Mã số HS
Mã hàng hóa dự kiến phải phù hợp với mã HS được liệt kê. Nếu có khác biệt, việc xác định mã thực hiện theo pháp luật hải quan.
Giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự là điều kiện chuyên ngành áp dụng khi doanh nghiệp trực tiếp đưa vào Việt Nam sản phẩm thuộc Phụ lục II Nghị định 211/2025/NĐ-CP. Việc xác định nghĩa vụ không dựa riêng vào tên thương mại như firewall, VPN, HSM, token hoặc thiết bị mã hóa mà phải đối chiếu đồng thời mã HS, mô tả hàng hóa và đặc tính kỹ thuật mật mã.
Trước khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần kiểm tra phạm vi Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự, tình trạng chứng nhận và công bố hợp quy, dữ liệu từng model và mục đích sử dụng. Chuẩn bị đúng thứ tự giúp hạn chế tình trạng hàng về cảng nhưng giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành chưa hoàn tất.
Câu trả lời nhanh
Khi nào phải xin? Khi doanh nghiệp trực tiếp nhập khẩu sản phẩm thuộc Phụ lục II và đáp ứng đồng thời tiêu chí về mã HS, mô tả hàng hóa và đặc tính kỹ thuật mật mã.
Điều kiện tiền đề là gì? Doanh nghiệp phải có Giấy phép kinh doanh mật mã dân sự phù hợp; sản phẩm nhập khẩu phải được chứng nhận và công bố hợp quy.
Hồ sơ chính thức gồm gì? 01 bản chính Đơn đề nghị theo Mẫu số 07; dữ liệu Giấy phép kinh doanh và hợp quy được cơ quan giải quyết tra cứu khi thẩm định.
Thời hạn giải quyết? 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; hồ sơ được kiểm tra tính hợp lệ trong 01 ngày làm việc.
Nội dung chính
- Giấy phép nhập khẩu là gì?
- Khi nào phải xin giấy phép?
- Cách đối chiếu Phụ lục II
- Phân biệt xuất khẩu và nhập khẩu
- Điều kiện và lộ trình pháp lý
- Kế hoạch trước khi hàng về
- Hồ sơ và tài liệu cần chuẩn bị
- Cách lập Mẫu số 07
- Cơ quan và quy trình giải quyết
- Tiến độ và chi phí
- Phạm vi giấy phép và thay đổi
- Thủ tục hải quan
- Nghĩa vụ sau nhập khẩu
- Lỗi thường gặp
- Rủi ro xử phạt
- Câu hỏi thường gặp
Giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự là gì?
Giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự là nội dung cấp phép chuyên ngành do Ban Cơ yếu Chính phủ thực hiện trong thủ tục cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự. Giấy phép cho phép doanh nghiệp đưa vào Việt Nam các sản phẩm cụ thể được ghi trong danh mục kèm theo kết quả cấp phép.
Kết quả thủ tục được thể hiện theo Mẫu số 08 Phụ lục I.1 Nghị quyết 24/2026/NQ-CP và thường gắn với các thông tin sau:
- Tên sản phẩm, tên hãng và model.
- Mã HS, nước sản xuất và năm sản xuất.
- Số lượng được phép nhập khẩu.
- Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật áp dụng.
- Đặc tính kỹ thuật mật mã.
- Mục đích nhập khẩu và phạm vi sử dụng.
- Thời hạn và các điều kiện ghi trên giấy phép.
Giấy phép được cấp theo sản phẩm và giao dịch cụ thể. Model, cấu hình, số lượng và thông tin trên giấy phép phải thống nhất với hồ sơ hợp quy, hợp đồng, invoice, packing list, catalogue và tờ khai hải quan.
Khi nào doanh nghiệp phải xin Giấy phép nhập khẩu?
Doanh nghiệp cần rà soát giấy phép khi trực tiếp đứng tên nhập khẩu sản phẩm có chức năng mật mã. Nghĩa vụ cấp phép phát sinh khi sản phẩm thuộc Danh mục sản phẩm mật mã dân sự xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép tại Phụ lục II Nghị định 211/2025/NĐ-CP và doanh nghiệp thực hiện hoạt động nhập khẩu thuộc phạm vi quản lý.
| Tình huống | Có mặc nhiên phải xin giấy phép? | Việc cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Nhập khẩu firewall có VPN | Không thể kết luận chỉ từ tên firewall. | Model, license VPN, mã HS, chức năng bảo mật luồng IP và trường hợp loại trừ. |
| Nhập khẩu HSM hoặc hệ thống quản lý khóa | Khả năng thuộc phạm vi quản lý cao nhưng vẫn phải đối chiếu Phụ lục II. | Chức năng sinh/lưu khóa, thuật toán, mã HS, model và đặc tính mật mã. |
| Mua sản phẩm từ nhà phân phối tại Việt Nam | Người mua không trực tiếp làm thủ tục nhập khẩu nếu nhà phân phối đứng tên nhập hàng. | Nguồn gốc hợp pháp, giấy phép của bên cung cấp, hóa đơn và phạm vi sản phẩm. |
| Tự nhập thiết bị để sử dụng nội bộ | Không được mặc định miễn chỉ vì không bán lại. | Thủ tục hiện hành yêu cầu doanh nghiệp xin phép có Giấy phép kinh doanh; cần xác định mô hình trước khi đưa hàng về. |
| Nhập khẩu phần mềm tải trực tuyến | Không thể kết luận chỉ từ phương thức tải trực tuyến. | Bản chất sản phẩm, phương thức chuyển giao, license, vật mang tin nếu có, mã HS và phạm vi của Phụ lục II. |
Doanh nghiệp chưa xác định được sản phẩm có thuộc phạm vi quản lý có thể tham khảo bài Danh mục sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự trước khi chuẩn bị hồ sơ cấp phép.
Cách xác định sản phẩm có thuộc Phụ lục II hay không
Danh mục chỉ được áp dụng khi sản phẩm được đối chiếu đồng thời theo cả ba tiêu chí: mã số HS, mô tả hàng hóa và đặc tính kỹ thuật mật mã. Không sử dụng riêng một tiêu chí để kết luận.
Mô tả hàng hóa
Tên và bản chất sản phẩm phải phù hợp với mô tả của nhóm hàng; không thể áp dụng chỉ vì mã HS giống nhau.
Đặc tính kỹ thuật mật mã
Chức năng, thuật toán, khóa, giao thức và phạm vi bảo vệ thông tin phải phù hợp với đặc tính kỹ thuật trong danh mục.
Thiếu một tiêu chí chưa đủ căn cứ
Trùng mã HS nhưng khác chức năng mật mã, hoặc có chức năng mật mã nhưng không thuộc mô tả hàng hóa, chưa đủ để kết luận phải xin phép.
Mã HS không thay thế bản phân tích kỹ thuật. Hai model khai cùng một mã HS có thể khác nhau về chức năng mật mã, license kích hoạt hoặc phạm vi sử dụng và do đó có kết luận chuyên ngành khác nhau.
Giấy phép nhập khẩu khác gì giấy phép xuất khẩu?
| Nội dung | Xuất khẩu | Nhập khẩu |
|---|---|---|
| Sản phẩm áp dụng | Sản phẩm thuộc Phụ lục II được đưa ra khỏi Việt Nam. | Sản phẩm thuộc Phụ lục II được đưa vào Việt Nam. |
| Giấy phép kinh doanh | Phải có và phù hợp với sản phẩm. | Phải có và phù hợp với sản phẩm. |
| Chứng nhận, công bố hợp quy | Không phải thành phần điều kiện riêng được nêu cho hàng xuất khẩu trong thủ tục này. | Là điều kiện bắt buộc đối với sản phẩm nhập khẩu. |
| Thông tin bên sử dụng | Cần làm rõ bên nhận, nước đến và mục đích sử dụng. | Cần làm rõ người sử dụng, lĩnh vực, phạm vi phân phối hoặc sử dụng tại Việt Nam. |
| Hồ sơ nộp | Mẫu số 07, chọn nội dung đề nghị xuất khẩu và kê khai danh mục. | Mẫu số 07, chọn nội dung đề nghị nhập khẩu và kê khai danh mục. |
Doanh nghiệp thực hiện cả hai chiều phải kê khai đúng nội dung giao dịch. Giấy phép nhập khẩu không được sử dụng thay cho giấy phép xuất khẩu và ngược lại.
Điều kiện và lộ trình pháp lý trước khi nộp hồ sơ
Trước khi lập Mẫu số 07, doanh nghiệp cần hoàn tất lần lượt bốn lớp công việc dưới đây. Mỗi lớp giải quyết một vấn đề khác nhau và không thay thế cho nhau.
| Giai đoạn | Mục đích | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| 01. Phân loại sản phẩm | Xác định model có thuộc Phụ lục II hay không. | Kết luận đối chiếu mã HS, mô tả hàng hóa và đặc tính kỹ thuật mật mã. |
| 02. Giấy phép kinh doanh mật mã dân sự | Xác nhận doanh nghiệp được kinh doanh nhóm sản phẩm tương ứng. | Giấy phép còn hiệu lực và có phạm vi phù hợp với sản phẩm dự kiến nhập khẩu. |
| 03. Chứng nhận và công bố hợp quy | Chứng minh sản phẩm nhập khẩu đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật áp dụng. | Kết quả hợp quy nhận dạng đúng tên sản phẩm, hãng và model. |
| 04. Giấy phép nhập khẩu | Cho phép đưa sản phẩm cụ thể vào Việt Nam. | Giấy phép theo Mẫu số 08 với danh mục sản phẩm kèm theo. |
Ba điều kiện trực tiếp để được cấp giấy phép nhập khẩu
Doanh nghiệp có Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự còn hiệu lực và đúng phạm vi sản phẩm.
Sản phẩm nhập khẩu đã được chứng nhận và công bố hợp quy theo quy định.
Tên sản phẩm, hãng, model, mã HS và đặc tính kỹ thuật thống nhất giữa các tài liệu.
Đối tượng, phạm vi và mục đích sử dụng được xác định rõ.
Mục đích sử dụng không gây phương hại đến quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự và an toàn xã hội.
Doanh nghiệp duy trì các nghĩa vụ gắn với Giấy phép kinh doanh mật mã dân sự.
Trường hợp doanh nghiệp chưa có Giấy phép kinh doanh
Doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục cấp hoặc bổ sung Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự trước khi xin giấy phép nhập khẩu. Hồ sơ kinh doanh cần chứng minh năng lực nhân sự, trang thiết bị và cơ sở vật chất, phương án kỹ thuật, phương án kinh doanh và khả năng duy trì điều kiện trong suốt quá trình hoạt động.
Giấy phép an toàn thông tin hoặc giấy phép an ninh mạng không thay thế Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự. Với thiết bị đa chức năng, doanh nghiệp có thể phải đáp ứng đồng thời nhiều lớp giấy phép chuyên ngành.
Lộ trình chuẩn bị trước khi hàng về Việt Nam
| Mốc công việc | Việc cần hoàn thành | Rủi ro nếu làm muộn |
|---|---|---|
| Trước khi ký hợp đồng | Rà soát Phụ lục II, mã HS, model và điều kiện giấy phép. | Ký mua sản phẩm không thể nhập hoặc phải thay cấu hình. |
| Trước khi đặt hàng | Kiểm tra Giấy phép kinh doanh có bao phủ sản phẩm. | Phải bổ sung giấy phép kinh doanh sau khi đã thanh toán. |
| Trước khi hàng được giao | Hoàn tất tài liệu kỹ thuật và kế hoạch hợp quy. | Không có kết quả hợp quy để xin giấy phép nhập khẩu. |
| Trước khi hàng lên đường | Nộp Mẫu số 07 và theo dõi kết quả. | Hàng về cảng khi chưa có giấy phép, phát sinh lưu kho. |
| Trước khi mở tờ khai | Đối chiếu giấy phép, invoice, packing list, vận đơn và catalogue. | Sai model, số lượng hoặc mã HS dẫn đến yêu cầu giải trình. |
Với dự án có thời hạn giao hàng chặt, hợp đồng mua bán nên quy định rõ trách nhiệm cung cấp tài liệu kỹ thuật, điều kiện cấp phép và phương án xử lý khi sản phẩm không đáp ứng yêu cầu nhập khẩu.
Hồ sơ và tài liệu cần chuẩn bị
Thành phần hồ sơ nộp cho cơ quan cấp phép
Theo thủ tục hiện hành được công bố tại Quyết định 2863/QĐ-BQP, doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ gồm 01 bản chính Đơn đề nghị cấp Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự theo Mẫu số 07 Phụ lục I.1 Nghị quyết 24/2026/NQ-CP.
Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự và Giấy chứng nhận hợp quy đối với sản phẩm nhập khẩu vẫn là điều kiện bắt buộc. Cơ quan giải quyết thực hiện tra cứu dữ liệu khi thẩm định thay vì yêu cầu doanh nghiệp nộp lại nhiều bản sao chứng thực.
Tài liệu cần có để kê khai và giải trình
| Nhóm tài liệu | Nội dung cần kiểm tra | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Thông tin pháp lý doanh nghiệp | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu có; thông tin người đại diện. | Kê khai đúng chủ thể đề nghị cấp phép. |
| Giấy phép kinh doanh mật mã dân sự | Thời hạn, nhóm sản phẩm, đặc tính kỹ thuật và phạm vi cung cấp. | Chứng minh điều kiện tiền đề và kiểm tra model có nằm trong phạm vi được cấp. |
| Hồ sơ hợp quy | Giấy chứng nhận hợp quy, thông tin công bố hợp quy, quy chuẩn áp dụng và model được chứng nhận. | Chứng minh điều kiện đối với hàng nhập khẩu. |
| Tài liệu nhận dạng sản phẩm | Catalogue, datasheet, specification, tên hãng, model, hậu tố, phiên bản và license kích hoạt. | Thống nhất dữ liệu trong Mẫu số 07 và chứng từ lô hàng. |
| Tài liệu kỹ thuật mật mã | Thuật toán, độ dài khóa, giao thức, cơ chế sinh/lưu/quản lý khóa và dữ liệu được bảo vệ. | Đối chiếu Phụ lục II và lập phần đặc tính kỹ thuật. |
| Chứng từ giao dịch | Hợp đồng, proforma invoice, purchase order, số lượng, nước và năm sản xuất. | Xác định đúng lô hàng và mục đích nhập khẩu. |
| Mã HS và mô tả hàng hóa | Mã HS dự kiến, căn cứ phân loại và mô tả dùng trên chứng từ hải quan. | Đảm bảo ba tiêu chí của Phụ lục II được đối chiếu đồng thời. |
| Thông tin sử dụng | Khách hàng, người dùng cuối, lĩnh vực triển khai, mô hình phân phối và mục đích bảo vệ thông tin. | Giải trình đối tượng và mục đích sử dụng sản phẩm. |
Tài liệu cần yêu cầu từ nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu
- Catalogue, datasheet và specification đúng model.
- Security datasheet hoặc cryptographic specification.
- Danh sách thuật toán, độ dài khóa và giao thức bảo mật.
- Mô tả cơ chế sinh, lưu giữ, phân phối và quản lý khóa.
- Danh sách module hoặc license được kích hoạt.
- Xác nhận nước sản xuất, năm sản xuất và cấu hình hàng hóa.
- Tiêu chuẩn, chứng chỉ kỹ thuật và báo cáo thử nghiệm liên quan.
- Tài liệu bảo đảm tên hãng, model và cấu hình thống nhất với invoice.
Brochure bán hàng thường chưa đủ để lập hồ sơ. Các mô tả như “enterprise-grade encryption” hoặc “military-grade security” không thể hiện đầy đủ thuật toán, độ dài khóa, chức năng chính và phạm vi bảo vệ thông tin.
Cách lập Mẫu số 07 đúng với lô hàng
Mẫu số 07 gồm thông tin doanh nghiệp và bản kê khai danh mục sản phẩm đề nghị cấp phép. Sai sót thường không nằm ở phần tên doanh nghiệp mà nằm trong bảng sản phẩm.
| Trường thông tin | Cách chuẩn bị | Sai sót thường gặp |
|---|---|---|
| Tên sản phẩm | Dùng tên thể hiện đúng bản chất hàng hóa, thống nhất với catalogue và chứng từ. | Dùng tên marketing quá ngắn hoặc tên khác invoice. |
| Tên hãng | Ghi đúng chủ sở hữu thương hiệu hoặc nhà sản xuất theo tài liệu. | Nhầm giữa hãng, nhà phân phối và nhà xuất khẩu. |
| Model | Ghi đầy đủ mã model, hậu tố, phiên bản và cấu hình. | Bỏ hậu tố làm thay đổi tính năng hoặc thông số. |
| Mã HS | Đối chiếu danh mục hải quan và Phụ lục II. | Sao chép mã từ nước xuất khẩu mà chưa quy đổi theo Việt Nam. |
| Nước sản xuất | Căn cứ tem máy, C/O, catalogue hoặc xác nhận hãng. | Ghi nước xuất khẩu thay vì nước sản xuất. |
| Năm sản xuất | Ghi theo lô hàng và tài liệu nhà sản xuất. | Nhầm với năm phát hành model hoặc năm đặt hàng. |
| Số lượng | Thống nhất purchase order, invoice và kế hoạch nhập. | Khai thấp hơn số hàng thực tế hoặc không tính module đi kèm. |
| Tiêu chuẩn, quy chuẩn | Đối với hàng nhập khẩu, ghi thông tin phù hợp với hồ sơ hợp quy. | Ghi chứng chỉ quốc tế nhưng không liên hệ với quy chuẩn Việt Nam. |
| Đặc tính kỹ thuật | Mô tả chức năng mật mã, thuật toán, khóa, giao thức và đối tượng bảo vệ. | Chỉ ghi “có chức năng mã hóa” hoặc chép brochure chung. |
| Mục đích xuất/nhập khẩu | Làm rõ phân phối, tích hợp dự án, bảo hành, thử nghiệm hoặc sử dụng. | Ghi chung “kinh doanh” mà không thể hiện luồng sử dụng. |
Bảng kê khai phải được lập theo từng model. Không nên gộp một series có nhiều cấu hình vào một dòng nếu các model khác nhau về thuật toán, module mã hóa, throughput, license hoặc mã HS.
Cơ quan, cách nộp và quy trình giải quyết hồ sơ
| Nội dung | Thông tin áp dụng |
|---|---|
| Cơ quan có thẩm quyền | Ban Cơ yếu Chính phủ. |
| Đơn vị giải quyết chuyên môn | Cục Quản lý mật mã dân sự và Kiểm định sản phẩm mật mã. |
| Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính | Nộp 01 bộ hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận theo địa chỉ cơ quan công bố. |
| Nộp trực tuyến | Qua hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Quốc phòng, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc cổng chuyên ngành được công bố. |
| Hồ sơ điện tử | Được ký số theo quy định về chữ ký số và giao dịch điện tử. |
Kiểm tra điều kiện trước khi nộp
Đối chiếu Phụ lục II, phạm vi Giấy phép kinh doanh, hợp quy, mã HS, model và mục đích sử dụng.
Hoàn thiện và ký Mẫu số 07
Kê khai thông tin doanh nghiệp và danh mục từng model đề nghị nhập khẩu.
Nộp 01 bộ hồ sơ
Doanh nghiệp lựa chọn hình thức trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến.
Kiểm tra tính hợp lệ trong 01 ngày làm việc
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Hoàn thiện theo yêu cầu trong 01 ngày làm việc
Doanh nghiệp xử lý yêu cầu bổ sung và bảo đảm dữ liệu sản phẩm thống nhất.
Thẩm định và cấp giấy phép
Trong 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép hoặc trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do.
Đối chiếu kết quả trước khi khai quan
Kiểm tra tên sản phẩm, model, mã HS, số lượng, mục đích và thời hạn trên giấy phép.
Thời hạn 06 ngày làm việc được tính từ khi hồ sơ đã hợp lệ. Thời gian phân loại sản phẩm, bổ sung Giấy phép kinh doanh, thử nghiệm và hợp quy không nằm trong thời hạn này.
Tiến độ tổng thể và chi phí thực hiện
Tiến độ dự kiến theo tình trạng hồ sơ
| Phạm vi công việc | Số lượng sản phẩm/model | Thời gian dự kiến | Điều kiện áp dụng |
|---|---|---|---|
| Tư vấn và thực hiện chứng nhận, công bố phù hợp quy chuẩn sản phẩm mật mã dân sự | 01 – 03 sản phẩm/model | Khoảng 20 – 25 ngày làm việc. | Tính từ khi có đủ mẫu thử, tài liệu kỹ thuật và thông tin nhận dạng sản phẩm. Đây là thời gian dự kiến của phạm vi dịch vụ, không phải thời hạn hành chính cố định. |
| Tư vấn và thực hiện chứng nhận, công bố phù hợp quy chuẩn sản phẩm mật mã dân sự | 04 – 06 sản phẩm/model | Đánh giá sau khi rà soát từng model. | Thời gian phụ thuộc khả năng dùng chung kết quả thử nghiệm, mức độ khác nhau về phần cứng, phần mềm, module và quy chuẩn áp dụng. |
| Tư vấn và thực hiện chứng nhận, công bố phù hợp quy chuẩn sản phẩm mật mã dân sự | Từ 07 sản phẩm/model trở lên | Lập kế hoạch tiến độ riêng. | Cần chia nhóm model và xác định số mẫu thử, phòng thử nghiệm và khả năng xử lý song song. |
| Chuỗi công việc từ rà soát điều kiện đến xin Giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự | Theo lô hàng và số model thực tế | Khoảng 30 – 35 ngày làm việc trong trường hợp điều kiện tiền đề cơ bản đã sẵn sàng. | Đây là thời gian triển khai dịch vụ dự kiến, có thể bao gồm chuẩn hóa tài liệu, hợp quy và hồ sơ cấp phép. Thời hạn pháp lý của riêng bước cấp giấy phép vẫn là 06 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp lệ. |
Chi phí nhà nước và chi phí thực tế
Phí, lệ phí được thực hiện theo Thông tư 249/2016/TT-BTC và chính sách phí, lệ phí có hiệu lực tại thời điểm nộp. Doanh nghiệp nên phân biệt:
- Lệ phí cấp giấy phép theo thông báo của cơ quan tiếp nhận.
- Chi phí thử nghiệm, chứng nhận và công bố hợp quy.
- Chi phí dịch thuật hoặc chuẩn hóa tài liệu từ nhà sản xuất.
- Chi phí phân loại mã HS hoặc xác định trước mã số khi cần.
- Phí dịch vụ pháp lý và đại diện thực hiện thủ tục.
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT và chi phí hải quan của lô hàng.
Không nên báo tổng chi phí chỉ từ số lượng thiết bị. Chi phí phụ thuộc số model, mức độ khác nhau về kỹ thuật, tình trạng Giấy phép kinh doanh, dữ liệu hợp quy, chất lượng catalogue và việc mã HS đã được xác định hay chưa.
Phạm vi giấy phép và trường hợp cần xin cấp phép lại
Giấy phép theo Mẫu số 08 chỉ có giá trị đối với doanh nghiệp, chiều nhập khẩu, sản phẩm và phạm vi được ghi trên giấy phép. Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm tra:
Tên và mã số doanh nghiệp.
Tên sản phẩm, hãng, model và cấu hình.
Mã HS và nước sản xuất.
Số lượng được phép nhập khẩu.
Đặc tính kỹ thuật mật mã.
Mục đích sử dụng và nhóm khách hàng.
Thời hạn của giấy phép.
Các điều kiện hoặc nghĩa vụ kèm theo.
Những thay đổi cần được rà soát trước khi tiếp tục nhập khẩu
- Thêm model, thay hậu tố model hoặc thay cấu hình phần cứng.
- Kích hoạt thêm module, license VPN, mã hóa hoặc quản lý khóa.
- Tăng số lượng vượt phạm vi được cấp.
- Thay mã HS, nước sản xuất hoặc năm sản xuất.
- Thay mục đích sử dụng, người dùng cuối hoặc nhóm khách hàng.
- Thực hiện giao dịch sau thời hạn ghi trên giấy phép.
Không tự sửa hoặc mở rộng phạm vi giấy phép đã cấp. Khi thông tin lô hàng thay đổi, doanh nghiệp cần xác định việc xin giấy phép mới hoặc thực hiện thủ tục phù hợp trước khi khai quan.
Thủ tục hải quan sau khi có giấy phép
Giấy phép nhập khẩu là một thành phần trong bộ hồ sơ chuyên ngành, không thay thế tờ khai và chứng từ hải quan. Doanh nghiệp cần tiếp tục chuẩn bị:
Tờ khai hải quan.
Hợp đồng mua bán.
Commercial invoice.
Packing list.
Vận đơn.
Giấy phép nhập khẩu mật mã dân sự.
Chứng từ hợp quy theo yêu cầu.
Catalogue, datasheet và tài liệu nhận dạng model.
C/O nếu đề nghị thuế ưu đãi đặc biệt.
Các giấy phép chuyên ngành khác nếu sản phẩm tích hợp nhiều chức năng.
Sản phẩm tích hợp Wi-Fi hoặc vô tuyến
Một thiết bị mật mã có module vô tuyến có thể đồng thời phát sinh quy định về tần số, viễn thông, chất lượng hoặc hợp quy khác. Giấy phép mật mã dân sự không tự động miễn các thủ tục của module vô tuyến.
Sản phẩm là thiết bị an ninh mạng đa chức năng
Firewall, gateway hoặc hệ thống bảo mật có thể đồng thời liên quan giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ an ninh mạng. Cần tách phạm vi mật mã và phạm vi an ninh mạng thay vì dùng một giấy phép thay cho tất cả.
Nghĩa vụ sau khi nhập khẩu và trong quá trình kinh doanh
Việc nhận giấy phép không kết thúc nghĩa vụ tuân thủ. Doanh nghiệp kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự cần:
Xuất khẩu, nhập khẩu đúng danh mục và số lượng.
Lưu giấy phép và hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm.
Lập và bảo mật thông tin khách hàng.
Theo dõi loại hình, số lượng và mục đích sử dụng.
Thực hiện chế độ báo cáo hoạt động xuất nhập khẩu.
Bảo đảm nguồn gốc hợp pháp của sản phẩm.
Từ chối cung cấp khi phát hiện việc sử dụng vi phạm pháp luật.
Phối hợp với cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu.
Duy trì điều kiện của Giấy phép kinh doanh.
Rà soát thủ tục khi bổ sung sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
Những lỗi thường làm chậm hoặc bị từ chối cấp phép
Chưa có Giấy phép kinh doanh phù hợp
Doanh nghiệp có giấy phép nhưng sản phẩm đề nghị nhập khẩu nằm ngoài nhóm hoặc đặc tính đã được cấp.
Chưa hoàn tất hợp quy
Sản phẩm nhập khẩu chưa có dữ liệu chứng nhận, công bố hợp quy để cơ quan cấp phép tra cứu.
Model không thống nhất
Mẫu đơn, catalogue, invoice và hồ sơ hợp quy sử dụng model hoặc hậu tố khác nhau.
Mô tả mật mã quá chung
Không nêu thuật toán, khóa, giao thức, dữ liệu được bảo vệ và chức năng chính của sản phẩm.
Số lượng không bám đơn hàng
Số lượng trong Mẫu số 07 thấp hơn invoice hoặc không tính module, appliance đi kèm.
Mục đích sử dụng không rõ
Không xác định được khách hàng, lĩnh vực, phạm vi phân phối hoặc môi trường triển khai.
Hàng về trước giấy phép
Phát sinh chi phí lưu kho, sửa chứng từ, tái xuất hoặc nguy cơ bị xử lý vi phạm.
Rủi ro khi nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự không phép
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 174/2026/NĐ-CP là căn cứ xử phạt trong lĩnh vực công nghệ thông tin và mật mã dân sự. Hành vi xuất khẩu hoặc nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự thuộc diện quản lý mà không có giấy phép có thể bị phạt tiền và áp dụng biện pháp khắc phục như tịch thu, buộc tái xuất hoặc xử lý tang vật tùy trường hợp.
Ngoài hành vi không có giấy phép, doanh nghiệp còn có thể gặp rủi ro khi:
- Nhập khẩu không đúng tên sản phẩm, model hoặc số lượng được cấp.
- Kinh doanh sản phẩm ngoài phạm vi Giấy phép kinh doanh.
- Không báo cáo tình hình xuất khẩu, nhập khẩu.
- Không lưu giữ thông tin khách hàng và mục đích sử dụng.
- Cung cấp thông tin không chính xác để được cấp giấy phép.
- Không duy trì điều kiện kinh doanh mật mã dân sự.
Chi phí tuân thủ thường thấp hơn chi phí xử lý hàng tại cảng. Với lô hàng có giá trị lớn hoặc phục vụ dự án có deadline, doanh nghiệp nên hoàn thành rà soát danh mục và giấy phép trước khi nhà cung cấp phát hành vận đơn.
Dịch vụ xin Giấy phép nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự tại Luật Dương Trí
Luật Dương Trí hỗ trợ doanh nghiệp xử lý toàn bộ chuỗi công việc từ phân loại model đến khi có giấy phép phù hợp để thực hiện thủ tục hải quan. Giải pháp được xây dựng theo hồ sơ thực tế của từng doanh nghiệp, thay vì áp dụng một mẫu chung cho mọi firewall, HSM, VPN gateway hoặc phần mềm mã hóa.
Rà soát Phụ lục II và mã HS
Đối chiếu mã hàng, mô tả hàng hóa, chức năng mật mã, model và trường hợp loại trừ.
Kiểm tra điều kiện tiền đề
Đối chiếu Giấy phép kinh doanh, phạm vi sản phẩm, chứng nhận và công bố hợp quy.
Chuẩn hóa Mẫu số 07
Lập danh mục sản phẩm, đặc tính kỹ thuật, số lượng, nước sản xuất và mục đích nhập khẩu.
Đại diện nộp và giải trình
Theo dõi hồ sơ, xử lý yêu cầu bổ sung trong thời hạn ngắn và cập nhật kết quả cho doanh nghiệp.
Đối chiếu hồ sơ hải quan
Kiểm tra giấy phép với invoice, packing list, vận đơn, catalogue và mã HS trước khi mở tờ khai.
Thông tin doanh nghiệp cần gửi để được rà soát
Tên hãng và model sản phẩm.
Catalogue và datasheet.
Mã HS dự kiến.
Số lượng và nước sản xuất.
Giấy phép kinh doanh hiện có.
Tình trạng hợp quy.
Proforma invoice hoặc purchase order.
Thời gian dự kiến hàng được giao.
Với tinh thần “Luôn luôn lắng nghe – Luôn luôn có giải pháp”, Luật Dương Trí ưu tiên xác định đúng điều kiện còn thiếu và mốc cần hoàn thành trước khi triển khai hồ sơ, giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ hàng về cảng nhưng chưa đủ giấy phép.
Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
- Nghị định 211/2025/NĐ-CP quy định về hoạt động mật mã dân sự.
- Nghị quyết 24/2026/NQ-CP về cắt giảm, phân cấp và đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực quốc phòng.
- Quyết định 2863/QĐ-BQP ngày 04/06/2026 công bố thủ tục hành chính lĩnh vực mật mã dân sự; Quyết định này thay thế các thủ tục tương ứng được công bố tại Quyết định 2505/QĐ-BQP.
- Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP về phân quyền, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
- Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
- Thông tư 249/2016/TT-BTC về phí, lệ phí trong lĩnh vực mật mã dân sự.
- Nghị định 174/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công nghệ thông tin và mật mã dân sự.
- Pháp luật hải quan, quản lý ngoại thương, thuế xuất nhập khẩu và quy định về đánh giá sự phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
1. Firewall có phải xin Giấy phép nhập khẩu mật mã dân sự không?
Không thể kết luận theo tên gọi chung. Cần kiểm tra model, module VPN, license được kích hoạt, mã HS, đặc tính kỹ thuật mật mã và các trường hợp loại trừ.
2. Nhập khẩu sản phẩm để sử dụng nội bộ có được miễn giấy phép không?
Không có căn cứ miễn chỉ vì doanh nghiệp không bán lại. Nếu sản phẩm thuộc Phụ lục II, cần xác định chủ thể đủ điều kiện nhập khẩu và hoàn tất giấy phép trước khi đưa hàng về.
3. Phần mềm mật mã được tải trực tuyến có thuộc diện cấp phép không?
Cần đánh giá theo bản chất sản phẩm, phương thức chuyển giao, license, vật mang tin nếu có, mã HS và phạm vi danh mục. Hình thức tải trực tuyến không tự động làm phát sinh hoặc loại trừ nghĩa vụ.
4. Một hồ sơ có thể kê khai nhiều model không?
Có thể kê khai nhiều model, nhưng từng model phải được nhận dạng riêng, có thông tin kỹ thuật đầy đủ, thuộc phạm vi Giấy phép kinh doanh và đáp ứng điều kiện hợp quy.
5. Có thể sử dụng giấy phép cho số lượng lớn hơn số đã được cấp không?
Không. Số lượng nhập khẩu phải nằm trong phạm vi giấy phép. Phần vượt quá cần được xử lý trước khi mở tờ khai.
6. Thay hậu tố model có cần xin lại giấy phép không?
Hậu tố có thể phản ánh khác biệt về cấu hình, module, thị trường hoặc chức năng mật mã. Doanh nghiệp phải đối chiếu lại hồ sơ và phạm vi giấy phép trước khi nhập khẩu.
7. Thiết bị tích hợp Wi-Fi hoặc chức năng an ninh mạng có cần thêm thủ tục không?
Có thể. Giấy phép mật mã dân sự không thay thế các thủ tục về viễn thông, tần số, chất lượng, an ninh mạng hoặc giấy phép chuyên ngành khác của thiết bị đa chức năng.
8. Hàng đã về cảng mới xin giấy phép có được không?
Doanh nghiệp có thể phát sinh lưu kho, sửa chứng từ, chậm tiến độ và rủi ro xử phạt. Giấy phép nên được hoàn tất trước khi hàng lên đường và trước khi mở tờ khai.
Giải pháp pháp lý liên quan
- Dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự
- Danh mục sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự và các trường hợp loại trừ
- Tư vấn giấy phép và chính sách nhập khẩu chuyên ngành
- Giấy phép kinh doanh sản phẩm, dịch vụ an ninh mạng
- Rà soát hợp đồng mua bán và nhập khẩu thiết bị, phần mềm
- Gửi model và kế hoạch nhập khẩu để rà soát
Rà soát giấy phép trước khi hàng được giao
Doanh nghiệp có thể gửi model, catalogue, mã HS dự kiến, số lượng, nước sản xuất, Giấy phép kinh doanh hiện có và kế hoạch hàng về. Luật Dương Trí sẽ xác định điều kiện còn thiếu, phạm vi hồ sơ và lộ trình phù hợp để hạn chế rủi ro lưu kho hoặc phải tái xuất.
