Quy định về work permit cho người nước ngoài chi tiết, mới nhất

Quy định về Work Permit cho người nước ngoài tại Việt Nam năm 2026 được áp dụng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP từ ngày 07/08/2025. Nghị định này thay thế phần quy định về lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tiếp tục dùng các checklist cũ về Mẫu 01/PLI, Mẫu 11/PLI, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc bước “xin chấp thuận nhu cầu” tách riêng.

Để xác định một người nước ngoài có được làm việc hợp pháp tại Việt Nam hay không, cần đi theo đúng thứ tự: xác định hình thức làm việc → xác định vị trí công việc → kiểm tra có thuộc diện miễn Work Permit hay không → nếu không miễn thì đối chiếu điều kiện của vị trí → thực hiện thủ tục cấp giấy phép theo Nghị định 219.

Work Permit cho người nước ngoài là gì?

Work Permit là cách gọi phổ biến của Giấy phép lao động dành cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Giấy phép xác định các thông tin quan trọng như người lao động, người sử dụng lao động, vị trí/chức danh, hình thức làm việc, địa điểm và thời hạn.

Không phải mọi người nước ngoài có mặt tại Việt Nam đều cần Work Permit. Nghĩa vụ này chỉ đặt ra khi người nước ngoài thực sự làm việc tại Việt Nam theo một hình thức thuộc phạm vi pháp luật lao động và không thuộc trường hợp được miễn.

Năm 2026 áp dụng Nghị định nào về Work Permit?

Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP là văn bản chính quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Điều này đặc biệt quan trọng vì nhiều tài liệu cũ trên Internet vẫn hướng dẫn theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, với các bước và biểu mẫu đã thay đổi.

Những hình thức làm việc nào của người nước ngoài thuộc phạm vi Nghị định 219?

Nghị định 219 điều chỉnh nhiều hình thức người nước ngoài vào Việt Nam làm việc, không chỉ người ký hợp đồng lao động trực tiếp với doanh nghiệp Việt Nam.

Các nhóm đáng chú ý gồm:

Ngoài ra còn có tình nguyện viên, một số thân nhân của thành viên cơ quan đại diện nước ngoài, chủ sở hữu/thành viên doanh nghiệp dưới ngưỡng vốn miễn và các hình thức khác tại Điều 2 Nghị định 219.

Người lao động nước ngoài được làm việc ở 4 vị trí nào?

Nghị định 219 tiếp tục quản lý người lao động nước ngoài theo bốn nhóm vị trí chính, nhưng tiêu chí chứng minh đã thay đổi đáng kể.

Điều kiện đối với chuyên gia nước ngoài năm 2026

Đây là một trong những thay đổi đáng chú ý nhất so với nhiều bài hướng dẫn cũ.

Chuyên gia có thể thuộc một trong các hướng chứng minh theo Nghị định 219. Với trường hợp phổ biến:

Đối với chuyên gia làm việc trong một số lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội, pháp luật cho phép một hướng riêng với bằng đại học phù hợp và ít nhất 01 năm kinh nghiệm khi đáp ứng đúng phạm vi quy định.

Ngoài ra, một số ngành như giáo dục, nghề/công việc đặc thù có cơ chế chứng minh riêng theo pháp luật chuyên ngành.

Nhà quản lý và giám đốc điều hành được xác định thế nào?

Nhà quản lý

Nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định.

Vì vậy, chức danh trong hợp đồng chưa đủ. Hồ sơ phải phản ánh được vị trí của người lao động trong cơ cấu tổ chức và thẩm quyền quản lý thực tế.

Giám đốc điều hành

Giám đốc điều hành thuộc một trong các trường hợp:

• Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc
• Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam.

Do đó, title như “Business Director”, “Operation Director”, “Country Director” cần được đối chiếu với cơ cấu thực tế thay vì tự động coi là giám đốc điều hành.

Điều kiện đối với lao động kỹ thuật

Nghị định 219 cho phép hai hướng chính:

Điểm quan trọng là kinh nghiệm phải phù hợp với công việc tại Việt Nam. Một xác nhận chỉ ghi chức danh chung, không mô tả lĩnh vực hoặc thời gian rõ ràng, có thể không đủ để chứng minh.

Những trường hợp nào không phải xin Work Permit?

Nghị định 219 và Bộ luật Lao động quy định nhiều nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Các trường hợp thường được doanh nghiệp quan tâm gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên;
• Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên;
• Một số trường hợp ODA, phóng viên nước ngoài, giáo dục theo điều ước/thỏa thuận;
• Học sinh, sinh viên, học viên thực tập thuộc trường hợp luật định;
• Người có hộ chiếu công vụ làm việc cho cơ quan/tổ chức thuộc phạm vi quy định;
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
• Tình nguyện viên và người thực hiện thỏa thuận quốc tế trong trường hợp luật định;
• Một số nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật thuộc trường hợp đặc thù tại Điều 7 Nghị định 219.

Danh sách trên chỉ giúp nhận diện ban đầu. Nếu người lao động có dấu hiệu thuộc diện miễn, nên chuyển sang hướng dẫn riêng về trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động để xác định chính xác thủ tục cần làm.

Được miễn Work Permit có phải “không cần làm thủ tục gì” không?

Không. Đây là điểm doanh nghiệp rất dễ nhầm.

Nghị định 219 chia các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động thành hai cơ chế:

Ví dụ nhóm chủ sở hữu/thành viên góp vốn công ty TNHH từ 03 tỷ đồng hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần từ 03 tỷ đồng thuộc nhóm được miễn thủ tục xin giấy xác nhận theo cơ chế thông báo của Nghị định 219.

Hồ sơ Work Permit năm 2026 phải chứng minh những gì?

Bài này không lặp lại toàn bộ thành phần hồ sơ vì Luật Dương Trí đã có bài chuyên biệt về hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Về nguyên tắc, bộ hồ sơ phải chứng minh được 6 nhóm vấn đề:

Điểm mới quan trọng là Mẫu số 03 vừa báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vừa đề nghị cấp Work Permit, thay cho việc tách riêng thủ tục giải trình như trước.

Giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Nguyên tắc của Nghị định 219 là giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn Work Permit hoặc giấy xác nhận miễn phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định pháp luật.

Sau khi hợp pháp hóa, giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định. Tuy nhiên, không nên hiểu thành “mọi tài liệu nước ngoài mà doanh nghiệp đang có đều phải hợp pháp hóa”. Chỉ nên xử lý các giấy tờ thực sự được sử dụng trong hồ sơ.

Cơ quan nào cấp Work Permit năm 2026?

Nghị định 219 quy định UBND cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Work Permit và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan phù hợp tại địa phương.

Vì vậy, không nên tiếp tục ghi cứng “nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội”. Thực tế năm 2026, đầu mối có thể là Sở Nội vụ, Ban Quản lý khu công nghiệp/khu công nghệ cao hoặc đơn vị khác theo quyết định phân cấp của địa phương.

Nếu người lao động làm việc tại nhiều tỉnh cho cùng một người sử dụng lao động, thẩm quyền cấp được xác định theo nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính theo Nghị định 219.

Các mốc thời gian doanh nghiệp cần nhớ

Chi tiết từng bước nộp và xử lý hồ sơ được trình bày tại thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Work Permit có thời hạn bao lâu?

Thời hạn Work Permit được xác định theo hợp đồng, văn bản cử sang Việt Nam, thỏa thuận/hợp đồng dịch vụ, thời hạn giấy phép hoạt động hoặc căn cứ khác của hình thức làm việc nhưng không quá 02 năm.

Giấy phép có thể được gia hạn 01 lần, với thời hạn gia hạn tối đa 02 năm nếu đáp ứng điều kiện.

Một Work Permit có được dùng khi làm việc tại nhiều tỉnh không?

Nghị định 219 cho phép xử lý trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố.

Sau khi đã có giấy phép, trước ít nhất 03 ngày dự kiến làm việc tại địa phương khác, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc các thông tin theo quy định.

Điều này khác với trường hợp người lao động chuyển sang một người sử dụng lao động khác, khi đó không thể chỉ dùng cơ chế thông báo nhiều tỉnh.

Những thay đổi nào có thể làm phát sinh Work Permit mới?

Nghị định 219 thu hẹp phạm vi cấp lại so với cách hiểu phổ biến trước đây. Cấp lại chủ yếu áp dụng khi giấy phép còn hạn bị mất, hỏng hoặc thay đổi một số dữ liệu như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, đổi tên người sử dụng lao động mà không đổi mã số định danh.

Do đó, nếu thay đổi các yếu tố cốt lõi như:

• Người sử dụng lao động;
• Vị trí hoặc chức danh công việc;
• Hình thức làm việc;
• Một số nội dung làm thay đổi căn cứ cấp phép;

doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng phải thực hiện hồ sơ cấp mới thay vì coi đây là “cấp lại”.

Khi nào Work Permit có thể bị thu hồi?

Nghị định 219 quy định giấy phép có thể bị thu hồi khi:

• Giấy phép hết hiệu lực theo các trường hợp của Bộ luật Lao động;
• Người sử dụng lao động hoặc người lao động không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép;
• Người lao động nước ngoài trong quá trình làm việc tại Việt Nam vi phạm pháp luật và bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự.

Khi giấy phép hết hiệu lực thuộc trường hợp phải thu hồi, người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc thu hồi và nộp lại theo thời hạn luật định.

Làm việc không có hoặc không đúng Work Permit có rủi ro gì?

Nghị định 12/2022/NĐ-CP hiện vẫn còn hiệu lực về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép hoặc không có giấy xác nhận miễn khi pháp luật yêu cầu có thể bị xử phạt và áp dụng biện pháp trục xuất; người sử dụng lao động cũng có thể bị xử phạt theo số lượng lao động vi phạm.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp không chỉ cần kiểm tra “có tấm Work Permit hay chưa” mà còn phải bảo đảm người lao động đang làm đúng nội dung, người sử dụng lao động, vị trí và phạm vi làm việc đã được ghi nhận.

Checklist rà Work Permit trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc

Căn cứ pháp lý về Work Permit năm 2026

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 – văn bản chính đang điều chỉnh người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP – quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, hiện còn hiệu lực;
• Quyết định phân cấp của UBND từng tỉnh/thành phố đối với cơ quan trực tiếp giải quyết thủ tục;
• Pháp luật chuyên ngành đối với giáo dục, y tế, hàng không, thể thao và các nghề/công việc có điều kiện chứng minh riêng.

Câu hỏi thường gặp về quy định Work Permit cho người nước ngoài

Nội dung liên quan

• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026
• Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
• Thủ tục xin cấp giấy phép lao động
• Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động
• Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
• Mẫu giấy phép lao động cho người nước ngoài