Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ năm 2026 đối với trung tâm do tổ chức hoặc cá nhân trong nước đề nghị thành lập tập trung vào 5 thành phần chính: Tờ trình Mẫu số 01, Đề án Mẫu số 02, dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động, tài liệu xác nhận số tiền đầu tư và hồ sơ pháp lý về địa điểm. Hồ sơ được nộp đến Sở Giáo dục và Đào tạo để thẩm định hồ sơ và kiểm tra điều kiện thực tế trước khi quyết định cho phép thành lập.
Nếu bạn đang cần biết “phải chuẩn bị những giấy tờ gì”, hãy bắt đầu từ 5 thành phần hồ sơ chính bên dưới. Hồ sơ giám đốc, giáo viên, cơ sở vật chất, phòng cháy và các tài liệu vận hành không nên trộn vào danh mục hồ sơ pháp lý chính; chúng cần được chuẩn bị để chứng minh nội dung đề án khi cơ quan quản lý thẩm định.
Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ năm 2026 gồm những gì?
Trung tâm ngoại ngữ thuộc nhóm trung tâm khác thực hiện nhiệm vụ giáo dục thường xuyên. Đối với trung tâm do tổ chức hoặc cá nhân trong nước đề nghị thành lập, bộ hồ sơ hiện hành gồm 5 thành phần dưới đây.
| Thành phần hồ sơ | Nội dung cần chuẩn bị | Điểm cần kiểm tra trước khi nộp |
|---|---|---|
| 1. Tờ trình Mẫu số 01 | Tờ trình đề nghị thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm theo Mẫu số 01 Phụ lục II Nghị định 142/2025/NĐ-CP. | Tên trung tâm, chủ thể đề nghị, địa điểm và nội dung đề nghị phải thống nhất với đề án và các tài liệu còn lại. |
| 2. Đề án Mẫu số 02 | Đề án thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm theo Mẫu số 02 Phụ lục II Nghị định 142/2025/NĐ-CP. | Các số liệu về chương trình, quy mô lớp học, học viên, nhân sự, cơ sở vật chất, thiết bị và tài chính phải có căn cứ thực tế. |
| 3. Dự thảo quy chế tổ chức và hoạt động | Quy định về vị trí pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, hoạt động giáo dục, nhân sự, người học, tài chính và tài sản của trung tâm. | Quy chế phải phù hợp với mô hình trung tâm thực tế, không nên sao chép một mẫu chung mà không điều chỉnh. |
| 4. Tài liệu xác nhận số tiền đầu tư | Văn bản pháp lý xác nhận số tiền đầu tư thành lập trung tâm, bảo đảm nguồn tiền hợp pháp và phù hợp với quy mô dự kiến. | Số tiền đầu tư cần khớp với phương án tài chính, cơ sở vật chất, thiết bị và quy mô thể hiện trong đề án. |
| 5. Hồ sơ pháp lý về địa điểm | Văn bản chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê địa điểm trung tâm theo trường hợp thực tế. | Kiểm tra đúng chủ thể có quyền cho thuê, địa chỉ, phạm vi sử dụng, diện tích và khả năng bố trí trung tâm tại địa điểm đó. |
Mẫu số 01 và Mẫu số 02 cần chuẩn bị như thế nào?
Mẫu số 01: Tờ trình đề nghị thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm
Tờ trình là văn bản đề nghị chính thức của chủ thể đứng tên hồ sơ. Nội dung cần thể hiện đúng thông tin của tổ chức hoặc cá nhân đề nghị, tên trung tâm, địa điểm, loại hình và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét cho phép thành lập.
Mẫu số 02: Đề án thành lập hoặc cho phép thành lập trung tâm
Đề án là tài liệu quan trọng nhất để cơ quan quản lý đánh giá trung tâm có khả năng hoạt động thực tế hay không. Dữ liệu trong đề án cần phản ánh đúng phương án dự kiến triển khai, đặc biệt là:
- Mục tiêu, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của trung tâm.
- Chương trình đào tạo, đối tượng học viên, thời lượng, quy mô lớp và phương thức tổ chức học.
- Địa điểm, phòng học, phòng chức năng, trang thiết bị và phương án sử dụng cơ sở vật chất.
- Cơ cấu tổ chức, người dự kiến làm giám đốc, giáo viên, nhân viên và phương án bố trí nhân sự.
- Nguồn lực tài chính, chi phí đầu tư và kế hoạch duy trì hoạt động.
Có thể xem thêm hướng dẫn chi tiết tại bài mẫu đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ.
Hồ sơ giám đốc, giáo viên và PCCC có phải nộp trong bộ hồ sơ chính không?
Danh mục thủ tục hành chính hiện hành không tách toàn bộ hồ sơ giám đốc, giáo viên, phòng cháy hoặc thiết bị thành các thành phần bắt buộc độc lập trong bộ 5 tài liệu chính. Tuy nhiên, cơ quan quản lý sẽ thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế điều kiện thành lập. Vì vậy, các tài liệu chứng minh vẫn cần được chuẩn bị trước.
Người dự kiến làm giám đốc
- Giấy tờ nhân thân và sơ yếu lý lịch.
- Văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ phù hợp.
- Tài liệu chứng minh kinh nghiệm trong giáo dục, đào tạo.
- Phương án bổ nhiệm hoặc bố trí chức danh giám đốc.
Giáo viên và nhân viên
- Danh sách giáo viên dự kiến theo từng chương trình.
- Văn bằng, chứng chỉ chuyên môn và nghiệp vụ phù hợp.
- Hợp đồng, thỏa thuận hoặc căn cứ chứng minh khả năng bố trí nhân sự.
- Hồ sơ lao động đối với giáo viên nước ngoài nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Cơ sở vật chất và thiết bị
- Sơ đồ mặt bằng và cách bố trí phòng học, phòng chức năng.
- Danh mục bàn ghế, thiết bị nghe nhìn và thiết bị phục vụ chương trình.
- Ảnh hiện trạng hoặc tài liệu khác giúp đối chiếu với nội dung đề án.
An toàn và phòng cháy
- Rà soát yêu cầu phòng cháy, thoát nạn và cứu nạn theo loại công trình thực tế.
- Chuẩn bị tài liệu liên quan nếu công trình thuộc trường hợp phải có hồ sơ chuyên ngành.
- Không nên mặc định một loại “giấy chứng nhận PCCC” giống nhau cho mọi trung tâm.
4 điều kiện hồ sơ phải chứng minh được khi thẩm định
Hồ sơ không chỉ cần đủ giấy tờ. Nội dung hồ sơ và điều kiện tại địa điểm thực tế phải cho thấy trung tâm đáp ứng 4 nhóm yêu cầu cơ bản.
Địa điểm và cơ sở vật chất
Có địa điểm, phòng học, phòng chức năng và thiết bị dạy học đáp ứng yêu cầu của chương trình giáo dục thường xuyên triển khai tại trung tâm.
Chương trình và tài liệu
Có chương trình giáo dục, tài liệu giảng dạy và học tập phù hợp với chương trình thực hiện tại trung tâm và quy định chuyên ngành.
Đội ngũ
Có cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và người lao động đủ về số lượng, đáp ứng tiêu chuẩn phù hợp với từng chương trình.
Quy chế tổ chức và hoạt động
Có dự thảo quy chế xác định rõ cách tổ chức, quản lý, đào tạo, sử dụng nhân sự, quản lý người học, tài chính và tài sản.
Nếu cần kiểm tra sâu trước khi thuê địa điểm hoặc đầu tư cơ sở vật chất, xem thêm điều kiện mở trung tâm ngoại ngữ.
Nộp hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ ở đâu và bao lâu có kết quả?
Cơ quan giải quyết
Đối với trung tâm do tổ chức hoặc cá nhân đề nghị thành lập, hồ sơ được gửi đến Sở Giáo dục và Đào tạo. Nếu đáp ứng điều kiện, Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định cho phép thành lập trung tâm.
Cách nộp hồ sơ
- Nộp trực tuyến theo thủ tục được công bố trên hệ thống dịch vụ công.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tiếp tại đầu mối tiếp nhận hồ sơ theo công bố của địa phương.
Thời gian xử lý
| Giai đoạn | Thời hạn | Nội dung xử lý |
|---|---|---|
| Kiểm tra hồ sơ | 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ | Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Sở Giáo dục và Đào tạo thông báo bằng văn bản các nội dung cần chỉnh sửa. |
| Thẩm định | 10 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ | Thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế các điều kiện thành lập trung tâm. |
| Ra quyết định | 05 ngày làm việc kể từ khi có báo cáo thẩm định | Quyết định cho phép thành lập hoặc thông báo bằng văn bản nếu chưa đủ điều kiện. |
Checklist hồ sơ trước khi nộp
- Đã dùng đúng Mẫu số 01 và Mẫu số 02 theo Phụ lục II Nghị định 142/2025/NĐ-CP.
- Tên trung tâm được viết thống nhất trong tờ trình, đề án, quy chế và hồ sơ địa điểm.
- Địa chỉ, diện tích và phạm vi thuê thực tế khớp với đề án.
- Chủ thể ký hợp đồng thuê có căn cứ về quyền cho thuê hoặc quyền sử dụng hợp pháp.
- Quy mô học viên, số lớp và lịch học phù hợp với số phòng và diện tích sử dụng.
- Chương trình, giáo trình và thời lượng đào tạo đã được xác định cụ thể.
- Danh sách giám đốc, giáo viên và nhân sự dự kiến có tài liệu chứng minh tương ứng.
- Số tiền đầu tư và phương án tài chính thống nhất với quy mô thể hiện trong đề án.
- Dự thảo quy chế phản ánh đúng mô hình tổ chức thực tế của trung tâm.
- Cơ sở vật chất và điều kiện an toàn thực tế đã sẵn sàng cho việc thẩm định.
6 lỗi thường khiến hồ sơ phải sửa hoặc bổ sung
- Dùng mẫu cũ: tiếp tục sử dụng biểu mẫu trước khi Nghị định 142/2025/NĐ-CP được áp dụng cho thủ tục hiện hành.
- Thông tin không thống nhất: tên trung tâm, địa chỉ, diện tích, số lớp hoặc mức đầu tư khác nhau giữa các tài liệu.
- Đề án quá chung: chỉ mô tả ý tưởng mà không có dữ liệu về chương trình, quy mô, nhân sự, phòng học và tài chính.
- Địa điểm chưa được rà soát kỹ: hợp đồng thuê có nhưng quyền cho thuê, phạm vi sử dụng hoặc khả năng bố trí lớp học chưa rõ.
- Nhân sự mới dừng ở danh sách: chưa có tài liệu chứng minh tiêu chuẩn hoặc khả năng bố trí giám đốc, giáo viên.
- Điều kiện thực tế khác đề án: phòng học, thiết bị, nhân sự hoặc cách bố trí tại thời điểm thẩm định không đúng nội dung đã kê khai.
Trường hợp nào cần rà soát riêng trước khi dùng bộ hồ sơ này?
Bộ hồ sơ trên phù hợp với trường hợp phổ biến là trung tâm do tổ chức hoặc cá nhân trong nước đề nghị thành lập. Một số mô hình cần kiểm tra riêng trước khi áp dụng:
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ
1. Hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ năm 2026 dùng mẫu nào?
Tờ trình sử dụng Mẫu số 01 và đề án sử dụng Mẫu số 02 Phụ lục II kèm theo Nghị định 142/2025/NĐ-CP đối với thủ tục hiện hành áp dụng cho trường hợp trong nước.
2. Hồ sơ có bắt buộc nộp bằng cấp của giám đốc và giáo viên ngay không?
Danh mục 5 thành phần hồ sơ chính không tách toàn bộ hồ sơ nhân sự thành một nhóm độc lập. Tuy nhiên, đề án phải thể hiện đội ngũ và cơ quan quản lý thực hiện thẩm định điều kiện thực tế, vì vậy văn bằng, chứng chỉ, kinh nghiệm và tài liệu về quan hệ làm việc nên được chuẩn bị sẵn để chứng minh.
3. Hồ sơ có bắt buộc một “Giấy chứng nhận PCCC” giống nhau cho mọi trung tâm không?
Không nên áp dụng theo cách đó. Trung tâm phải đáp ứng yêu cầu an toàn và phòng cháy phù hợp với loại công trình, quy mô và cách sử dụng thực tế. Tài liệu phải chuẩn bị phụ thuộc trường hợp cụ thể.
4. Hợp đồng thuê địa điểm có bắt buộc tối thiểu 01 năm không?
Danh mục thành phần hồ sơ hiện hành không đặt ra một thời hạn thuê tối thiểu 01 năm áp dụng chung. Tuy nhiên, hợp đồng phải hợp pháp, xác định rõ địa điểm và phạm vi sử dụng, đồng thời đủ cơ sở để chứng minh phương án hoạt động của trung tâm.
5. Có thể nộp hồ sơ trực tuyến không?
Có. Thủ tục được công bố với các hình thức trực tuyến, bưu chính và trực tiếp. Khi nộp thực tế, nên kiểm tra đầu mối, định dạng tệp và yêu cầu xác thực đang được địa phương công bố.
6. Thời gian giải quyết hồ sơ là bao lâu?
Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý có 10 ngày để thẩm định hồ sơ và thẩm định thực tế, sau đó 05 ngày làm việc kể từ khi có báo cáo thẩm định để ra quyết định. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan tiếp nhận thông báo nội dung cần chỉnh sửa.
Căn cứ pháp lý chính
- Luật Giáo dục số 43/2019/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 123/2025/QH15.
- Nghị định 125/2024/NĐ-CP quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục.
- Nghị định 142/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học.
- Các quy định chuyên ngành về lao động, phòng cháy, xây dựng và sử dụng địa điểm tương ứng với mô hình thực tế của trung tâm.
Luật Dương Trí hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ
Luật Dương Trí rà soát mô hình và địa điểm dự kiến, xác định bộ tài liệu cần chuẩn bị, soạn Mẫu số 01, Mẫu số 02 và dự thảo quy chế; đồng thời kiểm tra sự thống nhất giữa chương trình, nhân sự, cơ sở vật chất và nguồn lực tài chính trước khi nộp.
Trong quá trình giải quyết, chúng tôi hỗ trợ theo dõi hồ sơ, xử lý yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung và phối hợp chuẩn bị tài liệu phục vụ thẩm định thực tế theo tình trạng cụ thể của trung tâm.
Xem dịch vụ thành lập trung tâm ngoại ngữ tại Luật Dương Trí.
