24/07/2025 | Chia sẻ

Quy định xây dựng thang bảng lương: Doanh nghiệp cần tuân thủ như thế nào?

Ngày đăng: 24/07/2025Tác giả: Phạm Đình AnhCập nhật: 26/08/2026

Việc xây dựng Quy định xây dựng thang bảng lương là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý lao động tại doanh nghiệp. Đây không chỉ là căn cứ để chi trả lương đúng luật mà còn là yếu tố liên quan trực tiếp đến bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, và giải quyết tranh chấp lao động. Theo quy định pháp luật hiện hành, việc xây dựng và áp dụng thang bảng lương cần tuân thủ những nguyên tắc chặt chẽ, đặc biệt với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, công ty FDI, hoặc các đơn vị đang thực hiện các thủ tục đăng ký đầu tư tại Việt Nam. Hãy cùng Luật Dương Trí tìm hiểu rõ ràng hơn ở bài viết dưới đây.

1. Cơ sở pháp lý về quy định xây dựng thang bảng lương

Xây dựng thang, bảng lương là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của mọi doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động.

Theo quy định xây dựng thang bảng lương, đây không chỉ là công cụ tính lương mà còn là nền tảng cho việc trả lương, đóng bảo hiểm xã hội, xét tăng lương và khen thưởng nhân viên.

Để thực hiện đúng, doanh nghiệp cần căn cứ vào hệ thống các văn bản pháp luật hiện hành làm cơ sở điều chỉnh trực tiếp vấn đề tiền lương, cụ thể gồm:

Bộ luật Lao động năm 2019: là văn bản pháp lý cao nhất quy định nguyên tắc chung về tiền lương, bao gồm nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong việc xây dựng và công khai thang, bảng lương nội bộ. Bộ luật khẳng định tiền lương phải được trả theo năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc, đồng thời không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định.
Nghị định 38/2022/NĐ-CP: quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng từ ngày 01/7/2022, là căn cứ bắt buộc để doanh nghiệp xác định mức sàn thấp nhất trong thang, bảng lương. Mọi mức lương thấp hơn quy định tại nghị định này đều bị coi là vi phạm pháp luật về lao động.
Nghị định 145/2020/NĐ-CP: hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019, trong đó có quy định cụ thể về nguyên tắc, quy trình và hồ sơ xây dựng thang bảng lương.
Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH: hướng dẫn việc đăng ký và lưu giữ thang bảng lương tại doanh nghiệp, đồng thời quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc bảo đảm tính công khai và minh bạch khi áp dụng.

Từ kinh nghiệm thực tế, tôi nhận thấy việc nắm vững các căn cứ pháp lý về thang bảng lương giúp doanh nghiệp tránh được nhiều sai sót đáng tiếc, chẳng hạn như xây thang lương không theo vùng, chênh lệch giữa các bậc không hợp lý, hoặc chưa có cơ sở pháp lý khi bị thanh tra lao động kiểm tra. Đây đều là những lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa thường gặp phải.

Bên cạnh đó, các quy định xây dựng thang bảng lương này còn tạo khung pháp lý thống nhất, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thiết lập cơ chế trả lương nội bộ mà vẫn đảm bảo tuân thủ luật.

2. Quy định pháp luật về xây dựng thang bảng lương

Trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự ngày càng cao, xây dựng thang bảng lương còn là chiến lược quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ quy định pháp luật về lao động.

Theo quy định xây dựng thang bảng lương, mọi tổ chức sử dụng lao động, dù là doanh nghiệp trong nước hay có vốn đầu tư nước ngoài đều cần xây dựng hệ thống lương, bậc, hệ số phù hợp để quản lý nhân sự hiệu quả và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Tôi cho rằng, trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc thiết lập một hệ thống lương khoa học và hợp pháp không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn là cách doanh nghiệp bảo vệ chính mình trước thanh tra lao động hoặc khi phát sinh tranh chấp.

2.1. Doanh nghiệp nào bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương?

Theo Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn, mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều có nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương nội bộ để làm căn cứ trả lương, đóng bảo hiểm xã hội và xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Mặc dù kể từ năm 2021, pháp luật không còn yêu cầu nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý, nhưng doanh nghiệp phải lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp FDI hoặc công ty có yếu tố nước ngoài, bởi đây là nhóm thường xuyên phải giải trình hồ sơ lao động, bảo hiểm và thuế với cơ quan chức năng.

Cụ thể, việc xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp là bắt buộc trong các trường hợp sau:

Khi đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho người lao động.
Khi xác lập chi phí tiền lương hợp lý trong hồ sơ quyết toán thuế doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp bị yêu cầu thanh tra, kiểm tra hoặc giải trình về chính sách tiền lương.
Khi phát sinh tranh chấp về mức lương, trợ cấp thôi việc, hoặc quyền lợi lao động khác.
Khi thực hiện thủ tục đầu tư, gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài, hoặc làm việc với cơ quan đăng ký đầu tư.

Ở góc nhìn thực tế, tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp công nghệ hoặc doanh nghiệp có vốn FDI, thường xem nhẹ việc này vì nghĩ “chưa cần thiết ở giai đoạn đầu”. Tuy nhiên, khi phát sinh tình huống như quyết toán thuế hay thanh tra lao động, việc không có thang bảng lương hợp lệ lại khiến doanh nghiệp bị loại chi phí tiền lương hoặc không được công nhận chi phí hợp pháp.

2.2. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương theo quy định pháp luật

Khi triển khai, doanh nghiệp không thể “tự đặt” mức lương tùy ý, mà phải tuân thủ các nguyên tắc pháp lý bắt buộc được nêu trong quy định xây dựng thang bảng lương. Cụ thể:

Mức lương thấp nhất trong thang bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại thời điểm xây dựng.
Khoảng cách giữa các bậc lương trong cùng chức danh, vị trí phải đảm bảo tối thiểu 5%, để phản ánh đúng chênh lệch về kinh nghiệm, năng lực và trách nhiệm.
Cấu trúc thang bảng lương cần thể hiện rõ: chức danh công việc, số bậc, mức lương hoặc hệ số tương ứng.
Nguyên tắc trả lương công bằng – hợp lý – minh bạch phải được đảm bảo trong toàn doanh nghiệp, tránh gây tranh chấp hoặc so bì nội bộ.
Khuyến khích phân chia thang lương theo vị trí, trình độ chuyên môn, thâm niên và hiệu suất, thay vì chỉ dựa vào chức vụ.

Tôi đánh giá cao những doanh nghiệp biết linh hoạt giữa quy định pháp lý và thực tiễn vận hành, chẳng hạn vẫn tuân thủ mức sàn theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP, nhưng thiết kế thêm bậc năng lực để khuyến khích nhân viên phát triển nghề nghiệp. Cách làm này không chỉ hợp pháp mà còn tạo động lực và giữ chân nhân sự giỏi.

Đặc biệt theo quy định xây dựng thang bảng lương, với doanh nghiệp FDI hoặc công ty có yếu tố nước ngoài, việc có thang bảng lương minh bạch là điều kiện quan trọng để:

Đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý.
Soạn thảo thỏa ước lao động tập thể phù hợp với luật Việt Nam.
Hoàn thiện hồ sơ khi xin chấp thuận chủ trương đầu tư hoặc điều chỉnh giấy phép đầu tư.

Từ góc nhìn cá nhân, tôi cho rằng xây dựng thang bảng lương hợp pháp và có chiến lược không chỉ là nghĩa vụ mà còn là một khoản đầu tư lâu dài cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Một hệ thống lương được thiết kế bài bản sẽ giúp công ty quản lý chi phí hiệu quả, tăng tính cạnh tranh và hạn chế tối đa tranh chấp lao động trong tương lai.

Các quy định xây dựng thang bảng lương — Quy định thiết lập thang bảng lương trong doanh nghiệp

3. Hồ sơ xây dựng thang bảng lương

Dù theo quy định xây dựng thang bảng lương mới, doanh nghiệp không còn bắt buộc nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý lao động, nhưng việc xây dựng và lưu trữ hồ sơ thang bảng lương nội bộ vẫn là yêu cầu pháp lý cần thiết, giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch trong quản lý lao động, thuận tiện trong quyết toán thuế và phòng tránh các rủi ro pháp lý.

Đặc biệt đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp FDI, hoặc những doanh nghiệp có quy mô lớn, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là điều không thể thiếu trong chiến lược quản trị nhân sự và bảo vệ lợi ích hợp pháp.

Một bộ hồ sơ xây dựng thang bảng lương hợp lệ cần có đầy đủ các tài liệu sau:

Quyết định ban hành thang bảng lương, được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đây là văn bản thể hiện tính hợp pháp của hệ thống lương nội bộ.
Bản thang lương, bảng lương được chia theo chức danh, bộ phận, nhóm ngành nghề, thể hiện rõ số bậc lương, mức lương tương ứng và hệ số nếu có.
Bản mô tả công việc kèm theo tiêu chí xếp lương theo bậc, đây là căn cứ để xác định mức lương phù hợp theo vị trí – năng lực – kinh nghiệm.
Biên bản họp hoặc ý kiến của tổ chức đại diện người lao động, ví dụ như công đoàn cơ sở nếu đã được thành lập, là minh chứng cho việc xây dựng chính sách lương có sự đồng thuận.

Dựa trên quy định xây dựng thang bảng lương, Những thành phần này sẽ giúp doanh nghiệp sẵn sàng trong trường hợp:

Giải trình với cơ quan thuế khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp về chi phí tiền lương hợp lý.
Giải trình mức đóng bảo hiểm xã hội và các khoản phúc lợi khác liên quan đến lương.
Là hồ sơ nền tảng khi thực hiện đăng ký nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc các thủ tục điều chỉnh giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Tôi cho rằng, việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu trên không chỉ nhằm “đối phó” với cơ quan quản lý mà còn giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát dữ liệu nhân sự, nhất là khi cần rà soát lại hệ thống lương trong quá trình tăng quy mô, tái cấu trúc hoặc điều chỉnh quỹ lương.

4. Một số lưu ý đặc biệt khi xây dựng thang bảng lương

Khi thực hiện xây dựng thang bảng lương, nhiều doanh nghiệp thường chỉ chú ý đến mức lương và hệ số mà bỏ qua yếu tố pháp lý. Đây là nguyên nhân khiến không ít đơn vị gặp rủi ro trong các đợt thanh tra hoặc khi xảy ra tranh chấp lao động. Theo quy định xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần chú ý ba điểm quan trọng dưới đây để đảm bảo hệ thống lương hợp pháp và minh bạch.

4.1. Không được phân biệt đối xử trong hệ thống lương

Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: mọi người lao động đều phải được trả lương công bằng, không phân biệt giới tính, quốc tịch hay thành phần kinh tế. Doanh nghiệp cần áp dụng mức lương và tiêu chí đánh giá công việc thống nhất, tránh trả lương chênh lệch giữa lao động Việt Nam và lao động nước ngoài nếu họ làm cùng vị trí và trách nhiệm.

4.2. Ghi rõ phụ cấp, thưởng và trợ cấp trong hợp đồng

Một lỗi phổ biến là không ghi chi tiết các khoản phụ cấp, trợ cấp, thưởng trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp nên thể hiện đầy đủ trong phụ lục hợp đồng và có quy chế lương thưởng nội bộ để tránh tranh chấp hoặc khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội.

Việc minh bạch ngay từ đầu sẽ giúp cả hai bên người lao động và doanh nghiệp hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.

4.3. Nên tham khảo tư vấn pháp lý khi hệ thống lương phức tạp

Với doanh nghiệp FDI hoặc công ty có nhiều cấp bậc quản lý, việc tham khảo luật sư hoặc chuyên viên tư vấn lao động tại đơn vị uy tín là cần thiết. Họ có thể giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống lương đúng quy định, tối ưu chi phí khi quyết toán thuế và tránh vi phạm khi kiểm tra lao động.

Quy định xây dựng thang bảng lương là yêu cầu bắt buộc trong quản lý nhân sự. Doanh nghiệp cần rà soát định kỳ, cập nhật theo quy định mới và lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Một hệ thống lương rõ ràng, hợp pháp và công bằng sẽ giúp doanh nghiệp ổn định nhân sự, giảm rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị.

(☞ﾟヮﾟ)☞ Liên hệ hỗ trợ pháp lý: