Khi giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp cần xác định ngay hồ sơ còn đủ điều kiện gia hạn hay phải chuyển sang thủ tục cấp mới. Lựa chọn đúng từ đầu giúp người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp và hạn chế gián đoạn nhân sự.
Bước đầu tiên quyết định toàn bộ lộ trình
Mốc áp dụng cần lưu ý: nội dung được đối chiếu theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP tại ngày 23/10/2026. Nghị định 393/2026/NĐ-CP đã ban hành ngày 20/10/2026 nhưng đến 05/12/2026 mới có hiệu lực. Hồ sơ liên quan mốc này cần được kiểm tra lại theo quy định áp dụng và điều khoản chuyển tiếp; không dùng quy định chưa có hiệu lực để thay thủ tục hiện hành.
Không phải giấy phép sắp hết hạn nào cũng có thể gia hạn. Doanh nghiệp cần đối chiếu hiệu lực, số lần đã gia hạn, người sử dụng lao động, vị trí, hình thức làm việc và nội dung đã được cấp.
Phương án 01
Phù hợp khi giấy phép còn hiệu lực, hồ sơ được nộp đúng khung 10–45 ngày và quan hệ làm việc tiếp tục đáp ứng điều kiện gia hạn theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Giới hạn: chỉ được gia hạn một lần, thời hạn tối đa 02 năm.
Phương án 02
Cần xem xét khi giấy phép đã hết hạn, đã gia hạn một lần, thay đổi người sử dụng lao động hoặc có thay đổi thuộc trường hợp phải cấp mới theo quy định hiện hành.
Phương án 03
Áp dụng với giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, hỏng hoặc thay đổi một số thông tin được phép xử lý bằng thủ tục cấp lại. Thời hạn và hồ sơ khác với gia hạn.
Thời gian xử lý: thường 03 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ.
Phương án 04
Người lao động thuộc diện miễn cần thực hiện đúng thủ tục tương ứng: gia hạn giấy xác nhận hoặc thông báo theo nhóm miễn, không sử dụng hồ sơ gia hạn work permit.
Đừng đợi đến sát ngày hết hạn
Theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Khoảng thời gian này vừa là điều kiện thủ tục, vừa là giới hạn doanh nghiệp phải quản trị chặt chẽ.
Rủi ro khi giấy phép hết hạn nhưng vẫn tiếp tục làm việc
Giấy phép hết hạn không tạo ra thời gian “gia hạn tự động”. Nếu người lao động vẫn làm việc, cả cá nhân và người sử dụng lao động có thể bị xử lý; kế hoạch nhân sự, hợp đồng, visa và thẻ tạm trú cũng cần được rà soát lại.
Người lao động nước ngoài
Khoản 3 Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP: làm việc không có giấy phép/giấy xác nhận theo quy định hoặc sử dụng giấy tờ đã hết hiệu lực. Điểm b khoản 6 quy định hình thức trục xuất đối với hành vi tại khoản 3.
Người sử dụng lao động là tổ chức
Theo khoản 5 Điều 13 và Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, tổ chức vi phạm với 01–10 người: 60–90 triệu đồng; 11–20 người: 90–120 triệu đồng; từ 21 người: 120–150 triệu đồng. Mức dành cho cá nhân bằng một nửa các khung trên.
Rủi ro vận hành
Doanh nghiệp có thể phải bố trí người lao động dừng làm việc, điều chỉnh kế hoạch nhân sự và rà soát lại visa hoặc thẻ tạm trú liên quan.
Đủ điều kiện trước khi chuẩn bị hồ sơ chi tiết
Doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời giấy phép hiện tại, thời điểm nộp, sức khỏe, hộ chiếu và căn cứ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc. Thiếu một điều kiện có thể làm thay đổi toàn bộ phương án thủ tục.
Nhận diện sớm để không mất thời gian với hồ sơ sai
Khi không còn đủ điều kiện gia hạn, doanh nghiệp cần chuyển sang cấp mới, cấp lại hoặc thủ tục miễn phù hợp. Việc tiếp tục nộp hồ sơ gia hạn có thể làm mất thêm thời gian trong giai đoạn sát hạn.
Không còn trong khung thời gian gia hạn. Doanh nghiệp cần đánh giá thủ tục cấp mới và kế hoạch dừng làm việc trong thời gian chưa có căn cứ hợp pháp.
Pháp luật chỉ cho phép gia hạn một lần. Khi tiếp tục cùng người sử dụng lao động, vị trí và lĩnh vực, cần thực hiện hồ sơ cấp mới.
Người lao động chuyển sang pháp nhân khác không sử dụng thủ tục gia hạn giấy phép của doanh nghiệp cũ.
Thay đổi nội dung quan trọng so với giấy phép đang có cần được phân loại lại; Nghị định 219 quy định một số thay đổi phải xin cấp giấy phép mới.
Thời hạn hộ chiếu và sai lệch thông tin có thể ảnh hưởng thời hạn được cấp hoặc yêu cầu xử lý bằng thủ tục khác trước khi nộp.
Cần chuyển sang thủ tục xin hoặc gia hạn xác nhận miễn, hoặc thông báo theo nhóm miễn; không tiếp tục dùng hồ sơ work permit.
Danh mục theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Hồ sơ hiện hành sử dụng Mẫu số 03, đồng thời tích hợp nội dung báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn. Doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng Mẫu số 11/PLI hoặc quy trình tách hai bước theo quy định cũ.
Tài liệu 01
Văn bản báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động.
Tài liệu 02
Do cơ sở có đủ điều kiện cấp; không quá 12 tháng. Giấy do nước ngoài cấp được sử dụng theo điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau phù hợp.
Tài liệu 03
Phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính theo yêu cầu của hồ sơ hiện hành.
Tài liệu 04
Là căn cứ để xác định điều kiện gia hạn, nội dung công việc, địa điểm và thời hạn còn lại.
Tài liệu 05
Thông tin họ tên, số hộ chiếu, quốc tịch và ngày sinh cần thống nhất với giấy phép cùng các giấy tờ liên quan.
Tài liệu 06
Tùy trường hợp có thể là quyết định cử sang làm việc, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc tài liệu chứng minh khác theo Điều 27 Nghị định 219.
Một quy trình tích hợp thay cho hai bước cũ
Nghị định 219 tích hợp nội dung giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn trong Mẫu số 03. Hồ sơ được tiếp nhận theo cơ chế một cửa tại địa phương nơi người lao động đang làm việc.
Xác định còn đủ điều kiện gia hạn, cần cấp mới, cấp lại hay chuyển sang thủ tục miễn.
Chốt lịch khám sức khỏe, ảnh, hộ chiếu, tài liệu làm việc và ngày nộp trong khung thời hạn.
Kiểm tra nhu cầu, nội dung đề nghị và sự thống nhất giữa doanh nghiệp, hộ chiếu, giấy phép và tài liệu chứng minh.
Nộp trực tiếp, qua bưu chính công ích, dịch vụ được thuê hoặc ủy quyền theo phương thức tiếp nhận.
Theo dõi thời hạn xử lý, tiếp nhận yêu cầu và hỗ trợ doanh nghiệp phản hồi trong phạm vi đã thống nhất.
Kiểm tra thông tin trên giấy phép, ký hợp đồng lao động khi áp dụng và rà soát visa, thẻ tạm trú.
BÁO GIÁ VÀ TIẾN ĐỘ
Dự trù cho một người lao động nước ngoài có giấy phép còn hạn, cùng vị trí, chức danh và người sử dụng lao động đủ điều kiện gia hạn. Hồ sơ phải được kiểm tra trước khi quá mốc nộp.
Tổng chi phí dịch vụ tham khảo
Gồm rà soát điều kiện, soạn và nộp hồ sơ, theo dõi đến kết quả, lệ phí hành chính thông thường tại địa phương tiếp nhận.
Chuẩn bị hồ sơ dự kiến
Phụ thuộc khám sức khỏe, tài liệu chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ hiện có; tài liệu từ nước ngoài có thể kéo dài hơn.
Cơ quan giải quyết gia hạn
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, tính từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nộp trong khoảng 45 đến ít nhất 10 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
Không đủ điều kiện gia hạn
Thay đổi vị trí, hết cửa sổ nộp hoặc giấy phép đã gia hạn một lần cần xác định thủ tục phù hợp trước khi báo phí.
Giấy phép mới cần được đồng bộ với hồ sơ nhân sự và cư trú
Nhận giấy phép mới chưa phải bước cuối. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin, cập nhật hồ sơ lao động và rà soát giấy tờ cư trú để người lao động tiếp tục làm việc ổn định.
Đối chiếu họ tên, hộ chiếu, chức danh, hình thức làm việc, địa điểm, người sử dụng lao động và thời hạn.
Với hình thức thực hiện hợp đồng lao động, các bên ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc và gửi bản sao khi được yêu cầu.
Thời hạn cư trú không tự động được kéo dài theo giấy phép lao động. Cần kiểm tra thủ tục gia hạn visa hoặc cấp thẻ tạm trú riêng.
Lưu hồ sơ, cập nhật hệ thống nhân sự và đặt mốc chuẩn bị cấp mới trước khi thời hạn gia hạn kết thúc.
Luôn luôn lắng nghe – Luôn luôn có giải pháp
Mỗi người lao động có thời hạn, hình thức làm việc và bộ tài liệu khác nhau. Luật Dương Trí bắt đầu bằng việc lắng nghe kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp, sau đó đề xuất đúng thủ tục và phạm vi hỗ trợ cần thiết.
Đánh giá giấy phép, số lần gia hạn, hộ chiếu, vị trí, hình thức làm việc và thời hạn còn lại.
Chỉ yêu cầu những giấy tờ phù hợp với trường hợp cụ thể, hạn chế chuẩn bị thừa hoặc sai tài liệu.
Chuẩn bị Mẫu số 03, đối chiếu thông tin và hướng dẫn ký, chứng thực, dịch thuật khi cần.
Hỗ trợ nộp, theo dõi, tiếp nhận phản hồi và thông báo tiến độ để bộ phận nhân sự chủ động kế hoạch.
Kiểm tra giấy phép, hướng dẫn hồ sơ lao động và kết nối visa, thẻ tạm trú hoặc thủ tục tiếp theo.
Hành trình pháp lý của lao động nước ngoài
Các liên kết được sắp theo tình trạng thực tế: không đủ điều kiện gia hạn, thuộc diện miễn, cần xử lý cư trú hoặc quản lý nhân sự nước ngoài sau cấp phép.
Cập nhật pháp lý năm 2026
Hồ sơ được đối chiếu theo quy định đang có hiệu lực tại thời điểm nộp và xử lý. Các văn bản dưới đây là nền tảng chính của trang.
Câu hỏi thường gặp
Các câu trả lời giúp doanh nghiệp xác định hướng xử lý ban đầu. Phương án cuối cùng cần dựa trên giấy phép, thời hạn và tài liệu thực tế.
Hồ sơ phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Doanh nghiệp nên rà soát sớm hơn để có thời gian khám sức khỏe và xử lý tài liệu.
Chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm. Khi hết thời hạn gia hạn mà người lao động tiếp tục làm việc, doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp mới theo quy định.
Không. Khi giấy phép đã hết hiệu lực, cần đánh giá thủ tục cấp mới và yêu cầu người lao động không tiếp tục làm việc khi chưa có căn cứ hợp pháp.
Thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Thời gian chuẩn bị trước đó phụ thuộc giấy khám sức khỏe và tài liệu của từng hình thức làm việc.
Theo Nghị định 219, nội dung báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn được tích hợp trong Mẫu số 03. Cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu cùng thủ tục gia hạn.
Điều 27 không liệt kê bằng cấp và kinh nghiệm như thành phần mặc định cho mọi hồ sơ gia hạn. Tuy nhiên, cơ quan xử lý có thể cần tài liệu phù hợp với tình trạng hồ sơ hoặc khi phương án thực tế cần được làm rõ.
Được sử dụng khi Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau về khám sức khỏe, đồng thời giấy không quá 12 tháng.
Không sử dụng thủ tục gia hạn của doanh nghiệp cũ. Người lao động cần được đánh giá hồ sơ cấp giấy phép theo người sử dụng lao động mới.
Không. Giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú là các thủ tục riêng. Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp cần rà soát thời hạn cư trú và thực hiện hồ sơ tương ứng.
Doanh nghiệp gửi ảnh giấy phép hiện tại, ngày hết hạn, hộ chiếu, người sử dụng lao động, vị trí, địa điểm làm việc, số lần đã gia hạn và tài liệu đang có. Phạm vi và chi phí sẽ được trao đổi sau khi rà soát.
Đừng để giấy phép hết hạn mới bắt đầu xử lý
Luật Dương Trí sẽ kiểm tra thời hạn, số lần gia hạn, nội dung công việc và tài liệu hiện có. Doanh nghiệp được trao đổi rõ nên gia hạn, cấp mới, cấp lại hay thực hiện thủ tục miễn; cùng mốc thời gian và chi phí dự kiến.
Trao đổi qua Zalo
Gọi 0961 353 606
