Luật Dương Trí rà soát căn cứ miễn, xác định đúng trường hợp cần Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động và trường hợp chỉ cần thông báo; đồng thời hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, xử lý tài liệu nước ngoài và theo dõi tiến độ giải quyết.
Do nghĩa vụ lao động thường liên quan trực tiếp đến tình trạng đầu tư, chức danh và cư trú của người nước ngoài, doanh nghiệp có thể tham khảo nhóm thủ tục đầu tư và lao động cho người nước ngoài để rà soát đồng bộ hồ sơ.
Điều 7
Mốc áp dụng cần lưu ý: nội dung được đối chiếu theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP tại ngày 23/10/2026. Nghị định 393/2026/NĐ-CP đã ban hành ngày 20/10/2026 nhưng đến 05/12/2026 mới có hiệu lực. Hồ sơ liên quan mốc này cần được kiểm tra lại theo quy định áp dụng và điều khoản chuyển tiếp; không dùng quy định chưa có hiệu lực để thay thủ tục hiện hành.
Căn cứ miễn phải phù hợp với vai trò, thời gian, hình thức làm việc và tài liệu chứng minh thực tế.
Điều 9
Hồ sơ xin xác nhận nộp từ 60 đến ít nhất 10 ngày; diện chỉ thông báo thực hiện trước ít nhất 03 ngày làm việc.
Điều 10, 16 và 17
Giấy xác nhận có thời hạn theo hồ sơ, tối đa 02 năm; được gia hạn một lần theo điều kiện luật định.
Tổng quan thủ tục
Người lao động nước ngoài thuộc diện miễn không phải xin giấy phép lao động để làm việc tại Việt Nam. Tuy vậy, tình trạng “miễn” không đồng nghĩa mọi hồ sơ đều có cùng thủ tục hành chính.
Tùy căn cứ áp dụng, người sử dụng lao động có thể phải nộp hồ sơ xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc chỉ cần thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.
Rà soát căn cứ miễn
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều căn cứ miễn khác nhau. Các tình huống dưới đây là những nhóm thường gặp trong doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; phương án thủ tục vẫn phải được xác định theo hồ sơ cụ thể.
Áp dụng cho chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH; Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT công ty cổ phần khi giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên. Đây là một trong các nhóm chỉ thực hiện thông báo nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam thuộc khoản 8 Điều 154 Bộ luật Lao động. Theo khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp này không phải xin giấy xác nhận nhưng người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 3 ngày làm việc so với ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Người quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật được điều chuyển nội bộ phải đáp ứng điều kiện về hiện diện thương mại, nhóm ngành dịch vụ liên quan và thời gian được tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
Chỉ áp dụng cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có tổng thời gian làm việc dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12. Nhóm này thực hiện thủ tục thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.
Phù hợp khi người nước ngoài được cử vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại. Hồ sơ thường cần làm rõ thẩm quyền cử, mục đích, thời hạn làm việc và mối quan hệ với doanh nghiệp nước ngoài.
Nhóm dự án, giảng dạy, nghiên cứu, tình nguyện hoặc làm việc theo điều ước quốc tế cần có văn bản xác nhận, thư cử hoặc tài liệu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để đối chiếu đúng căn cứ miễn.
Danh sách trên không thay thế việc kiểm tra từng điều kiện pháp lý. Một thay đổi về giá trị góp vốn, thời gian làm việc, chức danh hoặc tài liệu chứng minh có thể làm thay đổi phương án thủ tục.
Điểm cần phân biệt
Cùng thuộc diện miễn, nhưng hồ sơ có thể đi theo hai nhánh khác nhau. Xác định nhầm thủ tục có thể khiến người lao động không kịp bắt đầu công việc hoặc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Phương án 01
Áp dụng cho các trường hợp miễn không nằm trong danh sách chỉ thực hiện thông báo, chẳng hạn người di chuyển nội bộ doanh nghiệp đáp ứng điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Cần phân loại đúng căn cứ miễn trước khi lập hồ sơ.
Phương án 02
Khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP liệt kê các nhóm không phải xin giấy xác nhận. Trong số đó có trường hợp góp vốn từ 03 tỷ đồng, người phụ trách thành lập hiện diện thương mại, phóng viên nước ngoài và người làm việc dưới 90 ngày trong năm nếu đáp ứng điều kiện cụ thể.
Cơ quan tiếp nhận được xác định theo thẩm quyền và phân cấp áp dụng tại địa phương nơi người nước ngoài dự kiến làm việc. Trường hợp làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại nhiều địa phương có yêu cầu thông báo riêng theo quy định.
Hồ sơ xin giấy xác nhận
Thành phần hồ sơ phụ thuộc căn cứ miễn, nhưng bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận thường được rà soát theo các nhóm tài liệu dưới đây.
Văn bản của người sử dụng lao động đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Hộ chiếu còn thời hạn, 02 ảnh màu 4×6 cm và giấy khám sức khỏe, trừ trường hợp được khai thác qua hệ thống dữ liệu liên thông.
Giấy tờ góp vốn, đăng ký kết hôn, quyết định cử sang, xác nhận dự án, thỏa thuận hoặc tài liệu khác tương ứng với căn cứ miễn.
Rà soát yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, miễn hợp pháp hóa, dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định trước khi nộp.
Hồ sơ cần thống nhất về họ tên, số hộ chiếu, chức danh, người sử dụng lao động, địa điểm và thời hạn làm việc. Đây là nhóm lỗi thường dẫn tới yêu cầu bổ sung dù căn cứ miễn phù hợp.
Quy trình và thời hạn
Quy trình được triển khai theo từng bước rõ ràng, ưu tiên xác định đúng căn cứ miễn ngay từ đầu để tránh chuẩn bị nhầm nhóm hồ sơ.
Đối chiếu chức danh, thời gian, nơi làm việc và giấy tờ hiện có để xác định xin xác nhận hoặc thông báo.
Hoàn thiện Mẫu số 01, tài liệu chứng minh diện miễn, hộ chiếu, sức khỏe, ảnh và giấy tờ nước ngoài khi cần.
Hồ sơ xác nhận nộp từ 60 đến ít nhất 10 ngày; hồ sơ thông báo thực hiện trước ít nhất 03 ngày làm việc.
Cơ quan có thẩm quyền xử lý trong 05 ngày làm việc khi hồ sơ đầy đủ; trường hợp không cấp phải có văn bản nêu lý do.
Theo dõi thời hạn, cấp lại khi có thay đổi hoặc gia hạn một lần trong khoảng từ 45 đến ít nhất 10 ngày trước khi hết hạn.
Phạm vi dịch vụ
Phạm vi hỗ trợ được điều chỉnh theo căn cứ miễn và tình trạng hồ sơ của từng người lao động, tập trung vào tính đúng đắn của phương án thủ tục và sự thống nhất của tài liệu.
Xác định căn cứ pháp lý, lựa chọn xin xác nhận hoặc thông báo.
Kiểm tra hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chứng thực và sự phù hợp của giấy tờ.
Chuẩn bị biểu mẫu, tài liệu chứng minh và theo dõi quá trình tiếp nhận, xử lý.
Theo dõi hiệu lực, phương án cấp lại, gia hạn và thủ tục liên quan khi cần.
Căn cứ pháp lý
Nội dung được đối chiếu theo các văn bản đang áp dụng tại thời điểm biên soạn. Việc xử lý từng hồ sơ cần tiếp tục căn cứ vào địa điểm làm việc, phân cấp tiếp nhận và tài liệu chứng minh thực tế.
Điều 154 quy định các trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động, bao gồm trường hợp người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam.
Có hiệu lực từ 07/08/2025. Điều 7 quy định diện miễn; Điều 8–10 quy định hồ sơ, thủ tục và thời hạn giấy xác nhận; Điều 15–17 quy định gia hạn; Điều 21 quy định căn cứ xác định thời hạn.
Có hiệu lực từ 01/07/2025, quy định việc phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ; cần lưu ý khi xác định cơ quan tiếp nhận tại từng địa phương.
Giảm rủi ro hồ sơ
Đối với hồ sơ phức tạp, nên xác định căn cứ miễn trước khi triển khai đồng thời các thủ tục visa, thẻ tạm trú và bố trí nhân sự để tránh điều chỉnh nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp
Không. Khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định một số nhóm chỉ cần thông báo trước khi làm việc. Các trường hợp miễn còn lại thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận theo quy định.
Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận. Nếu không cấp, cơ quan có thẩm quyền trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
Khi đáp ứng đúng nhóm chủ sở hữu, thành viên góp vốn công ty TNHH hoặc Chủ tịch/thành viên HĐQT công ty cổ phần với giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên, người sử dụng lao động thực hiện thủ tục thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc thay vì xin giấy xác nhận.
Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và đang cư trú tại Việt Nam thuộc diện miễn theo khoản 8 Điều 154 Bộ luật Lao động. Khoản 4 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP xếp trường hợp này vào nhóm không phải xin giấy xác nhận nhưng phải thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc. Doanh nghiệp cần lưu căn cứ hôn nhân, cư trú và bằng chứng đã thực hiện thông báo.
Thời hạn giấy xác nhận theo thời hạn của một trong các căn cứ quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhưng không quá 02 năm.
Có. Hồ sơ gia hạn được nộp từ 45 đến ít nhất 10 ngày trước khi giấy xác nhận hết hạn. Giấy xác nhận chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn gia hạn tối đa 02 năm.
Nhận đánh giá ban đầu
Gửi trước quốc tịch, vai trò dự kiến, thời gian làm việc, doanh nghiệp tiếp nhận và các tài liệu hiện có. Luật Dương Trí sẽ hỗ trợ đánh giá sơ bộ hướng xử lý: xin giấy xác nhận, thông báo hoặc thực hiện thủ tục giấy phép lao động.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm hướng dẫn xin giấy phép lao động cho người nước ngoài khi hồ sơ không thuộc diện miễn.
Lưu ý: Nội dung có tính tham khảo và được cập nhật theo khung pháp lý tại thời điểm biên soạn. Kết quả áp dụng trong từng trường hợp phụ thuộc căn cứ miễn, hồ sơ chứng minh, thời gian, địa điểm làm việc và phân cấp tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Trao đổi qua Zalo
Gọi 0961 353 606
