06/08/2025 | Chia sẻ

Thanh lý hợp đồng lao động: Trình tự, thủ tục và lưu ý pháp lý

Ngày đăng: 06/08/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Trong quá trình sử dụng lao động, việc chấm dứt và thanh lý hợp đồng lao động là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp hay người lao động nào cũng nắm rõ các quy định pháp luật liên quan. Bài viết dưới đây Luật Dương Trí sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên khi thực hiện việc này.

1. Khái quát về thanh lý hợp đồng lao động

Thanh lý hợp đồng lao động không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà chính là bước cuối cùng, then chốt, nhằm kết thúc trọn vẹn mối quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động. Dù hợp đồng chấm dứt vì lý do nào – hết hạn, chấm dứt theo thỏa thuận, hoặc bị đơn phương – thì việc thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng lao động là điều kiện cần thiết để xác định rõ các quyền, nghĩa vụ còn tồn đọng và bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả hai bên.

1.1 Cơ sở pháp lý của việc thanh lý

Pháp luật hiện hành không quy định một văn bản riêng biệt dành riêng cho thủ tục thanh lý hợp đồng lao động, nhưng nội dung này được thể hiện gián tiếp trong Bộ luật Lao động 2019, cụ thể tại các điều khoản liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động và nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng kết thúc. Theo đó, sau khi hợp đồng bị chấm dứt, người sử dụng lao động và người lao động phải tiến hành đối chiếu, xác nhận các quyền lợi về lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, tiền phép chưa nghỉ,… nhằm hoàn tất nghĩa vụ.

Ngoài Bộ luật Lao động, các văn bản hướng dẫn khác về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và quy định nội bộ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thanh lý hợp đồng lao động, đặc biệt trong việc xác định trách nhiệm tài chính và hoàn tất giấy tờ pháp lý.

1.2 Phân biệt giữa chấm dứt và thanh lý hợp đồng

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm “chấm dứt hợp đồng” và “thanh lý hợp đồng lao động”. Tuy liên quan chặt chẽ nhưng đây là hai bước hoàn toàn khác nhau:

Chấm dứt hợp đồng lao động là một hành vi pháp lý làm kết thúc quan hệ lao động, đánh dấu thời điểm người lao động không còn làm việc cho người sử dụng lao động theo hợp đồng đã ký.
Trong khi đó, thanh lý hợp đồng lao động là quá trình kiểm tra, rà soát và giải quyết toàn bộ nghĩa vụ tài chính, hành chính còn lại giữa hai bên sau khi hợp đồng chấm dứt. Đây là bước giúp hai bên thống nhất rằng không còn tồn tại bất kỳ khoản nợ, cam kết hay tranh chấp nào liên quan đến hợp đồng cũ.

Nói cách khác, nếu chấm dứt hợp đồng là “cái bắt tay tạm biệt”, thì thanh lý hợp đồng lao động là “bảng tổng kết nghĩa vụ” để đảm bảo rằng cả hai rời đi minh bạch, đúng luật và không còn ràng buộc pháp lý nào khác.

2. Trình tự thủ tục thanh lý hợp đồng lao động

Dù thanh lý hợp đồng lao động là giai đoạn cuối cùng trong quan hệ lao động, nhưng lại là một bước có tính chất pháp lý quan trọng và đòi hỏi sự chính xác, minh bạch cao. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn giúp ngăn ngừa các tranh chấp lao động có thể xảy ra trong tương lai – đặc biệt với các trường hợp liên quan đến hợp đồng dài hạn, vị trí quản lý hoặc có liên quan đến tài sản công ty.

2.1 Kiểm tra điều khoản trong hợp đồng

Trước khi tiến hành các bước cụ thể của việc thanh lý hợp đồng lao động, hai bên cần tiến hành rà soát lại toàn bộ nội dung hợp đồng đã ký kết. Cụ thể:

Đối với người lao động: cần xem lại các điều khoản về mức lương, thưởng, phép năm chưa nghỉ, các khoản phụ cấp và điều kiện được nhận trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc.
Đối với người sử dụng lao động: phải kiểm tra cam kết bảo mật, cam kết không cạnh tranh, điều khoản bàn giao tài sản, cũng như nghĩa vụ thanh toán các khoản chi phí còn tồn đọng.

Việc kiểm tra kỹ lưỡng này là nền tảng quan trọng giúp đảm bảo rằng quá trình thanh lý hợp đồng lao động được thực hiện đúng quy định và không để sót nghĩa vụ tài chính hay pháp lý nào của hai bên.

2.2 Lập biên bản thanh lý hợp đồng

Một trong những tài liệu quan trọng nhất trong quá trình thanh lý hợp đồng lao động chính là biên bản thanh lý. Đây là văn bản xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động, thường bao gồm:

Thời điểm chính thức chấm dứt hợp đồng lao động
Chi tiết các khoản đã thanh toán: tiền lương, thưởng, phụ cấp, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu có
Ghi nhận các khoản còn tồn đọng (nếu có) và cam kết xử lý
Xác nhận việc hai bên không còn nghĩa vụ với nhau, không phát sinh tranh chấp sau này

Biên bản thanh lý hợp đồng lao động đóng vai trò như một chứng cứ pháp lý trong trường hợp có tranh chấp phát sinh, và là căn cứ để doanh nghiệp và người lao động bảo vệ quyền lợi của mình trước cơ quan có thẩm quyền.

2.3 Thực hiện nghĩa vụ tài chính và hoàn tất giấy tờ

Sau khi biên bản được lập, các nghĩa vụ tiếp theo cần được thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn:

Người sử dụng lao động có trách nhiệm:
- Thanh toán đầy đủ tiền lương, thưởng, trợ cấp thôi việc (nếu người lao động đáp ứng đủ điều kiện)
- Trả lại sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian đóng BHXH
- Cung cấp các giấy tờ liên quan như: quyết định nghỉ việc, bảng lương, phiếu lương nếu người lao động yêu cầu
Người lao động có trách nhiệm:
- Bàn giao công việc, hồ sơ và toàn bộ tài sản, thiết bị thuộc sở hữu doanh nghiệp
- Ký xác nhận hoàn tất trách nhiệm trong biên bản bàn giao

Thực hiện đầy đủ và cẩn trọng những nghĩa vụ này không chỉ đảm bảo quy trình thanh lý hợp đồng lao động diễn ra suôn sẻ mà còn giữ gìn uy tín và quan hệ tốt đẹp giữa hai bên, tạo tiền đề tích cực nếu có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Các quy trình thanh lý hợp đồng lao động

3. Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên khi thanh lý

Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp và người lao động thường chỉ chú trọng đến việc chấm dứt hợp đồng mà xem nhẹ giai đoạn thanh lý hợp đồng lao động. Tuy nhiên, chính giai đoạn này lại quyết định quyền lợi sau cùng của người lao động cũng như giá trị pháp lý bảo vệ doanh nghiệp. Việc thực hiện không đầy đủ hoặc sai trình tự có thể kéo theo hệ quả là tranh chấp, khiếu kiện hoặc mất uy tín doanh nghiệp.

3.1 Người lao động được hưởng gì?

Đối với người lao động, quá trình thanh lý hợp đồng lao động là cơ hội để đảm bảo rằng mọi quyền lợi của mình được ghi nhận và chi trả đầy đủ. Những quyền lợi thiết yếu bao gồm:

Tiền lương chưa thanh toán: Doanh nghiệp có nghĩa vụ chi trả đầy đủ tiền lương cho những ngày làm việc thực tế mà người lao động chưa nhận. Việc thanh toán muộn hoặc thiếu sót có thể bị xử phạt theo quy định của Bộ luật Lao động 2019.
Trợ cấp thôi việc: Nếu người lao động làm việc liên tục từ đủ 12 tháng trở lên và không bị kỷ luật sa thải, họ có quyền được nhận trợ cấp thôi việc với mức tính theo số năm làm việc và mức lương bình quân theo quy định. Đây là khoản hỗ trợ nhằm đảm bảo thu nhập tạm thời trong thời gian tìm công việc mới.
Thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ: Nếu người lao động còn ngày nghỉ hàng năm chưa sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ chi trả bằng tiền mặt tương ứng với số ngày còn lại khi tiến hành thanh lý hợp đồng lao động.

Những khoản quyền lợi này tuy nhỏ nhưng mang tính chất rất thiết thực, góp phần giảm áp lực tài chính cho người lao động khi rời khỏi nơi làm việc cũ.

3.2 Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Từ góc độ doanh nghiệp, việc thanh lý hợp đồng lao động chính là cơ hội để chứng minh sự chuyên nghiệp, tuân thủ pháp luật và giữ hình ảnh tốt đẹp với người lao động – ngay cả khi chia tay.

Thực hiện đúng thời hạn thanh toán và hoàn trả giấy tờ: Theo quy định, doanh nghiệp phải thanh toán đầy đủ quyền lợi và trả lại sổ BHXH cùng giấy tờ cá nhân trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Vi phạm mốc thời gian này có thể bị xử phạt hành chính từ 1 – 10 triệu đồng, tùy tính chất và mức độ vi phạm.
Tuyệt đối không giữ lương, giữ hồ sơ người lao động: Dù vì bất kỳ lý do gì, việc giữ lại tiền lương, bằng cấp, hồ sơ cá nhân đều vi phạm pháp luật lao động. Đây là hành vi bị nghiêm cấm và dễ tạo ra tranh chấp.
Lập biên bản bàn giao rõ ràng: Với các vị trí liên quan đến tài sản, quản lý hoặc dữ liệu mật, doanh nghiệp cần yêu cầu người lao động bàn giao đầy đủ tài sản, tài liệu, công việc và ký biên bản xác nhận. Đây là biện pháp để đảm bảo an toàn pháp lý và bảo mật thông tin sau khi hợp đồng kết thúc.

Khi thanh lý hợp đồng lao động được thực hiện đầy đủ và đúng quy trình, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn xây dựng uy tín và môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững.

Liên hệ hỗ trợ pháp lý: