Thủ tục tổ chức roadshow theo từng hình thức quảng cáo

Roadshow của doanh nghiệp thuộc trường hợp nào

Bắt đầu bằng bản mô tả người tham gia, hình ảnh quảng cáo, phương tiện và lịch trình. Một chương trình có thể đồng thời thuộc nhiều dòng trong bảng dưới đây.

Phần quảng cáo cần đối chiếu Điều 32, 33 và 36 Luật Quảng cáo. Nếu roadshow nằm trong một chương trình lớn hơn, có thể dùng hướng dẫn cách phân loại sự kiện để lập danh sách hoạt động cần rà soát.

Khi nào cần thông báo tổ chức đoàn người quảng cáo

Điều 36 Luật Quảng cáo nhận diện đoàn người thực hiện quảng cáo từ 03 người trở lên, mặc trang phục có nội dung quảng cáo hoặc mang hình ảnh, vật dụng thể hiện sản phẩm quảng cáo, tại một địa điểm hoặc di chuyển trên đường. Trường hợp thuộc phạm vi này phải thực hiện thủ tục thông báo trước khi tổ chức.

Cần xem vai trò và hình thức tham gia của từng người; chỉ biết số xe chưa đủ để kết luận. Quy mô nhỏ, tuyến ngắn hoặc không dùng loa không tự tạo thành trường hợp miễn thông báo.

Ví dụ giả định: 06 người mặc áo quảng cáo của nhãn hàng, đạp xe theo lộ trình để quảng bá sản phẩm. Với dữ kiện này, cần chuẩn bị nhánh thông báo đoàn người; đồng thời kiểm tra quảng cáo trên xe và các điểm dừng. Trước khi lập hồ sơ, vẫn phải chốt nội dung sản phẩm, mẫu thiết kế quảng cáo và lịch chạy.

Hồ sơ thông báo đoàn người thực hiện quảng cáo gồm những gì

Theo Điều 7 Thông tư 12/2026/TT-BVHTTDL, hồ sơ gồm 01 bộ với đầy đủ các thành phần sau:

1. Văn bản thông báo tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo theo Mẫu số 03 ban hành kèm Thông tư 12/2026/TT-BVHTTDL.
2. Ma két, kịch bản hoặc tài liệu khác thể hiện nội dung và hình thức quảng cáo.
3. Bản sao tài liệu chứng minh điều kiện quảng cáo theo Điều 20 Luật Quảng cáo.

Tài liệu ở nhóm thứ ba cần được xác định theo sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể. Nhãn hàng phải làm rõ đối tượng quảng cáo và giấy tờ đang có để đối chiếu điều kiện tương ứng; không thể dùng một danh sách giấy tờ sản phẩm cho mọi chiến dịch.

Mẫu 03 có các thông tin về nội dung, cách thức quảng cáo, loại và số lượng phương tiện, thời gian, điểm tập kết, lộ trình, điểm kết thúc, phương án an toàn và trật tự. Những thông tin này phải thống nhất với ma két (mẫu thiết kế quảng cáo) và kịch bản đính kèm. Có thể xem Mẫu 03 và cách điền để chuẩn bị từng mục.

Bản mô tả chương trình, bảng phân công, ảnh khảo sát hoặc hợp đồng để bên tư vấn hiểu công việc là tài liệu làm việc. Chúng không mặc nhiên trở thành thành phần hồ sơ hành chính bắt buộc cho mọi roadshow; giấy tờ thuộc thủ tục khác cần được xác định riêng.

Nộp ở đâu và hiểu thời hạn xử lý thế nào

Hồ sơ thông báo được gửi đến cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh về quảng cáo nơi tổ chức, bằng hình thức trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến theo Điều 7 Thông tư 12/2026/TT-BVHTTDL. Tên đầu mối và địa chỉ nộp cần đối chiếu thủ tục đang được địa phương công bố.

Hết thời hạn 05 ngày làm việc tính từ khi nhận hồ sơ đầy đủ, chính xác mà không có ý kiến trả lời, tổ chức, cá nhân được thực hiện theo nội dung đã thông báo. Cơ chế này được nêu tại Điều 7 và trong hướng dẫn công bố của chính quyền địa phương.

Đây không phải cam kết cấp một giấy phép trong 05 ngày. Khi lập tiến độ, cần dành thời gian chốt dữ liệu, bổ sung hồ sơ và xử lý các thủ tục đi kèm. Nên lưu hồ sơ đã gửi, chứng cứ tiếp nhận và phản hồi để xác định đúng phiên bản cùng mốc thời gian.

Kiểm tra ma két trên phương tiện và âm thanh

Trước khi in hoặc dán, hãy lập bản thể hiện riêng từng mặt xe và ghi kích thước phần quảng cáo. Điều 32 Luật Quảng cáo đặt ra hai giới hạn cần kiểm tra:

• Không thể hiện sản phẩm quảng cáo ở mặt trước, mặt sau và trên nóc phương tiện giao thông.
• Sản phẩm quảng cáo không vượt quá 50% diện tích mỗi mặt được phép quảng cáo.

Phải tính theo từng mặt được phép, không lấy tổng diện tích cả xe để bù trừ. Điều 32 không có cơ chế xin thêm một giấy phép riêng để vượt các giới hạn này hoặc dán kín xe bằng sản phẩm quảng cáo. Việc phân loại dựa vào nội dung thực tế; gọi thiết kế là “trang trí” không tạo ngoại lệ cho quảng cáo.

Về âm thanh, khoản 2 Điều 33 cấm quảng cáo bằng loa phóng thanh gắn vào phương tiện giao thông và phương tiện di động khác tại đô thị. Giảm công suất hoặc âm lượng không làm hình thức bị cấm này trở thành được phép.

Nếu có âm thanh tại điểm dừng, cần mô tả nguồn phát, vị trí và mục đích sử dụng để kiểm tra theo hình thức thực tế. Bản xác nhận cuối nên ghi rõ mẫu thiết kế quảng cáo đã được duyệt, phần cần sửa và phương án âm thanh sẽ sử dụng.

Chốt lộ trình và điểm dừng trước khi triển khai

Lịch trình cần thể hiện điểm tập kết, tuyến đi theo thứ tự, ngày giờ, điểm dừng và điểm kết thúc. Với mỗi điểm dừng, ghi thêm phần không gian sử dụng, hoạt động tại chỗ và người quản lý địa điểm.

Di chuyển thông thường khác với bố trí khu vực sử dụng riêng lòng đường hoặc vỉa hè. Nếu dự kiến dựng booth, sân khấu hay tổ chức khu tập kết tại đó, phải kiểm tra điều kiện và thủ tục sử dụng tạm thời tương ứng. Nội dung thủ tục đường bộ công bố năm 2026 thể hiện đây là một nhánh thủ tục riêng. Hồ sơ thông báo quảng cáo không thay thế việc xem xét sử dụng không gian này.

Với lộ trình qua nhiều tỉnh, thành phố, cần tách hoạt động theo địa bàn. Nếu tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo ở nhiều địa phương, phải đối chiếu việc thông báo với cơ quan tiếp nhận tại từng nơi tổ chức. Không mặc định một văn bản của tỉnh đầu tiên bao phủ toàn bộ lộ trình.

Nếu có biểu diễn nghệ thuật, cần phân loại theo quy định biểu diễn được hợp nhất năm 2026 và chuẩn bị hồ sơ biểu diễn âm nhạc phù hợp. Tuyến đường, khung giờ và điều kiện địa điểm phải được đối chiếu tại nơi thực hiện trước khi chốt phương án.

Chuẩn bị tài liệu và phân công thực hiện

Bộ thông tin nhận tư vấn nên có đơn vị tổ chức, ngày dự kiến, địa phương, lộ trình, số người, loại và số xe, sản phẩm, ma két, điểm dừng, âm thanh, phát mẫu hoặc biểu diễn nếu có. Những thông tin này giúp xác định thủ tục và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Có thể điền bảng dưới đây theo từng tuyến hoặc ngày chạy. Bên cung cấp tài liệu và thời điểm cần hoàn tất nên được thống nhất theo kế hoạch thực tế.

Đây là bảng làm việc đề xuất, không phải danh sách hồ sơ hành chính bắt buộc cho mọi roadshow. Đơn vị ký hồ sơ, người duyệt nội dung và phạm vi ủy quyền cần được xác nhận riêng.

Nên lưu bản thiết kế quảng cáo và lịch trình cuối cùng để đối chiếu giữa doanh nghiệp, đơn vị tổ chức và hồ sơ đã nộp. Có thể tham khảo quy trình chuẩn bị hồ sơ sự kiện để sắp xếp các phần việc liên quan.

Phạm vi hỗ trợ và cách xử lý thay đổi

Tùy chương trình và phạm vi được thống nhất, Luật Dương Trí có thể hỗ trợ các đầu việc sau:

1. Đọc bản mô tả, rà ma két và lộ trình để xác định nhánh thủ tục.
2. Lập danh mục tài liệu, phân biệt hồ sơ thông báo với giấy tờ của hoạt động đi kèm.
3. Soạn hoặc kiểm tra hồ sơ; đối chiếu dữ liệu trước khi nộp.
4. Theo dõi phản hồi, hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ trong phạm vi ủy quyền.
5. Rà ảnh hưởng của thay đổi và thống nhất phần cần xử lý tiếp.

Khi đổi ngày, tuyến, loại hoặc số xe, ma két hay hoạt động tại điểm dừng, cần so sánh với nội dung đã thông báo và hồ sơ của từng nhánh. Việc bổ sung điểm biểu diễn hoặc sử dụng không gian mới có thể làm phát sinh việc kiểm tra khác.

Nếu chưa rõ thay đổi cần bổ sung hay thực hiện lại bước nào, phải đối chiếu quy định và trao đổi với cơ quan tiếp nhận trước khi dùng phương án mới. Không có một mốc xử lý chung được áp dụng mặc nhiên cho mọi thay đổi.

Phạm vi và phí hỗ trợ cần được xác định từ số địa phương, hoạt động đi kèm, mức độ hoàn thiện tài liệu và công việc được ủy quyền. Với chương trình gồm nhiều hoạt động, xem thêm dịch vụ pháp lý tổ chức sự kiện để xác định phần phối hợp cần thiết.