11/08/2025 | Chia sẻ

Chi tiết quy định về quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang

Ngày đăng: 11/08/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang là công cụ pháp lý quan trọng giúp cho quá trình chấm dứt hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và nhân viên diễn ra minh bạch, đầy đủ cả về quyền lợi và trách nhiệm. Bài viết dưới đây Luật Dương Trí sẽ phân tích chi tiết từng khía cạnh: khi nào doanh nghiệp được quyền ra quyết định, quy trình thực hiện, quyền lợi nhân viên, nghĩa vụ bồi thường.

1. Khi nào doanh nghiệp có thể ban hành quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang

Theo Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có quyền ban hành quyết định thôi việc khi:

Hợp đồng lao động hết hạn.
Công việc đã hoàn thành theo thỏa thuận.
Hai bên đồng ý chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều tình huống phát sinh khi người lao động nghỉ ngang – tức đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật mà không báo trước, không thuộc các trường hợp cho phép. Trong những trường hợp này, việc doanh nghiệp vẫn lập và ban hành quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang là cần thiết nhằm:

Củng cố căn cứ pháp lý cho việc chấm dứt hợp đồng.
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động.
Làm hồ sơ phục vụ các thủ tục pháp lý liên quan như báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH), chốt sổ lao động hoặc tính toán tỷ lệ trích lập dự phòng chi phí nhân sự.

Việc ra quyết định này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình khi làm việc với cơ quan chức năng hoặc khi có tranh chấp lao động. Đặc biệt, với các doanh nghiệp FDI, công ty có vốn đầu tư nước ngoài hay đơn vị áp dụng tư vấn pháp lý thường xuyên, đây là bước quan trọng để đảm bảo mọi thủ tục tuân thủ đúng luật doanh nghiệp 2020, luật thương mại 2005 và các quy định liên quan.

Ngoài ra, các luật sư tư vấn doanh nghiệp thường khuyến nghị ban hành quyết định thôi việc ngay cả khi nhân viên nghỉ ngang, bởi đây không chỉ là bước hành chính mà còn là chứng cứ rõ ràng trong trường hợp cần áp dụng các điều khoản bồi thường như hoàn trả chi phí đào tạo hoặc thanh lý quyền lợi lao động.

Quy định về quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang

2. Nghĩa vụ bồi thường khi nhân viên nghỉ ngang không phép

Khi người lao động nghỉ ngang mà không báo trước và không thuộc trường hợp pháp luật cho phép, hành vi này được coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật theo Điều 39 Bộ luật Lao động 2019. Trong tình huống này, doanh nghiệp không chỉ cần ban hành quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang để hợp thức hóa về mặt pháp lý, mà còn phải thực hiện quy trình yêu cầu bồi thường dựa trên các quy định hiện hành.

2.1 Nghĩa vụ bồi thường theo luật

Theo pháp luật lao động, khi nghỉ ngang trái luật, người lao động sẽ phải:

Không được hưởng trợ cấp thôi việc theo quy định.
Bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động đã ký.
Bồi thường thêm tiền lương của những ngày không thực hiện nghĩa vụ báo trước (tùy theo loại hợp đồng: tối thiểu 3 hoặc 45 ngày theo Điều 35 BLĐ 2019).
Hoàn trả chi phí đào tạo nếu trước đó doanh nghiệp có ký hợp đồng đào tạo nghề, đào tạo kỹ năng hoặc cử đi học nâng cao trình độ.

Việc áp dụng nghĩa vụ này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp FDI hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài, bởi chi phí nhân sự và chi phí đào tạo thường lớn, việc thu hồi là cần thiết để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp và cân đối tỷ lệ trích lập dự phòng.

2.2 Mức bồi thường cụ thể

Căn cứ Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, khoản bồi thường sẽ bao gồm:

Nửa tháng lương theo hợp đồng.
Tiền lương của những ngày không báo trước.
Toàn bộ chi phí đào tạo mà doanh nghiệp đã chi trả.

Doanh nghiệp có quyền yêu cầu bồi thường đầy đủ nhưng không được vượt quá giới hạn pháp luật cho phép. Trong thực tiễn, nhiều đơn vị kết hợp sử dụng dịch vụ luật sư hoặc tư vấn pháp luật doanh nghiệp để lập hồ sơ, chứng minh thiệt hại và đàm phán phương án bồi thường hợp lý. Điều này giúp hạn chế tranh chấp và tăng tính ràng buộc khi thi hành quyết định bồi thường.

Các quy định về quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang

3. Quy trình ban hành quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang

Việc ban hành quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang không chỉ là bước hoàn thiện hồ sơ nhân sự, mà còn là yêu cầu pháp lý giúp doanh nghiệp chứng minh việc chấm dứt hợp đồng lao động là hợp pháp, bảo đảm quyền và nghĩa vụ của cả hai bên.

3.1 Nội dung bắt buộc trong quyết định

Một quyết định thôi việc chuẩn mực cần bao gồm đầy đủ các yếu tố sau:

Quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề văn bản rõ ràng, ví dụ “Quyết định thôi việc” hoặc “Quyết định về việc cho thôi việc”.
Căn cứ pháp lý: viện dẫn Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động đã ký và các quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Thông tin người lao động: họ tên, chức danh, bộ phận công tác, mã số nhân sự.
Lý do nghỉ việc: ghi rõ trường hợp nghỉ ngang, đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật hoặc vi phạm nghĩa vụ báo trước.
Ngày hiệu lực: thời điểm chấm dứt hợp đồng và thời gian thực hiện các thủ tục liên quan như báo giảm BHXH hoặc chốt sổ lao động.
Quyền lợi còn lại và nghĩa vụ bồi thường: các khoản lương, trợ cấp được thanh toán và khoản bồi thường (nếu có) theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019.
Chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện được ủy quyền hợp lệ.

Việc soạn thảo chính xác giúp tránh tranh chấp về sau và tạo thuận lợi khi áp dụng trong thực tế, đặc biệt với doanh nghiệp FDI, công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc đơn vị có nhiều lao động hợp đồng ngắn hạn.

3.2 Lợi ích khi ra quyết định

Việc ban hành quyết định thôi việc cho nhân viên nghỉ ngang mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

Minh bạch hóa quy trình nhân sự: đảm bảo mọi bước xử lý được ghi nhận bằng văn bản, tránh hiểu nhầm hoặc tranh cãi.
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp: là căn cứ để yêu cầu người lao động bồi thường chi phí đào tạo, nửa tháng tiền lương, hoặc lương của những ngày không báo trước.
Hỗ trợ xử lý các thủ tục pháp lý và tài chính: quyết định là hồ sơ bắt buộc khi thực hiện báo giảm BHXH, chốt sổ lao động, tính toán thuế thu nhập cá nhân và tỷ lệ trích lập dự phòng cho quỹ tiền lương.
Giảm rủi ro khiếu nại hoặc tranh chấp: giúp doanh nghiệp chủ động về pháp lý nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng hoặc khi người lao động khởi kiện.