Theo đề nghị của thương nhân
Công ty mẹ chủ động đóng Văn phòng do thay đổi chiến lược, tái cấu trúc hoặc không còn nhu cầu hiện diện tại Việt Nam.
Chấm dứt văn phòng đại diện công ty nước ngoài là thủ tục dành cho Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được cấp phép hoạt động tại Việt Nam theo pháp luật thương mại. Thương nhân phải nộp hồ sơ cho đúng cơ quan đã cấp Giấy phép và tiếp tục hoàn tất các nghĩa vụ thuế, lao động, bảo hiểm xã hội, hợp đồng, tài sản và tài khoản.
Thủ tục này không áp dụng cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam, văn phòng điều hành của nhà thầu nước ngoài hoặc văn phòng đại diện được thành lập theo pháp luật chuyên ngành.
Chấm dứt Văn phòng đại diện năm 2026: thông tin cần biết
Cơ quan tiếp nhận: Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Hồ sơ: Thông báo chấm dứt, văn bản không gia hạn hoặc quyết định thu hồi nếu có, danh sách chủ nợ, danh sách người lao động và bản chính Giấy phép.
Thời gian: 03 ngày làm việc để kiểm tra hồ sơ; 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ để công bố việc chấm dứt.
Phí: thủ tục đang được công bố với mức 0 đồng.
Nghĩa vụ còn lại: công ty mẹ vẫn phải trả nợ, thuế, bảo hiểm xã hội và quyền lợi người lao động.
Các trường hợp chấm dứt hoạt động
Công ty mẹ chấm dứt hoạt động
Thương nhân nước ngoài giải thể, phá sản hoặc chấm dứt tồn tại theo pháp luật nơi thành lập.
Giấy phép hết hạn và không gia hạn
Thương nhân không tiếp tục duy trì Văn phòng sau khi Giấy phép hết thời hạn.
Cơ quan cấp phép không gia hạn
Thương nhân đã đề nghị gia hạn nhưng nhận văn bản không đồng ý gia hạn.
Giấy phép bị thu hồi
Văn phòng thuộc trường hợp bị thu hồi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp khác theo pháp luật
Việc chấm dứt phát sinh theo quy định hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Hồ sơ được nộp cho Cơ quan cấp Giấy phép. Tùy địa điểm và cơ chế phân cấp, cơ quan này có thể là Sở Công Thương, Ban Quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao hoặc cơ quan được giao thực hiện thủ tục.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tên cơ quan trên Giấy phép hoặc quyết định điều chỉnh gần nhất, sau đó đối chiếu thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công địa phương.
Phương thức nộp
- Nộp trực tiếp.
- Nộp qua dịch vụ bưu chính.
- Nộp trực tuyến nếu địa phương cung cấp dịch vụ tương ứng.
Hồ sơ chấm dứt Văn phòng đại diện
| STT | Tài liệu | Trường hợp áp dụng |
|---|---|---|
| 1 | Thông báo chấm dứt hoạt động theo mẫu của Bộ Công Thương | Các trường hợp thông thường, trừ trường hợp bị thu hồi Giấy phép theo quy định. |
| 2 | Bản sao văn bản không gia hạn hoặc Quyết định thu hồi | Khi cơ quan cấp phép không gia hạn hoặc thu hồi Giấy phép. |
| 3 | Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán | Bao gồm nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội. |
| 4 | Danh sách người lao động và quyền lợi hiện hành | Phản ánh đầy đủ quyền lợi còn phải giải quyết. |
| 5 | Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện | Nộp cùng hồ sơ chấm dứt. |
Xác nhận hoàn tất thuế, báo cáo thanh lý tài sản và bằng chứng đăng báo không thuộc danh mục hồ sơ cốt lõi chung. Các tài liệu này có thể cần cho quy trình thuế, lao động, thanh lý hoặc giải trình trong trường hợp cụ thể.
Cách lập Thông báo chấm dứt
Thông báo phải sử dụng biểu mẫu hiện hành của Bộ Công Thương và do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
Tên thương nhân nước ngoài.
Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ thành lập.
Tên Văn phòng đại diện.
Số và ngày cấp Giấy phép.
Địa chỉ Văn phòng đại diện.
Lý do chấm dứt.
Thời điểm dự kiến chấm dứt.
Người ký và căn cứ đại diện.
Người ký Thông báo
Người ký phải là đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng chỉ ký thay khi có căn cứ đại diện hoặc ủy quyền hợp lệ.
Tài liệu được cấp ở nước ngoài
Nếu sử dụng quyết định, giấy tờ giải thể hoặc tài liệu khác của công ty mẹ, cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch tiếng Việt và chứng thực đối với từng tài liệu.
Danh sách chủ nợ và danh sách người lao động
Danh sách chủ nợ
Danh sách cần bao gồm nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội, lương và quyền lợi người lao động, tiền thuê, dịch vụ, ngân hàng, đối tác và các nghĩa vụ thanh toán khác.
Nên ghi rõ tên chủ nợ, căn cứ phát sinh, số tiền, thời hạn, tình trạng thanh toán và phương án hoàn tất. Nếu không còn nợ, doanh nghiệp có thể lập văn bản xác nhận tình trạng thực tế.
Danh sách người lao động
| Nhóm thông tin | Nội dung |
|---|---|
| Nhân thân | Họ tên, quốc tịch, giấy tờ định danh hoặc hộ chiếu. |
| Quan hệ lao động | Chức danh, loại hợp đồng, ngày bắt đầu và thời hạn. |
| Ngày chấm dứt | Ngày nghỉ dự kiến và căn cứ chấm dứt hợp đồng. |
| Tiền phải trả | Lương, phụ cấp, phép năm, trợ cấp và khoản còn nợ. |
| Bảo hiểm | Tình trạng đóng và thủ tục xác nhận quá trình bảo hiểm. |
| Người nước ngoài | Giấy phép lao động, xác nhận miễn, thị thực hoặc thẻ tạm trú. |
Chuyển Văn phòng sang tỉnh hoặc khu vực khác
Nếu Văn phòng chấm dứt tại địa bàn cũ để chuyển sang tỉnh, thành phố hoặc khu vực thuộc cơ quan quản lý khác, hồ sơ chấm dứt tại nơi chuyển đi chỉ gồm:
- Thông báo chấm dứt hoạt động.
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Thương nhân tiếp tục thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép tại nơi chuyển đến. Văn phòng không nên hoạt động tại địa chỉ mới trước khi có Giấy phép phù hợp.
Có phải đóng mã số thuế trước khi nộp hồ sơ?
Danh mục hồ sơ giấy phép không yêu cầu nộp xác nhận đóng mã số thuế. Hồ sơ thay vào đó phải kê khai danh sách chủ nợ, gồm cả nợ thuế.
Doanh nghiệp có thể triển khai theo trình tự:
- Chốt dữ liệu kế toán, lao động và nghĩa vụ thuế.
- Nộp hồ sơ chấm dứt Giấy phép với thông tin trung thực.
- Tiếp tục quyết toán và chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Lưu kết quả thuế cùng hồ sơ thanh lý.
Không nên đóng tài khoản ngân hàng quá sớm. Văn phòng có thể vẫn cần nộp thuế, trả lương, thanh toán nhà cung cấp hoặc nhận lại tiền đặt cọc.
Quy trình chấm dứt hoạt động
Ban hành quyết định của công ty mẹ
Xác định lý do, ngày chấm dứt, người phụ trách và kế hoạch thanh lý.
Kiểm kê nghĩa vụ
Rà soát thuế, bảo hiểm, người lao động, hợp đồng, công nợ, tài sản và tài khoản.
Xử lý quan hệ lao động
Thông báo, thanh toán quyền lợi và chuẩn bị danh sách người lao động.
Chuẩn bị hồ sơ
Lập Thông báo, danh sách chủ nợ, danh sách lao động và tập hợp bản chính Giấy phép.
Nộp hồ sơ cho cơ quan cấp phép
Nộp theo phương thức đang áp dụng tại địa phương.
Xử lý yêu cầu bổ sung
Cơ quan cấp phép kiểm tra trong 03 ngày làm việc và yêu cầu bổ sung tối đa một lần.
Theo dõi việc công bố
Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép công bố việc chấm dứt.
Hoàn tất nghĩa vụ còn lại
Tiếp tục xử lý thuế, bảo hiểm, hợp đồng, tài sản, tài khoản và hồ sơ người nước ngoài.
Kết quả, thời gian và chi phí
| Giai đoạn | Thời hạn | Kết quả |
|---|---|---|
| Kiểm tra hồ sơ | 03 ngày làm việc. | Yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hợp lệ. |
| Xử lý hồ sơ hợp lệ | 05 ngày làm việc. | Công bố việc chấm dứt trên trang thông tin điện tử. |
| Phí nhà nước | 0 đồng. | Có thể phát sinh chi phí dịch thuật, bưu chính, thanh lý và tư vấn. |
Việc công bố chấm dứt không xác nhận rằng tất cả khoản nợ, thuế hoặc quyền lợi người lao động đã được thanh toán.
Các nghĩa vụ phải hoàn tất sau chấm dứt
Thuế
Nộp tờ khai, quyết toán, thanh toán thuế và thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Lao động
Chấm dứt hợp đồng đúng căn cứ, thanh toán lương, phép năm, trợ cấp và hồ sơ bảo hiểm.
Hợp đồng thuê
Thông báo, bàn giao mặt bằng, xử lý tiền đặt cọc và nghĩa vụ phục hồi hiện trạng.
Tài sản và dữ liệu
Kiểm kê, chuyển giao, thanh lý, tiêu hủy và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Tài khoản và con dấu
Đóng tài khoản sau khi hoàn tất thanh toán và xử lý con dấu theo hồ sơ quản lý thực tế.
Người nước ngoài
Rà soát giấy phép lao động, thị thực, thẻ tạm trú và nghĩa vụ thuế.
Thương nhân nước ngoài vẫn chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng, thanh toán nợ, nợ thuế và giải quyết đầy đủ quyền lợi người lao động. Thương nhân và người đứng đầu Văn phòng liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ chấm dứt.
Những lỗi thường gặp
Nộp sai loại thủ tục
Nhầm Văn phòng của thương nhân nước ngoài với đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp Việt Nam.
Nộp sai cơ quan
Không kiểm tra cơ quan cấp Giấy phép hoặc cơ chế phân cấp hiện hành.
Thiếu danh sách chủ nợ
Chỉ chuẩn bị xác nhận thuế nhưng bỏ sót tài liệu bắt buộc.
Thiếu danh sách lao động
Không phản ánh đầy đủ quyền lợi còn phải giải quyết.
Thiếu bản chính Giấy phép
Không xử lý sớm trường hợp mất hoặc hư hỏng.
Đóng tài khoản quá sớm
Không còn phương tiện thanh toán thuế, lương hoặc công nợ.
Cho nhân sự nghỉ ngay
Không tuân thủ thời hạn và quyền lợi lao động.
Coi công bố chấm dứt là xóa nợ
Công ty mẹ vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ còn tồn tại.
Luật Dương Trí hỗ trợ chấm dứt Văn phòng đại diện
Phân loại thủ tục
Xác định loại Văn phòng, cơ quan tiếp nhận và căn cứ chấm dứt.
Rà soát nghĩa vụ
Kiểm tra thuế, bảo hiểm, lao động, hợp đồng, tài sản và nhân sự nước ngoài.
Chuẩn bị hồ sơ
Soạn Thông báo, danh sách chủ nợ, danh sách lao động và tài liệu kèm theo.
Đại diện thực hiện
Nộp hồ sơ, theo dõi, giải trình và xử lý yêu cầu bổ sung.
Phối hợp thủ tục thuế
Lập danh mục kê khai, quyết toán và hồ sơ chấm dứt mã số thuế.
Hoàn tất sau chấm dứt
Hỗ trợ tài khoản, con dấu, hợp đồng, tài sản và hồ sơ lao động – cư trú.
Với tinh thần “Luôn luôn lắng nghe – Luôn luôn có giải pháp”, Luật Dương Trí giúp thương nhân nước ngoài xác định đúng thứ tự công việc và hạn chế nghĩa vụ tồn đọng sau khi rút khỏi Việt Nam.
Căn cứ pháp lý áp dụng năm 2026
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11.
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Văn bản hợp nhất 47/VBHN-BCT năm 2025.
- Thông tư 15/2026/TT-BCT.
- Thủ tục 2.000314 trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn.
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 và pháp luật bảo hiểm xã hội.
Câu hỏi thường gặp
1. Hồ sơ có cần xác nhận đóng mã số thuế không?
Không thuộc danh mục hồ sơ cốt lõi chung của thủ tục giấy phép. Văn phòng vẫn phải hoàn tất thủ tục thuế riêng.
2. Có bắt buộc đăng báo ba số liên tiếp không?
Không phải thành phần hồ sơ cốt lõi chung. Văn phòng phải niêm yết tại trụ sở và cơ quan cấp phép công bố trên trang thông tin điện tử.
3. Có cần báo cáo thanh lý tài sản không?
Không phải tài liệu bắt buộc chung trong bộ hồ sơ giấy phép, nhưng nên lập để phục vụ kế toán, thuế và bàn giao.
4. Cơ quan nào nhận hồ sơ?
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
5. Thời gian xử lý bao lâu?
03 ngày làm việc để kiểm tra và 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ để công bố chấm dứt.
6. Thủ tục có mất phí không?
Thủ tục đang được công bố với mức phí 0 đồng.
7. Mất bản chính Giấy phép xử lý thế nào?
Cần liên hệ cơ quan cấp phép trước khi nộp để xác định tài liệu giải trình hoặc phương án phù hợp.
8. Có thể đóng tài khoản ngân hàng trước không?
Không nên nếu còn thuế, lương, bảo hiểm, công nợ hoặc tiền đặt cọc cần nhận.
9. Công bố chấm dứt có làm hết nợ không?
Không. Công ty mẹ vẫn phải thanh toán nợ, thuế và quyền lợi người lao động.
10. Chuyển sang tỉnh khác có phải chấm dứt không?
Có, nhưng hồ sơ tại nơi chuyển đi được rút gọn, sau đó thực hiện cấp lại tại nơi mới.
11. Người lao động nước ngoài có tiếp tục dùng thẻ tạm trú cũ không?
Cần kiểm tra căn cứ bảo lãnh và mục đích cư trú; hồ sơ gắn với Văn phòng cũ không mặc nhiên phù hợp cho đơn vị mới.
12. Không có nhân viên có cần danh sách lao động không?
Nên lập danh sách xác nhận không có người lao động để phản ánh đúng tình trạng thực tế.
Nội dung pháp lý liên quan
Rà soát toàn bộ nghĩa vụ trước ngày chấm dứt
Thương nhân nước ngoài có thể gửi Giấy phép, tình trạng thuế, danh sách người lao động, hợp đồng thuê, công nợ và ngày dự kiến đóng Văn phòng. Luật Dương Trí sẽ xác định hồ sơ, thứ tự công việc và các nghĩa vụ phải tiếp tục hoàn thành.
