Hướng dẫn Chi tiết và Dễ hiểu khi Làm giấy Passport 2025

Không ít người đến cơ quan xuất nhập cảnh mới phát hiện hồ sơ chưa đủ điều kiện để làm giấy passport, khiến thủ tục kéo dài và tốn kém. Nguyên nhân chủ yếu là do chưa nắm rõ yêu cầu về giấy tờ, lệ phí hay quy trình nộp hồ sơ. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết từ A–Z về làm giấy passport, đảm bảo dễ hiểu và áp dụng ngay. Hãy cùng tìm hiểu ngay dưới đây!

I. Khái niệm và vai trò của passport đối với công dân Việt Nam

Passport (hộ chiếu) là giấy tờ quan trọng do Bộ Công an – Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài cấp cho công dân. Khi làm giấy passport, bạn sẽ được cấp một cuốn sổ nhỏ gồm nhiều trang để đóng dấu kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu. Đây là căn cứ xác nhận quốc tịch và nhân thân của công dân Việt Nam khi đi nước ngoài. Khác với căn cước công dân, hộ chiếu có giá trị sử dụng quốc tế và thường được các quốc gia yêu cầu xuất trình khi xin visa hoặc nhập cảnh.

Làm giấy passport là thủ tục bắt buộc với bất kỳ ai muốn ra nước ngoài, và nó đem lại nhiều lợi ích rõ ràng trong đời sống. Với hộ chiếu, công dân có thể xuất nhập cảnh hợp pháp qua biên giới, xin visa thuận lợi để đi du lịch, du học hay làm việc ở nước ngoài. Rất nhiều thủ tục tại nước ngoài, chẳng hạn mở tài khoản ngân hàng, thuê nhà, đăng ký nhập học, đều yêu cầu xuất trình hộ chiếu. Trong tình huống không may bị mất căn cước công dân hoặc giấy tờ khác, hộ chiếu cũng thường được chấp nhận như một giấy tờ nhận dạng thay thế.

Ở Việt Nam hiện có 3 loại hộ chiếu: hộ chiếu phổ thông, hộ chiếu công vụ và hộ chiếu ngoại giao. Trong đó, hộ chiếu phổ thông là loại được cấp nhiều nhất và phù hợp với đa số công dân. Khi làm giấy passport phổ thông, bạn sẽ có thời hạn sử dụng 10 năm nếu từ đủ 14 tuổi trở lên, hoặc 5 năm với trẻ em dưới 14 tuổi. Hộ chiếu công vụ và ngoại giao chỉ áp dụng cho cán bộ, công chức đi làm nhiệm vụ nhà nước. Người dân khi muốn xuất cảnh phục vụ mục đích cá nhân như du lịch, lao động, học tập thì chỉ cần làm giấy passport phổ thông.

>>> Xem thêm: Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

II. Điều kiện và hồ sơ làm giấy passport

Trong phần đầu, chúng ta đã khẳng định vai trò pháp lý không thể thiếu của hộ chiếu. Từ đó có thể thấy rằng, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định là yếu tố tiên quyết để thủ tục cấp hộ chiếu diễn ra suôn sẻ, tránh mọi vướng mắc không đáng có.

1. Điều kiện cần có khi xin cấp hộ chiếu phổ thông

1.1 Đối tượng công dân Việt Nam được cấp hộ chiếu

Mọi công dân Việt Nam có nhu cầu đều có quyền làm giấy passport. Tuy nhiên, một số trường hợp bị hạn chế xuất cảnh theo luật, như người đang trong quá trình điều tra hình sự, đang chấp hành án phạt tù hoặc đang có nghĩa vụ quân sự chưa hoàn thành, sẽ không được cấp hộ chiếu. Đối với trẻ em dưới 14 tuổi, có thể làm hộ chiếu riêng hoặc ghi chung vào hộ chiếu của cha/mẹ. Đây là chi tiết nhiều người chưa biết, dẫn đến nộp hồ sơ không đúng.

Theo chuyên viên pháp lý Nguyễn Thị Huệ (Công ty Luật TNHH Dương Trí và Cộng Sự), nhiều vụ việc người dân nộp hồ sơ bị từ chối không phải do vi phạm quy định xuất cảnh, mà do không cập nhật tình trạng pháp lý trong hệ thống dữ liệu dân cư, chẳng hạn vừa đổi căn cước nhưng chưa đồng bộ thông tin hộ khẩu hoặc chưa khai báo cư trú tạm thời.

“Trước khi nộp hồ sơ làm passport, người dân nên kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tránh bị treo hồ sơ. Đây là lỗi kỹ thuật phổ biến khiến thủ tục bị chậm dù hồ sơ tưởng chừng đã đầy đủ,” – chuyên viên Nguyễn Thị Huệ lưu ý.

1.2 Giấy tờ tùy thân cần chuẩn bị trước khi nộp

Khi làm giấy passport, giấy tờ nhân thân và cư trú là yếu tố then chốt để cơ quan xuất nhập cảnh xác minh. Cụ thể, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị:

• Căn cước công dân gắn chip hoặc chứng minh nhân dân còn hạn;

• Sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thông tin cư trú (đối với trường hợp đã bỏ hộ khẩu giấy);

• Giấy khai sinh hoặc hộ chiếu của cha/mẹ (nếu làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi).

Trong một số trường hợp, đặc biệt là người vừa chuyển nơi ở hoặc mới đổi căn cước, bạn nên xin Giấy xác nhận thông tin cư trú (Mẫu CT07) tại Công an phường/xã để tránh việc hồ sơ bị trả về do “thiếu căn cứ về nơi thường trú”.

Từ góc nhìn pháp lý, tôi nhận định rằng đây là điểm thường gây nhầm lẫn nhất cho người dân. Bởi lẽ, Luật Cư trú 2020 đã thay đổi hoàn toàn cơ chế quản lý hộ khẩu – từ sổ giấy sang điện tử. Do đó, việc chuẩn bị giấy tờ cư trú chính xác là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận ngay lần đầu.

2. Hồ sơ làm giấy passport cần chuẩn bị

2.1 Tờ khai xin cấp hộ chiếu phổ thông

Theo quy định tại Thông tư 73/2021/TT-BCA, người dân khi làm hộ chiếu phải khai Tờ khai Mẫu X01 (nộp trực tiếp) hoặc Tờ khai điện tử Mẫu TK01 (nộp online).
Lưu ý:

• Thông tin trên tờ khai phải trùng khớp 100% với căn cước công dân.

• Trường hợp làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi, tờ khai cần có chữ ký xác nhận của cha hoặc mẹ.

• Nếu nộp hồ sơ online, hệ thống sẽ tự động liên kết với dữ liệu dân cư; vì vậy, việc nhập sai thông tin có thể khiến hồ sơ bị tạm dừng hoặc yêu cầu xác minh lại.

2.2 Ảnh thẻ làm passport và các quy định về ảnh

Ảnh hộ chiếu phải chuẩn 4×6 cm, nền trắng, chụp chính diện, không đội mũ (trừ lý do tôn giáo), không đeo kính màu. Rất nhiều hồ sơ làm giấy passport bị trả về chỉ vì ảnh không đạt yêu cầu, ví dụ nền xanh, tóc che mặt, hoặc mặc đồng phục có màu trùng nền. 

Tôi cho rằng công dân nên chụp ảnh tại các cơ sở chuyên phục vụ làm hộ chiếu, nơi nắm rõ tiêu chuẩn kỹ thuật và bố cục khuôn mặt được chấp nhận bởi Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa tránh phát sinh chi phí chụp lại.

2.3 Giấy tờ chứng minh nơi thường trú hoặc tạm trú

Ngoài căn cước công dân, hồ sơ làm giấy passport phải kèm theo giấy tờ xác nhận cư trú hợp pháp, bao gồm:

• Sổ hộ khẩu hoặc thông tin đăng ký thường trú trên hệ thống;

• Hoặc giấy đăng ký tạm trú do Công an xã/phường cấp (nếu cư trú tạm thời dài hạn).

Trường hợp không có một trong các loại giấy tờ này, cơ quan xuất nhập cảnh có quyền tạm dừng tiếp nhận hồ sơ cho đến khi người nộp bổ sung chứng minh về nơi ở hợp pháp.

Theo quan điểm của tôi, quy định này là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân khẩu, đồng thời tránh trường hợp làm hộ chiếu không đúng địa chỉ cư trú, có thể ảnh hưởng đến việc xác minh nhân thân trong tương lai.

>>> Xem thêm: Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, quy trình mới nhất

III. Quy trình nộp hồ sơ xin cấp passport

Từ những yêu cầu nghiêm ngặt về hồ sơ đã được phân tích ở phần trên, chúng tôi nhận thấy rằng việc nắm rõ quy trình nộp hồ sơ chuẩn sẽ giúp Quý vị chủ động trong việc sắp xếp thời gian và đảm bảo tính hợp lệ của thủ tục. Dưới đây là các bước thực hiện chi tiết cũng như những chia sẻ về kinh nghiệm thực tế trong quá trình Luật Dương Trí tư vấn cho khách hàng mà bạn có thể tham khảo:

1. Nộp trực tiếp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Công an tỉnh

Cách phổ biến nhất khi làm giấy passport là đến trực tiếp Cục Quản lý xuất nhập cảnh tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh hoặc phòng quản lý xuất nhập cảnh Công an các tỉnh, thành phố. Người dân mang đầy đủ hồ sơ, xếp hàng lấy số và nộp trực tiếp cho cán bộ tiếp nhận. Tại đây, cán bộ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, hướng dẫn ký xác nhận và thu lệ phí. Sau khi tiếp nhận, công dân được cấp giấy hẹn trả kết quả. Nếu muốn nhận hộ chiếu tại nhà, có thể đăng ký dịch vụ chuyển phát bưu điện ngay khi nộp hồ sơ.

Từ kinh nghiệm hành nghề, tôi cho rằng việc trực tiếp nộp hồ sơ vẫn là hình thức an toàn và được khuyến nghị đối với người làm lần đầu, bởi lẽ bạn sẽ được cán bộ hướng dẫn, đối chiếu ngay các giấy tờ cần thiết, hạn chế nguy cơ hồ sơ bị tạm dừng do thiếu sót.

2. Nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công quốc gia

Ngoài hình thức trực tiếp, hiện nay công dân có thể làm giấy passport trực tuyến. Người dân truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an, chọn thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông, sau đó điền đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai điện tử. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ cung cấp mã số hồ sơ. Người dân vẫn cần đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để chụp ảnh, lấy dấu vân tay và nộp lệ phí, nhưng thời gian chờ đợi sẽ rút ngắn đáng kể.

Chuyên viên pháp lý Nguyễn Thị Huệ có những lưu ý rằng, hình thức nộp online rất thuận tiện nhưng đòi hỏi người dùng nhập chính xác thông tin cá nhân. Một lỗi nhỏ, như sai số CCCD hoặc nhầm ngày sinh, cũng khiến hồ sơ bị ‘treo tự động’ và không được tiếp nhận. Vì vậy, tốt nhất nên kiểm tra kỹ dữ liệu dân cư trước khi gửi tờ khai điện tử.

3. Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ làm passport

Trong một số tình huống đặc biệt, công dân có thể ủy quyền cho người thân nộp hồ sơ làm giấy passport. Hình thức này áp dụng cho trẻ em dưới 14 tuổi hoặc người mất năng lực hành vi dân sự. Người đại diện hợp pháp, thường là cha mẹ hoặc người giám hộ, sẽ ký và nộp hồ sơ thay. Việc ủy quyền cần kèm theo giấy tờ chứng minh quan hệ, ví dụ giấy khai sinh của trẻ hoặc giấy tờ pháp lý về giám hộ.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm Work Permit – Hỗ trợ tận tâm, Thủ tục đơn giản, hiệu quả

IV. Lệ phí và thời gian xử lý hồ sơ làm giấy passport

Sau khi đã hoàn tất việc nộp hồ sơ hợp lệ, câu hỏi tiếp theo mà khách hàng thường quan tâm là về mức lệ phí và khung thời gian giải quyết theo quy định, bởi lẽ đây là hai yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch xuất cảnh.

1. Mức lệ phí làm hộ chiếu phổ thông theo quy định mới

Khi làm hộ chiếu, công dân phải nộp lệ phí theo biểu phí do Bộ Tài chính quy định. Hiện mức phí cấp hộ chiếu phổ thông là 200.000 đồng/lần nếu nộp mới. Trường hợp cấp lại do mất hoặc hỏng, lệ phí là 400.000 đồng. Nếu chỉ bổ sung, điều chỉnh thông tin, phí dao động từ 50.000 đến 100.000 đồng. Theo đánh giá của tôi, mức phí này là hợp lý, phù hợp với mặt bằng chung của dịch vụ công. Doanh nghiệp cần lưu ý về các trường hợp được miễn giảm (nêu dưới đây) để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

2. Thời gian xử lý và trả kết quả làm giấy passport

Thông thường, thời gian giải quyết hồ sơ làm giấy passport là 8 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hợp lệ. Nếu nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh, kết quả sẽ được trả trực tiếp tại Hà Nội, Đà Nẵng hoặc TP. Hồ Chí Minh. Với hồ sơ nộp tại Công an tỉnh, thời gian có thể lâu hơn một chút do phải gửi về Cục để in hộ chiếu. Người dân nên giữ kỹ giấy hẹn để tiện đối chiếu khi nhận kết quả.

3. Các trường hợp được miễn, giảm hoặc đổi hộ chiếu

Một số trường hợp đặc biệt khi làm hộ chiếu có thể được miễn hoặc giảm lệ phí, ví dụ trẻ em thuộc hộ nghèo, người có công với cách mạng, hoặc thân nhân liệt sĩ. Ngoài ra, khi hộ chiếu hết hạn, hỏng hoặc bị mất, công dân phải làm thủ tục đổi hoặc cấp lại.

Trao đổi với Luật Dương Trí, Luật sư Lê Vũ Lâm (Đoàn Luật sư TP. Hà Nội) khẳng định, trong trường hợp mất hộ chiếu, ngoài hồ sơ xin cấp mới, người dân còn phải nộp kèm Đơn trình báo mất và biên bản xác nhận của cơ quan công an nơi cư trú vì đây là căn cứ pháp lý để hủy bỏ giá trị của cuốn hộ chiếu cũ, tránh bị kẻ xấu lợi dụng.

>>> Xem thêm: Luật Sư Tư Vấn Cho Người Nước Ngoài – Dịch Vụ Pháp Lý Chuyên Sâu

V. Doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam: Chọn lựa đơn vị uy tín để yên tâm hoạt động

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng làm giấy passport hay giải quyết thủ tục xuất nhập cảnh, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam cũng gặp không ít khó khăn về pháp lý. Các quy định liên quan đến thành lập công ty, giấy phép lao động, thuế, hợp đồng hoặc đầu tư thường xuyên thay đổi, lại khác nhau giữa từng địa phương. Nếu không am hiểu, doanh nghiệp dễ mất nhiều thời gian, phát sinh chi phí và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.

Với mong muốn đồng hành bền lâu cùng doanh nghiệp, Luật Dương Trí cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật trọn gói, giúp khách hàng nước ngoài yên tâm triển khai hoạt động tại Việt Nam với nhiều lợi ích thiết thực:

• Thủ tục pháp lý nhanh gọn: Chúng tôi trực tiếp làm việc với cơ quan nhà nước để rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ nhiều lần, giúp doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động ổn định.

• Tư vấn và hỗ trợ đa lĩnh vực: Từ thành lập công ty, xin giấy phép đầu tư, giấy phép lao động cho người nước ngoài đến các vấn đề về hợp đồng, thuế, sở hữu trí tuệ… đều được chúng tôi tư vấn rõ ràng, có lộ trình cụ thể.

• Hệ thống theo dõi hồ sơ minh bạch: Doanh nghiệp được cập nhật tình trạng xử lý hồ sơ liên tục, biết rõ hồ sơ đang ở giai đoạn nào và khi nào có kết quả, giúp chủ động trong việc triển khai kế hoạch kinh doanh.

• Chi phí rõ ràng, dễ dự toán: Mức phí dịch vụ được báo trước, không phát sinh ẩn, giúp doanh nghiệp dễ dàng cân đối tài chính và yên tâm về sự minh bạch.

Luật Dương Trí đã đồng hành cùng nhiều tập đoàn và công ty vốn nước ngoài tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lớn. và được đánh giá cao sự tận tâm, nhanh gọn và sự hỗ trợ sát sao trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nếu anh/chị là nhà đầu tư hay doanh nghiệp nước ngoài đang tìm kiếm một đơn vị pháp lý đáng tin cậy, hãy để Luật Dương Trí trở thành đối tác đồng hành lâu dài.

Để được tư vấn nhanh nhất, vui lòng liên hệ với Luật Dương Trí qua:

? Số điện thoại/Zalo: 0961.353.606

? Email: contact@luatduongtri.vn

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Tư Vấn Pháp Luật Cho Doanh Nghiệp Nước Ngoài Tại Việt Nam

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến thủ tục làm giấy passport và gợi ý về dịch vụ tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam của Luật Dương Trí. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ quy trình chuẩn bị hồ sơ, nộp thủ tục cũng như những lưu ý quan trọng để quá trình làm giấy passport diễn ra nhanh gọn, thuận lợi. Bạn là nhà đầu tư hay doanh nghiệp nước ngoài đang tìm kiếm sự hỗ trợ pháp lý uy tín, hãy cân nhắc đồng hành cùng Luật Dương Trí để an tâm phát triển hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nhé!

>>> Xem thêm: Luật Sư Tư Vấn Kết Hôn Với Người Nước Ngoài Nhanh Chóng Tiết Kiệm