hết hiệu lực.
Số tiếp nhận chỉ xác nhận việc khai báo, không chứng nhận an toàn, hiệu quả hoặc toàn bộ yêu cầu ASEAN. Trách nhiệm chứng minh vẫn thuộc về đơn vị đưa sản phẩm ra thị trường. Xem cách kiểm tra số công bố mỹ phẩm.
5. Thời hạn giải quyết, chi phí và mốc doanh nghiệp cần kiểm soát
| Mốc công việc | Thời hạn/mức phí | Việc doanh nghiệp nên làm |
|---|---|---|
| Cấp số khi hồ sơ hợp lệ và đã nộp phí | 03 ngày làm việc | Theo dõi từ ngày hệ thống xác nhận hồ sơ và phí, không tính từ ngày bắt đầu soạn. |
| Thông báo hồ sơ chưa đáp ứng | 05 ngày làm việc | Đọc toàn bộ ý kiến, khóa phiên bản tài liệu trước khi sửa. |
| Xử lý hồ sơ bổ sung đáp ứng | 05 ngày làm việc | Lưu bản giải trình, tệp sửa và bằng chứng đã nộp. |
| Hạn cuối nộp bổ sung | 03 tháng từ ngày thông báo | Đặt hạn nội bộ sớm hơn; quá hạn phải nộp hồ sơ và phí mới. |
| Phí thẩm định công bố | 500.000 đồng/hồ sơ | Tách phí nhà nước khỏi các chi phí tài liệu và dịch vụ. |
| Hiệu lực số tiếp nhận | 05 năm từ ngày cấp | Đặt lịch rà soát và công bố lại trước ngày hết hiệu lực. |
Các mốc trên là thời hạn xử lý theo quy định khi hồ sơ đã vào đúng trạng thái. Thời gian chuẩn bị giấy ủy quyền, CFS, hợp pháp hóa lãnh sự, sửa công thức hoặc điều chỉnh nhãn không nằm trong các mốc này.
6. Sau khi có số tiếp nhận, cần làm gì trước khi bán dầu gội?
Nhận số không phải là điểm kết thúc. Trước khi bán, doanh nghiệp phải sẵn sàng cho hậu kiểm.
Hoàn thiện và lưu PIF
PIF gồm tài liệu hành chính/tóm tắt sản phẩm, chất lượng nguyên liệu, chất lượng thành phẩm, an toàn và hiệu quả. Lưu tại địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm tối thiểu 03 năm từ khi lô cuối cùng được đưa ra thị trường.
Chốt nhãn đúng hồ sơ
Tên, công dụng, thành phần, đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ và cảnh báo phải thống nhất với hồ sơ. Không thêm công dụng điều trị sau khi đã được cấp số.
Kiểm soát chất lượng và bằng chứng công dụng
Xây dựng tiêu chuẩn thành phẩm, kế hoạch kiểm nghiệm, hồ sơ lô và dữ liệu chứng minh công dụng.
Quản lý thay đổi
Trước khi đổi tên, địa chỉ, công thức, nhà sản xuất hoặc dạng sản phẩm, xác định trường hợp được bổ sung hay phải công bố mới theo Phụ lục 05-MP.
Giám sát phản ứng bất lợi và thu hồi
Có đầu mối tiếp nhận khiếu nại, đánh giá phản ứng bất lợi, truy xuất lô, thu hồi và báo cáo trường hợp nghiêm trọng.
7. Những lỗi làm hồ sơ chậm hoặc tạo rủi ro hậu kiểm
| Lỗi | Hệ quả | Cách phòng tránh |
|---|---|---|
| Dùng “trị rụng tóc”, “kích thích mọc tóc” như công dụng mặc định | Nguy cơ bị yêu cầu sửa, không cấp số hoặc bị xử lý nhãn/quảng cáo sau lưu hành | Đánh giá phân loại và duyệt một bộ công dụng dùng chung cho Phiếu, nhãn, website, sàn và quảng cáo. |
| Giấy ủy quyền không nêu cam kết cung cấp PIF hoặc không đúng nhãn hàng | Phải xin cấp lại, kéo dài tiến độ do phụ thuộc đối tác nước ngoài | Duyệt dự thảo trước khi ký, chứng thực và hợp pháp hóa. |
| Công thức không theo INCI, sai thứ tự hoặc thiếu tỷ lệ thành phần hạn chế | Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung; tăng rủi ro an toàn | Yêu cầu nhà sản xuất cung cấp công thức định lượng và rà soát theo phụ lục ASEAN mới nhất. |
| Chờ đủ 03 tháng mới bổ sung | Hết hạn hồ sơ, phải nộp mới và trả phí lại | Đặt hạn xử lý nội bộ 10–15 ngày và có người chịu trách nhiệm từng tài liệu. |
| Có số tiếp nhận nhưng chưa có PIF, nhãn hoặc hồ sơ chất lượng | Không xuất trình được khi hậu kiểm; có nguy cơ thu hồi số, thu hồi sản phẩm | Chạy song song luồng công bố và luồng sẵn sàng hậu kiểm. |
Với sản phẩm chăm sóc tóc thông thường, xem thêm bài công bố dầu gội, dầu xả.
8. Rủi ro nếu lưu hành khi chưa công bố hoặc công bố sai
Theo Điều 68 Nghị định 90/2026/NĐ-CP, lưu hành mỹ phẩm khi chưa có số tiếp nhận hoặc sau khi số hết hiệu lực bị phạt 20–30 triệu đồng với cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi, tương ứng 40–60 triệu đồng. Có thể kèm đình chỉ kinh doanh mỹ phẩm 06–09 tháng và buộc thu hồi, tiêu hủy sản phẩm.
Kê khai sai, tự thay đổi nội dung, giả mạo tài liệu, thiếu PIF, sai công thức hoặc công dụng cũng có thể bị xử lý. Nhãn, website, sàn thương mại điện tử và nội dung của người quảng bá phải được kiểm soát thống nhất.
9. Luật Dương Trí hỗ trợ thủ tục công bố dầu gội như thế nào?
Với dầu gội giảm rụng tóc hoặc có định hướng truyền thông về mọc tóc, Luật Dương Trí có thể hỗ trợ:
- Đánh giá phân loại, công thức, công dụng, tên và nhãn.
- Chọn đơn vị đứng tên, cơ quan và nhánh hồ sơ phù hợp.
- Kiểm tra giấy ủy quyền, CFS và tài liệu miễn CFS.
- Lập Phiếu, nộp, theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung theo ủy quyền.
- Tư vấn PIF, nhãn, quản lý thay đổi và thông tin quảng bá.
10. Câu hỏi thường gặp
Công bố dầu gội trị rụng tóc có bắt buộc kiểm nghiệm trước không?
Phiếu kiểm nghiệm không phải thành phần bắt buộc của hồ sơ xin số. Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về an toàn, chất lượng, có PIF và dữ liệu phục vụ hậu kiểm; vì vậy vẫn cần kế hoạch kiểm nghiệm phù hợp.
Có phải công bố tiêu chuẩn cơ sở rồi mới công bố mỹ phẩm không?
Không. Doanh nghiệp cần tiêu chuẩn chất lượng để quản trị sản phẩm và hoàn thiện PIF, nhưng đây không phải bước hành chính bắt buộc đứng trước hồ sơ xin số tiếp nhận.
Có được ghi “kích thích mọc tóc” trên Phiếu và nhãn không?
Không nên mặc định sử dụng. Tuyên bố này có nguy cơ thể hiện tác động sinh lý hoặc điều trị, nên phải đánh giá công thức, cơ chế, bằng chứng và ngữ cảnh. Nếu không còn là mỹ phẩm, phải chọn lộ trình khác.
Dầu gội gia công tại Việt Nam nộp hồ sơ ở đâu?
Hồ sơ sản phẩm sản xuất trong nước nộp tại cơ quan chuyên môn về y tế thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt nhà máy sản xuất. Địa chỉ của doanh nghiệp đặt gia công hoặc đơn vị đứng tên không tự động quyết định thẩm quyền.
Số tiếp nhận Phiếu công bố có hiệu lực bao lâu?
Số tiếp nhận có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp. Nếu muốn tiếp tục đưa sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp phải công bố lại trước khi số hết hiệu lực và nộp phí theo quy định.
Cần rà soát hồ sơ trước khi nộp?
Chỉ cần gửi công thức, công dụng dự kiến, nhãn và thông tin nhà sản xuất, Luật Dương Trí sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện đúng điểm cần xử lý trước: phân loại, giấy ủy quyền/CFS, Phiếu công bố hay sự thống nhất của nhãn và dữ liệu.
Luật Dương Trí – Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn có giải pháp.
Gọi 0961 353 606
Gửi yêu cầu tư vấn
Email: contact@luatduongtri.vn
