21/07/2025 | Chia sẻ

Quy định ký hợp đồng lao động: Điều kiện, hình thức và lưu ý pháp lý

Ngày đăng: 21/07/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Quy định ký hợp đồng lao động là cơ sở pháp lý quan trọng xác lập quyền và nghĩa vụ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Việc ký kết hợp đồng đúng quy định không chỉ bảo vệ quyền lợi các bên mà còn hạn chế rủi ro pháp lý khi có tranh chấp xảy ra. Bài viết dưới đây Luật Dương Trí sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định pháp luật hiện hành về hình thức, nội dung và trách nhiệm khi giao kết hợp đồng lao động.

1. Căn cứ pháp lý về quy định ký hợp đồng lao động

Để hiểu và thực hiện đúng quy định ký hợp đồng lao động, người sử dụng lao động và người lao động đều cần nắm rõ các căn cứ pháp lý hiện hành. Việc ký kết hợp đồng không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là hành vi pháp lý xác lập quan hệ lao động chính thức, gắn liền với quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên.

Hiện nay, các quy định về ký hợp đồng lao động được điều chỉnh bởi những văn bản pháp luật sau:

Bộ luật Lao động năm 2019 (có hiệu lực từ 1/1/2021): là văn bản pháp lý cao nhất điều chỉnh toàn bộ hoạt động giao kết, thực hiện và chấm dứt hợp đồng lao động. Bộ luật này quy định cụ thể về hình thức hợp đồng, nội dung bắt buộc, nguyên tắc ký kết, cũng như các trường hợp được ký nhiều lần hợp đồng xác định thời hạn.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động, đặc biệt là quy trình giao kết, sửa đổi, gia hạn hợp đồng và quyền nghĩa vụ của các bên.
Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH: quy định cụ thể về mẫu hợp đồng lao động, mẫu phụ lục hợp đồng, và hướng dẫn việc sử dụng hợp đồng điện tử – hình thức đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay.

Ngoài ra, tùy từng lĩnh vực, còn có các văn bản hướng dẫn riêng như Nghị định 50/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động, hay Luật Việc làm đối với người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp.

Từ góc nhìn cá nhân, tôi cho rằng việc nắm rõ các căn cứ pháp lý về ký hợp đồng lao động không chỉ giúp người sử dụng lao động tránh rủi ro pháp lý, mà còn giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình ngay từ đầu. Bởi một hợp đồng được ký đúng quy định là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất khi xảy ra tranh chấp lao động.

Một điểm đáng lưu ý là Bộ luật Lao động 2019 đã bổ sung nhiều quy định ký hợp đồng lao động mang tính bảo vệ người lao động hơn trước, như yêu cầu doanh nghiệp phải ký hợp đồng bằng văn bản (hoặc hợp đồng điện tử có giá trị tương đương), không được ép buộc, đe dọa hoặc lừa dối khi giao kết hợp đồng, và phải đảm bảo tính tự nguyện, bình đẳng, thiện chí giữa hai bên.

Chi tiết quy định ký hợp đồng lao động — Quy định ký kết hợp đồng lao động

>>>Xem thêm: Tải Mẫu Hợp đồng lao động không xác định thời hạn chuẩn

2. Hợp đồng lao động là gì? Các loại hợp đồng phổ biến

Theo quy định ký hợp đồng lao động tại Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả lương, điều kiện làm việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Nói cách khác, đây là căn cứ pháp lý ràng buộc để xác lập mối quan hệ lao động chính thức, bảo vệ quyền lợi cho cả hai phía.

Tôi thường ví hợp đồng lao động như một “cam kết song phương” người lao động đảm bảo năng lực làm việc, còn người sử dụng lao động cam kết trả lương và đảm bảo các chế độ theo luật. Nếu không có hợp đồng, quan hệ làm việc sẽ thiếu cơ sở pháp lý, dẫn đến rủi ro khi có tranh chấp hoặc vi phạm.

2.1. Các loại hợp đồng lao động theo quy định hiện hành

Theo Bộ luật Lao động 2019, hiện nay chỉ còn hai loại hợp đồng lao động chính được pháp luật công nhận. Việc phân loại này giúp tránh tình trạng doanh nghiệp “lách luật” bằng các dạng hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng thời vụ như trước đây.

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn
- Là loại hợp đồng mà hai bên không ấn định thời điểm chấm dứt hiệu lực.
- Người lao động được hưởng mức độ ổn định cao, có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng với thời gian báo trước theo quy định.
- Đây là loại hợp đồng phổ biến với nhân viên có thời gian làm việc lâu dài, chức vụ ổn định.
Hợp đồng lao động xác định thời hạn
- Là hợp đồng có thời gian làm việc cụ thể, không quá 36 tháng kể từ ngày ký.
- Thường áp dụng với lao động mới, thử việc dài hạn, hoặc lao động theo dự án ngắn hạn.
- Khi hợp đồng hết hạn mà hai bên vẫn tiếp tục làm việc, thì sau 30 ngày, hợp đồng này đương nhiên chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn theo quy định pháp luật.

Ngoài hai loại trên, pháp luật cũng thừa nhận hợp đồng lao động điện tử, đây là hình thức ký kết qua phương tiện điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản. Đây là xu hướng ngày càng phổ biến, đặc biệt trong các doanh nghiệp công nghệ và môi trường làm việc trực tuyến.

2.2. Một số dạng hợp đồng đặc thù khác

Bên cạnh hai loại hợp đồng cơ bản, thực tế còn tồn tại một số dạng hợp đồng đặc thù, ví dụ:

Hợp đồng thử việc: Dù được thực hiện trong giai đoạn ngắn, nhưng vẫn phải tuân thủ các quy định ký hợp đồng lao động, như ghi rõ thời gian, mức lương thử việc (tối thiểu 85% mức lương chính thức), và nghĩa vụ của đôi bên.
Hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc nhất định: Không còn là loại hợp đồng độc lập theo luật mới, nhưng có thể được quy định dưới hình thức hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng.

Theo quan điểm cá nhân, việc rút gọn các loại hợp đồng như hiện nay là bước tiến hợp lý, giúp đảm bảo minh bạch trong quan hệ lao động, tránh việc doanh nghiệp “lạm dụng hợp đồng thời vụ” để né tránh trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục nộp hồ sơ cấp Giấy phép lao động online nhanh chóng

3. Điều kiện và hình thức ký hợp đồng lao động

Theo quy định ký hợp đồng lao động trong Bộ luật Lao động 2019, việc giao kết hợp đồng chỉ được coi là hợp pháp và có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ cả điều kiện chủ thể và hình thức ký kết theo quy định pháp luật. Đây là bước quan trọng để đảm bảo quyền, nghĩa vụ của cả hai bên được pháp luật công nhận và bảo vệ.

Thực tế, không ít trường hợp hợp đồng bị vô hiệu chỉ vì sai sót nhỏ như người ký không có thẩm quyền, hoặc hợp đồng được lập bằng miệng cho công việc dài hạn. Do đó, việc hiểu đúng điều kiện và hình thức hợp đồng là điều người lao động lẫn doanh nghiệp không thể bỏ qua.

3.1. Điều kiện để hợp đồng lao động có hiệu lực

Căn cứ theo Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, một hợp đồng lao động được coi là hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Chủ thể có năng lực giao kết hợp đồng
- Người lao động phải từ đủ 15 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân có nhu cầu thuê lao động và có tư cách pháp nhân hoặc được ủy quyền hợp pháp để ký hợp đồng.
Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí
- Hai bên phải tự nguyện giao kết hợp đồng, không bị ép buộc, đe dọa hoặc lừa dối.
- Các điều khoản trong hợp đồng phải bảo đảm sự bình đẳng về quyền lợi, không được thỏa thuận thấp hơn mức tối thiểu luật định (như mức lương tối thiểu vùng, thời gian làm việc, nghỉ ngơi…).
Nội dung hợp đồng không trái pháp luật, đạo đức xã hội
- Mọi thỏa thuận trái quy định pháp luật lao động (ví dụ: không đóng bảo hiểm, khấu trừ lương trái phép, ép buộc làm thêm giờ…) đều không có giá trị pháp lý.

Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi cho rằng nhiều người lao động thường chủ quan với những điều khoản nhỏ, nhưng đó lại là chi tiết quan trọng quyết định quyền lợi về sau, như việc tăng lương, thời hạn hợp đồng hoặc điều kiện chấm dứt. Vì vậy, trước khi ký, nên đọc kỹ toàn bộ nội dung và trao đổi rõ ràng với bên sử dụng lao động.

3.2. Hình thức ký kết hợp đồng lao động

Quy định ký hợp đồng lao động cho phép các bên được lựa chọn hình thức ký kết phù hợp, tuy nhiên phải đảm bảo có bằng chứng pháp lý rõ ràng. Hiện nay có ba hình thức chính:

Bằng văn bản (bắt buộc trong đa số trường hợp): Đây là hình thức phổ biến và có giá trị pháp lý cao nhất, áp dụng cho tất cả công việc có thời hạn từ 01 tháng trở lên. Hợp đồng có thể được in giấy hoặc ký trên nền tảng điện tử.
Bằng lời nói (miệng): Chỉ được áp dụng với công việc tạm thời dưới 01 tháng. Tuy nhiên, hình thức này tiềm ẩn nhiều rủi ro khi xảy ra tranh chấp vì khó chứng minh nội dung thỏa thuận.
Bằng phương tiện điện tử (hợp đồng điện tử): Được pháp luật công nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2023, có giá trị tương đương hợp đồng giấy. Đây là xu hướng ngày càng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo lưu trữ dễ dàng.

Rõ ràng, việc chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử là xu hướng tất yếu, nhất là khi nhiều doanh nghiệp đang áp dụng mô hình làm việc từ xa. Tuy nhiên, dù ký theo hình thức nào, các bên cũng cần xác thực thông tin và lưu giữ bản sao hợp lệ để làm căn cứ khi có tranh chấp.

3.3. Thời điểm hợp đồng lao động có hiệu lực

Hợp đồng lao động có hiệu lực kể từ ngày hai bên ký kết, trừ khi các bên có thỏa thuận khác về ngày bắt đầu làm việc. Trong trường hợp người lao động ký xong nhưng chưa bắt đầu công việc, hợp đồng chỉ phát sinh quyền và nghĩa vụ khi thực tế làm việc diễn ra.

Điều này cho thấy, không chỉ ký cho đủ thủ tục, mà cả thời điểm thực hiện cũng là yếu tố pháp lý quan trọng mà người lao động cần quan tâm.

Từ góc nhìn thực tế, tôi cho rằng việc ký hợp đồng đúng điều kiện và hình thức là nền tảng để xây dựng mối quan hệ lao động bền vững, minh bạch và an toàn pháp lý cho cả hai bên. Người lao động nên chủ động tìm hiểu trước quy định ký hợp đồng lao động, thay vì ký “cho xong” theo mẫu doanh nghiệp soạn sẵn.

quy định về ký hợp đồng lao động mới nhất — Quy định về việc giao kết hợp đồng lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động

>>>Xem thêm: Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu và được gia hạn thế nào?

4. Nội dung bắt buộc trong hợp đồng lao động

Một bản hợp đồng lao động chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định ký hợp đồng lao động. Đây không chỉ là hình thức thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan có thẩm quyền bảo vệ quyền lợi của người lao động khi xảy ra tranh chấp.

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được lập rõ ràng, minh bạch, thể hiện đầy đủ các điều khoản cốt lõi dưới đây:

4.1. Thông tin về các bên tham gia hợp đồng

Phần đầu tiên cần thể hiện đầy đủ:

Tên, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động.
Họ tên, số CCCD, địa chỉ cư trú của người lao động.

Đây là cơ sở xác nhận chủ thể giao kết hợp đồng hợp pháp, đảm bảo người ký có đủ tư cách và thẩm quyền. Tôi thường khuyên các doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh nên rà soát kỹ phần này, vì chỉ cần sai tên hoặc địa chỉ, hợp đồng có thể bị coi là vô hiệu.

4.2. Công việc, địa điểm và thời gian làm việc

Hợp đồng cần ghi rõ:

Công việc phải làm, vị trí, hoặc chức danh mà người lao động đảm nhiệm.
Địa điểm làm việc chính thức, hoặc phạm vi di chuyển nếu tính chất công việc yêu cầu.
Thời giờ làm việc – thời gian nghỉ ngơi, tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động (không quá 8 giờ/ngày, 48 giờ/tuần, trừ trường hợp làm thêm).

Đây là nhóm điều khoản dễ phát sinh tranh chấp nhất. Theo tôi, người lao động nên yêu cầu mô tả công việc chi tiết để tránh tình trạng bị giao việc ngoài thỏa thuận hoặc ép buộc tăng giờ làm.

4.3. Mức lương, hình thức trả lương và chế độ đãi ngộ

Theo quy định ký hợp đồng lao động, mọi hợp đồng phải nêu rõ:

Mức lương, phụ cấp, tiền thưởng (nếu có).
Hình thức trả lương (tiền mặt, chuyển khoản).
Kỳ hạn trả lương (theo tháng, nửa tháng hoặc theo chu kỳ sản xuất).
Các khoản khấu trừ (nếu có) và căn cứ pháp lý đi kèm.

Đây là yếu tố được người lao động quan tâm nhất, vì liên quan trực tiếp đến thu nhập. Từ kinh nghiệm thực tế, tôi luôn khuyên người lao động nên lưu lại bản sao hợp đồng và bảng lương, bởi đây là chứng cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp về tiền lương hoặc bảo hiểm.

4.4. Quyền, nghĩa vụ và các chế độ bảo hiểm

Phần này cần ghi rõ:

Trách nhiệm và quyền lợi của người lao động (được trả lương đúng hạn, được nghỉ phép, được đóng BHXH, BHYT, BHTN…).
Nghĩa vụ của người lao động (tuân thủ nội quy, đảm bảo an toàn lao động, bảo mật thông tin doanh nghiệp).
Trách nhiệm của người sử dụng lao động (bố trí việc làm, bảo đảm môi trường làm việc, thanh toán đầy đủ các chế độ khi chấm dứt hợp đồng).

Một điểm đáng lưu ý là mọi hợp đồng đều phải thể hiện rõ trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, tránh trường hợp người lao động bị thiệt do không được đóng đầy đủ.

4.5. Thời hạn hợp đồng và điều khoản chấm dứt

Hợp đồng phải nêu rõ loại hợp đồng (xác định thời hạn hay không xác định thời hạn), ngày bắt đầu và kết thúc (nếu có).
Cần bổ sung điều khoản chấm dứt, thời gian báo trước, và các trường hợp được đơn phương chấm dứt để hai bên chủ động trong kế hoạch công việc.

Theo tôi, nhiều tranh chấp lao động hiện nay phát sinh chỉ vì hợp đồng không ghi rõ điều khoản này. Việc quy định cụ thể không chỉ giúp người lao động bảo vệ quyền lợi mà còn giúp doanh nghiệp xử lý nhân sự đúng quy trình pháp luật.

4.6. Thỏa thuận khác (nếu có)

Hai bên có thể bổ sung các điều khoản khác như: đào tạo, bảo mật thông tin, cam kết làm việc sau đào tạo, hoặc chế độ thưởng theo hiệu suất. Tuy nhiên, mọi thỏa thuận thêm phải không được trái quy định pháp luật và cần thể hiện rõ trong phụ lục hợp đồng.

Có thể thấy, quy định ký hợp đồng lao động không chỉ là khung pháp lý bảo vệ quyền lợi song phương, mà còn là nền tảng để xây dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp. Một bản hợp đồng đầy đủ, rõ ràng sẽ giúp cả người lao động lẫn doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý, đồng thời tạo dựng niềm tin trong hợp tác lâu dài.

Tôi tin rằng việc đọc kỹ, hiểu rõ và lưu trữ hợp đồng là cách tốt nhất để mỗi người tự bảo vệ mình không chỉ bằng chữ ký, mà bằng sự hiểu biết về pháp luật và quyền lợi chính đáng trong quan hệ lao động.

(☞ﾟヮﾟ)☞ Liên hệ hỗ trợ pháp lý: