Thương nhân nước ngoài trực tiếp mở Văn phòng
Đây là trường hợp điển hình thuộc thủ tục cấp Giấy phép Văn phòng đại diện theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam năm 2026 tập trung vào 5 vấn đề: thương nhân nước ngoài có đủ điều kiện hay không, phạm vi hoạt động dự kiến có phù hợp, người đứng đầu có thuộc trường hợp bị hạn chế kiêm nhiệm, địa điểm có đủ căn cứ sử dụng và bộ hồ sơ nước ngoài đã được xử lý đúng hình thức hay chưa.
Với trường hợp thông thường, thương nhân nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại cơ quan cấp phép nơi dự kiến đặt trụ sở. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ trong 03 ngày làm việc; thời hạn cấp hoặc từ chối cấp theo khung thủ tục là 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu phải lấy ý kiến cơ quan quản lý chuyên ngành, thời gian sẽ dài hơn.
Điều kiện và thủ tục thành lập Văn phòng đại diện năm 2026: cần nhớ gì?
Điều kiện cốt lõi: thương nhân nước ngoài được thành lập hợp pháp, đã hoạt động ít nhất 01 năm, giấy đăng ký còn thời hạn tối thiểu 01 năm nếu có quy định thời hạn và nội dung hoạt động của Văn phòng phù hợp quy định áp dụng.
Hồ sơ chính: Mẫu MĐ1, giấy đăng ký của thương nhân, văn bản bổ nhiệm người đứng đầu, tài liệu chứng minh hoạt động trong năm tài chính gần nhất, giấy tờ định danh và hồ sơ địa điểm.
Hợp pháp hóa: không nên mặc định mọi giấy tờ nước ngoài đều phải hợp pháp hóa lãnh sự; Giấy đăng ký kinh doanh có yêu cầu riêng, còn các tài liệu khác cần xử lý theo đúng quy định về dịch và chứng thực.
Thời gian: 03 ngày kiểm tra hồ sơ; 07 ngày làm việc để cấp hoặc từ chối trong trường hợp thông thường sau khi hồ sơ hợp lệ.
Lệ phí cấp mới: 3.000.000 đồng/Giấy phép.
Thời hạn Giấy phép: tối đa 05 năm và không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh nếu giấy đó có quy định thời hạn.
Thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện áp dụng cho trường hợp nào?
Bài viết này áp dụng cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 07/2016/NĐ-CP và các quy định hiện hành có liên quan.
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, cần loại trừ các trường hợp dễ nhầm:
Công ty FDI đã thành lập tại Việt Nam
Văn phòng đại diện của một tổ chức kinh tế có vốn nước ngoài đã thành lập theo pháp luật Việt Nam không thuộc phạm vi của Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Ngành có quy định chuyên ngành
Nếu pháp luật chuyên ngành có cơ chế riêng về việc thành lập Văn phòng đại diện, phải ưu tiên thủ tục chuyên ngành thay vì áp dụng máy móc Nghị định 07.
Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài
Đây là một cơ chế pháp lý khác với Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và không nên sử dụng chung bộ hồ sơ.
Dấu hiệu nhận biết đúng mô hình: Văn phòng đại diện phù hợp khi công ty mẹ cần một đầu mối liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh tại Việt Nam nhưng chưa cần một chủ thể trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc ghi nhận doanh thu tại Việt Nam.
5 điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Đối với trường hợp thuộc Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần kiểm tra đồng thời các điều kiện sau:
| Điều kiện | Cách áp dụng | Điểm cần kiểm tra trước hồ sơ |
|---|---|---|
| 1. Thương nhân được thành lập hoặc công nhận hợp pháp | Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo pháp luật quốc gia/vùng lãnh thổ thuộc trường hợp được pháp luật Việt Nam công nhận theo quy định. | Tên pháp lý, số đăng ký, cơ quan cấp, quốc gia thành lập. |
| 2. Đã hoạt động ít nhất 01 năm | Tính từ ngày thành lập hoặc đăng ký đến ngày nộp hồ sơ. | Ngày thành lập trên giấy đăng ký và lịch sử thay đổi pháp nhân nếu có. |
| 3. Thời hạn còn lại tối thiểu 01 năm | Chỉ đặt ra khi Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương có quy định thời hạn hoạt động. | Ngày hết hạn phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp. |
| 4. Nội dung hoạt động phù hợp | Phạm vi Văn phòng phải phù hợp cam kết của Việt Nam và chức năng đại diện theo pháp luật. | Đối chiếu ngành của công ty mẹ với hoạt động dự kiến tại Việt Nam. |
| 5. Trường hợp ngoài phạm vi thông thường phải được chấp thuận | Nếu nội dung hoạt động không phù hợp cam kết hoặc thương nhân thuộc trường hợp phải tham vấn, hồ sơ cần ý kiến/chấp thuận của cơ quan quản lý chuyên ngành theo thủ tục hiện hành. | Không nên nộp hồ sơ thông thường khi chưa xác định cơ chế tham vấn. |
Ngoài 5 điều kiện cấp phép nêu trên, hồ sơ chỉ có thể triển khai thuận lợi khi người đứng đầu và địa điểm cũng đáp ứng yêu cầu pháp luật. Đây không phải các tiêu chí thay thế Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, nhưng là hai nhóm thông tin bắt buộc phải được chứng minh trong hồ sơ.
Văn phòng đại diện được làm gì và không được dùng để làm gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài. Chức năng chính là văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh trong phạm vi pháp luật cho phép.
| Phù hợp với Văn phòng đại diện | Không nên dùng Văn phòng đại diện để thực hiện |
|---|---|
| Liên lạc với khách hàng, đối tác và cơ quan tại Việt Nam. | Trực tiếp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ để ghi nhận doanh thu tại Việt Nam. |
| Khảo sát và nghiên cứu thị trường. | Hoạt động như một doanh nghiệp độc lập. |
| Xúc tiến cơ hội đầu tư, kinh doanh của công ty mẹ. | Thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp vượt phạm vi Giấy phép. |
| Thuê địa điểm và sử dụng lao động phục vụ hoạt động hợp pháp của Văn phòng. | Cho thuê hoặc cho mượn lại trụ sở Văn phòng. |
| Thực hiện giao dịch trong phạm vi ủy quyền hợp pháp của công ty mẹ. | Để người đứng đầu tự ký hợp đồng của công ty mẹ ngoài phạm vi ủy quyền theo quy định. |
Nếu thương nhân cần trực tiếp kinh doanh tại Việt Nam, nên đánh giá công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc mô hình chi nhánh phù hợp thay vì cố mở rộng chức năng của Văn phòng đại diện.
Điều kiện cần kiểm tra đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện
Người đứng đầu có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, nhưng phải được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm hợp lệ và không thuộc các trường hợp kiêm nhiệm bị hạn chế.
Không đồng thời là người đứng đầu Chi nhánh của cùng thương nhân nước ngoài.
Không đồng thời là người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác.
Không đồng thời là người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác.
Không đồng thời là người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Giấy tờ định danh/hộ chiếu còn hiệu lực và thống nhất với văn bản bổ nhiệm.
Nếu là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, cần kiểm tra giấy phép lao động hoặc căn cứ miễn theo pháp luật lao động hiện hành.
Nếu người đứng đầu được công ty mẹ ủy quyền giao kết, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng đã giao kết của công ty mẹ, việc ủy quyền phải được lập đúng phạm vi và hình thức pháp luật yêu cầu.
Địa điểm đặt Văn phòng đại diện cần đáp ứng điều kiện gì?
Hồ sơ phải chứng minh thương nhân có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm dự kiến. Nghị định 07 còn yêu cầu trụ sở đáp ứng các quy định liên quan đến an ninh, trật tự, an toàn lao động, vệ sinh và các điều kiện pháp luật có liên quan.
Địa chỉ xác định rõ số phòng, tầng, tòa nhà và đơn vị hành chính.
Bên cho thuê có quyền cho thuê hoặc cho sử dụng hợp pháp.
Công năng của diện tích phù hợp làm văn phòng.
Không dùng căn hộ chỉ được phép sử dụng cho mục đích để ở.
Hợp đồng/thỏa thuận thuê thể hiện đúng chủ thể và địa điểm.
Không cho mượn hoặc cho thuê lại trụ sở Văn phòng đại diện.
Với tòa nhà hỗn hợp hoặc mô hình văn phòng chia sẻ, không nên kết luận chỉ dựa trên tên thương mại của dịch vụ thuê. Cần kiểm tra quyền cho thuê, phần diện tích, công năng và tài liệu địa điểm có thể xuất trình trong hồ sơ.
Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm những gì?
Hồ sơ cấp mới gồm 01 bộ. Trong năm 2026, biểu mẫu được cập nhật trong hệ thống biểu mẫu hợp nhất của Bộ Công Thương; Đơn đề nghị cấp mới sử dụng Mẫu MĐ1.
| STT | Tài liệu | Nội dung cần kiểm tra |
|---|---|---|
| 1 | Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện – Mẫu MĐ1 | Do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký; thông tin phải thống nhất với giấy tờ pháp lý. |
| 2 | Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương | Thể hiện tư cách thương nhân, ngày thành lập và thời hạn hoạt động nếu có. |
| 3 | Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện | Họ tên, chức danh và thông tin định danh phải thống nhất. |
| 4 | Tài liệu chứng minh thương nhân đang tồn tại và hoạt động trong năm tài chính gần nhất | Có thể là báo cáo tài chính có kiểm toán, xác nhận nghĩa vụ thuế/tài chính hoặc tài liệu tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận. |
| 5 | Giấy tờ định danh của người đứng đầu | Hộ chiếu nếu là người nước ngoài; với người Việt Nam, việc khai thác dữ liệu dân cư có thể được áp dụng theo thủ tục hành chính đang công bố. |
| 6 | Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở | Thỏa thuận thuê/quyền sử dụng địa điểm và tài liệu chứng minh địa điểm phù hợp quy định. |
Điểm hay bị bỏ sót: tài liệu tài chính không chỉ có “báo cáo tài chính kiểm toán”. Quy định cho phép tài liệu khác có giá trị tương đương như văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính, nếu đáp ứng đúng chủ thể cấp/xác nhận và chứng minh được thương nhân đang tồn tại, hoạt động trong năm tài chính gần nhất.
Giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực?
Đây là phần cần xử lý chính xác theo từng tài liệu. Không nên dùng quy tắc “tất cả giấy tờ nước ngoài đều phải hợp pháp hóa lãnh sự”.
| Tài liệu | Yêu cầu chính theo thủ tục | Lưu ý thực tế |
|---|---|---|
| Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương | Phải được cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, trừ trường hợp có căn cứ miễn áp dụng. | Kiểm tra điều ước hoặc cơ chế miễn trước khi thực hiện. |
| Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu | Nếu lập bằng tiếng nước ngoài, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định. | Không tự động coi đây là tài liệu phải hợp pháp hóa giống Giấy đăng ký kinh doanh. |
| Tài liệu tài chính | Tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định. | Quan trọng là tài liệu do đúng cơ quan/tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận và thuộc năm tài chính gần nhất. |
| Hộ chiếu của người đứng đầu là người nước ngoài | Bản sao phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo yêu cầu thủ tục. | Kiểm tra thời hạn hộ chiếu và cách viết họ tên thống nhất. |
| Tài liệu địa điểm tại Việt Nam | Chuẩn bị bản sao theo yêu cầu của thủ tục. | Trọng tâm là quyền sử dụng/cho thuê và tính phù hợp của địa điểm. |
Cách làm an toàn: trước khi gửi giấy tờ đi hợp pháp hóa, hãy chốt danh mục tài liệu, người ký, cơ quan cấp và khả năng miễn hợp pháp hóa. Làm dư giấy tờ không chỉ tăng chi phí mà còn có thể kéo dài thời gian chuẩn bị hơn chính thời hạn cấp phép tại Việt Nam.
Nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện ở cơ quan nào?
Hồ sơ được nộp đến cơ quan cấp phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Trong hệ thống hiện hành, thủ tục được thực hiện ở cấp tỉnh; đầu mối cụ thể phụ thuộc phân công tại địa phương và vị trí Văn phòng.
Cổng Dịch vụ công hiện có thể thể hiện các cơ quan như Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế/khu công nghệ cao đối với phạm vi được giao. Vì vậy, không nên ghi cứng “Sở Công Thương” cho mọi trường hợp.
Trước khi nộp, cần kiểm tra 3 thông tin:
- Tên cơ quan tiếp nhận đang được công bố tại địa phương;
- Hình thức nộp: trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính;
- Biểu mẫu, lệ phí và thời hạn hành chính đang hiển thị tại ngày nộp.
Quy trình thành lập Văn phòng đại diện theo từng bước
Xác định thủ tục có đúng mô hình không
Kiểm tra công ty mẹ có phải thương nhân nước ngoài thuộc phạm vi Nghị định 07 hay trường hợp phải áp luật chuyên ngành.
Đối chiếu 5 điều kiện cấp phép
Kiểm tra tư cách thương nhân, thời gian hoạt động, thời hạn đăng ký và phạm vi hoạt động dự kiến.
Kiểm tra người đứng đầu và địa điểm
Loại trừ trường hợp kiêm nhiệm không phù hợp, rà hộ chiếu/định danh và quyền sử dụng địa điểm.
Chốt danh mục tài liệu nước ngoài
Phân loại tài liệu nào phải hợp pháp hóa, tài liệu nào cần dịch/chứng thực và tài liệu nào có căn cứ miễn.
Hoàn thiện Mẫu MĐ1 và 01 bộ hồ sơ
Đối chiếu tên công ty mẹ, số đăng ký, người ký, người đứng đầu, địa chỉ và nội dung hoạt động trên toàn bộ tài liệu.
Nộp hồ sơ đến cơ quan cấp phép
Thực hiện theo phương thức đang được địa phương công bố: trực tiếp, trực tuyến hoặc bưu chính.
Kiểm tra hồ sơ trong 03 ngày làm việc
Nếu chưa đầy đủ/hợp lệ, cơ quan cấp phép yêu cầu bổ sung; theo thủ tục, yêu cầu bổ sung được thực hiện tối đa một lần trong quá trình giải quyết.
Cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép
Trường hợp thông thường: 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu lý do.
Thời gian, lệ phí và thời hạn Giấy phép năm 2026
| Nội dung | Khung áp dụng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ | 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. | Nếu cần bổ sung, cơ quan yêu cầu bổ sung tối đa một lần trong quá trình giải quyết theo thủ tục. |
| Cấp mới trường hợp thông thường | 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. | Một số địa phương có thể công bố thời gian hành chính được cắt giảm; cần kiểm tra tại ngày nộp. |
| Trường hợp phải lấy ý kiến chuyên ngành | Khung thủ tục theo Nghị định 07 có thể kéo dài đến khoảng 13 ngày làm việc từ hồ sơ hợp lệ. | Phụ thuộc việc gửi, nhận và xử lý ý kiến của cơ quan quản lý chuyên ngành. |
| Lệ phí cấp mới | 3.000.000 đồng/Giấy phép. | Thông tư 143/2016/TT-BTC hiện vẫn còn hiệu lực. |
| Thời hạn Giấy phép | Tối đa 05 năm. | Không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh nếu giấy đó có thời hạn. |
Không nên cộng thời gian hợp pháp hóa, dịch thuật và chuyển phát quốc tế vào “07 ngày cấp phép”. Đây là hai giai đoạn khác nhau: thời gian chuẩn bị bộ hồ sơ và thời gian cơ quan xử lý sau khi hồ sơ đã hợp lệ.
Khi nào hồ sơ phải lấy ý kiến cơ quan quản lý chuyên ngành?
Việc tham vấn có thể phát sinh khi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam, thương nhân nước ngoài thuộc trường hợp cần xem xét riêng hoặc pháp luật chuyên ngành chưa quy định đầy đủ cơ chế thành lập.
Theo trình tự của Nghị định 07:
- Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép gửi văn bản lấy ý kiến cơ quan quản lý chuyên ngành nếu thuộc trường hợp phải tham vấn;
- Cơ quan quản lý chuyên ngành có 05 ngày làm việc để cho ý kiến;
- Sau khi nhận ý kiến, cơ quan cấp phép có 05 ngày làm việc để cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép.
Với hồ sơ dạng này, trọng tâm không còn là “đủ giấy tờ” mà là giải thích bản chất hoạt động của công ty mẹ và phạm vi hoạt động dự kiến của Văn phòng tại Việt Nam.
Những trường hợp có thể không được cấp Giấy phép
Pháp luật quy định các nhóm trường hợp không cấp Giấy phép, trong đó cần chú ý:
Không đáp ứng điều kiện cấp phép
Ví dụ chưa hoạt động đủ 01 năm, giấy đăng ký còn thời hạn dưới 01 năm hoặc nội dung hoạt động không phù hợp.
Đang trong thời hạn 02 năm sau khi bị thu hồi
Thương nhân đề nghị cấp mới trong thời gian 02 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép theo trường hợp luật định.
Bị hạn chế vì lý do quản lý nhà nước
Có thể liên quan quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội hoặc sức khỏe cộng đồng.
Thuộc trường hợp khác pháp luật không cho phép
Cần đối chiếu thêm quy định chuyên ngành và thủ tục đang áp dụng tại thời điểm nộp.
Trong thực tế chuẩn bị hồ sơ, các vấn đề thường khiến hồ sơ phải làm lại hoặc giải trình gồm: dữ liệu công ty mẹ không thống nhất, tài liệu tài chính không chứng minh được hoạt động gần nhất, mô tả phạm vi Văn phòng quá rộng, người đứng đầu vướng kiêm nhiệm và hồ sơ địa điểm không chứng minh được quyền sử dụng hợp pháp.
Checklist trước khi nộp hồ sơ cấp mới
Đã xác định đúng thủ tục theo Nghị định 07 hoặc luật chuyên ngành.
Công ty mẹ được thành lập/đăng ký hợp pháp.
Công ty mẹ đã hoạt động ít nhất 01 năm.
Giấy đăng ký còn tối thiểu 01 năm nếu có thời hạn.
Nội dung hoạt động dự kiến phù hợp chức năng Văn phòng đại diện.
Đã xác định có cần tham vấn chuyên ngành hay không.
Người đứng đầu không thuộc trường hợp kiêm nhiệm bị hạn chế.
Hộ chiếu/định danh còn hiệu lực.
Địa điểm có quyền sử dụng hợp pháp và công năng phù hợp.
Giấy đăng ký kinh doanh đã xử lý đúng yêu cầu lãnh sự.
Tài liệu bổ nhiệm, tài chính và hộ chiếu đã dịch/chứng thực đúng trường hợp.
Tài liệu tài chính chứng minh hoạt động trong năm gần nhất.
Tên, số đăng ký, địa chỉ và người ký thống nhất toàn bộ hồ sơ.
Sử dụng đúng Mẫu MĐ1 hiện hành.
Đã xác định đúng cơ quan cấp phép tại địa phương.
Đã kiểm tra lệ phí và phương thức nộp tại ngày nộp hồ sơ.
Sau khi được cấp Giấy phép cần nhớ những việc nào?
Bài viết này không đi sâu vào vận hành sau cấp phép, nhưng thương nhân cần ghi nhớ 5 nhóm việc để tránh coi Giấy phép là bước cuối cùng:
- Tổ chức hoạt động đúng chức năng và nội dung ghi trên Giấy phép;
- Thực hiện các thủ tục thuế và nghĩa vụ đối với người lao động theo tình trạng thực tế;
- Kiểm tra giấy phép lao động hoặc trường hợp miễn đối với người nước ngoài;
- Gửi báo cáo hoạt động của năm trước trước ngày 30/01 hằng năm theo quy định;
- Thực hiện điều chỉnh, cấp lại hoặc gia hạn khi phát sinh sự kiện tương ứng; hồ sơ gia hạn phải được chuẩn bị trước khi Giấy phép hết hạn theo thời hạn luật định.
Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11;
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP – căn cứ chính về điều kiện, hồ sơ, thủ tục, thời hạn và hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Nghị định 146/2025/NĐ-CP về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực công nghiệp và thương mại – áp dụng cùng các sửa đổi hiện hành khi xác định thẩm quyền;
- Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP, có hiệu lực từ 01/01/2026 – đơn giản hóa một số thành phần thủ tục dựa trên dữ liệu;
- Văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT ngày 30/03/2026 – hệ thống biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP trong năm 2026;
- Thông tư 143/2016/TT-BTC – mức lệ phí cấp mới, cấp lại, điều chỉnh và gia hạn Giấy phép;
- Pháp luật về lãnh sự, nhà ở, lao động và quy định chuyên ngành tương ứng với trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp về điều kiện và thủ tục thành lập Văn phòng đại diện
1. Công ty nước ngoài hoạt động chưa đủ 01 năm có mở Văn phòng đại diện được không?
Đối với thủ tục theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, điều kiện là thương nhân đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký. Chưa đủ thời gian này thì chưa đáp ứng điều kiện cấp Giấy phép thông thường.
2. Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ sắp hết hạn có nộp hồ sơ được không?
Nếu giấy đăng ký có quy định thời hạn hoạt động, thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
3. Có bắt buộc nộp báo cáo tài chính kiểm toán không?
Không chỉ có một phương án. Hồ sơ có thể sử dụng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính hay giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận, miễn đáp ứng yêu cầu chứng minh thương nhân đang tồn tại và hoạt động trong năm tài chính gần nhất.
4. Tất cả giấy tờ nước ngoài có phải hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không nên áp dụng như vậy. Giấy đăng ký kinh doanh có yêu cầu chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo thủ tục, trừ trường hợp được miễn. Văn bản bổ nhiệm, tài liệu tài chính và hộ chiếu nước ngoài có yêu cầu dịch và chứng thực theo quy định; cần kiểm tra từng loại tài liệu.
5. Người đứng đầu có thể đồng thời là người đại diện pháp luật của công ty mẹ không?
Không. Nghị định 07 hạn chế người đứng đầu Văn phòng đại diện đồng thời là người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác.
6. Người đứng đầu là người nước ngoài có cần giấy phép lao động không?
Cần kiểm tra theo pháp luật lao động nước ngoài hiện hành để xác định trường hợp phải có giấy phép lao động hoặc thuộc diện miễn.
7. Có được đặt Văn phòng đại diện tại căn hộ chung cư không?
Không nên sử dụng căn hộ chỉ có công năng để ở. Hồ sơ địa điểm phải chứng minh quyền sử dụng hợp pháp và địa điểm phù hợp quy định liên quan.
8. Thời hạn giải quyết hồ sơ là 07 hay 05 ngày làm việc?
Khung thủ tục theo Nghị định 07 là 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ trong trường hợp thông thường. Một số địa phương có thể công bố thời gian hành chính được cắt giảm; vì vậy cần kiểm tra thủ tục tại địa phương ở ngày nộp thay vì áp 05 ngày cho toàn quốc.
9. Cơ quan nào cấp Giấy phép?
Thủ tục được thực hiện ở cấp tỉnh. Đầu mối cụ thể có thể là Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý trong phạm vi được phân công, tùy địa điểm và thủ tục hành chính địa phương đang công bố.
10. Lệ phí cấp mới là bao nhiêu?
Mức lệ phí cấp mới hiện là 3.000.000 đồng/Giấy phép theo Thông tư 143/2016/TT-BTC.
11. Giấy phép Văn phòng đại diện có thời hạn bao lâu?
Tối đa 05 năm và không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương nếu giấy tờ đó có quy định thời hạn.
12. Văn phòng đại diện có được bán hàng và xuất hóa đơn không?
Văn phòng đại diện không phải mô hình để trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi và ghi nhận doanh thu tại Việt Nam. Nếu cần kinh doanh trực tiếp, thương nhân nên đánh giá mô hình công ty FDI hoặc chi nhánh phù hợp.
Nội dung liên quan
Cần kiểm tra điều kiện trước khi chuẩn bị hồ sơ?
Nếu chưa chắc công ty mẹ, người đứng đầu, nội dung hoạt động hoặc địa điểm có đáp ứng điều kiện cấp phép, bạn có thể gửi bản scan tài liệu đang có để Luật Dương Trí hỗ trợ rà soát trước khi hợp pháp hóa và nộp hồ sơ.
