Cách làm/ cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi online

Cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi là thủ tục cần thiết trong các trường hợp mất, hỏng, hoặc thay đổi thông tin cá nhân. Tuy nhiên, nhiều phụ huynh vẫn lúng túng vì không nắm rõ quy định pháp luật hiện hành. Trong bài viết dưới đây, dưới góc độ pháp lý chuyên sâu và kinh nghiệm thực tiễn, Luật Dương Trí sẽ cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và cập nhật về điều kiện, hồ sơ, lệ phí, thời gian và cách nộp hồ sơ online để giúp bạn thực hiện thủ tục đúng, nhanh chóng và hợp pháp.

1. Trường hợp nào được cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi?

Cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi được áp dụng trong những trường hợp cụ thể khi hộ chiếu cũ bị mất, hư hỏng, thông tin cá nhân thay đổi hoặc hết hạn. Luật Xuất nhập cảnh và quy định hiện hành cho phép trẻ dưới 14 tuổi được cấp lại hộ chiếu riêng nếu có nhu cầu di chuyển ra nước ngoài. Nếu hộ chiếu đã bị mất hoặc hư hỏng, hoặc cần chuyển từ hộ chiếu viết tay sang hộ chiếu gắn chip, cha mẹ có thể làm thủ tục cấp lại theo đúng quy định pháp luật.

Tôi cho rằng, việc cấp hộ chiếu riêng cho trẻ em là sự đảm bảo quyền tự do đi lại hợp pháp, phản ánh chính sách bảo vệ quyền trẻ em trong bối cảnh hội nhập quốc tế.

Theo Luật sư Nguyễn Văn Bảo (Đoàn Luật sư Quảng Ninh), trẻ em dưới 14 tuổi được cấp lại hộ chiếu trong các trường hợp sau:

• Hộ chiếu cũ bị mất, hư hỏng không sử dụng được;
• Cần đổi mẫu hộ chiếu từ viết tay sang hộ chiếu gắn chip;
• Có yêu cầu sửa đổi thông tin như tên, ngày sinh, số định danh (có giấy tờ pháp lý liên quan);
• Không còn chỗ đóng dấu visa, cần cấp lại để tiếp tục di chuyển quốc tế.

Khi thực hiện cấp lại hộ chiếu bị mất cho trẻ dưới 14 tuổi, cần tuân thủ thời hạn hộ chiếu hiện tại – tối đa 5 năm và không gia hạn. Khi hết hạn, cha mẹ phải thực hiện thủ tục cấp mới đầy đủ theo quy định. Kể cả khi hộ chiếu hết hạn mà trẻ vẫn dưới 14 tuổi thì vẫn phải làm lại như thủ tục cấp mới với đầy đủ các bước như lần đầu, chứ không phải thủ tục cấp lại theo nghĩa thông thường (thay thế hộ chiếu cũ).

Điều đó cho thấy pháp luật Việt Nam có sự nghiêm khắc cần thiết nhằm đảm bảo tính xác thực và cập nhật của thông tin cá nhân cho đối tượng vị thành niên. Cha mẹ cần đặc biệt chú ý thời điểm hết hạn để chủ động chuẩn bị, tránh hệ quả là việc bị từ chối xuất cảnh do hộ chiếu không còn hiệu lực.

>>> Xem thêm: Dịch vụ Giấy phép Lữ hành Quốc tế

2. Hồ sơ làm passport cho trẻ dưới 14 tuổi cần những giấy tờ gì?

Tiếp nối vấn đề về các trường hợp được cấp lại, từ kinh nghiệm tư vấn của mình, tôi đặc biệt lưu ý khách hàng tới việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định sự thuận lợi của quá trình cấp lại hộ chiếu. Nếu hồ sơ thiếu sót, hệ quả là việc bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung sẽ làm kéo dài thời gian chờ đợi.

Theo quy định tại Thông tư 73/2021/TT-BCA, hồ sơ đăng ký cấp lại hộ chiếu trẻ dưới 14 tuổi bao gồm:

• Tờ khai đề nghị cấp lại hộ chiếu (Mẫu TK01): do cha mẹ hoặc người đại diện hợp pháp khai và ký. Tờ khai phải được xác nhận bởi công an xã/phường nơi cư trú và có đóng dấu giáp lai ảnh của trẻ.
• Ảnh chân dung của trẻ em: kích thước 4×6 cm, nền trắng, không đeo kính, chụp trong 6 tháng gần nhất. Trẻ dưới 9 tuổi có thể dùng ảnh không mở mắt nhưng hình phải rõ nét, đúng chuẩn.
• Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của trẻ em: bản sao có công chứng. Nếu người khai không phải cha mẹ thì cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh mối quan hệ giám hộ hợp pháp.
• CCCD/CMND hoặc hộ chiếu của cha mẹ hoặc người giám hộ: cần mang theo bản sao và bản chính để cơ quan tiếp nhận hồ sơ đối chiếu.
• Hộ chiếu cũ của trẻ em (nếu còn). Trường hợp hộ chiếu bị mất thì phải nộp thêm đơn báo mất hoặc giấy xác nhận của cơ quan xuất nhập cảnh. Đây là điều kiện bắt buộc để được cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi.

Ngoài những giấy tờ trên, hồ sơ làm passport cho trẻ dưới 14 tuổi có thể bao gồm giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin như tên, ngày sinh, nơi sinh nếu có điều chỉnh so với hộ chiếu cũ. Khi nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, cha mẹ không cần dẫn trẻ theo; người giám hộ hợp pháp có thể ký thay và nộp thay.

? Lời khuyên trực tiếp từ Luật sư: Bạn nên chuẩn bị trước bản sao có chứng thực của tất cả các giấy tờ, đồng thời mang theo bản gốc để tiện đối chiếu tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bị từ chối do thiếu sót giấy tờ gốc hoặc bản sao không hợp lệ.

>>> Xem thêm: Cập nhật Điều kiện Kinh doanh Lữ hành Quốc Tế chi tiết 2025

3. Làm passport cho trẻ em ở đâu và như thế nào?

Liên quan đến việc chuẩn bị hồ sơ, một câu hỏi thường gặp mà Luật Dương Trí từng nhận được trong quá trình tư vấn cho khách hàng là: Phải chăng trẻ em dưới 14 tuổi phải trực tiếp đến cơ quan xuất nhập cảnh để chụp ảnh và lăn vân tay?

Trước thắc mắc này, chuyên viên Nguyễn Thị Huệ (Công ty Luật TNHH Dương Trí và Cộng Sự) cho biết, để xin cấp hộ chiếu lại cho con nhỏ, phụ huynh hoặc người giám hộ cần nắm rõ địa điểm và cách thức làm thủ tục làm passport cho trẻ em khi cần sử dụng ra nước ngoài. Trẻ em dưới 14 tuổi không cần trực tiếp tới nơi làm hộ chiếu; người đại diện hợp pháp hoàn toàn có thể nộp thay. Đồng thời, hiện có cả hình thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online qua Cổng dịch vụ công Bộ Công An.

3.1. Nơi nộp hồ sơ trực tiếp

• Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh (Công an tỉnh, thành phố nơi trẻ cư trú hoặc tạm trú) sẽ thực hiện cấp hộ chiếu.
• Trường hợp có yêu cầu cấp lại do mất hoặc hỏng, hồ sơ vẫn có thể được nộp trực tiếp theo quy định địa phương.
• Cha mẹ hoặc người giám hộ có thể nộp thay mà không cần dẫn trẻ em đến, hồ sơ hợp lệ sẽ được tiếp nhận chính thức.

Phân tích bản chất pháp lý của hành vi nộp thay, Luật sư Lê Vũ Lâm (Đoàn Luật sư Hà Nội) cho biết: “Căn cứ theo quy định, việc nộp thay đối với trẻ dưới 14 tuổi là hợp pháp, bởi lẽ, trách nhiệm đảm bảo tính xác thực và quyền lợi của trẻ đã được chuyển giao cho người đại diện hợp pháp thông qua việc ký và xác nhận tờ khai”.

3.2. Làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi online

Làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi online qua Cổng dịch vụ công Bộ Công An hoặc Cổng dịch vụ công Quốc gia. Người đại diện đăng nhập bằng tài khoản VNeID (mức độ định danh từ cấp 2 trở lên), chọn mục “Cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ em dưới 14 tuổi”, khai thông tin, tải ảnh và giấy tờ cần thiết, nộp trực tuyến và thanh toán lệ phí. Sau đó, hồ sơ được xử lý và kết quả được trả qua đường bưu chính nếu có đăng ký.

Theo chuyên viên, đây là phương thức được nhiều địa phương khuyến khích vì tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trực tiếp trên hệ thống.

Ưu điểm làm hộ chiếu online cho trẻ dưới 14 tuổi:

• Tiết kiệm thời gian đi lại và chờ đợi tại cơ quan.
• Có thể thực hiện tại nhà, thuận tiện cho người có lịch bận hoặc ở xa.

Theo kinh nghiệm của tôi, cách làm này khá tương đồng với quy trình của người lớn nhưng hồ sơ sẽ là Tờ khai TK01a dành riêng cho trẻ dưới 14 tuổi và các tài liệu như ảnh, giấy khai sinh, giấy xác nhận mất hộ chiếu (nếu cần) sẽ được tải lên hệ thống. Luật Dương Trí khuyên bạn nên chuẩn bị đúng và đủ giúp việc cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi diễn ra thuận lợi, chính xác và nhanh chóng.

>>> Xem thêm: Chứng Chỉ Du lịch Quốc tế có Bắt buộc không? Tìm Hiểu Ngay

4. Lệ phí và thời gian cấp hộ chiếu lại do mất, hỏng cho trẻ nhỏ

Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ và xác định nơi nộp, phụ huynh cần quan tâm đến lệ phí và thời gian giải quyết. Về mặt pháp lý, quy định về lệ phí và thời gian giải quyết là hai yếu tố minh bạch, giúp công dân nắm rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình.

4.1. Lệ phí theo quy định mới nhất

• Theo Thông tư 25/2021/TT-BTC, lệ phí cấp hộ chiếu mới hoặc cấp lại do hỏng, mất là 200.000 đồng/lần nếu nộp trực tiếp.
• Nếu làm online, được giảm 10% lệ phí theo Thông tư 63/2023/TT-BTC (tức còn 180.000 đồng/lần) trong giai đoạn 2024–2025.
• Một số địa phương từng áp dụng lệ phí cũ là 320.000 đồng/lần khi cấp lại, tuy nhiên hiện nay đã thống nhất áp dụng mức mới theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Theo tôi, ở khía cạnh chính sách, việc khuyến khích sử dụng dịch vụ công trực tuyến được thể hiện qua chính sách giảm lệ phí. Chuyên viên Đỗ Kiều Anh tại Luật Dương Trí cho biết, cô hoàn toàn đồng tình với việc giảm 10% lệ phí (còn 180.000 đồng/lần) khi nộp online theo Thông tư 63/2023/TT-BTC, theo cô, trong giai đoạn 2024–2025, đây là một động thái rất tích cực, vừa giảm gánh nặng tài chính, vừa thúc đẩy chuyển đổi số.

>>> Xem thêm: Mở Công ty Du lịch cần những gì? 5 Bước Quan trọng cần Lưu ý

Thời gian giải quyết hồ sơ:

• Thời hạn xử lý hồ sơ cấp hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi là không quá 8 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phát (Phòng Xuất nhập cảnh cấp tỉnh).
• Nếu nộp online, thời gian xử lý tương tự hoặc có thể nhanh hơn do quy trình tự động hóa; tuy nhiên, thời gian nhận hộ chiếu qua bưu chính sẽ phụ thuộc vào địa bàn.

Lưu ý bổ sung:

• Trẻ em dưới 14 tuổi không được tự đi nhận hộ chiếu. Người đại diện hợp pháp sẽ là người nhận thay, có thể chọn nhận trực tiếp tại cơ quan hoặc qua bưu điện.
• Nếu chọn hình thức nhận qua bưu chính, cần chuẩn bị thêm lệ phí chuyển phát (thường từ 20.000–30.000 đồng, tùy tỉnh).
• Khi làm online, phụ huynh cần theo dõi tiến độ hồ sơ, đảm bảo thanh toán đúng hạn. Hệ thống sẽ gửi mã hồ sơ và thông báo thời gian nhận hộ chiếu qua email hoặc tin nhắn SMS.

>>> Xem thêm: Cách Tra cứu Giấy phép Lữ hành Quốc tế Nhanh, Hiệu quả

5. Hướng dẫn nộp hồ sơ cấp lại/ làm hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi online

Tổng hợp lại các thông tin trên, việc nộp hồ sơ online không chỉ là xu hướng mà còn là sự ưu tiên của nhiều phụ huynh bận rộn. Từ đó có thể thấy rằng, việc làm quen với quy trình này là cần thiết để tiết kiệm tối đa thời gian. Đây là quy trình chi tiết, đảm bảo tuân thủ đầy đủ yêu cầu của Cổng Dịch vụ công Bộ Công an. Quy trình gồm các bước sau:

• Đăng nhập tài khoản VNeID
  

Người đại diện hợp pháp (cha, mẹ hoặc người giám hộ) cần có tài khoản VNeID định danh mức độ 2 trở lên hoặc tài khoản trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Sau đó truy cập mục “Cấp hộ chiếu phổ thông cho trẻ em dưới 14 tuổi” và chọn nộp hồ sơ cấp lại hộ chiếu cho trẻ em online.

Với quan sát thực tế, chuyên viên tại Luật Dương Trí cho biết hiện vẫn nhiều nơi phụ huynh chưa kích hoạt hoặc chưa đăng ký mức độ 2, trong khi hệ thống chỉ chấp nhận tài khoản có giá trị pháp lý tương đương giấy tờ tùy thân.

• Kê khai tờ khai mẫu TK01a dành cho trẻ dưới 14 tuổi
  

Lựa chọn mẫu tờ khai TK01a được quy định riêng, khai các nội dung thông tin của trẻ và người đại diện hợp pháp, đảm bảo chính xác và đầy đủ. File ảnh, giấy khai sinh, bản chụp hộ chiếu cũ hay đơn trình báo mất sẽ được tải lên hệ thống.

• Đính kèm hồ sơ và tải ảnh đúng quy chuẩn
  

Cha mẹ tải ảnh chân dung của trẻ (kích thước 4×6 cm, nền trắng, rõ mặt) và các giấy tờ như giấy khai sinh, CCCD/CMND của cha mẹ, hộ chiếu cũ hoặc đơn báo mất nếu cần. Hệ thống kiểm tra chất lượng file trước khi gửi đi. Theo đánh giá của tôi, đây là bước dễ xảy ra lỗi nhất do yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng file và kích thước ảnh.

• Thanh toán lệ phí trực tuyến
  

Sau khi hồ sơ hợp lệ, người nộp sẽ được hướng dẫn thanh toán lệ phí trực tuyến. Đây là bước không thể thiếu để hồ sơ được chuyển sang xử lý xin lại hộ chiếu cho trẻ dưới 14 tuổi qua hình thức online.

• Tra cứu tiến độ và nhận hộ chiếu
  

Sau khi hoàn tất thanh toán, hệ thống cung cấp mã hồ sơ để tra cứu tiến độ xử lý. Cha mẹ có thể chọn nhận hộ chiếu trực tiếp tại Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc đăng ký nhận qua bưu điện. Hộ chiếu phổ thông cho trẻ em dưới 14 tuổi sẽ được cấp trong vòng tối đa 8 ngày làm việc kể từ khi cơ quan tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong suốt quá trình này, người đại diện hợp pháp hoàn toàn có thể thực hiện cấp lại hộ chiếu cho trẻ em dưới 14 tuổi mà không cần đưa trẻ đến trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh – giúp tiết kiệm thời gian, giảm tiếp xúc và đảm bảo thủ tục đúng pháp luật.

?Bạn có đang gặp khó khăn pháp lý và cần được hỗ trợ kịp thời?

? Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với Luật Dương Trí qua số điện thoại/Zalo: 0961.353.606. Chúng tôi luôn sẵn lòng lắng nghe và hỗ trợ bạn một cách tận tâm, nhanh chóng và chính xác nhất.

>>> Xem thêm: Cập nhật Quy định Mới về Kinh doanh Dịch vụ Lữ hành 2025